Metsänhoitoyhdistysten intranet-projekti on erinomainen esimerkki siitä, kuinka toimivan intranetin rakentaminen tukee organisaation sisäistä viestintää ja tiedon hallintaa. Projektin lopputuloksena MHY-ketju sai toimivan ja tarpeitaan vastaavan Teams-ympäristön, intrasivuston sekä ohjeiston niiden käyttöön.

Metsänhoitoyhdistysten Palvelu Oy:n järjestelmäasiantuntija Markku Peltola muisteli haastattelussa noin vuoden takaista projektia lämmöllä.

– Systems Gardenin toimintamalli oli juuri sitä, mitä ajattelimmekin. He tulivat kaveriksi luomaan pohjaa sille, miten saamme Microsoftin perustyökalut käyttöön Teams-ympäristön ja intran toteutukseen. Lisäksi meille luotiin riittävä osaaminen koulutuksen ja keskustelun kautta.

Intranetin rakentaminen nojaa asiakkaan tarpeisiin

MHY-ketjun intranetin kehittäminen tuli ajankohtaiseksi suuren toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin myötä.

– Kaikki lähti liikkeelle siitä, että nettisivumme oli vanhentumassa ympäristönsä vuoksi ja se oli pakko päivittää. Projektin myötä saimme eriytettyä nettisivun ja luotua askelmerkit intraratkaisua varten, Peltola kuvailee.

Tarpeiden kartoittamisen myötä oli seuraavana vuorossa kumppanin kilpailutus.

– Sen ratkaisi Systems Gardenin eduksi heidän uskottavuutensa suhteessa hintaan. Monilla kilpailijoilla oli kalliimpi hinnoittelu, mutta läpi paistoi se, että tietoa ei oikein ole. Systems Garden oli hinnoittelultaan kilpailukykyinen ja heillä oli hyviä referenssejä.

Erääksi intraprojektin lähtökohdaksi Peltola määrittelee tarpeen tiedon keskittämisestä pilveen. Samalla haluttiin luoda mallit tiedostomassan käsittelyyn.

– Pohdimme Systems Gardenin Sampan ja Miian kanssa sitä, mikä olisi se paikka, ja päädyimme Teamsiin, jonka taustalla on Sharepoint.

– Samppa lähti viemään Teams-projektia. Se toteutettiin nopeammin, koska siinä luotiin enemmänkin toimintamalleja. Mietimme yhdessä sitä, miten asioiden tulisi toimia ja loimme sen pohjalta eräänlaisen pelikirjan. Teams-kanavia on ollut yhdistyksissämme käytössä aiemminkin, mutta kukin on nimennyt ne omalla tyylillään. Kun meillä on Suomessa 56 yhdistystä, nimien täytyy olla sellaisia, jotka kertovat muillekin jotain.

Peltola itse suunnitteli intran ratkaisujen teknistä näkökulmaa ja laati käyttöön liittyvää ohjeistusta.

– Pähkäilimme ratkaisuja välillä myös yhdessä Miian kanssa. Tiina Salminen puolestaan veti meillä sivustoryhmän toimintaa. Hän organisoi valikkorakenteita ja sisällön järkevöittämistä, eli esimerkiksi sitä, mitä olemassa olleesta materiaalista sisällytettäisiin ja mitä uutta luotaisiin.

Toimivat intraratkaisut tehostavat arjen viestintää ja tiedonjakoa

Intraprojektin lopputuotteina MHY-ketju sai toimivat ympäristöt, valmiit tiedostopohjat sekä ohjeiston tiedostojen hallintaan ja kokouskäytäntöihin.

– Varsinaisten ratkaisujen käytön tueksi järjestettiin myös erittäin hyödyllisiä koulutuksia. Osan niistä piti Samppa ja niiden lisäksi Tiina tai minä puolestaan pidimme sellaisia puolituntisia teemaiskuja. Koulutukset otettiin yhdistyksissämme ilolla vastaan, sillä monilla esimerkiksi Teamsin käyttökokemus rajoittui palavereihin osallistumiseen ja osalla tiedon löytyminen vanhasta toimihenkilöextranetistä oli ollut vaikeaa.

Intranetin toteutuksen myötä MHY sai paitsi nykyaikaisen, myös hauskasti nimetyn paikan tiedon säilyttämiseen ja jakamiseen.

– Sharepoint-sivustomme sai äänestyksen kautta nimekseen Konkelo, Peltola naurahtaa hyväntuulisesti.

– Se toimii nyt aiempaa järjestelyä huomattavasti paremmin palveluna. Etusivulla näkyy tietoa tulevista tapahtumista sekä uutisia siitä, mitä intrassa on toteutettu. Aiemmin kukaan ei tiennyt, kuka on päivittänyt mitäkin. Nyt tiedon pitäminen ajan tasalla on helppoa.

MHY-ketjulla ei toistaiseksi ole ollut keskitettyä laitehallintaa, mikä uhkasi asettaa haasteen yhteiselle intralle ja yhtenäisille käytännöille.

– Miia oli kuitenkin asian suhteen hereillä ja ehdotti Microsoftin ohjelmistovalikoimaan kuuluvaa Viva Connectionsia, jolla Teamsiin saatiin intraan johtava painike. Meillä sellaisen olemassaolosta eivät kaikki olleet edes tienneet. Nyt saamme lisäarvoa M365-kirjautumisesta ja hyvän pohjan lähteä edistämään keskitettyä laitehallintaa tulevaisuudessa, Peltola tuumii.

Konsultti kuin tilauksesta

Peltola kertoo olevansa erittäin tyytyväinen intraprojektin lopputulokseen. 

– Itse projekti toteutui aikataulussa ja kaikki meni todella mallikkaasti ja kätevästi. Ratkaisuista on ollut ensiarvoista hyötyä. Kävijämäärien perusteella intrassa käy mukavasti porukkaa, ja vaikka ihan jokainen yhdistys ei välttämättä ole vielä ottanut siitä kaikkea hyötyä irti, mahdollisuus siihen on luotu. 

MHY-ketju sai Peltolan mukaan Systems Gardenilta toimivan yhdistelmän konsulttipalvelua ja projektin ohjausta. 

– He ottivat juuri sellaisen roolin kuin pitikin – kuuntelivat meitä ja pukivat sitä tekniseksi toteutukseksi tarjoten tukea ja ohjausta. 

Hyvin sujunut yhteistyö on sittemmin saanut jatkoa esimerkiksi kuvapankkiprojektin muodossa ja kantautunut myös muiden korviin. 

– Eräs tuttu toimija soitteli tiedustellakseen, että kuka meille teki intranetin, eli positiivinen tekeminen on kiirinyt. 

Mahdollisia muita kehitysprojekteja odotellessa Peltola on pannut merkille Systems Gardenin tukisopimuspalvelun uudistuksen ja siihen kuuluvan palveluportaalin. 

– Sinne on tullut erilaisia webinaareja aika mielenkiintoisistakin aiheista. Meillä on varmasti tiedossa projekteja jatkossakin ja osaamisalueesta riippuen Systems Garden on ehdottomasti varteenotettava vaihtoehto.  

Kiinnostuitko artikkelin käsittelemistä ratkaisuista?

Lue lisää

Tutustu myös muihin palveluihimme ja ota yhteyttä!

Ratkaisut

Valtakunnallisesti toimiva koulutusalan yritys Rastor-instituutti on muodostunut muutamia vuosia sitten kahdesta pitkän linjan alan yrityksestä. Kehityskululle toi jatkoa M365-sopimushallinnan projekti, joka mahdollistaa nyt yritykselle entistäkin sujuvamman arjen.

Rastor-instituutin ICT:n ja markkinoinnin kehityspäällikkö Heikki Kurkinen kertoo, että koulutusta sodasta palanneille tarjoamaan perustettu Rastor Oy sekä jo 1930-luvulla perustettu Markkinointi-instituutti löivät hynttyyt yhteen vuonna 2015, mutta toimivat kahtena yrityksenä aina vuoteen 2020. Kurkinen kertoo huvittuneena, että lähtötilanne toiminnan yhdistämiselle oli erityislaatuinen.

– Olihan se erikoista huomata, että kahdella samankokoisella saman alan toimijalla ei ollut ICT-puolella käytännössä juurikaan yhteisiä ratkaisuja. Yhdistymisessä päästiin siitä huolimatta hyvin liikkeelle.

M365-sopimushallinnan ammattilainen löytyy

Kurkinen mainitsee, että Rastor-instituutin käytössä on Microsoft Dynamics -järjestelmä, jota on käytetty kohtalaisen paljon myös sopimushallinnassa.

– Se ei ole ihan täysin istunut meille sopimusten käsittelyssä. Omassa henkilöstössämme on noin 160 osaajaa, joista vain muutama toteuttaa oman toimensa ohella koulutusta. Käytännössä kaikki kouluttajamme, noin 300 henkeä, ovat ulkoisia ja sopimushallinta on keskeisessä osassa yhteistyötämme.

– Niinpä lähdimme kartoittamaan mahdollisuutta toteutukseen, jossa ICT:n, markkinoinnin, taloushallinnon ynnä muiden osa-alueiden sopimushallintatoiminnot olisivat kaikki samassa paikassa.  

Kurkinen kertoo, että sopimushallinnan projektin toteuttajaksi kilpailutettiin useita tarjokkaita, mutta Systems Garden erottui edukseen.  

– Heillä oli maanläheinen ja käytännöllinen lähestymistapa meidän maailmaamme. He ymmärsivät sen, mitä tarvitsemme ja mitä emme tarvitse – tehokkaan ja varmatoimisen ratkaisun standardiohjelmilla ja -rajapinnoilla ilman ylimääräistä räätälöintiä. Toki valintaan vaikuttivat myös toteutuskustannukset.

Vastapeluriksi Systems Gardenin puolelta Kurkisen projektiryhmä sai M365-asiantuntija Samppa Öhmanin tiimeineen.

– Omaa organisaatiota tarkastelee liiankin helposti sellaisten lasien läpi, että se on ainutlaatuinen koko maailmassa. Samppa osasi lempeästi valaista, että ICT:n näkökulmasta meidän kaltaisiamme on 13 tusinassa, Kurkinen nauraa.

– Nostan hattua Systems Gardenille ja Sampalle siitä, että heiltä tuli usein sellaista rehellistä kommenttia, että asia voidaan tehdä toivotulla tavalla, mutta silloin menetetään jotain tai että muutos tulee kalliiksi. Arvostin todella paljon tällaista arjen realismia, sillä se valoi luottamusta siihen, että Systems Gardenilla on vankka kokemus vastaavista projekteista. Myös minun oli sen ansiosta helppo ”myydä” toteutus omalle projektiryhmälleni.

M365-sopimushallinnan projekti tasoitti tietä jatkoon

Kurkinen on tyytyväinen siihen, että Systems Gardenin avulla Rastor-instituutti sai keskitetyn sopimushallinnan ratkaisun samaan Microsoft-ympäristöön, jossa yrityksellä on myös esimerkiksi intranet ja Teams. Sopimukset on nyt kategorisoitu siten, että yksittäisiä sopimuksia on helppo hakea mistä vain.

– Toisena kriteerinä meillä oli se, että järjestelmä mahdollistaa sopimuksen tarkistuspäivämäärät. Toiminnassamme ei riitä se, että sopimus päättyy johonkin päivään, vaan meillä täytyy olla puskuri, jonka turvin reagoida päivitystarpeeseen. Nyt järjestelmä lähettää muistutuksia sopimusten vanhentumisesta. Tämä on yksinkertainen asia, joka on hyvin toteutettu.

Kurkinen kertoo, että viime keväänä valmistuneen ja hyvin sujuneen M365-sopimushallinnan projektin myötä Systems Garden oli Rastor-instituutin listoilla myös intranet-projektia silmällä pitäen ja päätyi kuin päätyikin sen toteuttajaksi.

– Yhteistyö ja kommunikointi on ollut harvinaisen sujuvaa niin Sampan kanssa kahdestaan kuin projektitiimissä. Samppa reagoi hyvin äkkiä kysymyksiin ja toiveisiin ja oli valmis tarttumaan toimeen ja näyttämään asioita. Tiesin, että osaamista löytyy ja saan tarvittaessa apua. Oli helppo olla projektipäällikönä.

– Erikseen täytyy vielä mainita, että Systems Gardenin kanssa myös aikataulut pitivät kutinsa. Kummassakaan projektissa se ei lipsunut, vaikka intranetin kohdalla väliin osui kesän lomakausi, Kurkinen tähdentää.

Lue lisää sopimusten hallinnan ratkaisustamme 

Sopimushallinta