fbpx
Dokumentinhallinnan webinaari ke 16.9.2020 kello 9

Dokumentinhallinnan webinaari ke 16.9.2020 kello 9

Dokumenteille on Microsoft 365 -maailmassa monta kotia.

Suurimmalla osalla organisaatioita on käytössään henkilökohtaiset tiedostot, sähköposti, levypalvelimet, OneDrive, SharePoint, Teams, intranet ja lukematon määrä sekä omia että muiden ylläpitämiä palveluita, joihin yhteisiä dokumentteja voi jakaa ja tallentaa.

Tallentamisen lisäksi on mietittävä, miten luottamuksellisen tiedon suojaaminen, tiedostojen jako organisaation sisällä ja ulkopuolisten kanssa tapahtuu, ja kuinka sujuvaa dokumenttien haku on mahdollisten metatietojen avulla.

Oletteko siirtymässä pilvipalveluihin, luopumassa levypalvelimien käytöstä, sähköpostien liitetiedostoista tai kyllästyneet dokumenttien etsiskelyyn kuluvaan hukka-aikaan? Kiinnostaako tiedostojen toimivampi haku metadatan avulla, eri Microsoft 365 -työkalujen selkeämpi rooli tai esimerkiksi sopimusten arkistointi? Tämä webinaari on sinulle!

 

Ilmoittaudu mukaan maksuttomaan dokumentinhallinnan webinaariimme ke 16.9. kello 9:00-10! Dokumentinhallinnan asiantuntijamme Pirkka Paronen käy käytännönläheisin esimerkein läpi, kuinka lähteä liikkeelle ja millaisia työkaluja Microsoft 365 tarjoaa dokumentinhallintaan. Pirkka vastailee myös chatissa esitettyihin kysymyksiin 10:00-10:30.

Webinaari järjestetään Teams-kokouksena. Ilmoittautumisen jälkeen saat muutaman arkipäivän sisällä kokouslinkin sähköpostiisi.

Tervetuloa mukaan!

Yhteiset työvälineet Suomen Punaisessa Ristissä

Yhteiset työvälineet Suomen Punaisessa Ristissä

Suomen Punaisessa Ristissä on totuttu itsenäisiin toimintatapoihin. Digitalisaatioratkaisuja vapaaehtoistoimintaan on ollut tarjolla keskitetysti vasta aivan viime vuosina, joten vapaaehtoiset ovat ottaneet kirjavan joukon paikallisia digitaalisia ratkaisuja käyttöönsä.

Systems Garden tarttui haasteeseen, jonka tavoitteena on saada kaikki työskentelemään sujuvasti yhdessä yhteisillä työvälineillä. Sähköpostin ja levypalvelimet korvaisivat yleisimmät M365-pilvipalvelut, tärkeimpinä Teams ja SharePoint. Osa dokumenteista tulisi myös tallentaa sähköisessä muodossa jälkipolville.

Kuinka se projekti sitten etenikään? Lue koko tarina!

M365 HPR: Teams ja dokumentinhallinta

M365 HPR: Teams ja dokumentinhallinta

Kahdessakymmenessä vuodessa dokumentit eivät ole vielä kadonneet mihinkään”, toteaa Pirkka Paronen toukokuisessa HPR-seminaarissa.

Dokumentteja on – ja tulee jatkossakin olemaan – tuhansia, kymmeniä tuhansia, satoja tuhansia. On dokumentteja kumppaneilta, sopimuksia, dokumenttipohjia, tarjouksia, suunnitelmia. Entä niiden käyttöoikeus ja omistajuuskysymykset?  Tai arkistointi, ja versionhallinta?

Teams on ryhmätyöväline, jossa jokaisella tiimillä on oma työhuoneensa. Ilman yhteistä koodistoa tai pelisääntöjä kukin tiimi luo ja organisoi dokumentit oma tavallaan. Se voi pahimmillaan siilouttaa tiedon ”miljoonaan” eri paikkaan, kun Teamsin käyttöönoton myötä pienet tiimit tekevät töitä omassa luolassaan, ja tieto ei enää siirrykään tiimien välillä.

Pirkka peräänkuulutti esityksessään tiedonohjaussuunnitelmaa, tai yhteisesti sovittuja toimintatapoja, jotka määrittelevät, mikä on säilytettävää, pysyvää ja yhteisesti jaettavaa tietoa, ja mikä on projektiluontoista, lyhytaikaista tietoa, jonka on tarkoituskin hävitä.

Alkuun pääsee nimeämällä ja organisoimalla tiimit ensin organisaatio-, projekti- ja työryhmätiimeiksi niiden elinkaaren mukaan. Lisäksi on hyvä erottaa toisistaan omiksi kokonaisuuksiksi pienemmässä ryhmässä tapahtuva dokumenttien yhdessä työstäminen (Teams) ja yksisuuntainen, isolle joukolle tapahtuva julkaisu ja dokumenttien jakelu (SharePoint).

Dokumenttien tallennus jälkipolville (eli arkistointi) voidaan ratkaista mm. dokumentteihin kiinnitettävillä metatiedoilla tai Private labeling -luokittelulla. Läheskään kaikki tieto ei ole jälkipolville säilyttämisen arvoista. Metatietoihin kiinnitetty säännöstö tai käsittelyn automatisointi auttaa tiedon oikeanlaisessa arkistoinnissa.

Erilaisia malleja on tarjolla tiedonhallinnan toteuttamiseen Teamsissa, mutta suoraviivaista ratkaisua ei valitettavasti ole, sillä toteutustapa riippuu ympäristöstä ja siitä, mikä toimii mihinkin tapaukseen.

Pirkka totesi lopuksi, että Teams on vapaamuotoinen, ryhmän yhdessä tekemisen väline, eikä sitä kannata muuhun yrittää väkisin taivuttaa. Jos Teamsin haluaa saada tukemaan myös hallittua tietomallia, dokumentinhallinta vaatii edelleen SharePointin tarkempaa ymmärtämistä ja vision siitä, miten sen halutaan toimivan.

Uusi arki Systems Gardenilla

Uusi arki Systems Gardenilla

Koronakahvila. Se on ainakin uutta arkea.

Perjantaisin järjestettävään vapaamuotoiseen Teams-koronakahvilaan liittyy osallistuja, jonka taustalla siintää toimistolta tuttu vihreä seinä. Päässään hänellä on viikinkikypärä ja harteilla viltti.

”Kotona työskentelyssä on haasteensa”, koodarimme Ville toteaa. ”Meillä on päiväkoti-ikäiset lapset kotona. Toimistolla on hiljaista, joten tulin tänne. Hyvin mahtuu, kun olen ainoa täällä. Täällä on vaan aika kylmä.” (Kypärä ja viltti tulevat siis tarpeeseen.)

Toimisto lienee hiljainen monessa muussakin digitalisaatioon keskittyvässä yrityksessä.

Mikä muu on muuttunut hiljentyneen toimiston ja koronakahvilan lisäksi?

Toimitusjohtajamme Pirkka tuumailee, että työskentelyvauhti on tiivistynyt ja palavereja on paljon enemmän, kun liikkumista ei tarvitse huomioida.

Myyntitykkimme Suvi täydentää: ”Joo, mä rakastan tätä korona-aikaa, kun ei tarvitse enää ajaa tuntikaupalla mihinkään. Samoja kokemuksia kuin Pirkalla, päiviin mahtuu vielä enemmän palavereja kun matka-aika on jäänyt pois.”

Onko myyntirintamalla nyt hiljaisempaa? Uutisissakin on näkynyt lähinnä lomautusuutisia.

”Toimitusjohtajaa vähän ahdistaa, kun myyntiporukka on tavallisesta aktiivisempaa, tulevien myyntipuheluiden määrä on varmaankin kaksinkertaistunut”, Pirkka veistelee.

Suvin kertoo myynnin jopa virkistyneen. ”Kaikilla on paremmin aikaa ja tarvetta jutella myös puhelimessa. Uusia kyselyitä on ehkä jopa enemmän, ja olemassa olevat asiakkaat keskustelevat uusista hankemahdollisuuksista oma-aloitteisesti. Hankintapäätökset ovat tosin venyneet selvästi.”

”Mielestäni myyntitilanteissa fokuksessa ovat tällä hetkellä yhteiset toimintatavat ja pelisäännöt, esim. laatujärjestelmät, ajantasaiset ohjeet ja prosessien dokumentointi, kun ei enää olekaan sitä viereistä kaveria, jolta voi heti kysyä. Sähköinen allekirjoittaminen on myös must, monelle jopa ihan bisneskriittinen asia juuri nyt. Näistä juttelen päivittäin”, Pirkka vahvistaa.

Millaisia haasteita korona-aika asettaa?

Pirkan mukaan omasta kalenterista täytyy pitää paremmin huolta, luurit korvilla koko päivä ilman taukoja tulee vähän vahingossakin liian helposti. ”Täytyy muistaa varata aikaa myös tekemiselle, ei vain palaveeraamiselle.”

”Etätapaamisten kanssa suurin haaste mun hommassa on käytännön prosessien hahmottaminen ilman paikan päällä oloa. Aikaisemminkin rutiineja oli haastava määritellä, saati nyt kun joudutaan miettimään etätapaamisessa ääneen, mikä on se uusi rutiini nykyisissä olosuhteissa”, Suvi pohtii.

Onko toimintatapoja, jotka ovat tulleet jäädäkseen?

”Jatkossakin aion kyllä jatkaa tätä etähommaa mahdollisimman paljon – meillä onneksi on ollut aina laadukkaita yhteisiä kommunikointikanavia työkavereiden kesken, tämä koronakahvila perjantaisin on ollut mukava lisä!” tuumaa Suvi.

”Mä luulen, että tämä jättää jälkensä uuteen ”normiarkeen” siten, että monia tapaamisia hoitaa jatkossakin etänä, ja työskentelee muutenkin etänä ehkä enemmänkin. MUTTA ihan varmasti aluksi haluaa korostetun paljon olla toimistolla ja käydä livenäkin tapaamassa asiakkaita… Kohtuus kaikessa, myös tässä eristäytymisessä!”, asiantuntijamme Samppa tiivistää.

Päätämme siis koronakatsauksemme täältä Systems Gardenilta näihin positiivisiin tunnelmiin!

Loimualla tieto kulkee välittömästi

Loimualla tieto kulkee välittömästi

Loimualla on käytössään paljon erilaisia digitaalisia ratkaisuja liittyen esimerkiksi tiedonkeruuseen, tarkastuksiin ja työlupakäytänteisiin. Kaikki nämä on siirretty Systems Gardenin alustalle, ja ne kulkevat nyt kätevästi mukana kentällä.

”Isoin hyöty tästä on se, että tieto kulkee välittömästi. Koko organisaatio saa välittömästi tiedon esimerkiksi turvallisuushavainnoista. Turvallisuushavaintojahan tulee nyt myös moninkertainen määrä aikaisempaan verrattuna. Se kertoo siitä, että järjestelmä on riittävän helppokäyttöinen – kuka tahansa pystyy raportoimaan ongelmasta suoraan paikan päältä”, Keronen kiittelee.