fbpx
Sovelluskehitys, digitalisaation myötä sille on kysyntää

Sovelluskehitys, digitalisaation myötä sille on kysyntää

Sovelluskehitys, digitalisaation myötä sille on kysyntää

Digitalisaation kehittymisen myötä maailmassa on lukematon määrä erilaisia sovelluksia: muun muassa raskaasti toimivia, bugisia ja jatkuvasti kaatuilevia tai ratkaisevia tietoturva-aukkoja sisällään pitäviä. Onneksi on myös paljon niitä, jotka palvelevat käyttäjiään tarkoituksenmukaisesti. Sovelluskehitys täytyy määrittää raameiltaan järkeväksi.

Olipa alusta mikä vaan, ohjelmistoa ei kannata koskaan tehdä pelkän kehittämisen vuoksi tai siksi, että se on digitrendikästä – tai vaikkapa sillä perusteella, että ”koska kilpailijallakin on.” Sovelluskehityksen tulisi joka kerta palvella mahdollisimman hyvin loppukäyttäjiensä tarpeita. Tällöin ohjelmistokehitykselle on siten aito tarve ja sen myötä saavutetaan esimerkiksi resurssi- ja/tai kustannussäästöjä tai jouhevoitetaan yrityksen toiminta- ja/tai palveluprosesseja.

Sopimushallinta kuvituskuva virtuaaliset dokumentit

Ohjelmistokehitys on terminä monelle tuttu, mutta yhtä lailla myös näitä käytetään: softakehitys, ohjelmistoprojekti, mobiilisovellus, applikaatio, tietojärjestelmä ja digitaalinen disruptio. 

Onnistuneen sovelluksen filosofiaa

Usein toimivan sovelluksen tunnistaakin siitä, että ihan aluksi se on määritelty järkeväksi ja hyvin toimivaksi palveluksi: toiminnallisuudet on määritelty asiakaskohtaisesti ja loppukäyttäjien tarpeet kartoitettu huolellisesti. Lisäksi sovelluskehitys on toteutettu siten, että jokaisella sovelluksen ominaisuudella on joku käyttäjiensä toimintaa tukeva aito tarkoitus. 

Hyvin toteutetun ohjelmiston tunnuspiirteitä on myös se, että käyttöliittymä on selkeä, sulavasti toimiva ja sitä on miellyttävä käyttää. Sovelluskehitys/ohjelmistokehitys onkin onnistunut, kun lopputuote päätyy esimerkiksi projektin tilanneen asiakkaan henkilökunnan käyttöön ja siitä on konkreettista hyötyä työarjen sujumisessa eri henkilöstöryhmien, kuten tiimien tai osastojen välillä.

Sovelluksen kehittäminen ei siis pitäisi olla käytännössä koskaan sitä, että tehdään pinnallisia ja hienoja featureja ilman järkevää käyttötarkoitusta. Eli käyttäjiä ei kuunnella ja toivotaan, että hurja määrä ominaisuuksia tarkoittaa toimivaa lopputulosta! Ei, ei ja ei.

Tällaiset caset tunnistaa helposti siitä, että sovellukseen koodataan turhia ominaisuuksia, jotka pahimmassa tapauksessa ainoastaan tekevät käyttämisestä sekavaa ja turhauttavaa. Lopulta voikin käydä helposti niin, että sovellus hylätään käyttäjien toimesta pysyvästi bittimuseoon.

Borenius

Huolimattomasti määritelty kehitysprojekti syö vain yrityksen resursseja, eikä sovelluksella saavuteta tavoiteltuja hyötyjä.

 

Sovelluskehitys: Linnanmäki & sähköinen ajopäiväkirja

Helsingin Alppilassa sijaitseva Linnanmäki on Suomen tunnetuin ja vanhin huvipuisto sekä kävijämäärältään myös suosituin huvipuisto, joka kerää runsaasti niin kotimaisia kuin ulkomaisiakin matkailijoita ja vierailijoita etenkin kesäkaudella.

Linnanmäen huvipuisto pitää sisällään yli 40 huvipuistolaitetta, runsaasti erilaisia pelejä sekä ravintoloita ja kahviloita. Huvipuiston suosituin laite on tietysti legendaarinen puinen vuoristorata, joka on ilahduttanut huvipuiston kävijöitä jo vuodesta 1951 alkaen.

Turvallisuus kokonaisuutena on tietysti ensiarvoisen tärkeä asia suositussa huvipuistossa. Linnanmäki toteuttikin Systems Gardenin kanssa ohjelmisto- ja sovelluskehityksenä sähköisen ajopäiväkirjan.

”Yhteistyökumppanin pitää olla aktiivisesti mukana. Ja aktiivisesti mukana pitää olla myös kehitystyössä. Koodaaminen ei ole meidän työtämme, joten emme välttämättä edes tiedä, mitä kaikkea koodaamalla voidaan tehdä. Siksi kaipaamme ideoita ja ohjeita. Siinä Systems Garden on erittäin hyvin onnistunut.”

 

Aki-Petteri Padar
kunnossapitopäällikkö
Linnanmäen huvipuisto

Linnanmäen laitteet tarkistetaan päivittäin ja Systems Gardenin toteuttama sähköinen ajopäiväkirja on kriittinen osa huvipuiston päivittäistä toimintaa. Sovelluksella kirjataan kaikki huomiot ja se mahdollistaa viestinnän laitteiden käyttäjien ja huoltoryhmän välillä. 

Käytön aikana tulevat huomiot, havainnot ja viat kirjataan ajopäiväkirjaan – ja huollon asiantuntijat näkevät sieltä, mikä laite kaipaa huomiota. He pystyvät käyttämään sovelluksessa tehtyjä havaintoja vikojen paikallistamiseen. Aamulla taas saapuva henkilöstö näkee, että laite on tarkastettu, huollettu ja valmiina avattavaksi.

Tutustu mielenkiintoiseen asiakascaseemme tarkemmin!

Näppärät Gate HSEQ -sovellukset

Are

Työturvallisuuden ja laadun parantaminen teollisuuslaitoksissa, työmailla ja kiinteistöissä tarvitsee tietenkin oman sovellusperheen. Me päätimme toteuttaa sellaisen – ja nyt näillä sovelluksilla on jo paljon tyytyväisiä käyttäjiä.

 

Gate on kehittämämme työturvallisuus- ja laadunhallintasovellusten moderni tuoteperhe, HSEQ-termi taas muodostuu sanayhdistelmästä Health, Safety, Environment ja Quality. Gate HSEQ -sovelluksiin kuuluvat Gate Työluvat, Gate Havainnot ja Gate Auditoinnit, ja ne toimivat niin erillään kuin yhdessäkin. Niillä on yhteiset taustatiedot: esimerkiksi käyttäjähallinta, kohderekisteri karttoineen sekä henkilö- ja pätevyysrekisteri.

Gate HSEQ -sovellukset on kehitetty yhdessä asiakkaiden kanssa työturvallisuuden ja laadunhallinnan parantamiseen – vastaamaan modernilla tavalla työpäivän tarpeisiin laitosympäristöissä, työmailla, telakoilla ja kiinteistöissä. Koska sovellukset ovat oikeiden asiakasprojektien kehitystyön tulosta, saat valmiit ja viilatut sovellukset käyttöön ilman raskaita IT-projekteja.

Sovellusten käyttäjämääriä ei ole rajoitettu, joten asiakas voi ottaa helposti mukaan oman alihankkijaverkostonsa ja urakoitsijansa ilman kustannusten kasvua. Sovelluksilla on luonnollisesti myös 100 prosentin tyytyväisyystakuu.

Gate HSEQ -sovellukset

1. Gate Työluvat = luvanvaraisten töiden ja niiden vaatimien pätevyyksien hallintaan.
2. Gate Havainnot = turvallisuuspoikkeamien, aloitteiden tai muiden havaintojen raportointiin ja käsittelyyn.
3. Gate Auditoinnit = turvallisuus- tai tarkastuskierroksiin, töiden vastaanottoon ja muihin dokumentointitarpeisiin.

Tee turvallisuustyöstä näkyvää ja vaivatonta, tutustu tuoteperheeseen.

Ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – toimialasta riippumatta. Olemme tehneet ohjelmisto- ja sovelluskehitysprojekteja jo lähes 20 vuotta.

 

Sovelluskehitys ja ohjelmistoprojektit

Sovelluskehitys: onko mielessä uusi kehitysprojekti? Onko sinulla ehkä ajatus uudesta sähköisestä palvelukanavasta, mobiilisovelluksesta tai työtä automatisoivasta sovelluksesta. Kaipaako briljantti ideasi vahvistusta? Kannattaisiko mobiilisovellusta kokeilla pilottina vielä kentällä ennen kuin se tehdään loppuun? Muutamme ideasi todeksi.

Järjestelmäkehitys ja modernisointi: onko sinulla jo hyväksi havaittu ja toimiva sovellus, jonka elinkaari alkaa kuitenkin olla loppusuoralla. Kaipaako sovelluksen käyttöliittymä päivittämistä ja siirtoa nykypäivän vaatimuksiin paremmin vastaavaksi. Miten mobiiliyhteensopivuus? Tai loppuiko Microsoftin vakioalusta kesken? Päivitämme sovelluksesi tähän päivään.

Kunnossapitopäällikkö Aki-Petteri Padar ja sähköinen ajopäiväkirja

Sovelluskehitys on onnistunut, kun käyttäjät ottavat sovelluksen käyttöön arjessa.

 

Miten juuri me toimimme?

Meidät tunnetaan ohjelmistotalona, jonka erikoisosaamista on bittien ja datan sovittaminen asiakkaan liiketoiminnan tarpeisiin asiakkaan määrittelemällä tavalla. Toimintamallimme joustavat kunkin projektin edellyttämällä tavalla, joten kehitystä teemme aina asiakkaan määrittelemien speksien ehdoilla. Hyödynnämme olemassa olevia ja hyväksi havaittuja valmisratkaisuja ja monistettavia ohjelmistokomponentteja. Olemme tehneet sovelluskehitys- ja ohjelmistokehitysprojekteja liki 20 vuotta.

Ohjelmistoprojekti avaimet käteen
Kannamme tarvittaessa kokonaisvastuun ohjelmistoprojektista suunnittelusta käyttöönottoon ja ylläpitoon. Teemme ohjelmistoprojekteja määrittelyn perusteella joko kiinteähintaisena tai tavoitehinnalla pienistä ohjelmistokomponenteista kokonaisjärjestelmiin.

Ketterä ohjelmistokehitys
Ketterät ohjelmistokehityshankkeemme etenevät vaiheittain, yleensä suunnilleen 2–4 viikon sprinteissä. Lopputulos elää tavoitteiden, demojen ja välikatselmusten kautta tavoitteena saavuttaa paras mahdollinen lopputulos vaiheittain. Ketterän kehityksen palvelumme ovat yleensä aika- tai työmääräveloitteisia.

Konsulttitoimeksiannot
Omaamme vankan asiantuntemuksen eri teknologioista. Meiltä saat asiantuntijan omaan projektiisi – React frontend -kehitykseen, Microsoft-backendiin (Azure, SQL, C#) tai Microsoft 365 -konsultointiin – järkevällä tuntihinnalla.

Lisätietoja sovelluskehityksestä.

 

”Teidän kanssanne on vaan niin mukava tehdä töitä.”

Lue muita asiakkaidemme kokemuksia

 

 

Sopimushallinta kuvituskuva virtuaaliset dokumentit

Ketterät sovelluskehityshankkeemme etenevät yleensä vaiheittain, noin 2–4 viikon sprinteissä. Ketterän kehityksen palvelumme ovat yleensä aika- tai työmääräveloitteisia.

 

Onko sovelluskehitys ajankohtainen aihe?

Kannamme sovittaessa kokonaisvastuun projektistasi sen suunnittelusta aina käyttöönottoon ja ylläpitoon asti. Teemme ohjelmistokehitystä määrittelysi perusteella joko kiinteähintaisena tai tavoitehinnalla pienistä ohjelmistokomponenteista kokonaisjärjestelmiin.

Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään, eikä se myöskään maksa yrityksellesi mitään. Yhteystietojasi emme käytä muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Voimme auttaa sinua sovelluksen kehittämisessä. Ota yhteyttä Systems Gardenin asiantuntijaan ja sovi helppo etätapaaminen. Tarkastellaan organisaatiosi tilannetta ja tapaa toimia = pohditaan, minkälainen sovelluskehitys voisi sopia teidän yrityksellenne.

Systems Gardenin asiantuntijasi sovelluskehityksessä

Pirkka Paronen
pirkka.paronen@systemsgarden.com
+358 50 592 1207

Lue myös viime kuun blogikirjoituksemme, sen aiheena sopimushallinta
Muut blogikirjoituksemme

Yrityksemme LinkedInissä

 

 

Valitse sopimushallinta, joka on tätä päivää

Valitse sopimushallinta, joka on tätä päivää

Valitse sopimushallinta, joka on tätä päivää

Asiakirjojen ja dokumenttien hallitsematon sekamelska muodostuu yllättävän yksinkertaisesti tietotyössä, jota useimmat meistä tekevätkin tavalla tai toisella. Sopimushallinta, kuten muukin dokumentinhallinta, voi olla pahimmillaan kaaos, jossa idea-asteella olevat aihiot, sisäiset muistiot, keskeneräiset dokumentit, valmiit, vanhentuneet ja pitkäaikaisesti arkistoitavat dokumentit sijaitsevat kaikki samassa epämääräisessä bitti- tai tiedostoläjässä.

Yrityksissä ja organisaatioissa luodaan paljon erilaisia sopimuksia ja dokumentteja. Kun kaikki kantavat tunnollisesti kortensa kekoon tähän tilanteeseen (ts. kaaokseen), lopputulemana on helposti asiakirjojen epäjärjestys, josta kukaan ei oikein löydä tarvittavaa asiakirjaa, dokumenttia tai sopimusta.

Sopimushallinta neuvonta

Hyvin tehty sopimushallinta toteutetaan aina yrityskohtaisesti. Arkistointivelvoitteet, metatietomallin laajuus ja järjestelmän vaatima automatiikka huomioidaan projektin tavoitteissa, ja ne otetaan huomioon myös projektin aikataulussa ja kustannuksissa.

Sopimushallinta osana dokumentinhallintaa

Havainnollistetaanpa sopimushallinnan haasteita yksinkertaisella laskukaavalla.

Jos viisi työntekijää tuottaa työpäivän aikana yhteensä 10 kappaletta erilaisia asiakirjoja, sopimuksia, muistioita, suunnitelmia ja tehtävälistoja, syntyy työviikon aikana noin 50 uutta dokumenttia per työntekijä! Entäpä jos mukaan otetaan vielä asiakkailta, yhteistyökumppaneilta ja sidosryhmiltä saapuvat asiakirjat, sopimukset ja dokumentit? Niinpä.

Sopimushallinta, asiakirjanhallinta, informaationhallinta, dokumentinhallinta… Sopimushallintaprojektina aloitettu työ saattaa laajentua koskemaan koko organisaation tiedonhallintaa. Onko tiedonhallinnasta olemassa yhteistä tiekarttaa tai tarkempia pelisääntöjä? Mikä on organisaatiossa käytössä oleva tekninen ratkaisu, alusta tai ympäristö? Käytössä saattaa olla joskus jopa useampia ohjelmistoja yhtä aikaa. Pienemmissä organisaatioissa voidaan selvitä kevyemmälläkin ratkaisulla.

”Tiedon määrä kaksinkertaistuu keskimäärin joka toinen vuosi. Jos säännöllinen siivous jää tekemättä, oikean ja ajantasaisen tiedon löytäminen on vaikeaa – ja muuttuu vain entistä hankalammaksi.”

Dokumenttien löydettävyyttä saattaa vaikeuttaa myös luokittelun puute. On hankalaa, jos jokaisen olisi ulkomuistista tiedettävä kansioiden rakenne tai niissä sijaitsevat tiedostot.

Jos sopimushallinta, dokumentinhallinta ja asiakirjahallinta on toteutettu organisaatiossa järkevällä tavalla ja moderneja pilvipalveluita ja -ratkaisuja hyödyntäen, ajan tasalla olevat sopimukset ja dokumentit löytyvät helpommin. Juuri silloin, kun niitä työssään tarvitsee.

Pilvipalveluita hyödyntävissä ratkaisuissa muokkaaminen onnistuu myös kollegojen kanssa yhtä aikaa. Työn alla oleva asiakirja voidaan jakaa tietoturvallisesti tiimin kesken, ja sitä voidaan työstää yhdessä esimerkiksi Teams-palaverin aikana.

Sopimushallinta piirroskuva

Monissa yrityksissä puntaroidaan tälläkin hetkellä, mikä olisi toimivin tapa hoitaa esimerkiksi sopimushallinta.

 

Onko sopimushallinta, dokumentinhallinta ja asiakirjanhallinta  kokonaisuus, jonka parantamisesta keskustellaan kahvipöydässä säännöllisesti?

Onnistunut sopimushallinta toimialasta riippumatta: meihin luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä.

Lue asiakkaidemme kokemuksia

Kemppi Oy – tuhat sopimusta ja liitteet päälle
Tutustu mielenkiintoiseen asiakastarinaan

Pose Oy – Uusi koti vuokrasopimuksille
Syvenny tähän asiakastarinaan

 

 

Sopimushallinta kuvituskuva virtuaaliset dokumentit

”Sopimukset ovat yleensä listan kärkipäässä…”

Kun organisaation henkilöstö laitetaan priorisoimaan yrityksen kaikkia dokumentteja, sopimukset ovat – yllätys, yllätys – yleensä aivan siellä kärkipäässä. Sopimuksia on kaiken lisäksi hyvin monenlaisia.

Sopimushallinta onkin olennainen osa dokumenttien hallintaa. Ensiksi mainittuun pätevät ihan ne samat säännöt kuin muihinkin dokumentteihin. Ennen sopimusten viemistä pilveen (SharePoint Online) on tunnistettava eri sopimustyypit, joita ovat muun muassa:

  • Myyntisopimukset: myyntisopimukset, palvelusopimukset, tuotesopimukset ja niihin liittyvät yleiset sopimusehdot
  • Ostosopimukset: hankinnan sopimukset, ostot ja investoinnit, salassapitosopimukset
  • Hallinnon sopimukset: taloushallinnon, HR-palveluiden, kiinteistöjen tai IT-palveluntarjoajien sopimukset

Kun organisaation eri sopimustyypit on tunnistettu, jokaiselle sopimustyypille on mahdollista määrittää erikseen esimerkiksi hyväksymiskäytäntö, käyttöoikeudet, voimassaolo- ja säilytysajat sekä muut tärkeät metatiedot. Metatietojen avulla sopimuksille voidaan asettaa hälytyksiä: voimassaolon päättyessä esimerkiksi määritellylle vastuuhenkilölle, jakelulistalle tai Teamsin tiimiin lähetetään automaattinen viesti.

Tässä yhteydessä on lisäksi luonteva pohtia tarkemmin, kuka nykyiset, vanhentuneet ja lähiaikoina umpeutuvat sopimukset etsii. Tallennetaanko kaikki uuteen järjestelmään, ja miten sopimusten arkistointi jatkossa hoidetaan?

Sopimushallinta & ominaisuudet

Meidän tavoitteemme on tehdä sopimushallinnasta ja seurannasta mahdollisimman helppoa ja sujuvaa. SharePointista löytyy kattavasti seurantaa helpottavia ominaisuuksia. Niitä tulee myös jatkuvasti lisää.

Kaikki sopimustyypit
SharePoint Online ja Microsoft 365 = yhteensopiva yleisimpien sopimus- ja asiakirjatyyppien kanssa. Jopa sähköpostit on mahdollista tarvittaessa tallentaa.

Metadata tai metatieto
Kuhunkin sopimusasiakirjaan liitetty sopimustyyppi, asiakas, vastuuhenkilö, GDPR-tieto sekä päivämäärät – eli metadata/tieto mahdollistaa sopimusten ajantasaisen seurannan ja joustavan hallinnan.

Versiohallinta
Pilviteknologian ansiosta sopimuksesta on aina saatavilla se ajantasaisin versio. Myös sopimusdokumentin versiohistoria tallentuu automaattisesti. Edellisen version voi palauttaa koska tahansa.

Hyväksyntä
Sopimuksen sisällön hyväksyntää tai versiointia voi hallita työnkulun avulla. Muokatut versiot jäävät odottavaan tilaan, kunnes ne hyväksytään viralliseksi versioksi – tai hylätään.

Käyttöoikeudet
Sopimusten muokkaus- ja lukuoikeudet voivat perustua esimerkiksi sopimustyyppiin tai luottamuksellisuuteen. Käyttäjäoikeudet voidaan myös kytkeä helposti suoraan Azure AD:ssa (Azure Active Directory) määriteltyihin ryhmiin ja käyttäjiin.

Luottamuksellisuus
Sopimuksille voidaan määritellä luottamuksellisuusluokka, kuten sisäinen, luottamuksellinen tai salainen. Viimeksi mainittu voi esimerkiksi estää sopimuksen luvattoman avaamisen tai sähköpostiin liitetiedostoksi liittämisen.

Sähköinen allekirjoitus
Unohda kuulakärkikynät! Sopimushallinnan ratkaisuun voidaan sisällyttää sopimusten sähköinen allekirjoitus. Tärkeän sopimuksen allekirjoitus onnistuu siis käytännönläheisesti, vaikka kaikki allekirjoittajat olisivat fyysisesti eri paikoissa.

Automatisointi
Työnkulut pitävät huolen, että sopimuksia koskevat automaattiset sähköpostihälytykset ja arkistointi tapahtuvat määriteltyjen sääntöjen perusteella ja puitteissa.

Sopimushallinta allekirjoitustilanne 3 henkilöä

Me autamme! Meiltä organisaatiosi tai yrityksesi saa apua asiakirjahallintaan kokonaisvaltaisesti. Asiantuntijoillamme on runsaasti kokemusta tiedonhallinnan haasteista. Apumme ei rajoitu vain tekniseen toteutukseen, vaan avustamme tarvittaessa myös tiedonohjauksen suunnittelussa.

Onko sopimushallinta ajankohtainen aihe – ota yhteyttä

Me luotamme tekniikassa Microsoft 365 -pilviteknologiaan, Teamsiin ja SharePoint Onlineen, jonka avulla autamme luomaan ja luokittelemaan asiakirjoja, sopimuksia ja dokumentteja myös tekoälyavusteisesti.

Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään. Se ei myöskään maksa yrityksellesi mitään. Emmekä käytä yhteystietojasi muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Ota halutessasi yhteyttä ja sovi helppo etätapaaminen. Tarkastellaan organisaatiosi tilannetta ja tapaa toimia = pohditaan, minkälainen ratkaisu voisi soveltua teille.

Suvi Ranttila
suvi.ranttila@systemsgarden.com
p. +358 40 657 5235

Yrityksemme LinkedInissä

 

Dokumentinhallinta yrityksissä, lue aihetta käsittelevä blogikirjoituksemme

Muista myös muut blogikirjoituksemme

Sopimushallinta
Tulityölupa & muut työmaan lupa-asiat

Tulityölupa & muut työmaan lupa-asiat

Tulityölupa & muut työmaan lupa-asiat

Muun muassa tulityölupa, säiliötyö, suljetun tilan työ tai pätevyydet sähkötöihin. Jos nämä ovat tuttuja aiheita, saatat koordinoida työssäsi esimerkiksi rakennustyömaiden arjen sujumista tai hallinnoida konserniin kuuluvan teollisuuslaitoksen henkilöstön lupa-asioita ja pätevyyksiä. Sähköinen työlupien ja pätevyyksien hallinta organisaation sisällä sekä alihankintaketjuissa minimoi riskejä ja tekee turvallisuustyöstä näkyvää.

Digitalisaatio helpottaa arkea laitos- ja tehdasympäristöissä. Esimerkiksi erilaisiin lupiin (tulityölupa ja muut luvat) liittyvien käytännön asioiden hoitaminen on huomattavasti helpompaa fiksun sovelluksen avulla kännykällä tai muulla älylaitteella.

Työlupa

Epävarmuus on aina ikävä tunne – erityisesti teollisuuslaitoksessa, telakalla tai rakennustyömaalla, sillä yksikin tapaturma on liikaa. Onhan hitsaajalla tulityölupa voimassa tai valmisteltiinko työmaa varmasti oikein? Hyvin toimiva sovellus helpottaa työmaan tai laitoksen arkea.

Miksi sähköistää tulityölupa ja muut työluvat?

Juuri laitos- ja teollisuusympäristössä säästetään useimmiten aikaa ja järkevöitetään muutenkin kaikkien toimintaa, kun lupakokonaisuutta ei tarvitse yrittää hallinnoida valtavalla määrällä erilaisia tulostettuja lupapapereita – joita on sitten joka paikassa työmailla! Niiden päivittäminen ja ajan tasalla pitäminen on työlästä.

Moni näiden vaativien asioiden parissa päivittäin työskentelevä saattaakin pohtia toisinaan sitä, löytyisikö tähän älykkäämpää ja käytännöllisempää tapaa. Meillä on hyviä uutisia, sillä asiaan on vaativissa ympäristöissä hyväksi todettu ratkaisu.

Kehitimme yhdessä asiakkaidemme kanssa sähköisen työluvan ja Gate-tuoteperheen työturvallisuuden ja laadun parantamiseen teollisuuslaitoksissa, työmailla ja kiinteistöissä.

 

Käytännöllisyys mukaan kokonaisuuteen

Työlupiin liittyvään kokonaisuuteen on olemassa sähköinen vaihtoehto. Sähköisten lupien ja helpon sovelluksen avulla muun muassa yksittäisen laitoksen valvomossa on helppo seurata, mitä töitä missäkin laitoksen osassa/lohkossa on parhaillaan käynnissä.

Helppokäyttöisten ja Microsoftin ekosysteemiin nopeasti integroitavien sovellusten käyttöönotto voi olla yllättävänkin mutkatonta – ilman raskasta ja kallista IT-projektia. Itse asiassa työluvat ja erilaiset pätevyydet voidaan kytkeä joustavasti jopa yrityksen dokumentinhallintaan. Tämänkertaisen blogikirjoituksemme avulla voit lukea lisää mielenkiintoisesta kokonaisuudesta.

Katso saman tien, mistä ominaisuuksista tunnistat hyvän vaihtoehdon

Mikä Gate ja mikä HSEQ?

Tässäpä asia lyhyesti kerrottuna: Gate on työturvallisuus- ja laadunhallintasovellusten moderni tuoteperhe, jonka takana olemme me – Systems Garden. HSEQ-termi taas muodostuu sanoista Health, Safety, Environment ja Quality.

Mikä parasta, Gate-tuoteperheeseen kuuluvat sovellukset toimivat niin erillään kuin yhdessäkin. Niillä on yhteiset taustatiedot: esimerkiksi käyttäjähallinta, kohderekisteri karttoineen sekä henkilö- ja pätevyysrekisteri.

Gate-tuoteperheen sovellusten (Gate Työluvat, Gate Havainnot, Gate Auditoinnit) selkeä etu on se, että Gate HSEQ -sovellukset on helppo integroida Microsoftin ekosysteemiin. Oikeastaan kaikilla toimialoilla – myös perinteisimmillä – on otettu viime vuosina melkoisia digiloikkia, joten pilvipalvelut ja -ratkaisut ovat jo tukemassa lukemattomien ihmisten työntekoa. Monelle teollisuuden alan yritykselle M365-ympäristö onkin jo ennestään tuttu.

 

Työluvan tiedot mobiililaitteessa

Pystymme myös tekemään asiakaskohtaisia räätälöityjä ratkaisuja, kun tuotekehitys ja IT-tuki ovat omissa käsissä.

”Olemme selkeästi pioneeriyritysten joukossa Suomessa, kun puhutaan sähköisistä työlupasovelluksista ja niiden tuomisesta yritysten arkeen laitoksissa, työmailla, telakoilla ja kiinteistöissä. Tulityölupa, kuten muutkin luvat kulkevat kätevästi mukana taskussa.”

Miika Jääskeläinen
tuoteomistaja ja tuotesuunnittelija
Systems Garden

Sovellus tai sovellukset voidaan siis kytkeä joustavasti Microsoft-kirjautumiseen ja data pysyy varmassa tallessa suomalaisissa konesaleissa. Esimerkiksi rakennusteollisuuden yrityksen on helppo koordinoida useiden työmaiden lupa-asioita (muun muassa tulityölupa), kun ne saadaan järkevästi osaksi yrityksen dokumentinhallintaa. Tästä aiheesta voit muuten lukea tarkemmin aikaisemmin ilmestyneestä blogikirjoituksestamme.

Emme rajoita käyttäjämääriä, joten yrityksesi voi ottaa mukaan myös alihankkijat ja urakoitsijat ilman kustannusten kasvua. Sovelluksilla on 100 prosentin tyytyväisyystakuu. Tee turvallisuustyöstä näkyvää ja vaivatonta.

Tuoteperhe pitää sisällään tällä hetkellä kolme sovellusta

 

  1. Gate Työluvat = luvanvaraisten töiden ja niiden vaatimien pätevyyksien hallintaan.
  2.  Gate Havainnot = turvallisuuspoikkeamien, aloitteiden tai muiden havaintojen raportointiin ja käsittelyyn.
  3. Gate Auditoinnit = turvallisuus- tai tarkastuskierroksiin, töiden vastaanottoon ja muihin dokumentointitarpeisiin.

Ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – toimialasta riippumatta.

Asiakkaamme kokevat ratkaisumme näin

”Eräs suurimmista mobiilin alustan tarjoamista hyödyistä on, että tulityölupa voidaan kirjoittaa paikan päällä. Lisäksi voimme jatkuvasti varmistua siitä, että kaikki rakennustyömaan tulityökortit ovat voimassa.”

Erno Martin
YIT Triplan työsuojelupäällikkö

Lue koko asiakastarina tarkemmin

”Viidessä vuodessa lupia kertyy paljon, mikä tarkoittaa valtavaa määrää laatikoita, joissa paperit pitäisi säästää. Nyt luvat ovat tallessa ja tarvittaessa löydettävissä mobiilissa, joten pystymme hoitamaan tämän asian kuntoon vaativillekin asiakkaille.”

Harri Koivisto
palopäällikkö
Meyer Turku

Katso täältä koko asiakastarina

Tulityölupa & paljon muita ominaisuuksia

Tavoitteemme on pitää työlupien (esimerkiksi tulityölupa) käsittely mahdollisimman helppona. Sähköisessä työluparatkaisussa on kattavasti ominaisuuksia.

 

Tulityö, säiliötyö, sähkötyö…
Sovelluksella voit luoda ja käsitellä mitä tahansa työlupia. Lomakkeet saadaan vastaamaan tarkalleen tarpeitasi.


Pätevyysvaatimukset

Varmista, että tekijöillä on pätevyydet kunnossa ennen töihin ryhtymistä. Käytössäsi olevista muista järjestelmistä saat tuotua näppärästi pätevyystietoja sovellukseen.


Merkitse kartalle

Täppää työ kartalle tai pohjakuvaan. Saat kattavan visuaalisen kokonaiskuvan tilanteesta työmaalla tai teollisuuslaitoksella.


Ilmoitukset
Lähetä työlupa tekstiviestillä tai sähköpostilla tekijöille, vartijoille, valvojille ja muille halutuille vastuuhenkilöille. Voit myös pyytää kuittaukset sähköisesti.


Rajoittamaton määrä käyttäjiä tietoturvallisesti

Lisää käyttäjiksi oman henkilöstön lisäksi tarpeen mukaan myös alihankkijat ja kumppanit – ilman rajoituksia.


Kertakirjautuminen

Sovellus voidaan kytkeä Microsoft-käyttäjähallintaan. Silloin et tarvitse erillisiä käyttäjätunnuksia tai salasanoja.


Laiteriippumaton

Helppokäyttöinen sovellus toimii missä tahansa laitteessa, jossa on selain ja nettiyhteys. Ei vaadi asennuksia tai raskasta IT-projektia.


Tehtävät ja suunnitelmat

Luvalle voidaan asettaa tehtäviä, jotka pitää hoitaa ennen kuin lupa astuu voimaan. Esimerkiksi työn riskiarvio ja kohteen turvatarkastus varmistavat, ettei vahinkoja satu.


Kieliversiot

Sovelluksessa on luonnollisesti kielituki, emmekä rajoita käytettävien kielten määrää. Luvat ja ilmoitukset voidaan toimittaa työntekijöille juuri sillä kielellä kuin tarvitaan.


Arkisto ja historia

Kaikki luvat pidetään tallessa sovelluksessa tai ne voidaan siirtää dokumentinhallintaan. Muokkauksista ja työn aikana tehdyistä kirjauksista jää jälki tapahtumalokiin.


Raportit

Kattavilla Microsoft Power BI -raporteilla seuraat työlupien määriä kohteittain ja saat näyttävää materiaalia seuraavaan turvallisuuspalaveriin.

Kiinnostaako yritystänne…

Tulityölupa, Gate HSEQ -sovellukset tai Gate-tuoteperhe? Kysy kokonaisuudesta lisää tai pyydä meiltä esittely. Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään. Se ei myöskään aiheuta kustannuksia. Ja tästäkin on vielä mainittava: emme käytä myöskään yhteystietojasi muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Ota siis halutessasi yhteyttä ja sovi helppo etätapaaminen. Vilkaistaan yrityksesi tilannetta = pohditaan, millä tavalla yksittäinen sovellus tai koko Gate-tuoteperhe voisi soveltua teidän työarkeenne.

Suvi Ranttila
suvi.ranttila@systemsgarden.com
p. +358 40 657 5235

Tutustu myös muihin blogikirjoituksiimme

Yrityksemme LinkedInissä

Työlupajärjestelmä
Dokumentinhallinta yrityksissä

Dokumentinhallinta yrityksissä

Dokumentinhallinta yrityksissä

Onko dokumentinhallinta teilläkin tätä: ”Missä se uusin soppari on?” ”Se on kai siellä…” “Ei ollut.” ”Odotatko, etsin sinulle.” 

Kuinka hyvin löydät oman työsi kannalta tärkeän dokumentin, sopimuksen, uusimman hinnoittelumallin, työpohjan, muistion tai jonkun muun aineiston? Monessa pk-yrityksessä mietitään tälläkin hetkellä, miten saada yrityksen dokumentinhallinta sulavammaksi.

Me kaikki tarvitsemme juuri sen oman työn kannalta tärkeää tietoa. Se saattaa olla jopa sellaista, että sitä samaa tiedonjyvästä hyödyntää useampikin ihminen yhtä aikaa. Jos organisaatiossa on kiinnitetty fiksuun tiedonhallintaan hiemankin huomiota – tai tehty jopa toimenpiteitäkin sen parantamiseksi, dokumentinhallinta on jo saattanut ottaa työyhteisön palautteenkin perusteella edistysaskelia.

Moni toimiala on ottanut onnistuneita digiloikkia, joten pilvipalvelut ja -ratkaisut ovat jo tukemassa lukemattomien ihmisten työntekoa. Sinunkin yrityksessäsi on saatettu keskustella tietojen hallinnoimisesta ja yhteisistä tavoista toimia. Avuksi ja tueksi voi pyytää myös asiantuntijayrityksen, jonka osaamisalueisiin kuuluvat: dokumentinhallinta, dokumentinhallintajärjestelmä, sopimushallinta, sopimuskirjasto, Microsoft 365 -pilvipalvelut ja -ratkaisut).

Apua ulkopuolelta?

Organisaation ulkopuolelta tuleva asiantuntija voi auttaa muun muassa yritystäsi dokumentinhallinnassa suunnittelemalla ja rakentamalla toimivuutta yrityksenne M365-ympäristöön käyttämällä Microsoftin vakiotyökaluja, joita lukemattomissa suomalaisyrityksissä jo käytetäänkin. Yrityksissä ei ole välttämättä tietämystä kaikista ominaisuuksista, mitä kaikkea ympäristö kokonaisuutena mahdollistaa.

Niinpä heti aluksi on hyvä määritellä yrityksesi toiminnan kannalta ne raamit, käytännöt ja yleinen tapa toimia, joiden mukaan muun muassa dokumentinhallinta järjestetään. On tietenkin jokaisen yrityksen oma asia, mitkä ohjelmistot ja sovellukset nostetaan toiminnan kannalta keskeiseen rooliin.

Lue tästä blogikirjoituksesta alempaa, kuinka asiakkaamme onnistuivat

Dokumentinhallinta: mitä se on?

Tässä on yksi näkökulma aiheeseen. Dokumentinhallinta on itse asiassa tiedonhallintaa, jonka tulisi loppujen lopuksi tuottaa jossakin muodossaan arvoa jokaiselle yritykselle. Yksittäisenä käytännönläheisenä esimerkkinä käy vaikkapa tiimin (yrityksen sisäinen) ideointiin liittyvä dokumentti tai aihio, jota työstää useampikin ammattilainen – jopa saman minuutin aikana. 

Kuluvan vuosikymmenen pilvipalvelut ja -ratkaisut ovat pitkälle kehittyneitä, älykkäitä ja tietoturvallisia. Dokumenttia ei siis välttämättä tarvitse ”pallotella” sähköpostitse, vaan samaa aihiota voidaan työstää osallistujien kesken pilvipalvelun kautta – jos niin halutaan ja se nähdään järkeväksi nimenomaan teidän yrityksessä.

Myöhemmin tämän dokumentin tai aihion avulla yritykselle kehitetään uutta tuotetta, palvelua tai innovaatiota. Jossakin vaiheessa tarvitaan teknistä dokumenttia, yrityksen sisäistä tai ulkoista myyntidokumenttia sekä tuote-esittelypohjaa tai muuta markkinointiaineistoa.

Onnistuneen tiedonhallinnan tunnistaa yrityksessä vaikkapa siitä, että tarvittava tieto on hyödynnettävissä mahdollisimman helposti ja se on validia tietoturvaa unohtamatta.

Mikäli koet, että organisaation ulkopuolelta tuleva toimija pystyy selkeyttämään yrityksenne bittiavaruutta vielä entistäkin paremmin, lue jo aloittamastasi blogikirjoituksestamme lisää dokumentinhallinta-asiaa.

Dokumentinhallinta pähkinänkuoressa

Dokumentinhallinta teoriassa (esimerkki)

  • Tiedonohjaus ja dokumenttityypit
  • Metatiedot ja luokittelut
  • Käyttöoikeudet ja omistajuus
  • Versionhallinta ja työkulut
  • Arkistointi ja pitkäaikaissäilytys

Dokumentinhallinta käytännössä (esimerkki)

  • Sopimusarkisto
  • Tarjousarkisto
  • Materiaalipankki
  • Projektidokumentaatio
  • Tuotedokumentaatio
  • Mediapankki

 

Tarpeiden esille nouseminen

Käsiteltävät tietomäärät ovat monissa työtehtävissä modernissa digiyhteiskunnassa sellaisia, että tarkoituksenmukaisella dokumentinhallinnalla – joka on toteutettu nimenomaan yrityksen omista tarpeista – sujuvoitetaan kaikkien työntekoa niin organisaatiotasolla kuin yksittäisessä työtehtävässäkin.

Dokumentinhallinta ja siihen liittyvät tarpeet ja toimintatavat nousevat esille intranet-, työtila- ja Teams-projektien yhteydessä. Yrityksen toimialasta ja kokoluokasta riippuen toteuttamiimme ratkaisuihin sisältyy yhtä lailla laajoja, satojatuhansia asiakirjoja käsittäviä dokumentinhallintajärjestelmiä, lyhyen ja pitkän ajan arkistointiratkaisuja kuin myös yksittäisiä sopimuskirjastoja sopimushallinnan erilaisiin vaatimuksiin.

intranet

Vaikkapa SharePoint ja SharePoint Online soveltuvat valmiiden tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen, ja nämä yhteistyöohjelmistot taipuvat erinomaisesti monen yrityksen arkeen. Dokumentinhallinta SharePointissa perustuu tiedostoihin liitettyihin asiasanoihin – metatietoihin – joiden automatisoinnilla dokumenttien lisäämisestä, hallinnoimisesta ja arkistoinnista tehdään yksinkertaista ja helppoa. Jo muutamalla hyvin valitulla metatiedolla selkeytetään käytäntöjä.

Myös Teams sopii dokumentinhallintaan, mikäli ratkaisussa hyödynnetään Tiedostot-välilehdeltä löytyviä SharePointin ominaisuuksia sekä muilla M365-palveluilla toteutettua automatiikkaa. Parhaiten Teams käy dokumentinhallinnan työvälineeksi, kun tiedostoja työstetään ja niistä keskustellaan samanaikaisesti, tai dokumentteja halutaan käyttää ja jakaa mobiilisti kenttäolosuhteissa esimerkiksi älypuhelimella tai tabletilla.

Sopimushallinta = dokumentinhallintaa

Monissa yrityksissä dokumentinhallinta kytkeytyy keskeisesti sopimusten hallintaan. Sopimusdokumentit ja -asiakirjat voivat olla hujan hajan, mapeissa ja verkkolevyillä, sähköposteissa ja käyttäjien omissa kansioissa – skannattuna tai työversiona.

Siellä voi olla sopimuksia, joiden tiedot ovat käyneet vanhoiksi, eikä niitä ole huomattu tai ehditty päivittää. Sopimuksesta voi olla eri versioita ja sen viimeisimmän ajan tasalla olevan sopimusdokumentin etsiminen on työlästä. Selkeämpi tapa sopimusten hallinnassa edesauttaa usein yllättävän monenkin työtä.

Microsoft 365 -pilvipalvelut
Nämä pilviratkaisut ovat käytössä suurimmassa osassa suomalaisia yrityksiä. Tiedätkö, kuinka moneen asiaan ne taipuvat – ja millaiset ovat niiden mahdollisuudet. Vie dokumentinhallinta ja sopimushallinta tähän päivään.

SharePoint Online
Intranetien, sopimusten ja dokumenttien koti. SharePointin valmiita metadata-, säilytys- ja tietosuojakäytänteitä hyödynnetään erityisesti dokumenttien ja sopimusten hallinnassa.

Teams
Jos yrityksessänne ei ole vielä luotu yhteisiä käytäntöjä ja toimintatapoja Teamsin käytölle, me autamme halutessasi tekemään ne. Voimme myös parantaa jo olemassa olevia toimintatapoja.

Power Platform
Power Automate -työnkulut ja hälytykset ovat hyväksi havaittu osa dokumentin- ja sopimushallinnan ratkaisuja.

Sopimukset yhteen paikkaan? Tutustu tarkemmin sopimusten hallintaan.

Onnistunut dokumentinhallinta toimialasta riippumatta: meihin luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä.

Asiakkaamme kokevat

”Metadatan avulla saamme raportit kiinteistöittäin tai omistajittain näppärästi osavuosikatsauksiin. Sopimustenhallinnan tietojen avulla tarkastamme nopeasti sopimuksien ehdot ja vuokran määrän. Sopimusmassan hallinnassa helpottaa myös tarkistuspäivämäärät ja hälytykset, jotka ovat meillä käytössä.”

Taru Häkkinen
tietojen hallinnasta vastaava toimistosihteeri
Pose Oy

Koko asiakastarina

”Sopimuksiin liitetyt metatiedot ovat tuoneet ryhtiä sopimushallintaan. Esimerkiksi GDPR-asiat ovat nyt paremmin tiedossa, kun palvelu- tai muihin sopimukseen liittyy henkilötietojen käsittelyä, tai esimerkiksi tilaajavastuulain vaateita. Läpinäkyvyys on parantunut.”

Harri Kivelä
QEHS Manager
Kemppi Oy

Lue asiakastarinamme

Kiinnostaako dokumentinhallinta? Kysy lisää tai pyydä esittely

Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään. Se ei myöskään maksa mitään. Emmekä käytä yhteystietojasi muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Ota yhteyttä ja sovi helppo etätapaaminen. Katsotaan yrityksesi tilannetta ja tapaa toimia = pohditaan, minkälainen ratkaisu voisi soveltua teille.

Suvi Ranttila
suvi.ranttila@systemsgarden.com
+358 40 657 5235

Muista myös muut blogikirjoituksemme

Yrityksemme LinkedInissä