fbpx
Riskienhallintaratkaisu HSEQ Toolkit organisaatiolle

Riskienhallintaratkaisu HSEQ Toolkit organisaatiolle

Riskienhallintaratkaisu HSEQ Toolkit organisaatiolle

Yrityksissä riskienhallinta ja tämän laajan kokonaisuuden kehittäminen yrityksen tai organisaation sisällä on kriittisen tärkeä teema. HSEQ Toolkit on Microsoft 365 -alustan kanssa yhteensopiva sovelluskokonaisuus, joka toteutetaan suoraan asiakasyrityksen M365 -ympäristöön. 

Varsinkin vaikeissa teollisuus- ja tehdasympäristöissä, telakoilla tai rakentamisen saralla näiden asioiden (työterveys ja työturvallisuus, ympäristö ja laatu) parantamisesta ja jatkuvasta huomioimisesta ei ole mahdollisuutta edes tinkiä. HSEQ Toolkitin kannalta olennaista on se, että M365-ympäristö on jossakin muodossa käytössä yrityksessä. Näin liikkeellelähtö HSEQ-asioiden kehittämisessä on mahdollisimman sulavaa. 

Oikeastaan toimialasta riippumatta Microsoft 365 -ratkaisut ovat käytössä suurimmassa osassa suomalaisia yrityksiä – joissakin pienemmässä mittakaavassa, toisissa suuremmassa. Aiemmin puhuttiin esimerkiksi Office 365 -kokonaisuudesta tai -ohjelmista, mutta kyse on käytännössä samasta asiasta.

HSEQ Toolkit

Kuvassa esimerkki HSEQ Toolkit -näkymästä SharePointissa.

Vakio-ominaisuuksilla pääsee pitkälle

Toteutus (HSEQ Toolkit -projekti/kokonaisuus) tehdään nimenomaan hyödyntäen Microsoftin tarjoamia vakiotoiminnallisuuksia ja ilman toimittajasidonnaisia räätälöintejä tai erillisohjelmistoja. Kaiken pohjana on hyväksi havaittu ja asiakkaidemme parissa luottamusta herättänyt yhdistelmä: vuosien kokemukseemme riskienhallinnan ja työturvallisuuden kehittämisestä sekä Microsoftin teknisen ympäristön parhaista käytännöistä.

HSEQ Toolkit lyhyesti

  1. Kertakirjautuminen Microsoft-tunnuksillasi, ei erillisiä tunnuksia tai salasanoja
  2. Poikkeamista ja riskiarvioista toimenpiteet ja tehtävät haluttaessa sähköpostiin (Outlook) ja tehtävälistoihin
  3. Työluvat ja auditointiraportit helposti SharePointin dokumentinhallintaan.
  4. Ilmoitukset ja keskustelut huomiotasi vaativista asioista Teamsissa ja SharePointissa
  5. Raportointi joustavalla Microsoft Power BI -tuotteella.
  6. Kaikki olennainen keskitetysti yhdellä sivustolla M365-palvelussa

 

intranet

Haluttaessa ohjelmistoa voi laajentaa helppokäyttöisillä mobiilikäyttöisillä sovellusmoduuleilla (muun muassa turvallisuuskierrokset ja turvallisuushavainnot), mutta ohjelmistoa voi käyttää itsenäisesti myös ilman mobiilisovelluksia.

Sovelluksen raportointina toimii yksinkertaisimmillaan suoraan sovelluksesta haetut Excel-tiedot. Kaikki data voidaan tulostaa tai ottaa exporttina Excel-muodossa, kuten SharePoint-toteutuksissa yleensä. Ja vakioraportit kuuluvat aina perustoteutukseen ilman erillistä kustannusta

Mikäli yrityksen raportointitarpeet ovat vaativampia, perusraportointiominaisuuksia on mahdollista laajentaa räätälöidysti yritystä varten. Tällöin organisaatiolle tehdään Microsoft Power BI:llä toteutettu yksilöllinen raporttikokonaisuus, joka skaalautuu tarvittaessa monipuolisesti eri toimialojen vaatimuksiin.

Raportoinnin laajuus käydään läpi asiakasyrityksen kanssa HSEQ Toolkit -projektin aloittamisen yhteydessä. Luonnollisesti raportoinnin laajentaminen onnistuu myöhemminkin, mikäli sille on tarve. Asiakasyrityksen on yleensäkin mahdollista helposti jatkaa HSEQ Toolkit -kokonaisuuden kehittämistä kanssamme esimerkiksi yritystoiminnan kasvaessa. Tai laajentuessa uusille liiketoiminnan sektoreille.

 

Käyttöönoton kulku

Käyttöönotto alkaa teknisellä toteutuksella, jossa palvelu perustetaan sovittuun M365-ympäristöön. Toteutuksen tekeminen on mahdollista aloittaa, kun esitietovaatimukset on täytetty. Aloituspalaverissa sovellus käydään läpi yhdessä asiakkaan kanssa pidettävässä määrittelytyöpajassa, jossa tarkennetaan tarvittavat riski- ja poikkeamakategoriat sekä mahdolliset raportoinnin erityispiirteet.

Aloituspalaverin jälkeen tehdään sovitut muokkaukset lomakkeistoon ja malleihin, jonka jälkeen pidetään lyhyt (noin kahden tunnin) perehdytys HSEQ Toolkitin käyttöön. Perehdytyksen yhteydessä käydään läpi toiminnallinen (suunnattu käyttäjille) ja tekninen (suunnattu IT-osastolle/tiimille) dokumentaatio, jotka jäävät asiakkaan käyttöön. Tämän jälkeen sovellus on käyttövalmis. Aikaa käyttöönottoon on varattava yleensä 1–2 viikkoa, vaativammissa tapauksissa enemmänkin.

intranet

Toimintatapamme perustuvat nopeisiin kokeiluihin, pilotointiin kentällä, käytännönläheisyyteen ja ketterään kehitykseen läheisessä yhteistyössä asiakkaidemme kanssa. HSEQ Toolkit on Systems Gardenin luoma riskienhallintaohjelmisto.

HSEQ Toolkit – näistä ominaisuuksista on hyötyä

 

Riskien arviointi
Tämän merkitystä ei voi korostaa liikaa! Kartoita riskit, arvioi niiden todennäköisyys ja vakavuus.

Toimenpiteet
Määritä poikkeamien tai riskien vaatimat korjaus- ja kehitystoimet.

Hallintatoimet
Kirjaa riskeihin liittyvät hallintatoimet.

Poikkeamat ja havainnot
Kirjaa helposti poikkeamat ja havainnot.

Auditoinnit
Näppärä vaatimusten mukaisuus ja standardien seuranta.

Turvallisuuskävelyt
Kerää turvallisuuskävelyt ja tarkistuslistat yhteen paikkaan kaikkien saataville.

Dokumenttienhallinta
Yrityksesi kaikki metatiedot käytettävissä ja kytkettävissä dokumentteihin.

Aikatauluta ja vastuuta
HSEQ Toolkitillä on helppoa määrittää, kuka korjaa poikkeamat ja mihin mennessä pitää olla valmista.

Muokattavat lomakkeet
SharePointin avulla luot juuri sellaisia kirjauslomakkeita kuin tarvitset.

Omat tehtäväsi
Näe yhdellä vilkaisulla, mitkä asiat vaativat sinulta toimia.

Raportit ja tilastot
Power BI tarjoaa kattavat työkalut tilastointiin, raportointiin ja perussyiden analysointiin.

Ilmoitukset ja keskustelu
Ota vastaan sähköposti- tai Teams-ilmoituksia ja käy keskustelua tutuissa kanavissa.

 

Kiinnostaako HSEQ tai softabisnes? Voit tilata uutiskirjeemme

Onko työterveys ja työturvallisuus, ympäristö ja laatu (HSEQ) sekä näiden asioiden kehittäminen ajankohtaista yrityksessä tai organisaatiossasi? Pysyt hyvin perillä teollisuusyritykselle aina huipputärkeistä HSEQ-asioista tilaamalla uutiskirjeemme.

Emme täytä sähköpostilaatikkoasi turhalla ohjelmistojargonilla, vaan kokoamme keskimäärin kuukausittain ilmestyvään uutiskirjeeseemme esimerkiksi asiakastarinoita ja muuta olennaista softa-asiaa. Luonnollisesti kuulet myös viimeisimmistä Systems Gardenin tuotepäivityksistä ja -uutuuksista sekä muista ajankohtaisista asioista.

Uutiskirjeen tilauksen voit tehdä Yhteystiedot-sivulta. Vasemmasta palstasta kirjeikonin alta löydät kentän, johon voit syöttää helposti sähköpostiosoitteesi.

Vinkkaa meille hyvästä aiheesta! Jos mielessäsi on hyvä teema (esimerkiksi HSEQ tai jokin muu), mistä haluaisit kuulla blogikirjoituksessamme tai uutiskirjeessämme – vinkkaa osoitteeseen: asiakaspalvelu@systemsgarden.com

intranet

Mikä ihmeen HSEQ? Kansainvälisesti vakiintunut lyhenne on muodostettu sanoista Health, Safety, Environment ja Quality.

Tutustu ratkaisuihimme

Tarjoamme valmiita työkaluja Microsoftin alustalla ja toteutamme ohjelmistoja sekä sovelluksia mittatilauksena. Olemme myös kehittäneet muun muassa oman Gate-tuoteperheen työturvallisuuden ja laadunvalvonnan tarpeisiin.

  • Gate HSEQ-sovellukset
  • Työturvallisuus ja laadun hallinta
  • Työluvat, pätevyydet, turvallisuushavainnot
  • Tarkastukset, TR-mittaus ja auditoinnit

 

  • Herätämme ideasi henkiin
  • Suunnittelu, toteutus ja ylläpito
  • Saumaton sovitus järjestelmiisi

 

  • Microsoft 365
  • Intranet, Teams, Power BI…
  • Dokumentinhallinta, sopimushallinta
  • Koulutus ja konsultointi

Katso tarkemmin, mitä voisimme tarjota sinulle

Tutustu asiakkaidemme kokemuksiin palveluistamme

 

intranet

Aikaisemmin Office 365 -ratkaisuina tunnetut Microsoft 365 -pilviratkaisut ovat käytössä suurimmassa osassa suomalaisia yrityksiä. M365-ympäristö taipuu moneen asiaan yhteistyössä osaavan ohjelmistokumppanin kanssa. 

Onko HSEQ ajankohtainen aihe?

”Autamme asiakkaitamme hallitsemaan tietoa paremmin kentällä (mobiiliratkaisut), konttorissa (intranet, extranet, dokumentinhallinta) sekä kulmahuoneessa (raportointi ja analytiikka).”

Systems Gardenin tiimi

 

 

Ota yhteyttä HSEQ-asiantuntijaan. Saat palvelun ohjelmiston/sovelluksen suunnittelusta lähtien – aina sen toteutukseen saakka. Unohtamatta ylläpitoa ja kehitystä.

Tarvitsetko lisää ymmärrystä digitalisaatioprojektin laajuudesta, osa-alueista tai kustannuksista? Määrittely- ja suunnittelupalvelumme kautta tiedät mitä, kenelle ja miksi. Määrittelyprojektin tuloksena saat kattavan suunnitelman ja realistisen työmääräarvion ennen sitoutumista toteutusprojektiin.

Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään, eikä se myöskään maksa yrityksellesi mitään. Yhteystietojasi emme luonnollisestikaan käytä muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin. Ota yhteyttä asiantuntijaamme ja sovi helppo etätapaaminen. Tarkastellaan yrityksesi tai organisaatiosi tilannetta sekä tapaa toimia = pohditaan, millainen ohjelmisto tai sovellus voisi sopia teidän yrityksellenne.

Systems Gardenin asiantuntijasi HSEQ-projekteissa

Pirkka Paronen
pirkka.paronen@systemsgarden.com
p. 050 592 1207

Yrityksemme LinkedInissä

”Ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – lukemattomilta eri toimialoilta. Olemme yhdistäneet dataa ja ihmisiä järjestelmistä ja päätelaitteista riippumatta jo lähes 20 vuotta. Meillä on kokemusta vaativista HSEQ-projekteista sekä kevyemmistä ratkaisuista.”

 

 

Ohjelmistosuunnittelu ja sen merkitys softaprojektille

Ohjelmistosuunnittelu ja sen merkitys softaprojektille

Ohjelmistosuunnittelu ja sen merkitys softaprojektille

Ohjelmisto-, järjestelmä-, sovellus- tai digitalisaatioprojekti. Sitä emme tiedä, mikä näistä termeistä määrittelee juuri nyt yrityksellesi tai organisaatiollesi ajankohtaisen ohjelmisto- ja sovelluskehitykseen liittyvän asian osuvimmin. Mutta tästä olemme aivan 100-prosenttisen varmoja: suoraan ei kannata hypätä tekemään. Nimittäin kiitellyn lopputuloksen takana on hyvin määritelty projekti ja ohjelmistosuunnittelu.

Raskassoutuisia, ajastaan jälkeen jääneitä tai epäloogisia sovelluksia sekä ohjelmistoja on jo ihan katugallupinkin perusteella aivan riittävästi. Loppukäyttäjä onkin näissä usein unohdettu tyystin. Kun bittejä aletaan raaputtamaan huolellisemmin, toimimattomuuden perussyy saattaa löytyä mutkien oikaisusta suunnittelussa.

Suunnittelu kannattaa aina näistä syistä:

1. Kiteyttää sovelluksen idean toteutuskelpoiseksi suunnitelmaksi
2. Luo yhteisymmärryksen siitä, mitä olemme rakentamassa – kenelle ja miksi
3. Tuottaa määritelmän: mitä sovellus tekee ja minkä kokoinen se on
4. Mahdollistaa idean testaamisen ennen varsinaiseen kehitysprojektiin ryhtymistä

Sopimushallinta kuvituskuva virtuaaliset dokumentit

Ohjelmistosuunnittelu on asia, jolle on aina paikkansa jokaisessa hyvin onnistuneessa lopputuotteessa. Ota tueksi vahvan suunnitteluosaamisen omaava asiantuntijayritys.

Älä tingi suunnittelusta

Teknologioiden, alustaratkaisujen ja pilvipalveluiden kehittymisen myötä tarvitaan kasvavissa määrin lisää ohjelmistoja ja sovelluksia, jotka sujuvoittavat yritysten arkea näyttölaiteriippumattomasti.

Resursoi suunnitteluvaiheeseen heti alussa! Eli pyydä mukaan ammattitaitoinen – lukuisia ohjelmisto- ja sovelluskehitysprojekteja onnistuneesti läpivienyt – asiantuntijayritys. Voit helposti todeta jälkikäteen, että suunnitteluun satsaaminen kannatti. Tälläkin kertaa.

Oikeastaan sellaista onnistunutta ohjelmisto- ja sovelluskehitysprojektia ei olekaan, missä ohjelmistosuunnittelusta olisi tingitty. Mutta niissä ”ei niin maaliin menneissä” -sovellus- ja ohjelmistoprojekteissa yhdistävänä tekijänä on se, että suunnitteluvaiheen ohi on sivakoitu vauhdilla: lähdetty suoraan tekemään. Mutta viimeisen mutkan jälkeen ei olekaan avautunut luistava loppusuora, vaan on tultu yllättävään umpikujaan. Aika ja eurot ovat sulaneet. Mitä kerrottavaa tällaisesta projektista jäi eteenpäin?

Vastaavasti sovelluksen/ohjelmiston hyvin toimiva ja johdonmukainen käyttöliittymä, mukava käyttökokemus ja loppukäyttäjän käyttötarpeiden ymmärrys kertoo sen, että ”suunnittelupöydän äärelle” (lähi- tai etätyössä) on kerääntynyt projektityöryhmä, joka on viettänyt siinä tarpeeksi aikaa: uskaltanut kysyä, keskustella, kyseenalaistaa rakentavasti ja pohtia realistisesti. Ohjelmistosuunnittelu ja helppo vuorovaikutus asiansa tuntevan yhteistyötahon kanssa on avainroolissa.

 

intranet

Kun organisaatiosi teettää ohjelmiston tai sovelluksen, miettikää jo suunnitteluvaiheessa sen loppukäyttäjiä ja heidän tarpeitaan. Miksi ja mitä varten he tulevat sovellusta käyttämään?

Ohjelmistosuunnittelu osa hallittua menetelmää

Tiedä mitä saat! Maailma on täynnä ohjelmistoja ja dataa. Ja digitalisaation edetessä niiden määrä vain lisääntyy. Modernit alustat ja pilvipalvelut tarjoavat sovellusten ja ohjelmistojen kehittämiseen myös yllättäviin muutostilanteisiin (esimerkiksi mobiilisovellus jotakin käyttäjäryhmää varten) ainutlaatuisen mahdollisuuden. Ohjelmisto- ja/tai sovellusprojekti on silti hyvä toteuttaa ohjelmistosuunnittelu edellä.

Valitse yhteistyökumppaniksi sovellus- ja ohjelmistoprojektiin sellainen ohjelmistoyritys, jolla on hallussa ohjelmistosuunnittelu sekä toimivaksi todettu etenemismalli. Tässä alempana avaamme hieman ohjelmiston ja/tai sovelluksen kehittämistä Systems Gardenin tavalla.

”Kannamme sovittaessa kokonaisvastuun ohjelmisto- ja sovelluskehitysprojektistasi sen suunnittelusta aina käyttöönottoon ja ylläpitoon asti. Teemme ohjelmistokehitystä tarkasti alun kartoituksen ja määrittelysi perusteella joko kiinteähintaisena tai tavoitehinnalla pienistä ohjelmistokomponenteista kokonaisjärjestelmiin.”

Systems Gardenin kanssa projekti etenee tällä tavalla

  • Suunnitteluprosessimme koostuu työpajoista – niiden määrä valitaan projektin ja työryhmän koon mukaan
  • Määrittelee sen, miksi sovellus ylipäätään tehdään
  • Listaa konkreettisesti kuka ja ketkä lopputuotetta käyttävät
  • Tuottaa määrityksen, mitä sovellus itse asiassa tekee ja kuinka suuri se on
  • Antaa esimakua miltä sovellus näyttää ja tuntuu
  • Tarjoaa maistiaisen ennen varsinaista projektia

 

Ohjelmistosuunnittelu: ABC

Vaihe A
Ennen suunnittelua on kysyttävä miksi? Eli vaatimusmäärittely ja kokonaiskuva – miksi ohjelmisto/sovellusprojekti halutaan tehdä ja keitä varten kyseinen sovellus/ohjelmistoprojekti tehdään (= käyttäjäryhmät ja -persoonat).

Vaihe B
Selkeä luettelo ominaisuuksista ja käyttötapauksista – mitä sovellus tekee ja millaisia resursseja sen toteuttaminen vaatii.

Vaihe C
Rautalankamalli ja kuvaus ohjelmiston/sovelluksen rakenteesta. ”Miltä” sovellus tuntuu. Tarvittaessa myös graafinen/visuaalinen suunnitelma siitä, miltä ohjelmisto/sovellus näyttää.

Tämän jälkeen voidaan käydä läpi realistiset toteutusvaihtoehdot: valitaanko valmisratkaisu vai räätälöity ohjelmisto/sovelluskehitys. Kannattaako hankkeeseen yleensä ryhtyä ja kuinka paljon siihen vaaditaan resursseja ja rahaa.

Entä seuraavaksi?
Seuraavaksi käynnistetään varsinainen sovellus/ohjelmistokehitysvaihe. Kannamme sovittaessa kokonaisvastuun ohjelmisto- ja sovelluskehitysprojektistasi sen suunnittelusta aina käyttöönottoon ja ylläpitoon asti. Teemme ohjelmistokehitystä tarkasti alun kartoituksen ja määrittelysi perusteella joko kiinteähintaisena tai tavoitehinnalla pienistä ohjelmistokomponenteista kokonaisjärjestelmiin. 

 

intranet

Yleensä ohjelmisto- tai sovelluskehitysprojekti viedään Systems Gardenin tiimin avulla läpi keskimäärin 3–6 kuukaudessa (riippuen kokoluokasta). Ketterän kehityksen palvelumme ovat yleensä aika- tai työmääräveloitteisia.

Tutustu ratkaisuihimme

Tarjoamme valmiita työkaluja Microsoftin alustalla ja toteutamme ohjelmistoja sekä sovelluksia mittatilauksena. Olemme myös kehittäneet muun muassa oman Gate-tuoteperheen työturvallisuuden ja laadunvalvonnan tarpeisiin.

  • Herätämme ideasi henkiin
  • Suunnittelu, toteutus ja ylläpito
  • Saumaton sovitus järjestelmiisi

 

  • Gate HSEQ-sovellukset
  • Työturvallisuus ja laadun hallinta
  • Työluvat, pätevyydet, turvallisuushavainnot
  • Tarkastukset, TR-mittaus ja auditoinnit

 

  • Microsoft 365
  • Intranet, Teams, Power BI…
  • Dokumentinhallinta, sopimushallinta
  • Koulutus ja konsultointi

Katso tarkemmin, mitä voisimme tarjota sinulle

Tutustu asiakkaidemme kokemuksiin palveluistamme

Onko ohjelmistosuunnittelu ajankohtainen aihe?

Ohjelmistosuunnittelu: ota yhteyttä asiantuntijaan. Saat palvelun ohjelmiston/sovelluksen suunnittelusta lähtien – aina sen toteutukseen saakka. Unohtamatta ylläpitoa ja kehitystä.

Tarvitsetko lisää ymmärrystä digitalisaatioprojektin laajuudesta, osa-alueista tai kustannuksista? Määrittely- ja suunnittelupalvelumme kautta tiedät mitä, kenelle ja miksi. Määrittelyprojektin tuloksena saat kattavan suunnitelman ja realistisen työmääräarvion ennen sitoutumista toteutusprojektiin.

Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään, eikä se myöskään maksa yrityksellesi mitään. Yhteystietojasi emme luonnollisestikaan käytä muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin. Ota yhteyttä asiantuntijaamme ja sovi helppo etätapaaminen. Tarkastellaan yrityksesi tai organisaatiosi tilannetta sekä tapaa toimia = pohditaan, millainen ohjelmisto tai sovellus voisi sopia teidän yrityksellenne.

Systems Gardenin asiantuntijasi ohjelmisto- ja sovelluskehitysprojekteissa

Suvi Ranttila
suvi.ranttila@systemsgarden.com
p. 040 657 5235

Pirkka Paronen
pirkka.paronen@systemsgarden.com
p. 050 592 1207

Yrityksemme LinkedInissä

”Ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – toimialasta riippumatta. Olemme yhdistäneet dataa ja ihmisiä järjestelmistä ja päätelaitteista riippumatta jo lähes 20 vuotta. Meillä on kokemusta vaativista ohjelmisto- ja sovelluskehitysprojekteista sekä kevyemmistä ratkaisuista.”

 

intranet

Tarvitsetko lisää ymmärrystä digitalisaatioprojektin laajuudesta, osa-alueista tai kustannuksista?

Kuinka toteutat onnistuneesti SharePoint Intranet -projektin

Kuinka toteutat onnistuneesti SharePoint Intranet -projektin

Kuinka toteutat onnistuneesti SharePoint Intranet -projektin

Moni saattaa tälläkin kuluvalla minuutilla pohtia sitä, kuinka omassa organisaatiossa tai yrityksessä viedään läpi onnistuneesti SharePoint intranet -uudistus. Varsinkin hieman kokeneempi (lue: 2000-luvun puolivälissä suuressa intrauudistuksessa viimeksi mukana ollut) saattaa muistella pelonsekaisin tuntein sitä massiivista niin kutsutun ”vanhan raudan” -intranet-projektia, jonka selättäminen saattoi tulla pahimmillaan yöuniinkin. Silloin intranet oli pääsääntöisesti on-premise-tyylinen ratkaisu, jossa intranet pyöri paikallisesti asennettuna. Sitä käyttääkseen täytyi siis olla yrityksen sisäverkossa esimerkiksi yrityksen konttorilla. Jos taas halusi käyttää intraa muualta, piti viritellä VPN-yhteydet kuntoon yrityksen sisäverkkoon.

Nykyään tämä digitaaliseksi työympäristöksikin kutsuttu tila toimii pilvessä. Virallinen nimi on muuten SharePoint Online ja kyse on siis Microsoft 365 -tuoteperheeseen kuuluvasta räätälöitävissä olevasta vakiosovelluksesta/alustasta, jota voi hyvällä syyllä pitää intranetien, sopimusten, dokumenttien – ja suuremmassa mittakaavassa tiedonhallinnan kotina. SharePoint Onlinen valmiita metadata-, säilytys- ja tietosuojakäytänteitä hyödynnetään etenkin dokumentinhallinnassa.

 

Sopimushallinta kuvituskuva virtuaaliset dokumentit

Kolme avainta onnistuneeseen SharePoint intranet -projektiin ovat tässä: 1. Ota mukaan määrittelyyn ohjelmistokumppani, joka tuntee hyvin M365-kokonaisuuden. 2. Sitoudu myös omalla tiimilläsi projektiin: esimerkiksi sisältöjen/aineiston siirto ja tekeminen. 3. Varaa tarpeeksi aikaa.

Mikäli sopimushallinta ja dokumentinhallinta kiinnostavat aiheina, löydät niihin syventyvät blogiartikkelinsa myös näiltä verkkosivuilta. Tämä blogiartikkelimme syväluotaa tarkemmin intranetiä, joten mikäli sinunkin yrityksessä tai organisaatiossa mietitään lähitulevaisuudessa tällaisen projektin toteuttamista, kannattaa jatkaa lukemista.

Nykyisessä laiteriippumattomassa ja skaalautuvassa teknologiassa hämmästyttää monia edelleen se, kuinka helppoa, sujuvaa ja varmatoimista modernin intranetin käyttäminen arjessa on. Varsinkin, jos on kahlannut läpi vanhahtavia intranetejä. Usein yrityksessä hämmästellään sitä, että nykyaikaisessa intranetissä voi olla käyttäjiä jopa yli 10 000, mutta silti se toimii varmasti ilman merkittäviä käyttökatkoksia. Käyttäjämäärä ei korreloikaan enää intran toimivuuteen pilviratkaisujen ansiosta. Tätä päivää on se, että intranetiä voi käyttää organisaation sisällä kuka tahansa – ja sen ylläpitäminen tietojen päivittämisen ja ajankohtaisuuden vuoksi ei suinkaan tarvitse olla muutaman ihmisen varassa.

 

Sharepoint Intranet, näin onnistut

Sitoutumista, resurssointia ja ennen muuta työhönsä omistautuneen projektiryhmän kiitettävin arvosanoin maaliviivan ylittänyt intranet-projekti edelleen vaatii. Mutta moderni alusta, käyttäjäystävälliset sovellukset ja pilviteknologia tarjoavat aivan uudenlaisia ulottuvuuksia. Sekin on syytä ottaa johtavaksi ajatukseksi, että intranet ei varsinaisesti ole valmis koskaan, sillä se jatkaa elämäänsä loppukäyttäjien mukaan. Siitä muodostuukin itse asiassa juuri sellainen kuin organisaatio näkee järkeväksi. Intranet ei ole elävä organismi, mutta sen voi määritellä niin ikään omalla tavallaan jatkuvasti muotoaan hakevaksi elastiseksi digitaaliseksi työympäristöksi.

intranet

Tyypillinen ja ketterä SharePoint intranet -projekti viedään ammattitaitoisen tiimimme avulla läpi keskimäärin 3–6 kuukaudessa. Kevyt intranet on mahdollista tehdä nopeamminkin, mutta vastaavasti erityisen laaja ja vaativa projekti kestää kauemmin. Ketterän kehityksen palvelumme ovat yleensä aika- tai työmääräveloitteisia.

Intranetiä uudistamaan lähtevän yrityksen kannattaa myös muistaa, että modernia intranetiä ei kannata verrata uusien verkkosivujen tekemiseen, jossa visuaalisuutta on helppo muokata tismalleen brändiohjeen mukaiseksi. Totta kai nykyaikaisen intranetinkin saa tyylikkään näköiseksi, mutta loputtomiin nyansseihin ja lillukanvarsiin takertuminen nimenomaan visuaalisuudessa: esimerkiksi fonteissa, niiden kokoluokassa tai vaikkapa valikoiden tekstivälistyksissä ei saisi kasvaa turhan suuriksi. 

Nämä asiat toimivat tiettyjen raamien puitteissa ja niitä on toki mahdollista projektibudjetin sallimissa rajoissa hieman räätälöidäkin. Lopulta tai oikeammin ihan projektin alussa kannattaa kysyä, kumpi on lopulta merkittävämpi asia: 

A) SharePoint intranet (SharePoint Online), joka toimii sulavasti, sen käyttöliittymä on selkeä, ylläpitäminen ja tietojen päivittäminen on helppoa ja se on laiteriippumaton.

VAI

B) visuaalisesti täydellinen intranet, jossa kustannukset ovat paisuneet kohtuuttomasti juuri visuaalisuuden ehdoilla – tämän myötä käyttöliittymän ja käyttökokemuksen suunnittelusta on tingitty.

Kumman sinä valitsisit? Tyypillisesti A-vaihtoehdosta tulee loppukäyttäjiltä riemukasta kiitosta säännöllisesti ja B-vaihtoehdossa intranetin käyttäjät tuskailevat kaikessa mahdollisessa.

Tämän osion loppukaneettina voikin todeta: hyvä lähtötilanne intranetiä uudistamaan lähtevälle työryhmälle ja projektitiimille on ymmärrys siitä, että kompromisseja täytyy pystyä tekemään – ja itse asiassa niitä kannattaakin tehdä, jotta lopputulos on toimiva.

Kolme asiantuntijoiden vinkkiä

 

1. Määrittely. Määrittely. Määrittely.
Ota heti suunnitteluvaiheessa mukaan ohjelmistoasiantuntija, joka osaa määritellä SharePoint Onlinea. Silloin ymmärtää konkreettisesti sen mikä on mahdollista ja mikä ei. Lisäksi saat vinkkejä, miten joku asia kannattaa tehdä.

2. Sitouta oma työryhmä/tiimi
Intranet projekti ei onnistu kovinkaan hyvin pienenä sivuprojektina, jota hoidetaan silloin tällöin – ja sitten se menee itsestään maaliin. Hyvin hoidettu intranet-projekti edellyttää sitoutunutta työryhmää, jolle on varattu tarpeeksi aikaresurssia sisällön siirtämiseksi, muokkaamiseksi ja tekemiseksi. Muistathan sisällöstä ”vastaavan päätoimittajan”.

3. Ajattele intranet eri tavalla
Unohda vanhan intranetin siirto 100-prosenttisesti sellaisenaan! Pilviteknologia ja moderni alusta tarjoavat mahdollisuudet freesata sisältö ja miettiä käyttöliittymä ajanmukaisella tavalla.

”Intranet-projekti on hauskaa ja helppo toteuttaa meidän kanssamme, kunhan sitoutuu itsekin SharePoint intranet -projektiin ja varaa siihen aikaa. Tiimimme on käytännönläheinen ja asiantuntijoidemme kanssa on mutkatonta työskennellä.”

Reeta Tammisto, Miia Pelkki-Jahan ja Sam-Patrik Öhman
M365-asiantuntija-projektipäällikkö-kouluttaja -tiimi
Systems Garden

 

”Koulutamme myös asiakkaan joka kerta uudistuneen intranetin käyttöön ja autamme tarvittaessa jatkokehittämisessä – intranet ei ole periaatteessa koskaan valmis, vaan se elää ja muuttaa muotoaan loppukäyttäjien mukaan.”

Reeta Tammisto, Miia Pelkki-Jahan ja Sam-Patrik Öhman
M365-asiantuntija-projektipäällikkö-kouluttaja -tiimi
Systems Garden

 

Helppo startti

Systems Garden on toteuttanut lukemattomia intranet-projekteja onnistuneesti. Asiantuntijamme tietävät, miten se kannattaa tehdä. Tavoitteemme on aina hyödyntää SharePoint Online -ympäristöä mahdollisimman vakiomuotoisena, sillä sen toimivuus on testattu huolellisesti. Intranetiä voidaan silloin helpommin kehittää ja viedä eteenpäin pala kerrallaan massiivisen kertaprojektin sijaan. Intranet-projekti onkin nykyään ensisijaisesti sisältöprojekti.

Koska sisältö on kaiken a ja o, tekninen käyttöönotto pidetään vakiomallissa kevyenä. Perustamme sivuston, koulutamme sisällöntuottajat SharePointin käyttöön, joten sisältötalkoisiin voi alkaa vaikka heti, kun ensimmäinen koulutus on pidetty. Miltä SharePoint Online yleensä näyttää? Kurkkaa malliesimerkkejä SharePoint LookBookista.

1. Aloitus
Lähdemme liikkeelle koulutuksella, jotta projektiryhmälle muodostuu kokonaiskuva SharePointin mahdollisuuksista ja rajoituksista.

2. Rakenne
Määrittelemme työpajoissa intranetin perusrungon, navigaation, käyttöoikeudet sekä käyttäjäryhmät. Sisällöntuottajien rekrytointi alkaa.

3. Perustus
Perustamme sivustot, navigaation ja sivupohjat, jonka jälkeen sisällöntuottajat voidaan kouluttaa intranetin käyttöön.

4. Opi lisää
Koulutamme sisällöntuottajat, jotta he voivat aloittaa varsinaisen työn eli sisällön kirjoittamisen.

5. Kirjoita
Suosittelemme uudistettua ja tuoretta sisältöä. Siirrämme harvoin sisältöä olemassa olevasta intranetistä uuteen.

6. Julkaise
Intranet voidaan julkaista, kun sieltä löytyy olennaisimmat tiedot. Intran sisällön kirjoitus ja päivitys jatkuu taustalla.

 

Mitä intranet-projekti maksaa meidän kanssamme?

Jos organisaatiollasi on jo Microsoftin 365 -palvelu käytössä, intranet on itseasiassa jo kehyksiltään melkein valmis. Rakennamme intranetin SharePoint Online -työkalun päälle, ilman ylimääräisiä kikkailuja ja säätämistä.

Intranetin hintaan vaikuttaa usea tekijä. Tyypillisessä vakiomallissa (sopii pienelle yritykselle) nojataan perussisältöön, kuten uutisiin, ohjeisiin, linkkeihin ja kuvapankkeihin. Mitä enemmän intralta vaaditaan muita kuin sisältöön liittyviä ominaisuuksia, sen enemmän intran tekninen rakennus vaatii ymmärrystä esimerkiksi erilaisista rajapinnoista.

Intranet voi siis kustantaa kaikkea muutaman tuhannen ja kymmenien tuhansien eurojen välillä. On-premise, räätälöinnit ja vanhan sisällön siirto uuteen nostavat vielä työmäärää. Intranetin kustannus juuri sinun yrityksellesi tai organisaatiollesi selviää muuten kysymällä meiltä! Älä epäröi tai juttele chattibottien kanssa, vaan ota meihin yhteyttä!

SharePoint Intranet: lue asiakkaidemme kokemuksista

“Nyt meillä on nykyaikainen intra, jonne sisällöntuottajien on helppoa ja nopeaa viedä uutisia ja päivityksiä.”

Johanna Heinonen
Business Development Manager
Kemppi Oy

Lue tästä asiakastarinasta tarkemmin

 

”Nyt intranet tukee aidosti työntekoa ja työpäivää. Työtiloihin viedään aihekohtaista, yksityiskohtaisempaa tietoa tarvittaessa, ja intran rakenne pysyy selkeänä.”

Minna Däpp
Communications Manager
SAVOX Communications Oy

Katso lisätietoja tästä asiakascasesta

Asiakkaamme toteutti laajan intranet-projektin
Lue siitä tarkemmin täältä

Onko SharePoint Intranet ajankohtainen aihe?

Kannamme sovittaessa kokonaisvastuun intranet-projektistasi sen suunnittelusta aina käyttöönottoon ja ylläpitoon asti. Teemme ohjelmistokehitystä määrittelysi perusteella joko kiinteähintaisena tai tavoitehinnalla pienistä ohjelmistokomponenteista kokonaisjärjestelmiin.

Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään, eikä se myöskään maksa yrityksellesi mitään. Yhteystietojasi emme luonnollisestikaan käytä muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Voimme auttaa sinua intranet-projektissasi tai intranetin kehittämisessä. Ota yhteyttä Systems Gardenin asiantuntijaan ja sovi helppo etätapaaminen. Tarkastellaan organisaatiosi tilannetta ja tapaa toimia = pohditaan, minkälainen intranet voisi sopia teidän yrityksellenne.

Systems Gardenin asiantuntijasi intranet-projekteissa

Suvi Ranttila
suvi.ranttila@systemsgarden.com
p. 040 657 5235

Pirkka Paronen
pirkka.paronen@systemsgarden.com
p. 050 592 1207

”Ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – toimialasta riippumatta. Olemme yhdistäneet dataa ja ihmisiä järjestelmistä ja päätelaitteista riippumatta jo lähes 20 vuotta. Meillä on kokemusta kymmenistä vaativista intranet-toteutuksista ja kevyemmistä ratkaisuista.”

Sähköinen arkistointi, seminaarikuulumisia Pirkalta

Sähköinen arkistointi, seminaarikuulumisia Pirkalta

Sähköinen arkistointi, seminaarikuulumisia Pirkalta

Pirkka Paronen Systems Gardenilta kutsuttiin jälleen yhdeksi asiantuntijapuhujaksi Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -seminaariin. Kyseessä on itse asiassa Suomen laajin Microsoft 365 -toteutuksista kertova case-pohjainen tapahtuma. Tälläkin kertaa siellä nousi esiin eri case-esittelyjen ansiosta useimmille yrityksille tuttuja teemoja: arkistointi, sähköinen arkistointi, tiedonhallinta, dokumentinhallinta ja sopimushallinta. Asioita luodattiin eri toimialoja edustavien organisaatioiden ja yrityksten toteuttamien konkreettisten M365-toteutusten näkökulmasta.

Varsinainen Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -seminaari järjestettiin marraskuun lopussa hybridimallilla ja se keräsi 200 osallistujaa – osan paikan päälle ja osan striimauksen välityksellä etänä. Pirkalle kyseisessä seminaarissa asiantuntijana toimiminen oli jo kolmas kerta. Pirkan ja hänen asiakkaansa puheenvuoro ja case-esimerkki kiinnosti seminaarin yleisöä, siitä kertoi jälkeenpäin saatu hyvä palaute.

”Oman asiantuntemuksen ja osaamisen yksi mittareista on mielestäni siinä, että pystyy kertomaan siitä ennen muuta ymmärrettävästi toisille. Silloin on ehkä oivaltanut kertomastaan asiasta punaisen langan.”

 

Sopimushallinta kuvituskuva virtuaaliset dokumentit

Sähköinen arkistointi liittyi myös Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -seminaariin Systems Gardenin osalta. Asiakascasena oli Suomen Punaiselle Ristille toteutettu arkistointiprojekti, johon kuului muun muassa räätälöidyn tallennusavustimen tekeminen. Kuvassa oikealla Pirkka Paronen. Mikäli M365 HPR -tapahtuma kiinnostaa tarkemmin, lisätietoja löydät seminaarin sivuilta. Kuva: Juha Anttila / IITC

Sähköinen arkistointi auttaa yrityksen arjessa

M365-pilvipalveluratkaisuilla voi tehdä vaativaa dokumentinhallintaa, sopimushallintaa, tiedonhallintaa ja arkistoratkaisuja. Sähköinen arkistointi onnistuu myös vaativilla toimialoilla ja vaikkapa julkisen sektorin tarpeisiin toteutettuna.

Moderni työ ja digitaalinen työpäiväkokemushan on parhaimmillaan todella toimivaa, sillä nykyaikaiset alustat, tekniikka ja välineet tarjoavat mahdollisuudet tehdä yksin, yhdessä ja yhtä aikaa. Lisäksi edellä mainittuja ominaisuuksia ja alustoja on helppo yksilöidä yrityskohtaisesti osaavan asiantuntijakumppanin kanssa.

Mutta ryhmät, tiimit ja organisaatiot kokevat erilaisia muutostilanteita – ja yleensäkin itse aika kuluu. Esimerkiksi viidessä vuodessa pienessäkin yrityksessä syntyy yllättävän paljon dataa ja erilaisia dokumentteja. Siksi pitäisi kiinnittää huomiota myös pysyväisluonteiseen arkistointiin, johon sähköinen arkistointi tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet.

”Arkistointia voi miettiä organisaatiotasolla näin. Kyse on tavallaan digitaalisesta työhuoneesta. Kuten missä tahansa huoneessa, joillakin se pystyy siistinä ja toisilla se on hirveä sekamelska. Kannattaa pohtia, kummasta huoneesta tarvittava asia löytyy helpommin?”

Toisin sanoen organisaatiohan jatkaa myös olemassaoloaan niiden tiimien, työryhmien ja ihmisten jälkeen, sillä esimerkiksi yksittäinen projektitiimi voi olla ”aktiivisena” ainoastaan muutaman kuukauden, eli esimerkiksi ainoastaan sen aikaa, kun kehitetään vaikkapa organisaation sisäisiä toimintatapoja. Onko teidän yrityksessä tai organisaatiossa pohdittu, mitä tapahtuu tällaisen ryhmän tiedolle, dokumenteille, asiakirjoille, ideoille, sisäisille muistioille tämän jälkeen?

Ajatellaan taas laajemmin: pitäisi siis olla jotakin pysyvää digitaalista säilytettävää ja arkistoitavaa. Järjestystä. Kannattaa myös toteuttaa järkevä organisaation tai yrityksen tarpeisiin määritelty tapa toimia = miten ja minne data arkistoidaan. Silloin on hyvä tehdä esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelma. Tiedonhallinta on aina laajan skaalan kokonaisuus, johon myös sähköinen arkistointi kuuluu.

Tiedon olisi hyvä kulkea vapaasti ja helposti. Yhdessä tekemisen arvo yrityksessä – ja organisaation johtamisarvon – tulisi nojata siihen, että saadaan tekemään ihmiset töitä yhdessä. Ja siinä, että pystyy jalostamaan tästä ihmisten työnteosta jotakin pysyvää data- ja tietopääomaa, josta hyödytään nyt ja tulevaisuudessa.

 

  1. Dokumentinhallinta kuntoon yrityksellesi
  2. Tutustu tarkemmin yritysten sopimusten hallintaan
  3. Lisätietoja sovelluskehityksestä
Sopimushallinta allekirjoitustilanne 3 henkilöä

Sopimus on konkreettinen malliesimerkki sopimushallinnasta ja arkistoinnista. Se on harvoin yksi tiedosto, vaan siihen liittyy esimerkiksi esiversio, muokattu versio ja allekirjoitettu versio.

 

Arkistointia ja tiedonhallintaa

Meidän tavoitteemme on tehdä sähköisestä arkistoinnista, sopimushallinnasta, dokumentinhallinnasta ja asiakirjojen seurannasta mahdollisimman helppoa ja sujuvaa. Esimerkiksi SharePointista löytyy kattavasti ominaisuuksia – ja niitä tulee myös jatkuvasti lisää. Microsoft 365 -pilvipalvelut ovat käytössä suurimmassa osassa suomalaisia yrityksiä. Kovin moni ei kuitenkaan tiedä, kuinka monipuolisiin asioihin ne taipuvat.

Kaikki asiakirjat, dokumentit, sopimukset…
SharePoint Online ja Microsoft 365 = yhteensopiva yleisimpien sopimus- ja asiakirjatyyppien kanssa. Sähköpostit on mahdollista tarvittaessa tallentaa.

Metadata tai metatieto
Kuhunkin asiakirjaan liitetty dokumenttityyppi, asiakas, vastuuhenkilö, GDPR-tieto sekä päivämäärät – eli metadata/tieto mahdollistaa dokumenttien ajantasaisen seurannan ja joustavan hallinnan ja arkistoinnin

Versiohallinta ja arkistointi
Pilviteknologian ansiosta asiakirjoista, sopimuksista ja dokumenteista on aina saatavilla se ajantasaisin versio. Myös sopimusdokumentin versiohistoria tallentuu automaattisesti. Edellisen version voi palauttaa koska tahansa. Asiakirjoja voi muokata myös yhtä aikaa.

Hyväksyntä
Sopimuksen ja dokumentin sisällön hyväksyntää tai versiointia voi hallita työnkulun avulla. Muokatut versiot jäävät odottavaan tilaan, kunnes ne hyväksytään viralliseksi versioksi – tai hylätään.

Käyttöoikeudet
Asiakirjojen, dokumenttien ja sopimuksien muokkaus- ja lukuoikeudet voivat perustua esimerkiksi sopimustyyppiin tai luottamuksellisuuteen. Käyttäjäoikeudet voidaan myös kytkeä helposti suoraan Azure AD:ssa (Azure Active Directory) määriteltyihin ryhmiin ja käyttäjiin.

Luottamuksellisuus
Kaikille dokumenteille voidaan määritellä luottamuksellisuusluokka, kuten sisäinen, luottamuksellinen tai salainen. Viimeksi mainittu voi esimerkiksi estää sopimuksen luvattoman avaamisen tai sähköpostiin liitetiedostoksi liittämisen.

Sähköinen allekirjoitus
Unohda kuulakärkikynät! Sopimushallinnan ratkaisuun voidaan sisällyttää sopimusten sähköinen allekirjoitus. Tärkeän sopimuksen allekirjoitus onnistuu siis käytännönläheisesti, vaikka kaikki allekirjoittajat olisivat fyysisesti eri paikoissa.

Automatisointi
Työnkulut pitävät huolen, että sopimuksia koskevat automaattiset sähköpostihälytykset ja arkistointi tapahtuvat määriteltyjen sääntöjen perusteella ja puitteissa.

Are

Mietityttääkö sähköinen arkistointi? Me autamme! Meiltä organisaatiosi tai yrityksesi saa apua arkistointiin, asiakirjahallintaan, dokumentinhallintaan ja sopimushallintaan – eli datan- ja tiedonhallintaan kokonaisvaltaisesti. Asiantuntijoillamme on runsaasti kokemusta tiedonhallinnan haasteista.

 

SharePoint ja SharePoint Online soveltuvat valmiiden tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen, ja nämä yhteistyöohjelmistot taipuvat erinomaisesti monen eri toimialan yrityksen arkeen. Dokumentinhallinta SharePointissa perustuu tiedostoihin liitettyihin asiasanoihin – metatietoihin – joiden automatisoinnilla dokumenttien, asiakirjojen ja sopimusten lisäämisestä, hallinnoimisesta ja arkistoinnista tehdään yksinkertaista ja helppoa. Jo muutamalla hyvin valitulla metatiedolla selkeytetään käytäntöjä. Sähköinen arkistointi on helppoa.

Myös Teams sopii dokumentinhallintaan, mikäli ratkaisussa hyödynnetään Tiedostot-välilehdeltä löytyviä SharePointin ominaisuuksia sekä muilla M365-palveluilla toteutettua automatiikkaa. Parhaiten Teams käy dokumentinhallinnan työvälineeksi, kun tiedostoja työstetään ja niistä keskustellaan samanaikaisesti, tai dokumentteja halutaan käyttää ja jakaa mobiilisti kenttäolosuhteissa esimerkiksi älypuhelimella tai tabletilla.

Sähköinen arkistointi: muut teemaan liittyvät blogikirjoituksemme

Dokumentinhallinta yrityksissä

Valitse sopimushallinta, joka on tätä päivää

Sovelluskehitys, digitalisaation myötä sille on kysyntää

Muut blogikirjoituksemme

Tiesitkö, että ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – toimialasta riippumatta. Kiitos blogikirjoituksemme lukemisesta.

 

Systems Gardenin asiantuntijasi sähköisessä arkistoinnissa

Pirkka Paronen
pirkka.paronen@systemsgarden.com
+358 50 592 1207

Tästä pääset muihin blogikirjoituksiimme

Yrityksemme LinkedInissä

 

 

Sovelluskehitys, digitalisaation myötä sille on kysyntää

Sovelluskehitys, digitalisaation myötä sille on kysyntää

Sovelluskehitys, digitalisaation myötä sille on kysyntää

Digitalisaation kehittymisen myötä maailmassa on lukematon määrä erilaisia sovelluksia: muun muassa raskaasti toimivia, bugisia ja jatkuvasti kaatuilevia tai ratkaisevia tietoturva-aukkoja sisällään pitäviä. Onneksi on myös paljon niitä, jotka palvelevat käyttäjiään tarkoituksenmukaisesti. Sovelluskehitys täytyy määrittää raameiltaan järkeväksi.

Olipa alusta mikä vaan, ohjelmistoa ei kannata koskaan tehdä pelkän kehittämisen vuoksi tai siksi, että se on digitrendikästä – tai vaikkapa sillä perusteella, että ”koska kilpailijallakin on.” Sovelluskehityksen tulisi joka kerta palvella mahdollisimman hyvin loppukäyttäjiensä tarpeita. Tällöin ohjelmistokehitykselle on siten aito tarve ja sen myötä saavutetaan esimerkiksi resurssi- ja/tai kustannussäästöjä tai jouhevoitetaan yrityksen toiminta- ja/tai palveluprosesseja.

Sopimushallinta kuvituskuva virtuaaliset dokumentit

Ohjelmistokehitys on terminä monelle tuttu, mutta yhtä lailla myös näitä käytetään: softakehitys, ohjelmistoprojekti, mobiilisovellus, applikaatio, tietojärjestelmä ja digitaalinen disruptio. 

Onnistuneen sovelluksen filosofiaa

Usein toimivan sovelluksen tunnistaakin siitä, että ihan aluksi se on määritelty järkeväksi ja hyvin toimivaksi palveluksi: toiminnallisuudet on määritelty asiakaskohtaisesti ja loppukäyttäjien tarpeet kartoitettu huolellisesti. Lisäksi sovelluskehitys on toteutettu siten, että jokaisella sovelluksen ominaisuudella on joku käyttäjiensä toimintaa tukeva aito tarkoitus. 

Hyvin toteutetun ohjelmiston tunnuspiirteitä on myös se, että käyttöliittymä on selkeä, sulavasti toimiva ja sitä on miellyttävä käyttää. Sovelluskehitys/ohjelmistokehitys onkin onnistunut, kun lopputuote päätyy esimerkiksi projektin tilanneen asiakkaan henkilökunnan käyttöön ja siitä on konkreettista hyötyä työarjen sujumisessa eri henkilöstöryhmien, kuten tiimien tai osastojen välillä.

Sovelluksen kehittäminen ei siis pitäisi olla käytännössä koskaan sitä, että tehdään pinnallisia ja hienoja featureja ilman järkevää käyttötarkoitusta. Eli käyttäjiä ei kuunnella ja toivotaan, että hurja määrä ominaisuuksia tarkoittaa toimivaa lopputulosta! Ei, ei ja ei.

Tällaiset caset tunnistaa helposti siitä, että sovellukseen koodataan turhia ominaisuuksia, jotka pahimmassa tapauksessa ainoastaan tekevät käyttämisestä sekavaa ja turhauttavaa. Lopulta voikin käydä helposti niin, että sovellus hylätään käyttäjien toimesta pysyvästi bittimuseoon.

Borenius

Huolimattomasti määritelty kehitysprojekti syö vain yrityksen resursseja, eikä sovelluksella saavuteta tavoiteltuja hyötyjä.

 

Sovelluskehitys: Linnanmäki & sähköinen ajopäiväkirja

Helsingin Alppilassa sijaitseva Linnanmäki on Suomen tunnetuin ja vanhin huvipuisto sekä kävijämäärältään myös suosituin huvipuisto, joka kerää runsaasti niin kotimaisia kuin ulkomaisiakin matkailijoita ja vierailijoita etenkin kesäkaudella.

Linnanmäen huvipuisto pitää sisällään yli 40 huvipuistolaitetta, runsaasti erilaisia pelejä sekä ravintoloita ja kahviloita. Huvipuiston suosituin laite on tietysti legendaarinen puinen vuoristorata, joka on ilahduttanut huvipuiston kävijöitä jo vuodesta 1951 alkaen.

Turvallisuus kokonaisuutena on tietysti ensiarvoisen tärkeä asia suositussa huvipuistossa. Linnanmäki toteuttikin Systems Gardenin kanssa ohjelmisto- ja sovelluskehityksenä sähköisen ajopäiväkirjan.

”Yhteistyökumppanin pitää olla aktiivisesti mukana. Ja aktiivisesti mukana pitää olla myös kehitystyössä. Koodaaminen ei ole meidän työtämme, joten emme välttämättä edes tiedä, mitä kaikkea koodaamalla voidaan tehdä. Siksi kaipaamme ideoita ja ohjeita. Siinä Systems Garden on erittäin hyvin onnistunut.”

 

Aki-Petteri Padar
kunnossapitopäällikkö
Linnanmäen huvipuisto

Linnanmäen laitteet tarkistetaan päivittäin ja Systems Gardenin toteuttama sähköinen ajopäiväkirja on kriittinen osa huvipuiston päivittäistä toimintaa. Sovelluksella kirjataan kaikki huomiot ja se mahdollistaa viestinnän laitteiden käyttäjien ja huoltoryhmän välillä. 

Käytön aikana tulevat huomiot, havainnot ja viat kirjataan ajopäiväkirjaan – ja huollon asiantuntijat näkevät sieltä, mikä laite kaipaa huomiota. He pystyvät käyttämään sovelluksessa tehtyjä havaintoja vikojen paikallistamiseen. Aamulla taas saapuva henkilöstö näkee, että laite on tarkastettu, huollettu ja valmiina avattavaksi.

Tutustu mielenkiintoiseen asiakascaseemme tarkemmin!

Näppärät Gate HSEQ -sovellukset

Are

Työturvallisuuden ja laadun parantaminen teollisuuslaitoksissa, työmailla ja kiinteistöissä tarvitsee tietenkin oman sovellusperheen. Me päätimme toteuttaa sellaisen – ja nyt näillä sovelluksilla on jo paljon tyytyväisiä käyttäjiä.

 

Gate on kehittämämme työturvallisuus- ja laadunhallintasovellusten moderni tuoteperhe, HSEQ-termi taas muodostuu sanayhdistelmästä Health, Safety, Environment ja Quality. Gate HSEQ -sovelluksiin kuuluvat Gate Työluvat, Gate Havainnot ja Gate Auditoinnit, ja ne toimivat niin erillään kuin yhdessäkin. Niillä on yhteiset taustatiedot: esimerkiksi käyttäjähallinta, kohderekisteri karttoineen sekä henkilö- ja pätevyysrekisteri.

Gate HSEQ -sovellukset on kehitetty yhdessä asiakkaiden kanssa työturvallisuuden ja laadunhallinnan parantamiseen – vastaamaan modernilla tavalla työpäivän tarpeisiin laitosympäristöissä, työmailla, telakoilla ja kiinteistöissä. Koska sovellukset ovat oikeiden asiakasprojektien kehitystyön tulosta, saat valmiit ja viilatut sovellukset käyttöön ilman raskaita IT-projekteja.

Sovellusten käyttäjämääriä ei ole rajoitettu, joten asiakas voi ottaa helposti mukaan oman alihankkijaverkostonsa ja urakoitsijansa ilman kustannusten kasvua. Sovelluksilla on luonnollisesti myös 100 prosentin tyytyväisyystakuu.

Gate HSEQ -sovellukset

1. Gate Työluvat = luvanvaraisten töiden ja niiden vaatimien pätevyyksien hallintaan.
2. Gate Havainnot = turvallisuuspoikkeamien, aloitteiden tai muiden havaintojen raportointiin ja käsittelyyn.
3. Gate Auditoinnit = turvallisuus- tai tarkastuskierroksiin, töiden vastaanottoon ja muihin dokumentointitarpeisiin.

Tee turvallisuustyöstä näkyvää ja vaivatonta, tutustu tuoteperheeseen.

Ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – toimialasta riippumatta. Olemme tehneet ohjelmisto- ja sovelluskehitysprojekteja jo lähes 20 vuotta.

 

Sovelluskehitys ja ohjelmistoprojektit

Sovelluskehitys: onko mielessä uusi kehitysprojekti? Onko sinulla ehkä ajatus uudesta sähköisestä palvelukanavasta, mobiilisovelluksesta tai työtä automatisoivasta sovelluksesta. Kaipaako briljantti ideasi vahvistusta? Kannattaisiko mobiilisovellusta kokeilla pilottina vielä kentällä ennen kuin se tehdään loppuun? Muutamme ideasi todeksi.

Järjestelmäkehitys ja modernisointi: onko sinulla jo hyväksi havaittu ja toimiva sovellus, jonka elinkaari alkaa kuitenkin olla loppusuoralla. Kaipaako sovelluksen käyttöliittymä päivittämistä ja siirtoa nykypäivän vaatimuksiin paremmin vastaavaksi. Miten mobiiliyhteensopivuus? Tai loppuiko Microsoftin vakioalusta kesken? Päivitämme sovelluksesi tähän päivään.

Kunnossapitopäällikkö Aki-Petteri Padar ja sähköinen ajopäiväkirja

Sovelluskehitys on onnistunut, kun käyttäjät ottavat sovelluksen käyttöön arjessa.

 

Miten juuri me toimimme?

Meidät tunnetaan ohjelmistotalona, jonka erikoisosaamista on bittien ja datan sovittaminen asiakkaan liiketoiminnan tarpeisiin asiakkaan määrittelemällä tavalla. Toimintamallimme joustavat kunkin projektin edellyttämällä tavalla, joten kehitystä teemme aina asiakkaan määrittelemien speksien ehdoilla. Hyödynnämme olemassa olevia ja hyväksi havaittuja valmisratkaisuja ja monistettavia ohjelmistokomponentteja. Olemme tehneet sovelluskehitys- ja ohjelmistokehitysprojekteja liki 20 vuotta.

Ohjelmistoprojekti avaimet käteen
Kannamme tarvittaessa kokonaisvastuun ohjelmistoprojektista suunnittelusta käyttöönottoon ja ylläpitoon. Teemme ohjelmistoprojekteja määrittelyn perusteella joko kiinteähintaisena tai tavoitehinnalla pienistä ohjelmistokomponenteista kokonaisjärjestelmiin.

Ketterä ohjelmistokehitys
Ketterät ohjelmistokehityshankkeemme etenevät vaiheittain, yleensä suunnilleen 2–4 viikon sprinteissä. Lopputulos elää tavoitteiden, demojen ja välikatselmusten kautta tavoitteena saavuttaa paras mahdollinen lopputulos vaiheittain. Ketterän kehityksen palvelumme ovat yleensä aika- tai työmääräveloitteisia.

Konsulttitoimeksiannot
Omaamme vankan asiantuntemuksen eri teknologioista. Meiltä saat asiantuntijan omaan projektiisi – React frontend -kehitykseen, Microsoft-backendiin (Azure, SQL, C#) tai Microsoft 365 -konsultointiin – järkevällä tuntihinnalla.

Lisätietoja sovelluskehityksestä.

 

”Teidän kanssanne on vaan niin mukava tehdä töitä.”

Lue muita asiakkaidemme kokemuksia

 

 

Sopimushallinta kuvituskuva virtuaaliset dokumentit

Ketterät sovelluskehityshankkeemme etenevät yleensä vaiheittain, noin 2–4 viikon sprinteissä. Ketterän kehityksen palvelumme ovat yleensä aika- tai työmääräveloitteisia.

 

Onko sovelluskehitys ajankohtainen aihe?

Kannamme sovittaessa kokonaisvastuun projektistasi sen suunnittelusta aina käyttöönottoon ja ylläpitoon asti. Teemme ohjelmistokehitystä määrittelysi perusteella joko kiinteähintaisena tai tavoitehinnalla pienistä ohjelmistokomponenteista kokonaisjärjestelmiin.

Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään, eikä se myöskään maksa yrityksellesi mitään. Yhteystietojasi emme käytä muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Voimme auttaa sinua sovelluksen kehittämisessä. Ota yhteyttä Systems Gardenin asiantuntijaan ja sovi helppo etätapaaminen. Tarkastellaan organisaatiosi tilannetta ja tapaa toimia = pohditaan, minkälainen sovelluskehitys voisi sopia teidän yrityksellenne.

Systems Gardenin asiantuntijasi sovelluskehityksessä

Pirkka Paronen
pirkka.paronen@systemsgarden.com
+358 50 592 1207

Lue myös viime kuun blogikirjoituksemme, sen aiheena sopimushallinta
Muut blogikirjoituksemme

Yrityksemme LinkedInissä

 

 

Ota yhteyttä