Software Point – O365 hiljaisen tiedon valtatienä

Systems Garden toteutti uuden, selkeämmän intranetin ja työtilat Software Pointille.

Hiljaisen tiedon jouheva kulku on Software Pointin asiantuntijaorganisaatiossa kaiken a ja o. Tiedon haettavuus ja jaettavuus ovat oikotie organisaation sisäisen viestinnän tukemiseen. Looginen ja selkeä intranet on ratkaiseva perusta, jolle toimiva viestintä rakentuu.

”Tavoitteena oli, että työntekijöillämme on käytössä yksi tiedonjakelukanava, josta löytyisi kaikki työhön liittyvä viestintä”, kertoo projektipäällikkö Riina Tölli Software Pointin intranetin uudistustalkoista.

Software Pointin osalta intraprojekti lähti liikkeelle määrittelyistä ja toivotun lopputuleman konseptoinnista. Tässä vetoapua tuli myös Systems Gardenilta.

”Emme olleet intranetien asiantuntijoita, joten tarvitsimme Systems Gardenilta vahvistusta sille, että ideamme ovat toteutuskelpoisia ja järkeviä.”

Uusi intranet yhdistää chat-toiminnon, blogityyppisen viestinnän ja staattisen datan. Toiminnallisuuksissa on keskitytty tietoisesti olennaiseen. Tölli pitää merkittävänä parannuksena, että uudessa intranetissä tiedon hallinnan työkalut ovat vähentyneet.

Millainen merkitys toimivalla viestinnällä on Software Pointin työprosesseille?

”Jokapäiväisessä työssä hyvä tiedonkulku on tietysti kaiken edellytys. Asiantuntijaorganisaatiossamme on paljon myös hiljaista tietoa, jonka kulku ja välittyminen on varmistettava tiimien ulkopuolellekin. Siksi on tärkeää, että jakamisen työkalut ovat helppokäyttöisiä. Näin hiljaisen tiedon välittämisen kynnys on mahdollisimman matala.”

Tölli kuvailee uutta intranetiä sisällöltään pitkälti samanlaiseksi kuin aiempikin käytössä ollut intra, mutta ratkaisevasti modernimmaksi, harkitummaksi ja päivitetymmäksi. Selkeydestä Tölli antaa täydet pisteet: kynnys hiljaisen tiedon jakamiseen on nyt matalampi.

Software Pointin intranet ja työtilahakemisto toteutettiin Systems Gardenin Verso-käyttöönottomallilla. Verso-mallissa Systems Garden tuottaa asiakkaan taustatietojen perusteella ensimmäisen version, joka räätälöidään valmiiksi työkaluksi yhteistyössä asiakkaan kanssa. Tölli kertoo, että projekti valmistui kiitettävän tiiviissä tahdissa.

”Kun projekti alkoi maaliskuussa, intra otettiin käyttöön kesäkuussa. Työtilahakemisto lähti toimintaan syyskuun alussa. Ensimmäinen iteroitava versio tuli jo viikon sisään ensimmäisestä workshopista.”

Millainen työote Systems Gardenilla oli projektissa?

”Yhteistyö on ollut kautta linjan helppoa. Systems Gardenin yhteyshenkilö on reagoinut pyyntöihimme nopeasti ja joustavasti. Tämänkin vuoksi projekti valmistui hyvin aikataulussa.”

Intraprojektin yhteydessä Software Pointin käytössä ollut Office 365 valjastettiin tehokäyttöön Systems Gardenin opastuksella.

”O365 oli tullut meille jo aikaisemmin, mutta sen osaaminen ja hyödyntäminen käytännössä oli kuitenkin jäänyt melko alkajatasolle. Nyt Office 365 tukee Software Pointin intranetin käyttöä koko organisaation laajuudella.”

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.