O365-intranet Hanselille

Laiteriippumaton SharePoint-intranet pilveen

Hanselille rakennettiin avoimen toimintakulttuurin mahdollistava intranet kustannustehokkaalla ja nopealla käyttöönottomallilla. Valtion yhteishankintayksikkö Hanselissa intranet oli ollut aktiivisessa käytössä jo vuosia, mutta teknisesti järjestelmä oli vanhentunut.

Suurin ongelma oli se, että ylläpito oli vain muutaman pääkäyttäjän varassa, ja pientenkin muutosten tekeminen siksi työlästä. Ylläpitoa hajauttamalla näimme mahdollisuuden sekä tehostaa tiedonvälitystä että entistä paremmin varmistaa tiedon ajantasaisuus, kertoo projektin tavoitteista Hanselin viestintäpäällikkö Thomas Sund.

SharePoint oli Hanselissa jo ennestään käytössä muun muassa dokumentinhallinnassa, joten se oli luonteva ratkaisu intranetin alustaksi. Kumppanikilpailutuksessa lähdettiin hakemaan korkeat laatuvaatimukset täyttävää, valmista mallia.

Emme halunneet lähteä keksimään pyörää uudestaan, vaan valjastaa toimivaksi todetun ratkaisun omiin tarpeisiimme sopivaksi. Systems Gardenin tarjous ja ratkaisumalli vakuuttivat meidät, Sund perustelee.

Huolellinen taustatyö koko organisaation voimalla

Suunnittelussa haluttiin ottaa huomioon koko organisaation toiveet ja odotukset. Sisällöstä ja tekniikasta vastanneen varsinaisen projektitiimin lisäksi kommentointiryhmässä oli mukana hanselilaisia organisaation eri alueilta.

Aloitimme kysymällä ihan jokaisen näkemyksiä vanhasta intrasta. Saimme selkeää palautetta siitä, mitä pitäisi kehittää ja mitä kannattaisi säästää; se toimi meille karttana siitä, mihin suuntaan projektia pitäisi viedä, Thomas Sund kuvailee.

Yhdessä Systems Gardenin kanssa mietittiin intranetin rakenne saadun palautteen ja organisaation tarpeiden pohjalta huolellisesti.

SG:ltä saimme arvokasta sparrausapua suunnitteluvaiheeseen; kokemusta ja näkemystä siitä, miten hyvä intranet rakennetaan ja miten vältetään turhat sudenkuopat. Heillä on paljon osaamista eri sovelluksista, joten he pystyivät tarjoamaan käytännön ratkaisuja haasteisiimme. Uudesta rakenteesta tuli selkeästi aiempaa parempi, arvioi Sund.

”Tekniikka on kulttuurimuutoksen mahdollistaja”

Tekninen toteutus saatiin valmiiksi muutamassa viikossa, minkä jälkeen keskityttiin sisällön tuottamiseen ja käyttäjien kouluttamiseen. Kaikki materiaali käytiin läpi, ryhmiteltiin uuden rakenteen mukaisesti ja uudistettiin sisällöllisesti tarvittaessa; mitään ei siirretty automaattisesti vanhasta järjestelmästä uuteen. Käyttökoulutuksia järjestettiin SG:n johdolla kaksi.

Vaikka meillä kaikki olivatkin tottuneita intran käyttäjiä, niin entistä avoimempi toimintatapa ja jaettu päivitysvastuu oli tietysti suuri kulttuurillinen muutos, jossa tekniikka toimi mahdollistajana. Nyt kaikki pystyvät julkaisemaan ja päivittämään sisältöjä. On ollut mahtavaa huomata, miten hyvin uusi toimintamalli on otettu vastaan; ihmisillä on sekä intoa että kykyä tuottaa sisältöä, Sund iloitsee.

Projekti eteni aikataulussa, ja intranet otettiin käyttöön joulukuun 2015 alussa. Yhteistyötä Systems Gardenin kanssa Sund kuvailee sujuvaksi.

Kaikki sujui kuten pitääkin, ja SG:n kanssa oli helppo toimia. Yhteyshenkilöt olivat hyvin tavoitettavissa, osasivat sparrata ja löytää ratkaisuja tarpeisiimme.

Uuden rakenteen ja päivitetyn sisällön lisäksi käyttöön on saatu liuta uusia ominaisuuksia, kuten kommentointi- ja tykkäämismahdollisuus sekä RSS-uutissyötteet muista järjestelmistä.

Lisäksi pystymme nyt hyödyntämään videoita monipuolisesti: esimerkiksi intran käyttöohjeistukset ja osa perehdytysohjelmaa on julkaistu videoklippeinä. Tämä on erittäin kiva lisä sisäiseen viestintään, Sund toteaa.

Jatkuvaa kehittämistä

Hanselissa intranetia aiotaan kehittää pitkäjänteisesti ja suunnitelmallisesti. Neljästi vuodessa kokoontuvan kehitysryhmän ensimmäinen palaveri on jo käyty ja ensimmäiset käyttäjäpalautteet kerätty: kiitosta tuli pirteästä ja raikkaasta ulkoasusta, selkeästi ryhmitellystä sisällöstä sekä uusista toiminnallisuuksista.

Haku toimii erittäin hyvin, ja kokonaisuudessaan järjestelmä tehostaa huomattavasti tiedon löytymistä ja liikkumista järjestelmästä toiseen. Intranet on meille oikeastaan sähköinen työpöytä, jonka globaalin navigaation kautta pääsee nopeasti käsiksi kaikkeen tietoon. Avoimen toimintamallin mahdollistava järjestelmä ja sosiaalisen intran työkalut vahvistavat yhteistä identiteettiä, Sund summaa hyötyjä.

Hansel: Thomas Sund

Thomas Sund, viestintäpäällikkö

”Järjestelmä tehostaa huomattavasti tiedon löytymistä ja liikkumista järjestelmästä toiseen.”

Hansel

Hansel on valtion yhteishankintayksikkö ja noin 80 henkilön asiantuntijaorganisaatio, joka kilpailuttaa ja ylläpitää palveluita ja tuotteita koskevia puitejärjestelyjä valtion hankintayksiköille.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä Marjaan ja sovi tapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi. Tapaaminen on maksuton, eikä velvoita mihinkään.

marja

Marja Unkuri
marja.unkuri@systemsgarden.com
0451217655

15 + 10 =