Icopal Katto Oy

Tehokkuutta ja parempia asiakaskokemuksia mobiililla lomakejärjestelmällä

Systems Gardenin SG Gatella Icopal Katto Oy:lle rakennettu, helppokäyttöinen sähköinen lomakejärjestelmä tehostaa toimintaa ja parantaa asiakaskokemusta.

”Raportin muodostamiseen kuluva aika on tippunut kolmannekseen: aiemmin yhden raportin muodostamiseen kului keskimäärin 57 minuuttia, SG Gaten myötä enää 23 minuuttia. Ero on huikea. Meillä tehdään vuodessa noin 2500 raporttia, joten kyse on todella merkittävästä toiminnan tehostumisesta,” kertoo Kari Lappalainen, Icopal Katto Oy:n kehityspäällikkö.

Kattourakoinnin ja kattohuoltopalvelun pohjoismainen markkinajohtaja Icopal Katto Oy toimii rakennusalalla, jossa projektien dokumentointi eri vaiheissa on välttämätöntä niin asiakasraportoinnin, laadunvalvonnan kuin myös mahdollisten ongelmatilanteiden selvittämisen vuoksi. – Dokumentointi koettiin aiemmin työlääksi: kuvia otettiin kännykällä tai pokkarilla, kerättiin tietoa Word-dokumentteihin, pyöriteltiin niitä ympäriinsä ja allekirjoitettiin. Käytössä oli kyllä yksi mobiilissa toimiva tiedonkeruualusta, mutta toimittaja ei ollut halukas kehittämään sitä tarpeidemme mukaan, kertoo Icopal Katto Oy:n kehityspäällikkö Kari Lappalainen. Icopal Katto Oy:n palveluihin liittyy kaikkiaan yli 40 työmaaolosuhteissa tehtävää tiedonkeruutapahtumaa.

“Halusimme järjestelmän, jossa kerättävä tieto ja sen pohjalta luotavat raportit voitaisiin määritellä helposti itse, asiakas- ja lomakekohtaisesti. Tavoitteena oli toiminnan tehostaminen, asiakaskokemuksen kehittäminen sekä työn mielekkyyden lisääminen. Kumppaniksi löytyi Systems Garden, jonka kehittämän alustan potentiaalin olin tunnistanut toisen tuotteen esittelyn yhteydessä.”

Nopeaa ja sujuvaa yhteistyötä

Projekti starttasi marraskuussa 2014, ja ensimmäinen testiversio oli kokeiltavissa jo kuukauden kuluessa keskustelujen aloituksesta. – Se oli varsin iloinen yllätys, sillä demoversiossa oli jo todella pitkälle kehitettyjä, fiksuja toiminnallisuuksia käytössä, muistelee Kari Lappalainen. Pilottikäyttöön järjestelmä valmistui maaliskuussa, ja varsinaisen käyttöönoton aika koitti kesäkuussa 2015. – Yhteistyö on sujunut jouhevasti kaikissa vaiheissa. Systems Garden on reagoinut jokaiseen pyyntöömme; kaikki, mitä on sovittu toteutettavaksi, on tehty – myös ”nice to have” -tyyppiset ominaisuudet. Mielestäni on kohtuulyhyessä ajassa saatu valmiiksi erittäin hyvin toimiva järjestelmä, Lappalainen arvioi.

Tehokkuutta ja laatua

Nyt Icopalin lomakkeet luodaan ja ylläpidetään keskitetysti helppokäyttöisessä taustajärjestelmässä. Katolle mennessään tarkastaja kirjautuu mobiililaitteellaan järjestelmään ja löytää sieltä tarkastuksen mukaisen protokollan. – Yhtenäinen lomakejärjestelmä varmistaa, että kaikki prosessinmukaiset asiat tulee tehtyä. Lomakkeen täyttäminen on vaivatonta, ja kuvien liittäminen suoraan lomakkeelle on erittäin helppoa ja nopeaa. Sen jälkeen materiaalista muodostetaan sähköinen raportti asiakkaalle, jonka työparin toinen osapuoli viimeistelee autossa matkalla kohteesta toiseen, Lappalainen kuvailee SG Gate -nimisen järjestelmän toimintaa käytännössä. Raportin muodostamiseen kuluva aika on tippunut kolmannekseen: aiemmin yhden raportin muodostamiseen kului keskimäärin 57 minuuttia, SG Gaten myötä enää 23 minuuttia. – Ero on huikea. Meillä tehdään vuodessa noin 2500 raporttia, joten kyse on todella merkittävästä toiminnan tehostumisesta, toteaa Kari Lappalainen.

Raportti asiakkaan tarpeiden mukaan

SG Gaten käyttöönotto sujui helposti: yhteisessä tunnin mittaisessa tilaisuudessa varmistettiin, että kaikki saavat oikean sivun auki ja lisättyä sen kirjanmerkkinä selaimeensa. – Mitään varsinaista koulutusta ei tarvittu. Aiempaan pdf-tiedostoilla pelaamiseen verrattuna uusi lomakejärjestelmä on helppokäyttöinen ja toimintavarma – yhtään virhetilannetta ei ole syntynyt. Lisäksi meillä on nyt mahdollista lisätä ohjetekstejä tarkastuksentekijöille suoraan lomakkeisiin siis ohjata työtä juuri oikealla hetkellä, tiedonkeruun rajapinnassa, Lappalainen kertoo. Hän uskoo, että myös asiakkailta tulee kiitosta sekä nopeudesta että lomakkeiden selkeydestä ja muokattavuudesta. – Esimerkiksi eräällä valtakunnallisella asiakkaallamme on 350 tarkastettavaa kohdetta, ja pystyimme tekemään heille helposti täysin toiveiden mukaan räätälöidyn raportin. Toisaalta osa asiakkaista toivoo nimenomaan mahdollisimman simppeliä raportointia. Nyt meillä on täydellinen vapaus valita, mitä tietoa lomakkeilla kerätään ja millainen raportti siitä muodostetaan – käytössämme on oivallinen työkalu hyvän asiakaskokemuksen luomiseen, Lappalainen kuvailee.

Uusia liiketoimintamahdollisuuksia

SG Gatelle on mielessä jo useita muitakin käyttökohteita aina tarjouslaskennasta asiakkaiden toiminnan suunnittelua hyödyttävän, kattavan datan keräämiseen. Lomakejärjestelmä tullaan myös tulevaisuudessa integroimaan toiminnanohjausjärjestelmään.

“Näemme tässä valtavat määrät sekä toiminnan tehostamisen että ihan uuden liiketoiminnan mahdollisuuksia. Panostamme jatkossakin mobiiliratkaisujen kehittämiseen ja olemme löytäneet Systems Gardenista siihen osaavan partnerin.”

Icopal

Kari Lappalainen, Kehityspäällikkö

”Meillä tehdään vuodessa noin 2500 raporttia. SG Gate säästää työaikaa yhden raportin kohdalla vähintään puoli tuntia. Nopeutuneen, yhtenäisen ja räätälöitävän raportoinnin myötä pystymme tarjoamaan parempia asiakaskokemuksia. Helppokäyttöinen järjestelmä on myös lisännyt henkilöstön tyytyväisyyttä.”

Icopal Katto Oy

Icopal Katto Oy kuuluu kansainväliseen Icopal-konserniin, joka on Euroopan johtava kate- ja vedeneristysmateriaalien valmistaja sekä katto-urakoinnin ja kattohuoltopalvelujen markkinajohtaja Pohjoismaissa.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Liity tuhansien tyytyväisten työntekijöiden joukkoon! Ota yhteyttä Pirkkaan ja sovi tapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi. Tapaaminen on maksuton, eikä velvoita mihinkään.

pirkka

Pirkka Paronen
pirkka.paronen@systemsgarden.com
0505921207

7 + 2 =