XAMK

Sosiaalinen intranet uuden organisaation tueksi

Kymenlaakson ja Mikkelin ammattikorkeakoulut fuusioituvat uudeksi ammattikorkeakouluksi vuonna 2017. Toimintojen yhtenäistämiseen tartuttiin emoyhtiössä, Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:ssä (Xamk) jo hyvissä ajoin. Tärkeä osa valmistelua oli yhteisen, sosiaalisen intranetin sekä työtilojen käyttöönotto.

”Toimiva intranet on organisaation keskeinen viestintäkanava, ja sen merkitys korostuu entisestään fuusiotilanteessa. Siksi lähdimme rakentamaan hyvää pohjaa viestinnälle jo hyvissä ajoin vuonna 2013”, taustoittaa Xamkin tiedottaja Riitta Leviäkangas.

  • Moderni ja helppokäyttöinen intranet tarjoaa yhteisen viestintäkanavan neljän kampuksen koko henkilöstölle
  • Yhteistyön tukeminen edesauttaa uuden organisaation vakiinnuttamista
  • Joustava jatkokehitys ja tuki myös käyttöönoton jälkeen

Yhteisöllisyyttä sosiaalisella intranetilla

Alkuvuosi 2013 kului huolelliseen suunnitteluun. Kymenlaakson ja Mikkelin ammattikorkeakoulujen erilliset intranetjärjestelmät haluttiin korvata kaikille yhteisellä viestintäkanavalla ja työtiloilla. Tavoitteena oli sosiaalinen intranet, joka mahdollistaisi aiempaa yhteisöllisemmän viestinnän. Vaatimusmäärittelyn valmistuttua loppuvuodesta 2013 valikoitui kilpailutuksen perusteella kumppaniksi Systems Garden. Järjestelmän alustaksi oli valittu SharePoint jo suunnitteluvaiheessa, mutta joitakin muutoksia vaatimusmäärittelyyn tehtiin vielä projektin käynnistyessä tammikuussa 2014. System Garden hoiti projektin teknisen toteutuksen ja johti projektia. Xamkin puolelta projektiryhmään kuului toistakymmentä henkilöä kolmesta eri organisaatiosta eli molemmista kouluista ja emoyhtiöstä.Tekninen toteutus valmistui aikataulun mukaisesti juhannukseen mennessä.

”Sisällöntuotantoa ja koulutuksia jatkettiin vielä ennen opetuksen alkua elokuussa, jolloin intran käyttöönotto häiritsi vähiten toimintaamme. Intranet julkaistiin suunnitelman mukaisesti elokuun lopulla”, Leviäkangas kertoo.

Sosiaalisuus tukee uuden organisaation muotoutumista

Uusi intranet on otettu vastaan hyvin, se on koettu modernina ja helppokäyttöisenä.

”Systems Garden koulutti pääkäyttäjät ja päivittäjät ja tuotti muutamaan erityisempään tarpeeseen opastavat videot. Muutoin käyttöönotto on sujunut omin voimin: tarjolla on ollut vierihoitoa, työpajoja ja infoja.”

Uudessa intranetissä sosiaalisuuteen on panostettu paljon. Etusivun syötteessä käydään yhteistä keskustelua, johon kaikki voivat osallistua omalla nimellään ja kasvoillaan. Käytössä on myös esimerkiksi uutisten tykkäys- ja kommentointityökalut.

”Paitsi käytännön tekemisen ja päivittäisen viestinnän helpottamisessa, intranetillä on iso rooli myös fuusion tukemisessa. Toiminta-alueemme on erittäin laaja ja käyttäjiä neljällä eri kampuksella on yhteensä noin 800, joten virtuaalisen kanssakäymisen merkitys yhteenkuuluvuuden tunteen vahvistamisessa ja uuden organisaation vakiinnuttamisessa on merkittävä.”

Onnistuneen projektin edellytys: hyvä yhteistyö ja vuorovaikutus

”Yhteistyö ja vuorovaikutus toimittajan kanssa on mielestäni tärkeää, ja se on sujunut hyvin SG:n kanssa. Mukavien ihmisten kanssa on helppo olla yhteydessä, ja SG:n asiantuntijat osaavat tuoda esille olennaisia asioita ja kysyä oikeita kysymyksiä. Kokonaisuus hoitui luvatulla tavalla ja sovitussa aikataulussa. Myös käyttöönoton jälkeen tarjolla on ollut hyvää palvelua SharePointin kehittämisessä”, Leviäkangas kiittää.

Kehitystyö Xamkissa jatkuu seuraavaksi yhteisten työtilojen ja MySite-toiminnallisuuden käyttöönotolla. Lisäksi suunnitelmissa on konsernin yhteinen asian ja asiakirjojen hallintajärjestelmä, joka tullaan linkittämään intranetiin.

Riitta Leviäkangas, Tiedottaja

”Yhteistyö ja vuorovaikutus toimittajan kanssa on mielestäni tärkeää, ja se on sujunut hyvin SG:n kanssa. Mukavien ihmisten kanssa on helppo olla yhteydessä, ja SG:n asiantuntijat osaavat tuoda esille olennaisia asioita ja kysyä oikeita kysymyksiä.”

XAMK

XAMK - Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy

Kymenlaakson ammattikorkeakoulu (Kyamk) ja Mikkelin ammattikorkeakoulu (Mamk) fuusioituvat uudeksi ammattikorkeakouluksi vuonna 2017. Uusi ammattikorkeakoulu tarjoaa korkeakouluopetusta neljällä kampuksella Kotkassa, Kouvolassa, Mikkelissä ja Savonlinnassa. Opiskelijoita on yhteensä noin 9000. Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulun Oy (Xamk) on Kyamkin ja Mamkin emoyhtiö, joka tarjoaa tytäryhtiöilleen opetuksen ja muun toiminnan tukipalveluja.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä Marjaan ja sovi tapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi. Tapaaminen on maksuton, eikä velvoita mihinkään.

marja

Marja Unkuri
marja.unkuri@systemsgarden.com
0451217655

2 + 13 =