fbpx

Tietotyö O365-palveluilla

Microsoftin O365 -ratkaisut viestintään, ryhmätyöhön ja dokumenttien hallintaan

Tietotyö O365-palveluilla

Microsoft 365 -työkalut tarjoavat hyvän alustan aidolle yhteistyölle ja dokumentinhallintaympäristön toteutukseen; niitä pitää vain käyttää oikein.

Aseta tavoite

On tärkeää ensin kuvata asiat, jotka halutaan nykyisessä toimintaympäristössä muuttaa. Onko tiimi- tai projektityöskentely saumatonta? Halutaanko dokumenttikaaokseen helpotusta, intranet selkeämmäksi, sopimukset ojennukseen, nojaako sisäinen ja ulkoinen viestintä liiaksi sähköpostiin?

Pelkkä työkalu ratkaisee harvoin ongelman juurisyytä. Tiedostojen vieminen SharePoint -kirjastoon metatietoineen on helppoa. Oleellista onkin ensin tunnistaa erilaiset käyttötapaukset esimerkiksi tallennussääntöjen, käyttöoikeuksien, hyväksymis- ja allekirjoituskäytäntöjen ja säilytyksen kannalta, ja luoda niille omat automaatio- ja käsittelytavat.

Määrittele uudet toimintatavat

Sujuvaan työskentelyyn tarvitaan yhteisiä sääntöjä ja toimintatapoja. Kun tiedostoja lähdetään työstämään, on yhdessä päätettävä, tallennetaanko ne ensin työpöydälle, OneDriveen, Teamsiin vai SharePointiin. Seuraavaksi on pohdittava, miten dokumentit siirtyvät kollegoille työstettäväksi ja kommentoitavaksi, esimiehelle hyväksyttäväksi, ja sen jälkeen yhteistyökumppanille allekirjoitettavaksi tai intraan yleisohjeeksi.

Uudet toimintatavat voidaan tarvittaessa dokumentoida yhteiseksi pelikirjaksi, jotta vanha kaaos ei palaa.

Ota uudet välineet käyttöön

Välineet – eli pilvipalvelut – ovat yleensä jo olemassa. SharePoint voi vaatia ensin pientä ruuvausta, jotta se taipuu dokumenttisäilöksi, sopimuskirjastoksi, kuvapankiksi tai intranetiksi. Power Automatella saadaan hyväksymismenettelyyn automatiikka, ja Power BI:llä bisneskriittinen tieto visualisoitua.

Microsoft 365-palvelut ovat kytköksissä toisiinsa, ja samoja asioita voi tehdä monella eri tavalla. Yhdessä sovitut säännöt ja toimintatavat ratkaisevat varsinaisen ongelman; työkalujen rooli on toteuttaa yhteinen tahtotila.

Meiltä saat muun muassa seuraavat työvälineet sujuvaan yhteistyöhön:

Lue lisää referensseistämme, kuinka Microsoft 365-palvelut ja digitaaliset työvälineet ovat edistäneet asiakkaidemme sujuvaa yhteistyötä.

Intranet

Hanki toimiva ja tavallinen intranet meiltä!

Dokumenttien hallinta

SharePoint Online ja Teams soveltuvat valmiiden tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen

Sopimushallinta

Monesti riittää, että dokumenteista tärkeimmille eli sopimuksille on oma hallintamallinsa

 

Referenssimme

Lue lisää intranet- ja dokumentinhallinnan ratkaisuistamme:

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Suvi

Suvi Ranttila
suvi.ranttila@systemsgarden.com
+358 40 657 5235

10 + 10 =