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Dokumentenverwaltung

Office 365 und SharePoint in der Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung muss keine Zusatzbelastung mehr sein! Eine durchgeplante und adäquat zugeschnittene Dokumentenverwaltung macht sich langfristige bezahlt und garantiert die Zufriedenheit Ihrer Kunden.
Mittels Office 365 können Sie diese ganz einfach einrichten und gekonnt einsetzen.

Office 365 und SharePoint in der Dokumentenverwaltung

Die Notwendigkeit der Dokumentenverwaltung ergibt sich durch ein Verknüpfen der Bereiche Intranet, Arbeitsbereich und Extranet und deren Projekte. Eine dauerhafte Dokumentenverwaltung sollte immer kundenspezifisch erstellt werden. Umfang und Gesamtkosten der Investition hängen von den Anforderungen bezüglich Archivierung, Umfang des Metadaten-Models sowie Automatisierung ab.

Wir beliefern Kunden sowohl mit großen Dokumentenverwaltungssystemen für hunderttausende von Dokumenten, Archivierungssystemen für Kurz- und Langzeitarchivierung sowie selbstverständlich auch mit individuellen Vereinbarungen für digitale Bibliotheken für mäßigere Ansprüche.

Kontaktieren Sie uns und wir bieten Ihnen Lösungen, die speziell auf Ihre Ansprüche zugeschnitten sind!

SharePoint und SharePoint Online wurden in erster Linie zum Speichern und Verbreiten von Dokumenten entwickelt, wobei diese eine exzellente digitale Plattform darstellen. Die Dokumentenverwaltung in SharePoint basiert auf Deskriptoren – Metadaten – die automatisiert werden können und auf diese Weise das Hinzufügen und Verwalten von Dokumenten sicher und einfach gestaltet. Die Intelligente Suchfunktion für Wörter stellt ein praktisches Mittel zur täglichen Schnellsuche von Dokumenten dar. Entsprechende Benutzerebenen und Versionsverwaltung garantieren eine effiziente Dokumentenverwaltung.

Vertragsverwaltung mit Office 365

Eine der häufigsten Bereiche der Dokumentenverwaltung betrifft die Vertragsverwaltung. Verträge können aufgeteilt und an verschiedenen Orten gespeichert sein – in Ordnern, auf dem Festplattenspeicher, in Emails und eigenen Ordnern der Benutzer – entweder eingescannt oder als Versionen in Bearbeitung. Ganz einfach gestaltet sich das Verschieben von Dateien in die SharePoint Bibliothek; wichtig hierbei ist das Abgrenzen der verschiedenen Anwendungsbereiche, z.B. Regeln zur Speicherung, Benutzerrechte, Zulassungsverfahren und Archivierung. Die Dokumentenverwaltung ist oft u.a. mit den folgenden Bereichen verbunden:

  • Kaufvertrags-Verwaltung: Kaufverträge, Dienstleistungsverträge und Produktverträge
  • Beschaffungsvertrags-Verwaltung: Beschaffungsverträge, Anschaffungen und Investitionen
  • Administrationsvereinbarungen: Vereinbarungen und Verträge bezüglich Finanzverwaltung, Personaldienstleistungen HR, Immobilienmanagement und IT Dienstleistungsanbieter

Wir haben für Sie eine große Auswahl verschiedenster Lösungen der Dokumentenverwaltung als Teil des Intranets oder weiterer Projekte der Dokumentenverwaltung. Bitte senden Sie uns eine Anfrage zwecks Demonstration und gemeinsamen Gespräch.

Dokumentenverwaltung in der Praxis

Die in Geschäftsräumlichkeiten stattfindende Teamarbeit hat sich bereits auf Team-Plattformen ausgebreitet. Was bislang in langen Email-Ketten endete, wird nun in Team-Chats behandelt; Dokumentenbearbeitung und -verwaltung finden sich unter Registerkarte-Dateien oder im SharePoint Material-Ordner. Teamarbeit hat sich zu einer bequemen, schnellen und einfachen Arbeitsform in Fachorganisationen entwickelt, da Echtzeit-Information und Dokumente nur einige Klicks entfernt sind.

Was aber, wenn die Arbeit in Teams andere Phänomene als Keyboard-Klicks mit sich bringt, wie beispielsweise Nagler-Lärm, Steineklopfen oder Schweißmaschinengeräusche? Und wenn die Teamkollegen keine entfernten Bürokräfte sind, sondern vor Ort im Lager oder zwischen den Standorten, auf Kundenvisite oder hoch oben auf dem Kran? Pläne und Vereinbarungen befinden sich in traditionellen Ordnern, der Echtzeit-Datenfluss findet mittels Bildnachrichten in WhatsApp Teams statt.

Hierfür gibt es eine Lösung. Daten von Baustellen, Verträge und Echtzeit-Daten können für jedermann zugängig gemacht werden. Gespräche können ganz einfach stattfinden, und zwar mit vorliegenden Verträgen und Planungspapieren. Wann war die festgelegte Lieferfrist, die Anzahl der verschifften und noch nicht zugestellten Ladungen und welcher der Speicherort des aktualisierten Technischen Entwurfes?

Die praxisnahe Dokumentenverteilung kann mittels Teams effizienter erfolgen. Auch in mobiler Version. Und auch mit dem Nagler in einer Hand. Kontaktieren Sie uns – wir sagen Ihnen, wie es geht.

Ausstattung

  • O365 Team-basierte Dokumentenverwaltung
  • Zentralisierte Metadaten-Verwaltung
  • Verwaltung von Dokumentenvorlagen
  • Informationsverwaltungsplan und unterstützte Speicherung
  • Versionsverwaltung
  • Archivierung und Bedingungen der Datenspeicherung

Interessiert? Kontaktieren Sie uns!

Kontaktieren Sie uns zwecks Terminvereinbarung. Finden wir heraus, welche Lösung für Ihr Unternehmen die passende ist.

Suvi

Suvi Ranttila
suvi.ranttila@systemsgarden.com
+358 40 657 5235

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