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Mobile Dokumentation

Daten und Berichte aus Feldbeobachtung mittels mobiler Dokumentation

Die Mobile Dokumentation von Systems Garden umfasst viel mehr als nur einzelne digitale Berichte. Es handelt sich um ein Instrumentarium zur einfachen und verlässlichen Steuerung des kompletten Dokumentationsprozesses – Erstellung von Berichten, Verteilung, Nachbereitung und Datenverwaltung.

Wie oft hört man die Aussage, dass die Berichterstellung den besten Teil ihrer Arbeit darstelle?

Wohl recht selten. Natürlich gibt es auch jene, die ihre Excel Tabellen lieben. Die meisten von uns jedoch erschöpft das Sammeln von Daten in endlos lange Datenvorlagen – und wir schieben die Berichterstellung bis zum allerletzten Termin vor uns her.

Mobile Berichterstellung ist eine noch anspruchsvollere Aufgabe. Daten aus Feldversuchen werden meistens mittels traditioneller Methoden gesammelt und später zu einem passenden Zeitpunkt dargelegt. Zu jenem Zeitpunkt können die Daten allerdings veraltet sein.

Berichte werden generell per Email weitergeleitet. Die Daten werden in einem umfangreichen Bericht zusammengefasst, der wiederum mittels Email versandt wird.

Diese Art der Berichterstellung ist zeitaufwendig, wobei die Daten bereits veraltet oder sogar verzerrt sein können, bevor diese ankommen. Und niemand macht mehr gerne das, was er tun soll.

Dieser Prozess kann allerdings mittels Echt-Zeit-Berichterstattung modernisiert werden – und die Mitarbeiter können ihre Zeit für wichtiger Aufgaben nutzen.

Die mobile App führt für die Mitarbeiter zu ihren Arbeitsplätzen – auf Baustellen, zu Demo Punkten, Inspektionsstätten und zur Entgegennahme von Waren, durch Lager und Vertriebsmeetings. Außendienstmitarbeiter verwenden ihr Mobiltelefon zum Speichern von Zielinformationen, Abbildungen, Überwachungen, Rückmeldungen und Kontrolldaten direkt in eine Echt-Zeit-Datenbank.

Somit wird der Kommunikationsprozess beschleunigt – dieser erweist sich als viel effizienter, da verschiedene Beteiligte die Gelegenheit bekommen, mit Echt-Zeit-Berichten zu arbeiten, und zwar ohne zwischengeschaltete Dritte.

Echt-Zeit- Mobile Dokumentation ist einsetzbar für:

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Inspektionsberichte

Technische Inspektionsberichte nehmen Zeit in Anspruch und werden häufig in Anschluss an die Inspektion erstellt, wobei auf diese Weise ein Teil relevanter Information vernachlässigt werden kann. Die Anwendung Mobiler Dokumentation ermöglicht eine zeitgleiche Berichterstellung mit Inspektion vor Ort, wobei die gesamte erforderliche Information mit Abbildungen erfasst wird.

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Transportkontrolle

Sobald eine Produktlieferung ihren Zielort erreicht, existiert keine zusätzlicher Berichterstellung über Qualität und Zustand der Lieferung. Mit Hilfe mobiler Dokumentation können Daten, zusammen mit Abbildungen der zugestellten Lieferung, Auskunft über Zustand und präzise physischen Umgebung geben und dem Bericht hinzugefügt werden.

Selbstkontrolle

Verlässliche Selbstkontrolle z.B. mittels interner Inspektionsberichte stellt einen der Meilensteine für erfolgreiche Projekte in der Baubranche dar.

Es ist entscheidend, dass bei Übergabe von Sachgütern die Ziel- und Qualitätssicherung in allen Vertragsvereinbarungen schriftlich festgelegt werden. Selbstkontrolle dient als Garantie für diese Aufgabenerfüllung und zur Weiterleitung aller benötigten Informationen. Mittels angewandter Digitaler Selbstkontrolle, die das Versenden von Abbildungen vor Ort und unmittelbare Datenübertragung ermöglichen, können sowohl Zeit eingespart als auch Missverständnisse ausgeschlossen werden.

Sicherheitsüberwachungen

Ob im Büro oder im Außendienst – es können immer Verbesserungsvorschläge für bestehende Sicherheitsfragen gefunden werden, wobei viele Mitarbeiter während der Arbeit auf Sicherheitsaspekte stoßen. Beispielsweise fehlt ein Schutzgeländer, entzündliches Material wurde unbeobachtet hinterlassen oder der Notausgang wurde mit Verpackungsmaterial blockiert. Digitale Berichtsysteme verbessern die Sicherheitszustände, indem Mängel in Echt-Zeit sichtbar gemacht werden. Sicherheitsrundgänge können in der Applikation integriert werden, wobei diese auch als Projektverfolgung und Berichterstellungshilfe bei regelmäßigen Vermessungen dienen.

Warum ist mobile Dokumentation die bessere Lösung?

  • Signifikante Zeiteinsparung – keine Notizen in Papierversion mehr nötig
  • Berichte können mittels mobiler Technik vor Ort direkt erstellt werden
  • Direktes Einfügen von Abbildungen und Informationen zu den jeweiligen Arbeitszielen
  • Unverzügliches Liefern benötigter Berichte
  • Direkte, unverzügliche Projektverfolgung möglich
  • Digitale Dokumentation dient als gültiges Beweismittel für geleistete Arbeit
  • Allgemeine Überschaubarkeit der Arbeitsschritte, Inspektionen und Lieferungen

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Suvi

Suvi Ranttila
suvi.ranttila@systemsgarden.com
+358 40 657 5235

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