Fennovoima

Moderni intranet kasvun tueksi

Fennovoimalle rakennettiin SharePoint-intranet tukemaan sisäistä viestintää ja yhteisöllisyyttä voimakkaasti kasvavassa organisaatiossa.

Fennovoiman henkilöstömäärä on muutamassa vuodessa moninkertaistunut. Siksi vanhan, aikoinaan lähes nollabudjetilla rakennetun intranetjärjestelmän rajat alkoivat väistämättä tulla vastaan.

”Se ei yksinkertaisesti enää teknisesti vastannut ajan ja käyttäjämäärän tarpeita”, kertoo IT-päällikkö Jesse Santtila Fennovoimalta.

Uusi intra haluttiin rakentaa selkeissä vaiheissa, jotta projekti pysyisi hallittavan kokoisena ja valmistuisi sille asetetussa tiukassa aikataulussa. Liikkeelle lähdettiin viestinnällisestä intranetistä, jonka tavoitteiksi asetettiin käyttöasteen kasvattaminen ja sitä kautta yhteisöllisyyden lisääminen sekä osaamisen ja ihmisten löytymisen helpottaminen.

”Tavoitteena oli toimiva sisällöntuotantojärjestelmä moderneilla ominaisuuksilla. Toimintavarmuus ja järjestelmätuki olivat listalla korkealla, samoin laajennus- ja integrointimahdollisuudet”, listaa Santtila.

Organisaation tarpeiden kartoittamisen pohjalta tehtiin jo jonkin verran määrittelyitä sisäisesti. Samalla pyrittiin hahmottelemaan tulevaisuuden kuvaa laajemminkin.

”Ajatus oli, että sama järjestelmä tulisi myöhemmin toimimaan myös extranetin pohjana, joten tämä intraprojekti olisi myös oppimiskokemus tulevia laajennuksia ajatellen”, Santtila kuvailee.

Tietoturva-asioita ja energia-alaa ymmärtävä kumppani

Kumppanivalintaa varten listattiin toimittajia, joista valittiin määritellyillä kriteereillä ehdokkaat, joille lähetettiin ensin informaatiopyyntö ja seuraavalla kierroksella tarjouspyyntö.

”Toimittajia listattiin teknologianäkökulmasta avoimin mielin, mutta melko pian huomattiin, että valtaosa toimittaa nimenomaan SharePoint-pohjaisia ratkaisuja. Se oli toki meille validi vaihtoehto muutenkin”, toteaa Jesse Santtila.

Sopivimmaksi kumppaniksi valikoitui Systems Garden niin kokonsa, ilmeensä kuin osaamisensa puolesta.

”Haluamme kokea olevamme tärkeä asiakas emmekä vain yksi tuhannesta. Systems Gardenilla oli kosketusta energia-alaan sekä ymmärrystä tietoturva-asioista: sieltä ei yritetty tarjota ratkaisuja, joita emme voi ostaa”, perustelee Santtila.

Iteratiivisesti aikataulussa

Intraprojektia lähdettiin toteuttamaan hyvin iteratiivisesti: ensi vaiheessa tavoitteena oli saada käyttöön sisällöntuotantojärjestelmän perusominaisuudet; työkalut sisäisen viestinnän tavanomaisiin tarpeisiin.

”Omia määrittelyitä teimme vuodenvaihteen tienoilla ja varsinainen projekti SG:n kanssa starttasi huhtikuussa 2015. Uuden intran saimme käyttöön aikataulun mukaisesti kesäkuun puolivälissä”, kertoo projektipäällikkönä toiminut viestintäpäällikkö Heli Nikula Fennovoimalta.

Hän iloitsee siitä, että projekti valmistui aikataulussa, vaikka nopeassa kasvavassa organisaatiossa kaikilla riittää tekemistä.

”Aika vähän siirrettiin vanhaa sisältöä sellaisenaan uuteen intraan, ja nekin päivitettiin uuden mallin mukaisiksi. Keskeisimmät sisällöntuottajat pysyivät todella hyvin aikataulussa, vaikka osan tontilla olikin suuria kokonaisuuksia. Systems Gardenin sisällöntuottajille järjestämä koulutus varmasti innosti ja sitoutti tekemiseen – ja sitä onkin kiitelty paljon”, Nikula kertoo.

Yhteistyö Systems Gardenin kanssa sujui Heli Nikulan ja Jesse Santtilan mukaan jouhevasti.

”Vastauksia ja palvelua on saatu aina, kun on pyydetty. Odotuksiin vastattiin, mikä on oikeasti iso juttu. Lisäksi jo neuvotteluvaiheessa tuntui, että olimme samalla aaltopituudella iteratiivisen kehittämisen kanssa eli ei tehdä kaikkea kerralla vaan yksi asia kunnolla ja kehitetään sitten siitä taas eteenpäin.”

Myös grafiikkatoimiston ja Systems Gardenin yhteistyö saa kiitosta.

”Ulkoasu oli huoliteltu eikä se näyttänyt SharePointilta vaan ihan oikealta verkkosivustolta”, Santtila toteaa.

Hyvillä mielin kohti jatkokehitystä

Uusi intranet lanseerattiin käyttöön kuukausittaisen henkilöstöpalaverin yhteydessä. Käytön tueksi on tuotettu jonkin verran video-ohjeita.

”Huolimatta siitä, että aikaa lanseerauksesta lomien alkuun oli vain vähän, on kehitysehdotuksia ja palautetta tullut jo reilusti. Palaute on ollut kannustavaa ja käyttäjät vaikuttavat tyytyväisiltä”, arvioi Heli Nikula.

Seuraavissa kehitysvaiheissa luodaan kytköksiä ja näkymiä muihin palveluihin sekä hahmotellaan yhteistä dashboardia ja hakua, joka toisi tärkeimmät järjestelmät helposti käyttäjän ulottuville. SharePointista otetaan käyttöön uusia ominaisuuksia, esimerkiksi sosiaaliset työkalut ja keskustelut.

”Yhteistyötä Systems Gardenin kanssa jatketaan hyvillä mielin. Tukisopimus tukee iteratiivista kehitysajatustamme erinomaisesti, sillä saamme jatkossa SG:n konsultin istumaan tänne meidän kanssamme ja miettimään, mikä on järkevää ja mikä ei.”

Fennovoima: Jesse Santtila ja Heli Nikula

Jesse Santtila, IT manager

”Vastauksia ja palvelua on saatu aina, kun on pyydetty. Odotuksiin vastattiin, mikä on oikeasti iso juttu.”

Fennovoima

Fennovoima rakentaa Suomeen uutta ydinvoimaa, jolla tuotetaan kohtuuhintaista sähköä elinkeinoelämälle ja kotitalouksille. Vuonna 2007 perustettu yhtiö kasvaa voimakkaasti, ja sen palveluksessa on tällä hetkellä noin 300 henkilöä.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä Marjaan ja sovi tapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi. Tapaaminen on maksuton, eikä velvoita mihinkään.

marja

Marja Unkuri
marja.unkuri@systemsgarden.com
0451217655

7 + 2 =