Marttaliitto – Dokumentinhallintaa modernisti

Ruudun äärellä työskennellään usein yksin, eikä hyllytila digitaalisessa ympäristössä lopu kesken. Vanhat asiakirjat ja sähköiset dokumentit unohtuvat helposti kansioon tai levynnurkkaan, joita äärettömältä tuntuvassa sähköisessä tilassa riittää loputtomasti.  

Marttaliitossa havahduttiin siihen, että dokumenttien ja tietojen hallinta oli liian hajautunutta. Oli omia verkkolevyjä ja -asemia, yleisiä ja yksityisiä pääsy- ja käyttöoikeuksia ja näiden päälle vielä Teams ja joitakin SharePoint -sivustoja, jonne dokumentteja myös tallennettiin.  

Dokumentit yhteen paikkaan

”Muun tietohallinnon osalta oli jo siirrytty käyttämään pilviteknologiaa. Oli siis parempi myös dokumentinhallinnan osalta vähintäänkin selvittää tilanne ja päästä ratkaisuun, jossa ei ole enää tarvetta omalle palvelimelle varmistuksineen. Oman ympäristön ylläpito erillisine dokumenttienhallinnan palveluineen ei ollut sekään kovinkaan kustannustehokasta”, Reijo Petrell, hallinto- ja talousjohtaja, Eduard Polónin säätiön asiamies kuvaa projektin alkutaivalta.   

Projektin alussa vaihtoehdot pidettiin avoinna, teknologiaa ei ollut vielä valittu. Useampia teknologiatoimittajia kuultiin ja haastateltiin ennen valintaa.  

”Systems Gardenilla tunnistettiin hyvin tämän kokoisen ja -näköisen organisaation tilanne. Siellä pystyttiin hahmottamaan kokonaisuus, vaikka toimintatapaamme ei tunnettu ennestään. Tarjousvaiheessa viestintä oli konkreettista, asiakaslähtöistä ja ymmärrettävää. Meille tuli näkemys, että he tuntevat tarpeemme ja eri ratkaisumahdollisuudet”, Petrell jatkaa.  

Päätöksestä projektiksi

Dokumentinhallinnan ratkaisun toimittajaksi valittiin lopulta Systems Garden. Marttaliitosta projektia vetämään tuli Susanna Koski, jonka järjestelmällisissä käsissä SharePoint Onlineen oli tarkoitus siirtää 30 000 dokumenttia erillisestä dokumentinhallinnan järjestelmästä, 400 000 dokumenttia yhteisiltä levypalvelimilta sekä mittava määrä muualle pesiytyneitä asiakirjoja.  

Marttaliitossa ymmärrettiin heti suunnittelun ja valmistelun tärkeys, ja osattiin varautua projektin laajuuteen. 

H-asemilta henkilökohtaisten levytilojen tiedostot päätettiin siirtää jokaisen omaan OneDriveen. Vastaanottavaa päätä eli SharePointissa sijaitsevaa dokumenttienhallinnan sivustoa valmisteltiin vastaamaan lähettävää päätä rakentamalla kansiorakenne valmiiksi etukäteen. Vaivalloisin, mutta tärkein osa dokumentinhallinnan projektia – olemassa olevien tiedostojen siivous – tehtiin ennen siirtoa. Tiedostot käytiin lähtöpäässä läpi, turhat ja vanhat asiakirjat poistettiin tai arkistoitiin.  

Tekniset dokumenttien siirrot tehtiin useassa eri osassa useiden viikkojen ajan. 

”Projekti vaati tiukkaa valmistautumista, hyvää projektinhallintaa sekä jatkuvaa tiedotusta henkilöstölle. Oli tiedotettava, missä vaiheessa tiedostojen käsittely lopetetaan siirtoa varten, ja milloin asiakirjat olivat SharePointissa uudella sivustolla käytettävissä”, Susanna Koski kuvaa projektin kulkua.

”Mitään merkittäviä ongelmia ei havaittu. Teimme paljon töitä. Yleensä resurssit eivät riitä, mutta panostimme projektiin ja ajoitimme sen sellaiseen hetkeen, että siirtoihin voitiin käyttää tarvittava aika. Projektin onnistumiseen ja etenemiseen vaikutti valtavasti yhteistyön sujuvuus Systems Gardenin asiantuntijoiden kanssa. ”

Koski raivasi projektin hallinnallisille ja viestinnällisille tehtäville tilaa kalenteristaan useamman päivän viikosta koko projektin ajaksi. Yhteydenpito oli tiivistä, lähes päivittäistä. Se kannatti, sillä Sam-Patrik Öhman, Systems Gardenin projektipäällikkö, kehui projektin olleen yksi onnistuneimpia ja napakimmin vedettyjä projekteja koko Systems Gardenin historiassa.  

”Arvioisin, että projekti vei kaikkinensa meiltä noin 350 henkilötyötuntia. Tietohallintohankkeeksi aikataulu piti uskomattoman hyvin”, Reijo Petrell summaa.  

Vaivannäkö kannatti

”Henkilöstöltä on tullut tosi vähän kysymyksiä tai apupyyntöjä. Kaikki vain käyttävät uutta järjestelmää, joka pelittää varsin hyvin. Verkkolevyn logiikka ei muuttunut, sillä rakenne säilytettiin samankaltaisena. Erityiskoulutusta tai tukipalveluita ei ole juuri tarvittu. Dokumenttien keskitetty hallinta helpotti myös etätyöskentelyä, koska henkilöstöllä oli mahdollisuus päästä kaikkiin dokumentteihin käsiksi etänä”, Petrell kuvailee. 

”Yhteistyö sujui erittäin hyvin sekä ammatillisesti että henkilökohtaisella tasolla ja asioita saatiin ratkottua. Hauskaakin oli! Moniakin ratkaistavia asioita on suunnitteluvaiheessa ja käytössä tottakai tullut eteen, mutta ne on ratkaistu yhteistyöllä. Asioissa päästiin nopeasti eteenpäin. Lopputulos oli käyttäjien osalta positiivinen ja tavoitteet saavutettiin. Kaikki hyvin!” Petrell tiivistää tyytyväisenä.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.