fbpx

Sopimusten hallinta

Jos organisaation kaikki dokumentit laitetaan tärkeysjärjestykseen, sopimukset ovat yleensä listan kärkipäässä.

Joskus sopimukset liitteineen ovat hujan hajan, mapeissa ja verkkolevyillä, sähköposteissa ja käyttäjien omissa kansioissa. Ei hätää,

…tai rullaa alaspäin ja lue asiasta enemmän.

Sopimushallinta

Sopimuksia joka lähtöön

Sopimushallinta on osa dokumenttien hallintaa. Samat säännöt pätevät niin sopimuksiin kuin muihinkin dokumentteihin. Ennen sopimusten viemistä SharePointiin on tunnistettava eri sopimustyypit, joita ovat mm.

Myyntisopimukset: Myyntisopimukset, palvelusopimukset, tuotesopimukset ja niihin liittyvät yleiset sopimusehdot

Ostosopimukset: Hankinnan sopimukset, ostot ja investoinnit, salassapitosopimukset

Hallinnon sopimukset: Taloushallinnon, HR-palveluiden, kiinteistöjen tai IT-palveluntarjoajien sopimukset

Sopimusten käsittelysäännöt

Kun eri sopimustyypit on tunnistettu, jokaiselle sopimustyypille voidaan erikseen määrittää mm. hyväksymiskäytäntö, käyttöoikeudet, voimassaolo- ja säilytysajat sekä muut metatiedot.

Metatietojen avulla sopimuksille voidaan asettaa hälytyksiä: voimassaolon päättyessä esimerkiksi määritellylle vastuuhenkilölle, jakelulistalle tai Teamsin tiimiin lähetetään automaattinen viesti.

On myös syytä miettiä, kuka vastaa nykyisistä, pian umpeutuvista ja jo vanhentuneista sopimuksista. Tallennetaanko kaikki uuteen järjestelmään, ja miten sopimusten arkistointi jatkossa hoidetaan?

Olemme toteuttaneet kymmeniä erilaisia sopimushallinnan kokonaisuuksia asiakkaillemme. Esittelemme mielellämme rakentamaamme sopimushallinnan demoa. Tilaa esittely, tai lue lisää referensseistämme!

Ominaisuudet

Tavoitteemme on tehdä sopimusten hallinnasta ja seurannasta mahdollisimman helppoa. SharePointista löytyy kattavasti seurantaa helpottavia ominaisuuksia, ja niitä tulee myös jatkuvasti lisää.

i

Kaikki sopimustyypit

SharePoint Online ja Microsoft 365 on yhteensopiva yleisimpien sopimus- ja asiakirjatyyppien kanssa. Jopa sähköpostit voi tarvittaessa tallentaa

f

Metadata

Sopimukseen liitetty sopimustyyppi, asiakas, vastuuhenkilö, GDPR-tieto sekä päivämäärät (eli metadata) mahdollistavat sopimusten ajantasaisen seurannan ja hallinnan

Versiohallinta

Pilviteknologian ansiosta sopimuksesta on aina saatavilla tuorein versio. Myös versiohistoria tallentuu automaattisesti, ja edellisen version voi palauttaa koska tahansa

R

Hyväksyntä

Sopimuksen sisällön hyväksyntää tai versiointia voi hallita työnkulun avulla. Muokatut versiot jäävät odottavaan tilaan, kunnes ne hyväksytään viralliseksi versioksi tai hylätään

Käyttöoikeudet

Sopimusten muokkaus- ja lukuoikeudet voivat perustua esimerkiksi sopimustyyppiin tai luottamuksellisuuteen. Käyttäjäoikeudet voidaan myös kytkeä suoraan Azure AD:ssa määriteltyihin ryhmiin ja käyttäjiin

~

Luottamuksellisuus

Sopimuksille voidaan määritellä luottamuksellisuusluokka kuten sisäinen, luottamuksellinen tai salainen, joista viimeksi mainittu voi esimerkiksi estää sopimuksen luvattoman avaamisen tai sähköpostiin liittämisen

l

Sähköinen allekirjoitus

Sopimushallinnan ratkaisuun voidaan sisällyttää sopimusten sähköinen allekirjoitus

Automatisointi

Työnkulut pitävät huolen, että sopimuksia koskevat automaattiset sähköpostihälytykset ja arkistointi tapahtuvat määriteltyjen sääntöjen perusteella

Tutustu asiakastarinoihimme

Meyer-logo

“Sopimusmassan hallinnassa helpottaa myös tarkistuspäivämäärät ja hälytykset, jotka ovat meillä käytössä.”

– Taru Häkkinen, Pose Oy:n toimistosihteeri

Lue koko referenssi

YIT Tripla

“Sopimuksiin liitetyt metatiedot ovat tuoneet ryhtiä sopimushallintaan.  Läpinäkyvyys on parantunut.”

– Harri Kivelä, QEHS Manager, Kemppi Oy

Lue koko referenssi

Mitä maksaa?

Sopimushallintaratkaisun hintaan vaikuttaa moni tekijä. Mitä enemmän on eri sopimustyyppejä ja niille määriteltäviä erilaisia käytäntöjä, sen enemmän järjestelmän rakennus vaatii.

Projekti voi siis kustantaa kaikkea 5 000 € ja 20 000 € väliltä. Mm. työnkulkujen määrä ja olemassa olevan sopimuskannan siirto nostavat työmäärää.

Hinta selviää kysymällä! 😉 Älä epäröi tai juttele chattibottien kanssa, vaan ota meihin yhteyttä!

Kiinnostuitko? Kysy lisää, pyydä esittely tai tarjous!

Yhteydenottosi ei sido mihinkään eikä maksa mitään. Emme käytä yhteystietojasi muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Yhteydenoton aihe

14 + 2 =

Muut Microsoft 365 -palvelut

Ovatko intranet ja dokumenttien hallinta ajan tasalla? Lue lisää alta.

Intranet

SharePoint Online soveltuu myös mainiosti intranetiksi.

LUE LISÄÄ

Dokumenttien hallinta

Dokumenttien hallinnassa voidaan hyödyntää usein samoja arkistointiin ja tietoturvaan liittyviä SharePointin ominaisuuksia

LUE LISÄÄ