fbpx

Dokumentinhallinta

Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Asiakirjanhallinta. Informaationhallinta. Tiedonhallinta. Dokumentinhallinta.

Sellaiselle tarvetta?

…tai rullaa alaspäin ja lue asiasta enemmän.

Työlupasovellus mobiililaitteessa ja tietokoneessa

Mistä on kyse?

Asiakirjakaaos syntyy yleensä tilanteessa, jossa keskeneräiset, valmiit, vanhentuneet ja pitkäaikaisesti arkistoitavat dokumentit sijaitsevat samassa epämääräisessä läjässä.

Tiedon määrä kaksinkertaistuu keskimäärin joka toinen vuosi. Jos säännönmukainen siivous jää tekemättä, oikean ja ajantasaisen tiedon löytäminen on hankalaa, ja muuttuu vain entistä hankalammaksi.

Dokumentinhallinnan projekteissa pyrimme alusta asti erottamaan toisistaan

    • asiakirjatyypit: esimerkiksi laatu-, tuote-, laite-, kunnossapito-, sopimus-, tarjous- ja hallintoasiakirjat
    • keskeneräiset asiakirjat
    • valmiit dokumentit
    • pitkäaikaissäilytyksen eli arkistoinnin.

Me autamme!

Meiltä saa apua asiakirjahallintaan, kokonaisvaltaisesti. Asiantuntijoillamme on runsaasti kokemusta tiedonhallinnan haasteista. Apumme ei rajoitu vain tekniseen toteutukseen, vaan avustamme tarvittaessa myös tiedonohjauksen suunnittelussa.

Tekniikassa luotamme Microsoft 365 -pilviteknologiaan, Teamsiin ja SharePoint Onlineen, jonka avulla autamme luomaan ja luokittelemaan dokumentteja, myös tekoälyavusteisesti.

Miten alkuun?

1. Rajaa

Tarjoukset, sopimukset, laatudokumentit vai koko levypalvelimien sisältö? Rajaukset tehdään yhteisessä työpajassa.

2. Kokoa työryhmä

Keitä muutos koskee? Ota päivittäin asiakirjojen parissa työskentelevät mukaan uuden suunnitteluun.

3. Määrittele

Listaamme yhdessä, millaisia toiminnallisuuksia tarvitaan. Liikkeelle voi lähteä myös prototyyppiä testaamalla.

4. Siivoa

Vanhentuneita tiedostoja ei kannata siirtää. Ketkä osaavat siivota vanhat pois? Tarvittaessa autamme siivotun sisällön siirrossa.

5. Vaiheista

Priorisoi, vaiheista ja aikatauluta. Kaikkea ei kannata tehdä kerralla. Aikataulutuksen jälkeen varsinainen tekninen toteutus voi alkaa.

6. Luo säännöt

Joka päivä luodaan satoja uusia dokumentteja lisää. Mihin ne tallennetaan? Usein tarvitaan myös ohjeita tai yhteisiä sääntöjä.

Ominaisuudet

Tavoitteemme on tehdä dokumentinhallinan työkaluista ja dokumenttien päivityksestä mahdollisimman helppoa. SharePointista löytyy kattavasti ominaisuuksia, ja niitä tulee myös jatkuvasti lisää.

i

Kaikki asiakirjat

SharePoint Online ja Microsoft 365 on yhteensopiva yleisimpien asiakirjatyyppien kanssa. Jopa sähköpostit voi tarvittaessa arkistoida

f

Metadata

Asiakirjoille voidaan antaa hakua ja lajittelua helpottavia luokkia eli metadataa. Dokumenttiin liitetty asiakas, organisaatio, määräpäivä tai sopimustyyppi auttaa käyttäjää löytämään juuri oikean tiedoston

R

Versiohallinta

Pilviteknologian ansiosta asiakirjoista on aina saatavilla tuorein versio. Asiakirjojen versiohistoria tallentuu automaattisesti, ja edellisen version voi palauttaa koska ja kuka tahansa

~

Luottamuksellisuus

Asiakirjoille voidaan määritellä luottamuksellisuusluokka kuten julkinen, sisäinen, luottamuksellinen tai salainen, josta viimeksi mainittu voi esimerkiksi estää dokumentin jakamisen tai tulostamisen

Automatisointi

Työnkulut pitävät huolen, että asiakirjat tulevat tallennetuksi, arkistoiduksi tai vaikkapa poistetuksi määriteltyjen sääntöjen perusteella

l

Hyväksyntä

Sisällön hyväksyntää tai versiointia voi hallita työnkulun avulla. Muokatut versiot jäävät odottavaan tilaan, kunnes ne hyväksytään pääversioksi tai hylätään

Käyttöoikeudet

Käyttöoikeudet voivat perustua esimerkiksi asiakirjatyyppiin tai organisaatioon. Käyttäjäoikeudet voidaan myös kytkeä suoraan Azure AD:ssa määriteltyihin ryhmiin ja käyttäjiin

Laiteriippumaton

Dokumentinhallintaan voi kirjautua miltä laitteelta tahansa, ja tärkeimmät tiedostot voi synkronoida suoraan omalle koneelle

Tutustu asiakastarinoihimme

YIT Tripla

”Sopimuksiin liitetyt metatiedot ovat tuoneet ryhtiä sopimushallintaan.  Läpinäkyvyys on parantunut.”

– Harri Kivelä, QEHS Manager, Kemppi Oy

Lue koko referenssi

Vantaan Energia

”Enää työntekoon ja projekteihin liittyviä dokumentteja ei lähetellä sähköpostilla, vaan kaikilla on yhteinen alusta tärkeiden tiedostojen hallintaan. ”

– Heidi Itkonen, Projektipäällikkö

Lue koko referenssi

Mitä maksaa?

Dokumentinhallintaprojektin hintaan vaikuttaa moni tekijä. Mitä enemmän ratkaisulta vaaditaan teknisiä ominaisuuksia, sen enemmän järjestelmän rakennus vaatii.

Projekti voi siis kustantaa kaikkea 5 000 € ja 50 000 € väliltä. Mm. automatisointi ja vanhan sisällön siirto nostavat työmäärää.

Hinta selviää kysymällä! 😉 Älä epäröi tai juttele chattibottien kanssa, vaan ota meihin yhteyttä!

Kiinnostuitko? Kysy lisää, pyydä esittely tai tarjous!

Yhteydenottosi ei sido mihinkään eikä maksa mitään. Emme käytä yhteystietojasi muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Yhteydenoton aihe

13 + 15 =

Muut Microsoft 365 -palvelut

Ovatko intranet ja sopimukset ajan tasalla? Lue lisää alta.

Intranet

SharePoint Online soveltuu myös mainiosti intranetiksi.

LUE LISÄÄ

Sopimusten hallinta

Sopimusten hallinnassa voidaan hyödyntää useita arkistointiin ja tietoturvaan liittyviä ominaisuuksia, joita ei muualla tarvita.

LUE LISÄÄ