fbpx

Dokumentinhallinta

Dokumentinhallinta Office 365 -ympäristössä ja SharePoint-palveluissa.

Dokumentinhallinnan ei tarvitse olla enää raskasta! Oikein mitoitettu ja hyvin suunniteltu dokumentinhallintaratkaisu palvelee pitkään ja pitää käyttäjät tyytyväisinä. Yleiset Office 365 -työkalut tarjoavat hyvän alustan aidon dokumentinhallintaympäristön toteutukseen – niitä pitää vain käyttää oikein.

Office 365 ja SharePoint dokumentinhallintana

Dokumentinhallintaan liittyvät tarpeet nousevat usein esiin intranet-, työtila- ja extranet-projektien yhteydessä. Pysyväisluontoisempi dokumentinhallinta rakennetaan aina asiakastarpeiden mukaan. Arkistointivelvoitteet, metatietomallin laajuus ja järjestelmän vaatima automatiikka vaikuttavat kokonaisuuden laajuuteen ja kustannuksiin. Asiakastoteutuksiimme kuuluu yhtä lailla laajoja, satojatuhansia dokumentteja käsittäviä dokumentinhallintajärjestelmiä, lyhyen ja pitkän ajan arkistointiratkaisuja kuin myös yksittäisiä sopimuskirjastoja pienempiin tarpeisiin. Ota yhteyttä, niin rakennetaan sinulle sopiva ratkaisu

SharePoint ja SharePoint Online on puhtaimmillaan kehitetty tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen, ja se taipuukin erinomaisesti myös järjestelmän alustaksi. Dokumentinhallinta SharePointissa perustuu tiedostoihin liitettyihin asiasanoihin – metatietoihin – joiden automatisoinnilla dokumenttien lisäämisestä ja hallinnoimisesta tehdään yksinkertaista ja helppoa. Älykäs sanahaku puolestaan toimii päivittäisenä työkaluna, jonka avulla asiakirjat löytyvät nopeasti. Tarkoituksenmukaiset käyttöoikeustasot ja versionhallinta tekevät kokonaisuudesta tehokkaan.

Sopimushallinta Office 365 -palveluilla

Yksi yleisimmin kysytyistä dokumentinhallintatarpeista liittyy sopimusten hallintaan. Sopimusdokumentit voivat olla hujan hajan, mapeissa ja verkkolevyillä, sähköposteissa ja käyttäjien omissa kansioissa – skannattuna tai työversiona. Pelkkien tiedostojen vieminen SharePoint -kirjastoon on helppo homma, oleellista on tunnistaa erilaiset käyttötapaukset esim. tallennussääntöjen, käyttöoikeuksien, hyväksyntäkäytäntöjen ja säilytyksen kannalta. Usein dokumentinhallintaan liittyy mm. seuraavia osa-kokonaisuuksia:

  • Myyntisopimusten hallinta: Myyntisopimukset, palvelusopimukset ja tuotesopimukset
  • Ostosopimusten hallinta: Hankinnan sopimukset, ostot ja investoinnit
  • Hallinnon sopimukset: Taloushallinnon, HR-palveluiden, Kiinteistöjen ta IT-palveluntarjoajien sopimukset

Olemme toteuttaneet kymmeniä erilaisia sopimushallinnan kokonaisuuksia asiakkaillemme osana intranet- ja dokumentinhallitaprojektejamme. Pyydä esittely demoympäristöstämme ja katsotaan voimmeko auttaa myös teitä.

Dokumentinhallinta kentällä

Tiimityö siisteissä sisätöissä on jo tehnyt siirtymän Teams-alustan päälle. Sähköpostiketjut ovat vaihtuneet tiimien sisäisiin keskusteluihin, dokumenttien muokkaus ja hallinta Tiedostot-välilehdelle tai SharePointin materiaalipankkiin. Tiimityöstä on tullut monessa asiantuntijayhteisössä helppoa, nopeaa ja yksinkertaista, kun ajantasaiset tiedot ja dokumentit ovat vain muutaman klikkauksen päässä.

Entä kun töitä tehdään yhdessä, mutta tietokoneen näppäimistön sijaan pauke kuuluu runkonaulaimesta, piikkaus- tai hitsauskoneesta? Työyhteisön jäsenet eivät olekaan muodikkaasti etätöissä, vaan varastolla, matkalla työmaalta toiselle, asiakaskäynnillä tai torninosturin nokassa. Suunnitelmat ja sopimukset voivat olla perinteisissä mapeissa, ja reaaliaikainen tiedonkulku hoidetaan kuvaviestein WhatsApp-ryhmissä.

Tähänkin on olemassa ratkaisu. Työmaat, sopimukset ja reaaliaikainen data voidaan saada kaikkien ulottuville. Keskustelut voidaan käydä kätevästi sopimusten ja suunnitelmadokumenttien ääressä. Milloin toimitus oli sovittu, kuinka monta erää tilattua tavaraa olikaan tulossa ja missä olikaan päivitetty tekninen suunnitelma?

Dokumenttien jakamista myös kentällä on mahdollista tehdä tehokkaammin Teamsissä. Myös mobiilisti. Vaikka runkonaulain toisessa kädessä. Ota yhteyttä, me tiedämme miten.

Hansel

Dokumentinhallinta ja arkistointi SharePointissa

Ominaisuudet

  • O365 ryhmäpohjainen dokumentinhallinta
  • Keskitetty metatietojen hallinta
  • Dokumenttipohjien hallinta
  • Tiedonohjaussuunnitelma ja ohjattu tallennus
  • Versionhallinta
  • Arkistointi ja säilytysajat

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi tapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi. 

Mikko Halonen
mikko.halonen@systemsgarden.com
+358 50 300 3509

8 + 2 =