Rakennusliike Reponen Oy – työmaat Teamsiin

Kuinka monta komponenttia, osaa tai elementtiä tulee etsiä, kilpailuttaa tai ostaa, että saadaan kerrostalo rakennettua? 

Vastaus on: todella monta. Työmaakohtainen hankintasopimusten hallinta on melkoista taiturointia. 

Rakennusliike Reponen Oy päätti siirtää työmaan dokumentit aiemmasta dokumentinhallintajärjestelmästä Teamsiin. Aiempi järjestelmä ei ollut lyönyt itseään viiden vuoden aikana kunnolla läpi, joten yritys päätti etsiä kevyemmän ja helppokäyttöisemmän mallin. 

Reposella oli jo valmiiksi Office 365-tunnukset käytössä, joten uutta työkalua lähdettiin etsimään O365-sovellusten joukosta. Teams valittiin, koska perinteiseen kansiorakenteeseen perustuva tiedostonhallinta sekä mobiilisovellus koettiin helppokäyttöisiksi. Teams otettiin käyttöön Rakennusliike Reponen Oy:n työmaille. 

Systems Garden tuki Rakennusliike Reposta Teamsin käyttöönotossa.  

Tiimit päätettiin organisoida työmaakohtaisesti, jolloin jokainen työmaalla työskentelevä toimihenkilö pääsisi käsiksi litteroittain jaoteltuihin hankintasopimuksiin.  

”Joka työmaalla on omaa työmaata koskevat dokumentit ja keskustelut samassa paikassa”, kertoo Reposen hankintainsinööri Paula Airaksela. 

”Teamsin käyttö on jonkin verran vähentänyt työmaan ja toimiston välistä sähköpostiliikennettä – keskusteluvälilehdellä on helppo vastata kysymyksiin, eikä sähköpostijakelulistojen ajantasaisuudesta tarvitse enää huolehtia”, Airaksela summaa. 

Teams taipui työmaakohtaiseen dokumentinhallintaan hyvin.

”Teamsissä on joitakin puutteita aiempaan järjestelmään verrattuna, esimerkiksi dokumentin tulostaminen napin painalluksella. SharePoint-näkymä on kuitenkin hyvänä lisänä rinnalla, ja puutteet on pystytty sen avulla kiertämään”, Airaksela kertoo.  

”Meillä on Reposen tiimi, johon kuuluu kaikki, eli sisäinen tiedotus toimii hyvin Teamsin välityksellä.  Erilliseen intraan ei ole tarvetta. Asukasmuutoksillekin on oma tiiminsä ja asioista voidaan keskustella siellä. Asukasmuutosten tekemistä helpottaa, kun kaikki hankinnat löytyvät työmaittain omista kansioistaan.”

Teamsin käyttö on lähtenyt hyvin liikkeelle, ja käytännöt ovat alkaneet levitä jo muuallekin.

”Vaihto vanhasta ohjelmasta Teamsiin jouduttiin tekemään tosi vauhdilla ja System Garden taipui aikatauluun tosi hyvin. He hoitivat oman osuutensa ammattimaisesti ja koulutuksen knoppikohdat jäivät Teams-keskusteluihin talteen myöhempää käyttöä varten.” 

Nyt kun Teamsin käyttöönotto alkaa olla ohi, tekisitkö jotain toisin?

”En ehkä mitään. Ei tämä ole mitään avaruusteknologiaa. Kansiorakenteeseen kannattaa kiinnittää huomiota. Olemme esitelleet käytäntöjämme muualle organisaatioon, ja siellä on innostuttu kokeilemaan Teamsin käyttöä”, Airaksela tiivistää lopuksi. 

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.