fbpx

Sopimushallinta yhteen paikkaan – Rastor-instituutti ry

21.12.2022 | Microsoft 365

Valtakunnallisesti toimiva koulutusalan yritys Rastor-instituutti on muodostunut muutamia vuosia sitten kahdesta pitkän linjan alan yrityksestä. Kehityskulku sai jatkoa Microsoft 365 -ympäristöön keskitetystä sopimushallinnasta, joka mahdollistaa yritykselle entistäkin sujuvamman arjen.

Rastor-instituutin ICT:n ja markkinoinnin kehityspäällikkö Heikki Kurkinen kertoo, että koulutusta sodasta palanneille tarjoamaan perustettu Rastor Oy sekä jo 1930-luvulla perustettu Markkinointi-instituutti löivät hynttyyt yhteen vuonna 2015, mutta toimivat kahtena yrityksenä aina vuoteen 2020. Kurkinen kertoo huvittuneena, että lähtötilanne toiminnan yhdistämiselle oli erityislaatuinen.

– Olihan se erikoista huomata, että kahdella samankokoisella saman alan toimijalla ei ollut ICT-puolella käytännössä juurikaan yhteisiä ratkaisuja. Yhdistymisessä päästiin siitä huolimatta hyvin liikkeelle.

Mies pitää esitelmää sopimushallinnasta luokkatilassa pöytien ääressä istuville kuuntelijoille

M365-sopimushallinnan ammattilainen löytyy

Kurkinen mainitsee, että Rastor-instituutin käytössä on Microsoft Dynamics -järjestelmä, jota on käytetty kohtalaisen paljon myös sopimushallinnassa.

– Se ei ole ihan täysin istunut meille sopimusten käsittelyssä. Omassa henkilöstössämme on noin 160 osaajaa, joista vain muutama toteuttaa oman toimensa ohella koulutusta. Käytännössä kaikki kouluttajamme, noin 300 henkeä, ovat ulkoisia ja sopimushallinta on keskeisessä osassa yhteistyötämme.

– Niinpä lähdimme kartoittamaan mahdollisuutta toteutukseen, jossa ICT:n, markkinoinnin, taloushallinnon ynnä muiden osa-alueiden sopimushallintatoiminnot olisivat kaikki samassa paikassa.  

Kurkinen kertoo, että sopimushallinnan projektin toteuttajaksi kilpailutettiin useita tarjokkaita, mutta Systems Garden erottui edukseen.  

– Heillä oli maanläheinen ja käytännöllinen lähestymistapa meidän maailmaamme. He ymmärsivät sen, mitä tarvitsemme ja mitä emme tarvitse – tehokkaan ja varmatoimisen ratkaisun standardiohjelmilla ja -rajapinnoilla ilman ylimääräistä räätälöintiä. Toki valintaan vaikuttivat myös toteutuskustannukset.

Vastapeluriksi Systems Gardenin puolelta Kurkisen projektiryhmä sai M365-asiantuntija Samppa Öhmanin tiimeineen.

– Omaa organisaatiota tarkastelee liiankin helposti sellaisten lasien läpi, että se on ainutlaatuinen koko maailmassa. Samppa osasi lempeästi valaista, että ICT:n näkökulmasta meidän kaltaisiamme on 13 tusinassa, Kurkinen nauraa.

– Nostan hattua Systems Gardenille ja Sampalle siitä, että heiltä tuli usein sellaista rehellistä kommenttia, että asia voidaan tehdä toivotulla tavalla, mutta silloin menetetään jotain tai että muutos tulee kalliiksi. Arvostin todella paljon tällaista arjen realismia, sillä se valoi luottamusta siihen, että Systems Gardenilla on vankka kokemus vastaavista projekteista. Myös minun oli sen ansiosta helppo ”myydä” toteutus omalle projektiryhmälleni.

Rastor-instituutin henkilöstöä istuu keskustelemassa sopimushallinnasta pitkän pöydän ääressä

Keskitetty M365-sopimushallinnan ratkaisu tasoitti tietä jatkoon

Kurkinen on tyytyväinen siihen, että Systems Gardenin avulla Rastor-instituutti sai keskitetyn sopimushallinnan ratkaisun samaan Microsoft-ympäristöön, jossa yrityksellä on myös esimerkiksi intranet ja Teams. Sopimukset on nyt kategorisoitu siten, että yksittäisiä sopimuksia on helppo hakea mistä vain.

– Toisena kriteerinä meillä oli se, että järjestelmä mahdollistaa sopimuksen tarkistuspäivämäärät. Toiminnassamme ei riitä se, että sopimus päättyy johonkin päivään, vaan meillä täytyy olla puskuri, jonka turvin reagoida päivitystarpeeseen. Nyt järjestelmä lähettää muistutuksia sopimusten vanhentumisesta. Tämä on yksinkertainen asia, joka on hyvin toteutettu.

Kurkinen kertoo, että viime keväänä valmistuneen ja hyvin sujuneen sopimushallinnan projektin myötä Systems Garden oli Rastor-instituutin listoilla myös intranet-projektia silmällä pitäen ja päätyi kuin päätyikin sen toteuttajaksi.

– Yhteistyö ja kommunikointi on ollut harvinaisen sujuvaa niin Sampan kanssa kahdestaan kuin projektitiimissä. Samppa reagoi hyvin äkkiä kysymyksiin ja toiveisiin ja oli valmis tarttumaan toimeen ja näyttämään asioita. Tiesin, että osaamista löytyy ja saan tarvittaessa apua. Oli helppo olla projektipäällikönä.

– Erikseen täytyy vielä mainita, että Systems Gardenin kanssa myös aikataulut pitivät kutinsa. Kummassakaan projektissa se ei lipsunut, vaikka intranetin kohdalla väliin osui kesän lomakausi, Kurkinen tähdentää.

Kaksi naista työskentelee M365-sopimushallinnan parissa kannettavan tietokoneen ääressä

Lue lisää sopimusten hallinnan ratkaisustamme 

Sopimushallinta

Ota yhteyttä