Pose Oy – Uusi koti vuokrasopimuksille
Vuokrasopimusten sujuva hallinta on Poselle tärkeää, jotta vuokralaisille voidaan tarjota nopeaa ja entistä parempaa palvelua. Sopimuksille tarvittiin keskitetty ja luotettava tallennuspaikka, josta sopimusten tiedot saataisiin nopeasti tarkistettua, ja versionhallinta olisi kunnossa.
Pose Oy kävi keskusteluja eri toteutusvaihtoehdoista viiden eri toimijan kanssa. Sopimushallinnan toimittajaksi valittiin Systems Garden.
Systems Gardenin ehdotuksessa voitiin hyödyntää olemassa olevia SharePoint-lisenssejä ja Microsoft365-ympäristön omia ominaisuuksia, kuten metatietoja ja päivämäärähälytyksiä.
Projekti starttasi tarvekartoituksella. Kartoituksen perusteella Systems Garden teki sopimushallinnan prototyypin, jota testaamalla hahmottui paremmin, mitä toiminnallisuuksia sopimushallinnassa on, ja mitä on mahdollista tehdä.
Nyt uusi selainpohjainen, SharePoint Onlineen toteutettu sopimushallinta on ollut käytössä jo jonkin aikaa.
– Metadatan avulla saamme raportit kiinteistöittäin tai omistajittain näppärästi osavuosikatsauksiin. Sopimustenhallinnan tietojen avulla tarkastamme nopeasti sopimuksien ehdot ja vuokran määrän. Sopimusmassan hallinnassa helpottaa myös tarkistuspäivämäärät ja hälytykset, jotka ovat meillä käytössä, kertoo Taru Häkkinen, tietojen hallinnasta vastaava toimistosihteeri.
– Vaikka Systems Gardenin projektitiimissä ei ollut kiinteistöalan ammattilaisia, he ymmärsivät tarpeemme hyvin. He osasivat kysyä oikeita kysymyksiä, jotta osasimme erottaa tarpeellisen tarpeettomasta, ja lopullisesta palvelusta saatiin helpommin käytettävä, Eemi Polas, Pose Oyn kiinteistövastaava jatkaa.
Polas on tyytyväinen projektiin ja lopputulokseen.
– Projekti sujui hyvin. Alusta saakka meillä oli selkeä kuva, mihin ollaan ryhtymässä, ja mitä on tulossa. Saimme tämän avulla lisää joustavuutta toimintaamme. Sopimustiedot ovat nyt saatavilla 15 sekunnissa.
Eemi Polas, Pose Oy:n kiinteistövastaava
”Projekti sujui hyvin. Alusta saakka meillä oli selkeä kuva, mihin ollaan ryhtymässä, ja mitä on tulossa.”
Pose Oy on jyväskyläläinen, vuodesta 2005 toiminut kiinteistöratkaisuja ja toimitilojen vuokraukseen keskittyneille kiinteistöyhtiöille hallintopalveluja tarjoava yritys, ja aktiivinen liiketilojen vuokraaja Jyväskylän seudulla.
Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!
Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.
Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515