Xamk – yhteinen intranet henkilökunnalle ja opiskelijoille
Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Xamkin Lux-intranet julkaistiin elokuun alussa 2021. Se syntyi kaksi vuotta kestäneen sisäisen viestinnän projektin päätteeksi. Projekti alkoi palvelumuotoilulla
Uudistus oli tarpeen, sillä edellisen intranetin tekniikka alkoi olla jo vanhentunutta. Intranet-uudistuksessa klassisesta SharePointista siirryttiin SharePoint Onlineen.
Suurin toiminnallinen muutos oli kahden, opiskelijoita ja henkilökuntaa aiemmin erikseen palvelleen intranetin yhdistäminen yhdeksi yhteiseksi intraksi. Muutoksella oli tarkoitus tehdä viestinnästä avoimempaa sekä vähentää henkilökunnan tarvetta seurata ja päivittää kahta erillistä intranet-sivustoa.
Lux-intranet palvelee nyt yli 900 henkilökunnan edustajaa ja lähes 11 000 tutkinto-opiskelijaa sekä suurta joukkoa jatkuvan oppimisen opiskelijoita. Intranetin kielet ovat suomi ja englanti.
Laajan kohderyhmän tarpeet tiivistettiin yhdeksi intraksi
Koko organisaatiota osallistettiin palvelumuotoiluvaiheessa työpajoilla, kyselyitä tekemällä ja hyödyntämällä vuosien varrella kertynyttä palautetta vanhasta intrasta.
”Teimme esimerkiksi etusivusta kolme erilaista mallia, joista jokainen sai äänestää mieleistään. Määrittely- ja rakennusvaiheessa emme enää osallistaneet koko porukkaa, koska se oli tehty jo aiemmin”, Heli Kauppinen, Xamkin viestintäsuunnittelija kertoo.
”Järjestelmäprojektit ovat enemmän vuorovaikutusta ja psykologiaa, ei tekniikkaa. Ihmisten on päästävä mukaan alusta saakka, jotta he sitoutuvat paremmin. Demokratia on tärkeää.”
Mikä oli projektissa erityisen haastavaa?
”Sisältörakenne muutettiin käyttäjälähtöiseksi, eikä enää yksikköperusteiseksi. Siksi rakenteen suunnitteluun oli saatava mukaan todella paljon ihmisiä, ja kaikki piti koronan vuoksi tehdä etänä. Se oli työlästä, ja rakenteen suunnittelu olisi ehkä pitänyt aloittaa aiemmin”, muistelee Kauppinen.
”Erilaisten näkemysten yhteensovittaminen ja vanhoista rakenteista irti päästäminen vei oman aikansa, kun näkemyksiä oli paljon ja kompromissejakin oli tehtävä. Koko projekti sujui kuitenkin todella positiivisessa hengessä, sillä uutta intraa oli toivottu jo pitkään”, Riitta Leviäkangas, toinen mukana olleista viestintäsuunnittelijoista täydentää.
”Päätimme noudattaa käytettävyyden kahdeksan pääotsikon perussääntöä. Siitä pidimme kiinni, vaikka välillä se oli haastavaa. “
Ajankäytöllisesti tekemistä haastoi eniten koronatilanne, sillä yhtä aikaa intraprojektin kanssa sisäisen viestinnän väkeä tarvittiin jatkuvasti koronaviestinnässä ja muuttuvien koronaohjeistuksen päivityksessä.
Miten uuden rakenteen ja sisällön tekeminen sujui?
Sisällöntuottajia oli ennestäänkin jo yli sata, joten sisällöntuotantovaihe oli helpompi rakenteen suunnitteluun verrattuna. Uusi käyttäjälähtöinen rakenne muokkasi kuitenkin toimintatapaa – mitä aiemmin saatettiin kirjoittaa yksin, tehtiinkin nyt useamman ihmisen yhteistyönä. Pieniä muutoksiakin sisällöntuotanto-organisaatiossa tapahtui.
”Etusivu oli haaste, jotta se palvelisi sekä opiskelijoita että henkilökuntaa. Meillä on iso organisaatio ja asiaa on paljon”, Leviäkangas pohtii.
Miten käyttäjien tuki hoidettiin julkaisun jälkeen?
”Harjoittelijat ja Systems Garden tekivät yhdessä hyvät kuvalliset käyttöohjeet, ja opastimme käyttäjiä Teamsin välityksellä.”
“Viestimme käyttäjille on koko ajan ollut: kertokaa, jos joku ei toimi, jotta voimme tehdä asialle jotain. Meillä on intran etusivulla lomake, josta voi antaa palautetta. Lomakkeelta lähtee sähköposti, joka menee suoraan Teamsin ylläpitäjien tiimin kanavaan. Kanavassa keskustelemme, mitä voimme tehdä ja kuka vastaa palautteeseen”, Kauppinen kertoo.
”Meillä varsinkin opiskelijat käyttävät mobiiliversiota, eikä kaikkia puhelinmalleja ja ohjelmistoversioita voitu rakennusvaiheessa testata. Palautteen saaminen oli tärkeää.”
”Lisäksi sisällöntuottajilla on oma Teams-tiimi, jossa esimerkiksi käännöstrafiikki on hoidettu. Meillä on vielä myös koko henkilöstön Teams-keskustelu kysymyksille”, Leviäkangas jatkaa.
Mitä oppeja haluaisitte jakaa muillekin?
”Vaatimusmäärittely on hyvin tärkeä! Se kannattaa tehdä huolella”, Kauppinen summaa.
Sisällöntuottajia tuettiin säännöllisillä klinikoilla. Joka torstai pääsiäisestä juhannukseen pidettiin puolen tunnin intraklinikoita. Ne olivat suosittuja, sessioihin sai tulla kysymään asioita, mutta paljon ihmisiä tuli myös kuuntelemaan ja oppimaan muilta. Klinikoissa oli Systems Gardenin edustaja mukana.
”Puoli tuntia ei aina riittänyt, jatkettiin jos oli enemmän asiaa. Se oli hyvä toimintatapa”, Kauppinen tiivistää.
Missä mielestänne onnistuitte?
”Intra julkaistiin aikataulussa ja budjetti piti!” Kauppinen kertoo. “Aiempien kokemusten perusteella tiesimme, että korkeakoulussa ainoa järkevä ajankohta vaihtaa vanha intra uuteen on kesä. Oli tärkeää, että uusi intranet oli julkaistu ennen lukuvuoden alkua, ja onnistuimme siinä.”
”Saimme ihmiset mukaan. Teimme kunnon vaatimusmäärittelyn. Totesimme julkaisuvaiheessa, että nyt ollaan hyvässä alussa. Ei ole sellaista kuin valmista intraa – se on hyvä alku ja lähdemme tarpeeksi hyvällä liikkeelle”, Kauppinen listaa.
”Me saimme harjoittelijoita, joka olivat kullanarvoisia! He pitivät intraa koko julkaisua edeltävän kesän pystyssä, päivittivät sitä ja auttoivat sisällöntuottajia kesäaikana. Tällä oli iso merkitys, että saimme intran julki elokuussa”, sekä Kauppinen että Leviäkangas muistelevat.
Myös kumppanin valinnalla oli merkitystä. Molemmat viestintäsuunnittelijat olivat yhtä mieltä siitä, että kumppanivalintaan vaikuttaminen ja sopivan yhteistyötahon löytäminen on tärkeää.
”Yhteistyö Systems Gardenin kanssa oli tosi sujuvaa! Totesimme päätöspalaverissa kaikki, että projekti onnistui hyvin.”
Xamkin viestintäsuunnittelija Heli Kauppinen
“Yhteistyö Systems Gardenin kanssa oli tosi sujuvaa! Totesimme päätöspalaverissa kaikki, että projekti onnistui hyvin. ”
XAMK – Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy
Xamkin kampukset sijaitsevat Mikkelissä, Savonlinnassa, Kouvolassa ja Kotkassa. Tarjolla on lähes 50 amk- tutkintokoulutusta ja yli 30 yamk-koulutusta. Henkilökuntaa Xamkissa on yli 900 ja opiskelijoita lähes 11 000.
Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!
Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.
