Systems Gardenin vanhempi asiantuntija Pirkka Paronen kutsuttiin kolmatta kertaa yhdeksi asiantuntijapuhujaksi Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -seminaariin. Kyseessä on itse asiassa Suomen laajin Microsoft 365 -toteutuksista kertova case-pohjainen tapahtuma.

Tälläkin kertaa siellä nousi esiin eri case-esittelyjen myötä useimmille yrityksille tuttuja teemoja: sähköinen arkistointi, tiedonhallinta, dokumentinhallinta ja sopimushallinta. Asioita luodattiin eri toimialoja edustavien organisaatioiden ja yritysten toteuttamien konkreettisten M365-toteutusten näkökulmasta.
Hyvän palautteen vuoksi koostimme pienen yhteenvedon siitä, mitä seminaarissa käsiteltiin — eli miksi sähköinen arkisto kannattaa.

”Sähköistä arkistointia voi miettiä organisaatiotasolla näin. Kyse on tavallaan digitaalisesta työhuoneesta. Kuten missä tahansa huoneessa, joillakin se pystyy siistinä ja toisilla se on hirveä sekamelska. Kannattaa pohtia, kummasta huoneesta tarvittava asia löytyy helpommin?”

Seminaarissa Systems Gardenin asiakascasena oli Suomen Punaiselle Ristille toteutettu arkistointiprojekti, johon kuului muun muassa räätälöidyn tallennusavustimen tekeminen. Kuvassa oikealla Pirkka Paronen. Kuva: Juha Anttila / IITC

Apua yrityksen arkeen sähköisellä arkistoinnilla

M365-pilvipalveluratkaisuilla voi tehdä vaativaa dokumentinhallintaa, sopimushallintaa, tiedonhallintaa ja arkistointiratkaisuja. Sähköinen arkistointi onnistuu myös vaativilla toimialoilla ja vaikkapa julkisen sektorin tarpeisiin toteutettuna.

Moderni työ ja digitaalinen työpäiväkokemushan on parhaimmillaan todella toimivaa, sillä nykyaikaiset alustat, tekniikka ja välineet tarjoavat mahdollisuudet tehdä yksin, yhdessä ja yhtä aikaa. Lisäksi edellä mainittuja ominaisuuksia ja alustoja on helppo yksilöidä yrityskohtaisesti osaavan asiantuntijakumppanin kanssa.

Mutta ryhmät, tiimit ja organisaatiot kokevat erilaisia muutostilanteita – ja yleensäkin itse aika kuluu. Esimerkiksi viidessä vuodessa pienessäkin yrityksessä syntyy yllättävän paljon dataa ja erilaisia dokumentteja. Siksi pitäisi kiinnittää huomiota myös pysyväisluonteiseen dokumentinhallintaan,  johon sähköinen arkistointi tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet.

Pysyvää tiedonhallintaa sähköisellä arkistolla

Organisaatio jatkaa myös olemassaoloaan tiimien, työryhmien ja vaihtuvan henkilöstön jälkeen. Yksittäinen projektitiimi voi olla ”aktiivisena” ainoastaan muutaman kuukauden, esimerkiksi sen aikaa, kun kehitetään vaikkapa organisaation sisäisiä toimintatapoja.

Onko teidän yrityksessänne tai organisaatiossa pohdittu, mitä tapahtuu tällaisen ryhmän tiedolle, dokumenteille, asiakirjoille, ideoille ja sisäisille muistioille tämän jälkeen?

Yrityksissä syntyy runsaasti materiaalia, jonka pitäisi olla pysyvää, digitaalisesti säilytettävää ja arkistoitavaa. Jokaiselle organisaatiolle kannattaa toteuttaa järkevä, omien tarpeiden mukaan määritelty tapa toimia eli miten ja minne data arkistoidaan.

Tässä yhteydessä on hyvä tehdä esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelma. Tiedonhallinta on aina laajan skaalan kokonaisuus, johon myös sähköinen arkistointi kuuluu.

Tiedon olisi hyvä kulkea vapaasti ja helposti. Yhdessä tekemisen arvo yrityksessä tulisi nojata siihen, että saadaan ihmiset tekemään töitä yhdessä. Ja siinä, että pystyy jalostamaan tästä ihmisten työnteosta jotakin pysyvää data- ja tietopääomaa, josta hyödytään nyt ja tulevaisuudessa.

Sopimus on konkreettinen malliesimerkki sopimushallinnasta ja arkistoinnista. Se on harvoin yksi tiedosto, vaan siihen liittyy esimerkiksi esiversio, muokattu versio ja allekirjoitettu versio.

Tiedonhallintaa ja sähköistä arkistointia

Systems Gardenin tavoitteena on tehdä sähköisestä arkistoinnista, sopimushallinnasta, dokumentinhallinnasta ja asiakirjojen seurannasta mahdollisimman helppoa ja sujuvaa. Esimerkiksi SharePoint on kustannustehokas alusta sähköisen arkistointijärjestelmän rakentamiseen.

Microsoft 365 -lisenssi on käytössä suurimmassa osassa suomalaisia yrityksiä. Kovin moni ei kuitenkaan tiedä, kuinka monipuolisiin asioihin se taipuu.

1. Tuo kaikki asiakirjat helposti sähköisiksi

M365-pakettiin kuuluva SharePoint Online on yhteensopiva yleisimpien sopimus- ja asiakirjatyyppien kanssa. Myös sähköpostit on mahdollista tarvittaessa tallentaa sähköiseen arkistointijärjestelmään.

2. Etsi tietoa nopeammin metadatan avulla

Kuhunkin asiakirjaan liitetty dokumenttityyppi, asiakas, vastuuhenkilö, GDPR-tieto sekä päivämäärät – eli metadata tai -tieto mahdollistaa dokumenttien ajantasaisen seurannan, joustavan hallinnan ja sähköisen arkistoinnin.

3. Versiohallinta ja arkistointi

Pilviteknologian ansiosta asiakirjoista, sopimuksista ja dokumenteista on aina saatavilla se ajantasaisin versio. Sähköisessä arkistossa sopimusdokumentin versiohistoria tallentuu automaattisesti ja edellisen version voi palauttaa koska tahansa. Asiakirjoja voi muokata myös yhtä aikaa muiden tiimiläisten kanssa.

4. Hyväksytä asiakirjat helposti

Sopimuksen ja dokumentin sisällön hyväksyntää tai versiointia voi hallita työnkulun avulla. Muokatut versiot jäävät odottavaan tilaan, kunnes ne hyväksytään viralliseksi versioksi – tai hylätään.

5. Käyttöoikeudet

Asiakirjojen, dokumenttien ja sopimuksien muokkaus- ja lukuoikeudet voivat perustua esimerkiksi sopimustyyppiin tai luottamuksellisuuteen. Käyttäjäoikeudet voidaan myös kytkeä helposti suoraan Azure AD:ssa (Azure Active Directory) määriteltyihin ryhmiin ja käyttäjiin, mikä tekee sähköisestä arkistoinnista turvallista ja hallittua.

6. Luottamuksellisuus

Kaikille dokumenteille voidaan määritellä luottamuksellisuusluokka, kuten sisäinen, luottamuksellinen tai salainen. Viimeksi mainittu voi esimerkiksi estää sopimuksen luvattoman avaamisen tai sähköpostiin liitetiedostoksi liittämisen.

7. Sähköinen allekirjoitus

Unohda kuulakärkikynät! Sopimushallinnan ratkaisuun voidaan sisällyttää sopimusten sähköinen allekirjoitus. Tärkeän sopimuksen allekirjoitus onnistuu siis käytännönläheisesti, vaikka kaikki allekirjoittajat olisivat fyysisesti eri paikoissa.

8. Automatisointi

Työnkulut pitävät huolen, että sopimuksia koskevat automaattiset sähköpostihälytykset ja arkistointi tapahtuvat määriteltyjen sääntöjen perusteella ja puitteissa.

Mietityttääkö sähköinen arkistointi? Me autamme! Meiltä organisaatiosi tai yrityksesi saa apua arkistointiin, asiakirjahallintaan, dokumentinhallintaan ja sopimushallintaan – eli datan- ja tiedonhallintaan kokonaisvaltaisesti. Asiantuntijoillamme on runsaasti kokemusta tiedonhallinnan haasteista.

SharePoint vai Teams — apua ja koulutusta sähköiseen arkistointiin

SharePoint ja SharePoint Online soveltuvat SIIS valmiiden tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen, ja nämä yhteistyöohjelmistot taipuvat erinomaisesti monen eri toimialan yrityksen arkeen.

Sähköinen asiakirjahallinta SharePointissa perustuu pitkälti tiedostoihin liitettyihin asiasanoihin – metatietoihin – joiden automatisoinnilla dokumenttien, asiakirjojen ja sopimusten lisäämisestä, tiedonhallinnasta ja sähköisestä arkistoinnista tehdään yksinkertaista ja helppoa. Jo muutamalla hyvin valitulla metatiedolla selkeytetään käytäntöjä, mikä tekee sähköisestä arkistoinnista helppoa.

Myös Sharepointin avulla toimiva Teams sopii dokumentinhallintaan, mikäli ratkaisussa hyödynnetään Tiedostot-välilehdeltä löytyviä SharePointin ominaisuuksia sekä muilla M365-palveluilla toteutettua automatiikkaa.

Parhaiten Teams käy dokumentinhallinnan työvälineeksi, kun tiedostoja työstetään ja niistä keskustellaan samanaikaisesti, tai dokumentteja halutaan käyttää ja jakaa mobiilisti kenttäolosuhteissa esimerkiksi älypuhelimella tai tabletilla.

Tiesitkö, että ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – toimialasta riippumatta.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515