Metsänhoitoyhdistysten intranet-projekti on erinomainen esimerkki siitä, kuinka toimivan intranetin rakentaminen tukee organisaation sisäistä viestintää ja tiedon hallintaa. Projektin lopputuloksena MHY-ketju sai toimivan ja tarpeitaan vastaavan Teams-ympäristön, intrasivuston sekä ohjeiston niiden käyttöön.

Metsänhoitoyhdistysten Palvelu Oy:n järjestelmäasiantuntija Markku Peltola muisteli haastattelussa noin vuoden takaista projektia lämmöllä.

– Systems Gardenin toimintamalli oli juuri sitä, mitä ajattelimmekin. He tulivat kaveriksi luomaan pohjaa sille, miten saamme Microsoftin perustyökalut käyttöön Teams-ympäristön ja intran toteutukseen. Lisäksi meille luotiin riittävä osaaminen koulutuksen ja keskustelun kautta.

Intranetin rakentaminen nojaa asiakkaan tarpeisiin

MHY-ketjun intranetin kehittäminen tuli ajankohtaiseksi suuren toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin myötä.

– Kaikki lähti liikkeelle siitä, että nettisivumme oli vanhentumassa ympäristönsä vuoksi ja se oli pakko päivittää. Projektin myötä saimme eriytettyä nettisivun ja luotua askelmerkit intraratkaisua varten, Peltola kuvailee.

Tarpeiden kartoittamisen myötä oli seuraavana vuorossa kumppanin kilpailutus.

– Sen ratkaisi Systems Gardenin eduksi heidän uskottavuutensa suhteessa hintaan. Monilla kilpailijoilla oli kalliimpi hinnoittelu, mutta läpi paistoi se, että tietoa ei oikein ole. Systems Garden oli hinnoittelultaan kilpailukykyinen ja heillä oli hyviä referenssejä.

Erääksi intraprojektin lähtökohdaksi Peltola määrittelee tarpeen tiedon keskittämisestä pilveen. Samalla haluttiin luoda mallit tiedostomassan käsittelyyn.

– Pohdimme Systems Gardenin Sampan ja Miian kanssa sitä, mikä olisi se paikka, ja päädyimme Teamsiin, jonka taustalla on Sharepoint.

– Samppa lähti viemään Teams-projektia. Se toteutettiin nopeammin, koska siinä luotiin enemmänkin toimintamalleja. Mietimme yhdessä sitä, miten asioiden tulisi toimia ja loimme sen pohjalta eräänlaisen pelikirjan. Teams-kanavia on ollut yhdistyksissämme käytössä aiemminkin, mutta kukin on nimennyt ne omalla tyylillään. Kun meillä on Suomessa 56 yhdistystä, nimien täytyy olla sellaisia, jotka kertovat muillekin jotain.

Peltola itse suunnitteli intran ratkaisujen teknistä näkökulmaa ja laati käyttöön liittyvää ohjeistusta.

– Pähkäilimme ratkaisuja välillä myös yhdessä Miian kanssa. Tiina Salminen puolestaan veti meillä sivustoryhmän toimintaa. Hän organisoi valikkorakenteita ja sisällön järkevöittämistä, eli esimerkiksi sitä, mitä olemassa olleesta materiaalista sisällytettäisiin ja mitä uutta luotaisiin.

Toimivat intraratkaisut tehostavat arjen viestintää ja tiedonjakoa

Intraprojektin lopputuotteina MHY-ketju sai toimivat ympäristöt, valmiit tiedostopohjat sekä ohjeiston tiedostojen hallintaan ja kokouskäytäntöihin.

– Varsinaisten ratkaisujen käytön tueksi järjestettiin myös erittäin hyödyllisiä koulutuksia. Osan niistä piti Samppa ja niiden lisäksi Tiina tai minä puolestaan pidimme sellaisia puolituntisia teemaiskuja. Koulutukset otettiin yhdistyksissämme ilolla vastaan, sillä monilla esimerkiksi Teamsin käyttökokemus rajoittui palavereihin osallistumiseen ja osalla tiedon löytyminen vanhasta toimihenkilöextranetistä oli ollut vaikeaa.

Intranetin toteutuksen myötä MHY sai paitsi nykyaikaisen, myös hauskasti nimetyn paikan tiedon säilyttämiseen ja jakamiseen.

– Sharepoint-sivustomme sai äänestyksen kautta nimekseen Konkelo, Peltola naurahtaa hyväntuulisesti.

– Se toimii nyt aiempaa järjestelyä huomattavasti paremmin palveluna. Etusivulla näkyy tietoa tulevista tapahtumista sekä uutisia siitä, mitä intrassa on toteutettu. Aiemmin kukaan ei tiennyt, kuka on päivittänyt mitäkin. Nyt tiedon pitäminen ajan tasalla on helppoa.

MHY-ketjulla ei toistaiseksi ole ollut keskitettyä laitehallintaa, mikä uhkasi asettaa haasteen yhteiselle intralle ja yhtenäisille käytännöille.

– Miia oli kuitenkin asian suhteen hereillä ja ehdotti Microsoftin ohjelmistovalikoimaan kuuluvaa Viva Connectionsia, jolla Teamsiin saatiin intraan johtava painike. Meillä sellaisen olemassaolosta eivät kaikki olleet edes tienneet. Nyt saamme lisäarvoa M365-kirjautumisesta ja hyvän pohjan lähteä edistämään keskitettyä laitehallintaa tulevaisuudessa, Peltola tuumii.

Konsultti kuin tilauksesta

Peltola kertoo olevansa erittäin tyytyväinen intraprojektin lopputulokseen. 

– Itse projekti toteutui aikataulussa ja kaikki meni todella mallikkaasti ja kätevästi. Ratkaisuista on ollut ensiarvoista hyötyä. Kävijämäärien perusteella intrassa käy mukavasti porukkaa, ja vaikka ihan jokainen yhdistys ei välttämättä ole vielä ottanut siitä kaikkea hyötyä irti, mahdollisuus siihen on luotu. 

MHY-ketju sai Peltolan mukaan Systems Gardenilta toimivan yhdistelmän konsulttipalvelua ja projektin ohjausta. 

– He ottivat juuri sellaisen roolin kuin pitikin – kuuntelivat meitä ja pukivat sitä tekniseksi toteutukseksi tarjoten tukea ja ohjausta. 

Hyvin sujunut yhteistyö on sittemmin saanut jatkoa esimerkiksi kuvapankkiprojektin muodossa ja kantautunut myös muiden korviin. 

– Eräs tuttu toimija soitteli tiedustellakseen, että kuka meille teki intranetin, eli positiivinen tekeminen on kiirinyt. 

Mahdollisia muita kehitysprojekteja odotellessa Peltola on pannut merkille Systems Gardenin tukisopimuspalvelun uudistuksen ja siihen kuuluvan palveluportaalin. 

– Sinne on tullut erilaisia webinaareja aika mielenkiintoisistakin aiheista. Meillä on varmasti tiedossa projekteja jatkossakin ja osaamisalueesta riippuen Systems Garden on ehdottomasti varteenotettava vaihtoehto.  

Kiinnostuitko artikkelin käsittelemistä ratkaisuista?

Lue lisää

Tutustu myös muihin palveluihimme ja ota yhteyttä!

Ratkaisut

Valtakunnallisesti toimiva koulutusalan yritys Rastor-instituutti on muodostunut muutamia vuosia sitten kahdesta pitkän linjan alan yrityksestä. Kehityskululle toi jatkoa M365-sopimushallinnan projekti, joka mahdollistaa nyt yritykselle entistäkin sujuvamman arjen.

Rastor-instituutin ICT:n ja markkinoinnin kehityspäällikkö Heikki Kurkinen kertoo, että koulutusta sodasta palanneille tarjoamaan perustettu Rastor Oy sekä jo 1930-luvulla perustettu Markkinointi-instituutti löivät hynttyyt yhteen vuonna 2015, mutta toimivat kahtena yrityksenä aina vuoteen 2020. Kurkinen kertoo huvittuneena, että lähtötilanne toiminnan yhdistämiselle oli erityislaatuinen.

– Olihan se erikoista huomata, että kahdella samankokoisella saman alan toimijalla ei ollut ICT-puolella käytännössä juurikaan yhteisiä ratkaisuja. Yhdistymisessä päästiin siitä huolimatta hyvin liikkeelle.

M365-sopimushallinnan ammattilainen löytyy

Kurkinen mainitsee, että Rastor-instituutin käytössä on Microsoft Dynamics -järjestelmä, jota on käytetty kohtalaisen paljon myös sopimushallinnassa.

– Se ei ole ihan täysin istunut meille sopimusten käsittelyssä. Omassa henkilöstössämme on noin 160 osaajaa, joista vain muutama toteuttaa oman toimensa ohella koulutusta. Käytännössä kaikki kouluttajamme, noin 300 henkeä, ovat ulkoisia ja sopimushallinta on keskeisessä osassa yhteistyötämme.

– Niinpä lähdimme kartoittamaan mahdollisuutta toteutukseen, jossa ICT:n, markkinoinnin, taloushallinnon ynnä muiden osa-alueiden sopimushallintatoiminnot olisivat kaikki samassa paikassa.  

Kurkinen kertoo, että sopimushallinnan projektin toteuttajaksi kilpailutettiin useita tarjokkaita, mutta Systems Garden erottui edukseen.  

– Heillä oli maanläheinen ja käytännöllinen lähestymistapa meidän maailmaamme. He ymmärsivät sen, mitä tarvitsemme ja mitä emme tarvitse – tehokkaan ja varmatoimisen ratkaisun standardiohjelmilla ja -rajapinnoilla ilman ylimääräistä räätälöintiä. Toki valintaan vaikuttivat myös toteutuskustannukset.

Vastapeluriksi Systems Gardenin puolelta Kurkisen projektiryhmä sai M365-asiantuntija Samppa Öhmanin tiimeineen.

– Omaa organisaatiota tarkastelee liiankin helposti sellaisten lasien läpi, että se on ainutlaatuinen koko maailmassa. Samppa osasi lempeästi valaista, että ICT:n näkökulmasta meidän kaltaisiamme on 13 tusinassa, Kurkinen nauraa.

– Nostan hattua Systems Gardenille ja Sampalle siitä, että heiltä tuli usein sellaista rehellistä kommenttia, että asia voidaan tehdä toivotulla tavalla, mutta silloin menetetään jotain tai että muutos tulee kalliiksi. Arvostin todella paljon tällaista arjen realismia, sillä se valoi luottamusta siihen, että Systems Gardenilla on vankka kokemus vastaavista projekteista. Myös minun oli sen ansiosta helppo ”myydä” toteutus omalle projektiryhmälleni.

M365-sopimushallinnan projekti tasoitti tietä jatkoon

Kurkinen on tyytyväinen siihen, että Systems Gardenin avulla Rastor-instituutti sai keskitetyn sopimushallinnan ratkaisun samaan Microsoft-ympäristöön, jossa yrityksellä on myös esimerkiksi intranet ja Teams. Sopimukset on nyt kategorisoitu siten, että yksittäisiä sopimuksia on helppo hakea mistä vain.

– Toisena kriteerinä meillä oli se, että järjestelmä mahdollistaa sopimuksen tarkistuspäivämäärät. Toiminnassamme ei riitä se, että sopimus päättyy johonkin päivään, vaan meillä täytyy olla puskuri, jonka turvin reagoida päivitystarpeeseen. Nyt järjestelmä lähettää muistutuksia sopimusten vanhentumisesta. Tämä on yksinkertainen asia, joka on hyvin toteutettu.

Kurkinen kertoo, että viime keväänä valmistuneen ja hyvin sujuneen M365-sopimushallinnan projektin myötä Systems Garden oli Rastor-instituutin listoilla myös intranet-projektia silmällä pitäen ja päätyi kuin päätyikin sen toteuttajaksi.

– Yhteistyö ja kommunikointi on ollut harvinaisen sujuvaa niin Sampan kanssa kahdestaan kuin projektitiimissä. Samppa reagoi hyvin äkkiä kysymyksiin ja toiveisiin ja oli valmis tarttumaan toimeen ja näyttämään asioita. Tiesin, että osaamista löytyy ja saan tarvittaessa apua. Oli helppo olla projektipäällikönä.

– Erikseen täytyy vielä mainita, että Systems Gardenin kanssa myös aikataulut pitivät kutinsa. Kummassakaan projektissa se ei lipsunut, vaikka intranetin kohdalla väliin osui kesän lomakausi, Kurkinen tähdentää.

Lue lisää sopimusten hallinnan ratkaisustamme 

Sopimushallinta

Systems Gardenin projektipäällikkö ja Microsoft 365 -pilvipalveluiden asiantuntija Samppa Öhman kertoo, että M365-sopimushallinnan asiakasratkaisujen laadinta starttaa tyypillisesti samankaltaisista tarpeista ja lähtötilanteista.  
 
– Asiakkailla on usein sopimuksia paikoissa x ja y. Niitä voi olla paperisena, kovalevyllä tai verkkolevyllä – jopa näissä kaikissa. Keskeisin tarve on yleensä se, että sopimukset löytyisivät yhdestä paikasta. 
 
Systems Gardenin tuella asiakas saa keskitetyn sopimushallinnan ratkaisun, jossa sopimukset ovat turvassa ja helposti löydettävissä.  
 
– Lisäksi meillä asiakas pääsee projektin alusta alkaen vaikuttamaan ja tutustumaan tulevaan hallintaympäristöönsä, Öhman kuvaa.

Asiakkaan ääni kuuluviin

Öhmanin mukaan sopimushallinnan projekti on kaikkien osapuolten kannalta järkevintä toteuttaa asiakaslähtöisesti. Systems Gardenilla otetaankin asiakas, ja erityisesti loppukäyttäjä, aktiivisesti mukaan suunnitteluun. 
 
– Työhömme kuuluu se, että keskustelemme asiakkaan kanssa paljonkin ennen varsinaista teknisen toteutuksen aloitusta. Suunnittelun kannalta on tärkeää saada mukaan se taho, jolle sopimusten käsittely on arkipäivää. Tällaista ei ole järkeä suunnitella toisten puolesta, eli oikeita käyttäjiä täytyy kuulla siitä, kuinka sopimusten hallinta nykyisellään toimii ja miten he toivoisivat sen toimivan. 
 
M365-sopimushallinnan projektin toteutus käynnistyy tyypillisesti sopimusten laatua koskevien tietojen pohjalta. 
 
– Asiakas kertoo meille, minkälaisia heidän sopimuksensa ovat ja minkälaisia ominaisuuksia ja ehtoja niihin liittyy. Näitä seikkoja ovat esimerkiksi se, kuinka kauan sopimuksia pitää säilyttää, miten niitä on tarpeen käsitellä ja kenen niitä tulee päästä käyttämään, Öhman luettelee.

Microsoft 365 –sopimushallinta vakuuttaa

Hyvien lähtötietojen myötä voidaan tulevaa ympäristöä esitellä asiakkaalle hyvinkin varhaisessa vaiheessa.  
 
– Kun asiakas on tuonut pöydälle nykytilanteen, voimme havainnollistaa järjestelmän toimintaa demoympäristössä. Näin asiakas ymmärtää paremmin, mitä ollaan suunnittelemassa ja miltä lopputulos tulisi näyttämään, Öhman kuvailee. 
 
Testiympäristössä asiakkaalle voidaan myös avata sopimusten säilyttämiseen ja käyttöön liittyvien tarkentavien tietojen, kuten sopimuksen tyypin, päivämäärän, omistajan ja säilytysajan merkitystä. 
 
– Tällaisilla metatiedoilla voidaan tarkentaa ja tehostaa sopimusten hakemista. Kun saadaan luotua paikka, jossa sopimukset ovat sopimustyypeittäin tai vaikkapa aihealueittain, niiden lisääminen ja löytäminen on erittäin vaivatonta.  
 
Öhman kertoo, että M365-sopimushallinnan ympäristössä kaikki ratkaisut pyritään pitämään yksinkertaisina ja helppokäyttöisinä. Vaikka niillä tähdätään arjen helpottamiseen ja toiminnan tehostamiseen, asiakkaan organisaatiossa saattaa toisinaan esiintyä muutosvastarintaa, joka liittyy esimerkiksi ymmärrettävään huoleen jälleen uudesta erillisestä järjestelmästä.  
 
– Saatetaan olla sitä mieltä, että ”kyllä ne sopimukset löytyvät kaapistakin”.  Kun asiakas sitten pääsee testimateriaalin avulla näkemään oikean ympäristön omilla määrityksillään, jo ensivaikutelma yleensä vakuuttaa. Kun järjestelmä kytkeytyy suoraan Microsoftin 365 –rajapintaan ja kaivattu sopimus löytyy parilla napinpainalluksella, on helppo huomata ratkaisun tehokkuus.

M365-sopimushallinnan monet hyödyt

Jo perusratkaisulla, eli sopimusten keskittämisellä yhteen paikkaan, voidaan Öhmanin mukaan auttaa asiakasta paljon. Sen lisäksi Microsoft 365 –sopimushallinnan ympäristö mahdollistaa erilaisia työkulkuja, jotka helpottavat ja sujuvoittavat työtä.  
 
– Jokainen käyttäjä voi asettaa sopimukselle päivämäärän, jonka perusteella automatiikka muistuttaa esimerkiksi uusimisajankohdasta. Kenenkään ei siis tarvitse enää muistaa etsiä sopimusta arkistokaapista tai verkkolevyltä tai laittaa kalenteriin muistutuksia. 
 
– Nykyisin yhä useammat työn hallinnan osa-alueet siirtyvät digitaaliseen muotoon. M365-ympäristö tehostaa työn sujuvuutta myös siksi, että sopimusten hallinta on sen avulla niin helposti liitettävissä esimerkiksi arkistoon, monitoimilaitteeseen tai sähköiseen allekirjoituspalveluun. 
 
Öhmanin mukaan asiakkailta onkin saatu positiivista palautetta siitä, että keskitetty hallintaympäristö palvelee erinomaisesti paitsi tahoa, joka tallentaa sopimukset, myös niitä, joiden tulee päästä tarkastelemaan tai käsittelemään sopimuksia myöhemmin.   
 
– Tietoturvalliseen pilveen keskitetyssä ympäristössä sopimukset ovat kaikkien käyttäjien saatavilla monesta paikasta käsin, ja niitä on helpompi jakaa useammalle taholle samassa organisaatiossa. Tukeehan se myös yrityksen johdon kokonaisnäkymää, kun järjestelmästä voidaan ottaa vaivattomasti ulos sopimuksia koskevia raportteja. 

Turvallisuus on M365-sopimushallinnan vahvuuksia

Öhman nostaakin erikseen esiin juuri Microsoft 365 –ympäristön merkityksen turvallisuuden kannalta. Viimeaikaisten uutisten ja erityisesti tietoturvallisuuteen liittyvien kohujen valossa hän kokee hallitun sopimusten käsittelypalvelun kaiken aikaa perustellumpana.  
 
– Koska Microsoft 365 on erittäin varma ja helppokäyttöinen ympäristö, sen avulla on helppo toteuttaa tietoturvaa ja luottamuksellisuutta. Kun sopimukset eivät ole hujan hajan, vaan käyttöoikeuksien puitteissa niiden käsiteltävissä, jotka sopimuksia tarvitsevat, pysyvät ne myös hallinnassa.  
 
Öhman kokee, että sopimushallinnan ratkaisut mielletään suotta olennaisiksi vain suuremmissa yrityksissä.  
 
– Henkilökunnaltaan hyvinkin pientä yritystä voidaan auttaa sopimushallinnan keskittämisellä merkittävästi niin turvallisuudessa kuin tehokkuudessa. Sen avulla jonkun aikaa jää heti paljon johonkin muuhun. Ratkaisumme taipuvat kaikille toimijoille, niin pienille kuin suurille. 
 
Asiantuntijan mukaan sopimushallinnan ympäristö on malliesimerkki niin Systems Gardenin tavasta toteuttaa dokumentin hallinnan ratkaisuja kuin yrityksen toimintatavasta yleisemmin.  
 
– Meillä asiakkaan ei tarvitse tietää tekniikasta mitään, mutta toisaalta emme sanele, miten asiat pitäisi toteuttaa. Tiedämme mitä teemme, mutta teemme sen asiakkaan kanssa – tiiviissä yhteistyössä ja tarkalla korvalla kuunnellen, Öhman kiteyttää.

Lue lisää sopimushallinnan ratkaisuistamme ja ota yhteyttä!  

Sopimusten hallinta

Myös nämä sopimushallinnan referenssit saattavat kiinnostaa 

• Pose Oy – Uusi koti vuokrasopimuksille  
• Kemppi Oy – Tuhat sopimusta ja liitteet päälle

Moni saattaa tälläkin kuluvalla minuutilla pohtia sitä, kuinka omassa organisaatiossa tai yrityksessä viedään läpi onnistuneesti SharePoint intranet -uudistus. Varsinkin hieman kokeneempi (lue: 2000-luvun puolivälissä suuressa intrauudistuksessa viimeksi mukana ollut) saattaa muistella pelonsekaisin tuntein sitä massiivista niin kutsutun ”vanhan raudan” -intranet-projektia, jonka selättäminen saattoi tulla pahimmillaan yöuniinkin. Silloin intranet oli pääsääntöisesti on-premise-tyylinen ratkaisu, jossa intranet pyöri paikallisesti asennettuna. Sitä käyttääkseen täytyi siis olla yrityksen sisäverkossa esimerkiksi yrityksen konttorilla. Jos taas halusi käyttää intraa muualta, piti viritellä VPN-yhteydet kuntoon yrityksen sisäverkkoon.

Nykyään tämä digitaaliseksi työympäristöksikin kutsuttu tila toimii pilvessä. Virallinen nimi on muuten SharePoint Online ja kyse on siis Microsoft 365 -tuoteperheeseen kuuluvasta räätälöitävissä olevasta vakiosovelluksesta/alustasta, jota voi hyvällä syyllä pitää intranetien, sopimusten, dokumenttien – ja suuremmassa mittakaavassa tiedonhallinnan kotina. SharePoint Onlinen valmiita metadata-, säilytys- ja tietosuojakäytänteitä hyödynnetään etenkin dokumentinhallinnassa.

Kolme avainta onnistuneeseen SharePoint intranet -projektiin ovat tässä: 1. Ota mukaan määrittelyyn ohjelmistokumppani, joka tuntee hyvin M365-kokonaisuuden. 2. Sitoudu myös omalla tiimilläsi projektiin: esimerkiksi sisältöjen/aineiston siirto ja tekeminen. 3. Varaa tarpeeksi aikaa.

Mikäli ne kiinnostavat aiheina, voit lukea blogiartikkelimme myös sopimushallinnasta ja dokumentinhallinnasta. Tämä artikkelimme syväluotaa tarkemmin intranetiä, joten mikäli sinunkin yrityksessäsi tai organisaatiossasi mietitään lähitulevaisuudessa tällaisen projektin toteuttamista, kannattaa jatkaa lukemista.

Nykyisessä laiteriippumattomassa ja skaalautuvassa teknologiassa hämmästyttää monia edelleen se, kuinka helppoa, sujuvaa ja varmatoimista modernin intranetin käyttäminen arjessa on. Varsinkin, jos on kahlannut läpi vanhahtavia intranetejä. Usein yrityksessä hämmästellään sitä, että nykyaikaisessa intranetissä voi olla käyttäjiä jopa yli 10 000, mutta silti se toimii varmasti ilman merkittäviä käyttökatkoksia. Käyttäjämäärä ei korreloikaan enää intran toimivuuteen pilviratkaisujen ansiosta. Tätä päivää on se, että intranetiä voi käyttää organisaation sisällä kuka tahansa – ja sen ylläpitäminen tietojen päivittämisen ja ajankohtaisuuden vuoksi ei suinkaan tarvitse olla muutaman ihmisen varassa.

Sharepoint Intranet, näin onnistut

Sitoutumista, resurssointia ja ennen muuta työhönsä omistautuneen projektiryhmän kiitettävin arvosanoin maaliviivan ylittänyt intranet-projekti edelleen vaatii. Mutta moderni alusta, käyttäjäystävälliset sovellukset ja pilviteknologia tarjoavat aivan uudenlaisia ulottuvuuksia. Sekin on syytä ottaa johtavaksi ajatukseksi, että intranet ei varsinaisesti ole valmis koskaan, sillä se jatkaa elämäänsä loppukäyttäjien mukaan. Siitä muodostuukin itse asiassa juuri sellainen kuin organisaatio näkee järkeväksi. Intranet ei ole elävä organismi, mutta sen voi määritellä niin ikään omalla tavallaan jatkuvasti muotoaan hakevaksi elastiseksi digitaaliseksi työympäristöksi.

Tyypillinen ja ketterä SharePoint intranet -projekti viedään ammattitaitoisen tiimimme avulla läpi keskimäärin 3–6 kuukaudessa. Kevyt intranet on mahdollista tehdä nopeamminkin, mutta vastaavasti erityisen laaja ja vaativa projekti kestää kauemmin. Ketterän kehityksen palvelumme ovat yleensä aika- tai työmääräveloitteisia.

Intranetiä uudistamaan lähtevän yrityksen kannattaa myös muistaa, että modernia intranetiä ei kannata verrata uusien verkkosivujen tekemiseen, jossa visuaalisuutta on helppo muokata tismalleen brändiohjeen mukaiseksi. Totta kai nykyaikaisen intranetinkin saa tyylikkään näköiseksi, mutta loputtomiin nyansseihin ja lillukanvarsiin takertuminen nimenomaan visuaalisuudessa: esimerkiksi fonteissa, niiden kokoluokassa tai vaikkapa valikoiden tekstivälistyksissä ei saisi kasvaa turhan suuriksi. 

Nämä asiat toimivat tiettyjen raamien puitteissa ja niitä on toki mahdollista projektibudjetin sallimissa rajoissa hieman räätälöidäkin. Lopulta tai oikeammin ihan projektin alussa kannattaa kysyä, kumpi on lopulta merkittävämpi asia: 

A) SharePoint intranet (SharePoint Online), joka toimii sulavasti, sen käyttöliittymä on selkeä, ylläpitäminen ja tietojen päivittäminen on helppoa ja se on laiteriippumaton.

VAI

B) visuaalisesti täydellinen intranet, jossa kustannukset ovat paisuneet kohtuuttomasti juuri visuaalisuuden ehdoilla – tämän myötä käyttöliittymän ja käyttökokemuksen suunnittelusta on tingitty.

Kumman sinä valitsisit? Tyypillisesti A-vaihtoehdosta tulee loppukäyttäjiltä riemukasta kiitosta säännöllisesti ja B-vaihtoehdossa intranetin käyttäjät tuskailevat kaikessa mahdollisessa.

Tämän osion loppukaneettina voikin todeta: hyvä lähtötilanne intranetiä uudistamaan lähtevälle työryhmälle ja projektitiimille on ymmärrys siitä, että kompromisseja täytyy pystyä tekemään – ja itse asiassa niitä kannattaakin tehdä, jotta lopputulos on toimiva.

Kolme asiantuntijoiden vinkkiä

1. Määrittely. Määrittely. Määrittely.
Ota heti suunnitteluvaiheessa mukaan ohjelmistoasiantuntija, joka osaa määritellä SharePoint Onlinea. Silloin ymmärtää konkreettisesti sen mikä on mahdollista ja mikä ei. Lisäksi saat vinkkejä, miten joku asia kannattaa tehdä.

2. Sitouta oma työryhmä/tiimi
Intranet projekti ei onnistu kovinkaan hyvin pienenä sivuprojektina, jota hoidetaan silloin tällöin – ja sitten se menee itsestään maaliin. Hyvin hoidettu intranet-projekti edellyttää sitoutunutta työryhmää, jolle on varattu tarpeeksi aikaresurssia sisällön siirtämiseksi, muokkaamiseksi ja tekemiseksi. Muistathan sisällöstä ”vastaavan päätoimittajan”.

3. Ajattele intranet eri tavalla
Unohda vanhan intranetin siirto 100-prosenttisesti sellaisenaan! Pilviteknologia ja moderni alusta tarjoavat mahdollisuudet freesata sisältö ja miettiä käyttöliittymä ajanmukaisella tavalla.

”Intranet-projekti on hauskaa ja helppo toteuttaa meidän kanssamme, kunhan sitoutuu itsekin SharePoint intranet -projektiin ja varaa siihen aikaa. Tiimimme on käytännönläheinen ja asiantuntijoidemme kanssa on mutkatonta työskennellä.”

Satu Laine, Miia Pelkki-Jahan ja Sam-Patrik Öhman
M365-asiantuntija-projektipäällikkö-kouluttaja -tiimi
Systems Garden

”Koulutamme myös asiakkaan joka kerta uudistuneen intranetin käyttöön ja autamme tarvittaessa jatkokehittämisessä – intranet ei ole periaatteessa koskaan valmis, vaan se elää ja muuttaa muotoaan loppukäyttäjien mukaan.”

Satu Laine, Miia Pelkki-Jahan ja Sam-Patrik Öhman
M365-asiantuntija-projektipäällikkö-kouluttaja -tiimi
Systems Garden

Helppo startti

Systems Garden on toteuttanut lukemattomia intranet-projekteja onnistuneesti. Asiantuntijamme tietävät, miten se kannattaa tehdä. Tavoitteemme on aina hyödyntää SharePoint Online -ympäristöä mahdollisimman vakiomuotoisena, sillä sen toimivuus on testattu huolellisesti. Intranetiä voidaan silloin helpommin kehittää ja viedä eteenpäin pala kerrallaan massiivisen kertaprojektin sijaan. Intranet-projekti onkin nykyään ensisijaisesti sisältöprojekti.

Koska sisältö on kaiken a ja o, tekninen käyttöönotto pidetään vakiomallissa kevyenä. Perustamme sivuston, koulutamme sisällöntuottajat SharePointin käyttöön, joten sisältötalkoisiin voi alkaa vaikka heti, kun ensimmäinen koulutus on pidetty. Miltä SharePoint Online yleensä näyttää? Kurkkaa malliesimerkkejä SharePoint LookBookista.

1. Aloitus
Lähdemme liikkeelle koulutuksella, jotta projektiryhmälle muodostuu kokonaiskuva SharePointin mahdollisuuksista ja rajoituksista.

2. Rakenne
Määrittelemme työpajoissa intranetin perusrungon, navigaation, käyttöoikeudet sekä käyttäjäryhmät. Sisällöntuottajien rekrytointi alkaa.

3. Perustus
Perustamme sivustot, navigaation ja sivupohjat, jonka jälkeen sisällöntuottajat voidaan kouluttaa intranetin käyttöön.

4. Opi lisää
Koulutamme sisällöntuottajat, jotta he voivat aloittaa varsinaisen työn eli sisällön kirjoittamisen.

5. Kirjoita
Suosittelemme uudistettua ja tuoretta sisältöä. Siirrämme harvoin sisältöä olemassa olevasta intranetistä uuteen.

6. Julkaise
Intranet voidaan julkaista, kun sieltä löytyy olennaisimmat tiedot. Intran sisällön kirjoitus ja päivitys jatkuu taustalla.

• Lue lisää ja tutustu Sharepoint intranet -projektiin tarkemmin

Mitä intranet-projekti maksaa meidän kanssamme?

Jos organisaatiollasi on jo Microsoftin 365 -palvelu käytössä, intranet on itseasiassa jo kehyksiltään melkein valmis. Rakennamme intranetin SharePoint Online -työkalun päälle, ilman ylimääräisiä kikkailuja ja säätämistä.

Intranetin hintaan vaikuttaa usea tekijä. Tyypillisessä vakiomallissa (sopii pienelle yritykselle) nojataan perussisältöön, kuten uutisiin, ohjeisiin, linkkeihin ja kuvapankkeihin. Mitä enemmän intralta vaaditaan muita kuin sisältöön liittyviä ominaisuuksia, sen enemmän intran tekninen rakennus vaatii ymmärrystä esimerkiksi erilaisista rajapinnoista.

Intranet voi siis kustantaa kaikkea muutaman tuhannen ja kymmenien tuhansien eurojen välillä. On-premise, räätälöinnit ja vanhan sisällön siirto uuteen nostavat vielä työmäärää. Intranetin kustannus juuri sinun yrityksellesi tai organisaatiollesi selviää muuten kysymällä meiltä! Älä epäröi tai juttele chattibottien kanssa, vaan ota meihin yhteyttä!

SharePoint Intranet: lue asiakkaidemme kokemuksista

”Intra julkaistiin aikataulussa ja budjetti piti! Aiempien kokemusten perusteella tiesimme, että korkeakoulussa ainoa järkevä ajankohta vaihtaa vanha intra uuteen on kesä. Oli tärkeää, että uusi intranet oli julkaistu ennen lukuvuoden alkua, ja onnistuimme siinä.”

Heli Kauppinen
Viestintäsuunnittelija
Xamk 

Tutustu asiakastarinaan tarkemmin

Monilla kilpailijoilla oli kalliimpi hinnoittelu, mutta läpi paistoi se, että tietoa ei oikein ole. Systems Garden oli hinnoittelultaan kilpailukykyinen ja heillä oli hyviä referenssejä.”

Markku Peltola
Järjestelmäasiantuntija
Metsänhoitoyhdistysten Palvelu Oy

Lue koko asiakastarina tästä

“Nyt meillä on nykyaikainen intra, jonne sisällöntuottajien on helppoa ja nopeaa viedä uutisia ja päivityksiä.”

Johanna Heinonen
Business Development Manager
Kemppi Oy

Tutustu tarkemmin

”Nyt intranet tukee aidosti työntekoa ja työpäivää. Työtiloihin viedään aihekohtaista, yksityiskohtaisempaa tietoa tarvittaessa, ja intran rakenne pysyy selkeänä.”

Minna Däpp
Communications Manager
SAVOX Communications Oy

Lue lisää

Asiakkaamme toteutti laajan intranet-projektin
Lue siitä tarkemmin täältä

Onko SharePoint Intranet ajankohtainen aihe?

Kannamme sovittaessa kokonaisvastuun intranet-projektistasi sen suunnittelusta aina käyttöönottoon ja ylläpitoon asti. Teemme ohjelmistokehitystä määrittelysi perusteella joko kiinteähintaisena tai tavoitehinnalla pienistä ohjelmistokomponenteista kokonaisjärjestelmiin.

Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään, eikä se myöskään maksa yrityksellesi mitään. Yhteystietojasi emme luonnollisestikaan käytä muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.

Voimme auttaa sinua intranet-projektissasi tai intranetin kehittämisessä. Ota yhteyttä Systems Gardenin asiantuntijaan ja sovi helppo etätapaaminen. Tarkastellaan organisaatiosi tilannetta ja tapaa toimia = pohditaan, minkälainen intranet voisi sopia teidän yrityksellenne.

Systems Gardenin asiantuntijasi intranet-projekteissa

Sam-Patrik Öhman
sam-patrik.ohman@systemsgarden.com
p. 040 758 4551

Satu Laine
satu.laine@systemsgarden.com
p. 040 762 4992

”Ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – toimialasta riippumatta. Olemme yhdistäneet dataa ja ihmisiä järjestelmistä ja päätelaitteista riippumatta jo lähes 20 vuotta. Meillä on kokemusta kymmenistä vaativista intranet-toteutuksista ja kevyemmistä ratkaisuista.”

Tutustu myös muihin blogikirjoituksiimme

Lue lisää

Yrityksemme LinkedInissä

Pirkka Paronen Systems Gardenilta kutsuttiin jälleen yhdeksi asiantuntijapuhujaksi Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -seminaariin. Kyseessä on itse asiassa Suomen laajin Microsoft 365 -toteutuksista kertova case-pohjainen tapahtuma. Tälläkin kertaa siellä nousi esiin eri case-esittelyjen ansiosta useimmille yrityksille tuttuja teemoja: arkistointi, sähköinen arkistointi, tiedonhallinta, dokumentinhallinta ja sopimushallinta. Asioita luodattiin eri toimialoja edustavien organisaatioiden ja yrityksten toteuttamien konkreettisten M365-toteutusten näkökulmasta.

Varsinainen Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -seminaari järjestettiin marraskuun lopussa hybridimallilla ja se keräsi 200 osallistujaa – osan paikan päälle ja osan striimauksen välityksellä etänä. Pirkalle kyseisessä seminaarissa asiantuntijana toimiminen oli jo kolmas kerta. Pirkan ja hänen asiakkaansa puheenvuoro ja case-esimerkki kiinnosti seminaarin yleisöä, siitä kertoi jälkeenpäin saatu hyvä palaute.

”Oman asiantuntemuksen ja osaamisen yksi mittareista on mielestäni siinä, että pystyy kertomaan siitä ennen muuta ymmärrettävästi toisille. Silloin on ehkä oivaltanut kertomastaan asiasta punaisen langan.”

Sähköinen arkistointi liittyi myös Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -seminaariin Systems Gardenin osalta. Asiakascasena oli Suomen Punaiselle Ristille toteutettu arkistointiprojekti, johon kuului muun muassa räätälöidyn tallennusavustimen tekeminen. Kuvassa oikealla Pirkka Paronen. Mikäli M365 HPR -tapahtuma kiinnostaa tarkemmin, lisätietoja löydät seminaarin sivuilta. Kuva: Juha Anttila / IITC

Sähköinen arkistointi auttaa yrityksen arjessa

M365-pilvipalveluratkaisuilla voi tehdä vaativaa dokumentinhallintaa, sopimushallintaa, tiedonhallintaa ja arkistoratkaisuja. Sähköinen arkistointi onnistuu myös vaativilla toimialoilla ja vaikkapa julkisen sektorin tarpeisiin toteutettuna.

Moderni työ ja digitaalinen työpäiväkokemushan on parhaimmillaan todella toimivaa, sillä nykyaikaiset alustat, tekniikka ja välineet tarjoavat mahdollisuudet tehdä yksin, yhdessä ja yhtä aikaa. Lisäksi edellä mainittuja ominaisuuksia ja alustoja on helppo yksilöidä yrityskohtaisesti osaavan asiantuntijakumppanin kanssa.

Mutta ryhmät, tiimit ja organisaatiot kokevat erilaisia muutostilanteita – ja yleensäkin itse aika kuluu. Esimerkiksi viidessä vuodessa pienessäkin yrityksessä syntyy yllättävän paljon dataa ja erilaisia dokumentteja. Siksi pitäisi kiinnittää huomiota myös pysyväisluonteiseen arkistointiin, johon sähköinen arkistointi tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet.

”Arkistointia voi miettiä organisaatiotasolla näin. Kyse on tavallaan digitaalisesta työhuoneesta. Kuten missä tahansa huoneessa, joillakin se pystyy siistinä ja toisilla se on hirveä sekamelska. Kannattaa pohtia, kummasta huoneesta tarvittava asia löytyy helpommin?”

Toisin sanoen organisaatiohan jatkaa myös olemassaoloaan niiden tiimien, työryhmien ja ihmisten jälkeen, sillä esimerkiksi yksittäinen projektitiimi voi olla ”aktiivisena” ainoastaan muutaman kuukauden, eli esimerkiksi ainoastaan sen aikaa, kun kehitetään vaikkapa organisaation sisäisiä toimintatapoja. Onko teidän yrityksessä tai organisaatiossa pohdittu, mitä tapahtuu tällaisen ryhmän tiedolle, dokumenteille, asiakirjoille, ideoille, sisäisille muistioille tämän jälkeen?

Ajatellaan taas laajemmin: pitäisi siis olla jotakin pysyvää digitaalista säilytettävää ja arkistoitavaa. Järjestystä. Kannattaa myös toteuttaa järkevä organisaation tai yrityksen tarpeisiin määritelty tapa toimia = miten ja minne data arkistoidaan. Silloin on hyvä tehdä esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelma. Tiedonhallinta on aina laajan skaalan kokonaisuus, johon myös sähköinen arkistointi kuuluu.

Tiedon olisi hyvä kulkea vapaasti ja helposti. Yhdessä tekemisen arvo yrityksessä – ja organisaation johtamisarvon – tulisi nojata siihen, että saadaan tekemään ihmiset töitä yhdessä. Ja siinä, että pystyy jalostamaan tästä ihmisten työnteosta jotakin pysyvää data- ja tietopääomaa, josta hyödytään nyt ja tulevaisuudessa.

1. Dokumentinhallinta kuntoon yrityksellesi
2. Tutustu tarkemmin yritysten sopimusten hallintaan
3. Lisätietoja sovelluskehityksestä

Sopimus on konkreettinen malliesimerkki sopimushallinnasta ja arkistoinnista. Se on harvoin yksi tiedosto, vaan siihen liittyy esimerkiksi esiversio, muokattu versio ja allekirjoitettu versio.

Tutustu oivalluksia antaviin referensseihimme

• Marttaliitto – Dokumentinhallintaa modernisti
• Linnanmäki – Sähköisellä ajopäiväkirjalla tehokkuutta turvallisuuteen
• Katso kaikki referenssimme

Arkistointia ja tiedonhallintaa

Meidän tavoitteemme on tehdä sähköisestä arkistoinnista, sopimushallinnasta, dokumentinhallinnasta ja asiakirjojen seurannasta mahdollisimman helppoa ja sujuvaa. Esimerkiksi SharePointista löytyy kattavasti ominaisuuksia – ja niitä tulee myös jatkuvasti lisää. Microsoft 365 -pilvipalvelut ovat käytössä suurimmassa osassa suomalaisia yrityksiä. Kovin moni ei kuitenkaan tiedä, kuinka monipuolisiin asioihin ne taipuvat.

Kaikki asiakirjat, dokumentit, sopimukset…
SharePoint Online ja Microsoft 365 = yhteensopiva yleisimpien sopimus- ja asiakirjatyyppien kanssa. Sähköpostit on mahdollista tarvittaessa tallentaa.

Metadata tai metatieto
Kuhunkin asiakirjaan liitetty dokumenttityyppi, asiakas, vastuuhenkilö, GDPR-tieto sekä päivämäärät – eli metadata/tieto mahdollistaa dokumenttien ajantasaisen seurannan ja joustavan hallinnan ja arkistoinnin

Versiohallinta ja arkistointi
Pilviteknologian ansiosta asiakirjoista, sopimuksista ja dokumenteista on aina saatavilla se ajantasaisin versio. Myös sopimusdokumentin versiohistoria tallentuu automaattisesti. Edellisen version voi palauttaa koska tahansa. Asiakirjoja voi muokata myös yhtä aikaa.

Hyväksyntä
Sopimuksen ja dokumentin sisällön hyväksyntää tai versiointia voi hallita työnkulun avulla. Muokatut versiot jäävät odottavaan tilaan, kunnes ne hyväksytään viralliseksi versioksi – tai hylätään.

Käyttöoikeudet
Asiakirjojen, dokumenttien ja sopimuksien muokkaus- ja lukuoikeudet voivat perustua esimerkiksi sopimustyyppiin tai luottamuksellisuuteen. Käyttäjäoikeudet voidaan myös kytkeä helposti suoraan Azure AD:ssa (Azure Active Directory) määriteltyihin ryhmiin ja käyttäjiin.

Luottamuksellisuus
Kaikille dokumenteille voidaan määritellä luottamuksellisuusluokka, kuten sisäinen, luottamuksellinen tai salainen. Viimeksi mainittu voi esimerkiksi estää sopimuksen luvattoman avaamisen tai sähköpostiin liitetiedostoksi liittämisen.

Sähköinen allekirjoitus
Unohda kuulakärkikynät! Sopimushallinnan ratkaisuun voidaan sisällyttää sopimusten sähköinen allekirjoitus. Tärkeän sopimuksen allekirjoitus onnistuu siis käytännönläheisesti, vaikka kaikki allekirjoittajat olisivat fyysisesti eri paikoissa.

Automatisointi
Työnkulut pitävät huolen, että sopimuksia koskevat automaattiset sähköpostihälytykset ja arkistointi tapahtuvat määriteltyjen sääntöjen perusteella ja puitteissa.

Mietityttääkö sähköinen arkistointi? Me autamme! Meiltä organisaatiosi tai yrityksesi saa apua arkistointiin, asiakirjahallintaan, dokumentinhallintaan ja sopimushallintaan – eli datan- ja tiedonhallintaan kokonaisvaltaisesti. Asiantuntijoillamme on runsaasti kokemusta tiedonhallinnan haasteista.

SharePoint ja SharePoint Online soveltuvat valmiiden tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen, ja nämä yhteistyöohjelmistot taipuvat erinomaisesti monen eri toimialan yrityksen arkeen. Dokumentinhallinta SharePointissa perustuu tiedostoihin liitettyihin asiasanoihin – metatietoihin – joiden automatisoinnilla dokumenttien, asiakirjojen ja sopimusten lisäämisestä, hallinnoimisesta ja arkistoinnista tehdään yksinkertaista ja helppoa. Jo muutamalla hyvin valitulla metatiedolla selkeytetään käytäntöjä. Sähköinen arkistointi on helppoa.

Myös Teams sopii dokumentinhallintaan, mikäli ratkaisussa hyödynnetään Tiedostot-välilehdeltä löytyviä SharePointin ominaisuuksia sekä muilla M365-palveluilla toteutettua automatiikkaa. Parhaiten Teams käy dokumentinhallinnan työvälineeksi, kun tiedostoja työstetään ja niistä keskustellaan samanaikaisesti, tai dokumentteja halutaan käyttää ja jakaa mobiilisti kenttäolosuhteissa esimerkiksi älypuhelimella tai tabletilla.

Sähköinen arkistointi: muut teemaan liittyvät blogikirjoituksemme

Dokumentinhallinta yrityksissä

Valitse sopimushallinta, joka on tätä päivää

Sovelluskehitys, digitalisaation myötä sille on kysyntää

Muut blogikirjoituksemme

Tiesitkö, että ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – toimialasta riippumatta. Kiitos blogikirjoituksemme lukemisesta.

Systems Gardenin asiantuntijasi sähköisessä arkistoinnissa

Pirkka Paronen
pirkka.paronen@systemsgarden.com
+358 50 592 1207

Tästä pääset muihin blogikirjoituksiimme

Yrityksemme LinkedInissä

Microsoft Viva on Microsoftin määritelmän mukaan työntekijöiden kokemusympäristö, joka kokoaa yhteen työnkulun viestinnän, tiedot, oppimisen, resurssit ja merkitykselliset tiedot.

Käytännössä Viva tarjoaa Teamsiin ominaisuuksia, jotka vähentävät tiedon siiloutumista esimerkiksi Teamsin ja SharePointin välillä, auttavat olennaisen, organisaation kannalta merkityksellisen tiedon löytämisessä sekä tukevat työntekijöiden oppimista ja työhyvinvointia.

Tunnin aikana asiantuntijamme Reeta Tammisto käy neljä työkalua läpi; Insights, Connect, Topics sekä Learning ja vastaa lopussa työkalujen käyttöä ja käyttöönottoa koskeviin kysymyksiin. Webinaarissa keskitytään pelkän tekniikan sijaan siihen, miten  organisaation yhteistä tietopohjaa voidaan kasvattaa sekä yksilön ja organisaation oppimista ja työhyvinvointia edistää Vivan avulla.

Reeta on organisaation oppimisen asiantuntija ja toiminut henkilöstön osaamisen kehittämisen parissa kymmenkunta vuotta. Webinaarissa pureudutaan Microsoft Vivaan erityisesti organisaation kehittämisen näkökulmasta.

Rekisteröidy alla olevasta linkistä ke 26.1.2022 kello 9-10 Teams-webinaariimme!