Haluatko parantaa organisaatiosi Microsoft 365 -ympäristön hallintaa, vähentää tietoturvariskejä ja tehdä tiimien työstä sujuvampaa? Katso webinaaritallenne, jossa esittelemme parhaita käytäntöjä Teamsin, SharePointin ja OneDriven hallintaan:

Mitä webinaarissa käsitellään?

• Kuinka hallita työtilojen (Teams, SharePoint) elinkaarta

• Käyttöoikeuksien ja tietoturvariskien hallinta yhdestä näkymästä

• Automatisoidut prosessit ja mallipohjat eri tiimityön tarpeisiin

• Käyttäjäystävällinen raportointi ja käytön optimointi

• Esimerkkejä onnistuneista toteutuksista ja parhaista käytännöistä

Kenelle webinaari sopii?

Webinaari on suunnattu IT-päättäjille, Microsoft 365 -ylläpitäjille, tiimien vetäjille sekä kaikille, jotka haluavat kehittää M365-ympäristön hallintaa ja käytettävyyttä.

Jussi Rautjärvi jussi.rautjarvi@systemsgarden.com +358 50 306 2515

Mikä Threads on ja miten se toimii? 

Threads eli keskusteluketjuominaisuus toimii tällä hetkellä vain Teams-kanavissa, ei ryhmäkeskusteluissa tai yksityisissä chateissa. Uudet kanavat käyttävät oletuksena Threads-näkymää, mutta voit vaihtaa perinteiseen viestinäyttöön milloin tahansa. 

Käyttäjän näkökulmasta tämä tarkoittaa: 

• Viestien vastaukset näkyvät erillisinä ketjuina, ei perinteisenä julkaisujen virtana. Ketjut voi avata kokonaisina oikeaan reunaan tai omaan pop-up-ikkunaan. 

• On tärkeää tunnistaa, milloin viesti on uuden keskustelun aloitus ja milloin vastaus annetaan olemassa olevaan ketjuun. 

• Jos otsikoita ei ole käytetty julkaisuissa keskusteluissa aiemmin, näkymä voi aluksi tuntua sekavalta. 

Kun vastaat viestiin ketjussa, voit valita kahdesta vaihtoehdosta: 

• Reply in thread only – vastaa ketjussa: Viesti näkyy vain ketjussa. 

• Reply in thread and channel – vastaa ketjussa ja julkaisussa kanavalla: Viesti näkyy sekä ketjussa että pääpaneelissa. 

Threads toimii parhaiten tiimeissä, joissa keskusteluja käydään useista eri aiheista samanaikaisesti. Jos tiimi käyttää Teamsia lähinnä tiedottamiseen tai yksinkertaiseen viestintään, Threads voi tuntua turhalta lisäkerrokselta. 

Tehosta omaa navigointia Teamsissa 

Mukauta Teamsin asetukset ja ulkoasu omien työskentelytapojesi mukaan. Voit nyt merkitä tiimejä, kanavia ja keskusteluja suosikeiksi tai ryhmitellä niitä itse nimeämäsi otsikon alle, jolloin ne pysyvät näkyvissä Teamsin sivupalkissa. Tämä auttaa sinua keskittymään juuri niihin työtiloihin, joissa tapahtuu sinulle olennaisia asioita. Osat eivät ainoastaan nopeuta navigointia, vaan myös vähentävät riskiä, että tärkeät keskustelut jäävät huomaamatta. 

Joskus yksittäinen viesti voi sisältää tärkeää tietoa, kuten ohjeita, linkkejä tai päätöksiä. Nyt voit tallentaa viestin klikkaamalla viestin oikeassa yläkulmassa olevaa kolmen pisteen valikkoa ja valitsemalla ”Tallenna viesti”. Tallennetut viestit löytyvät helposti omasta profiilistasi, jolloin voit palata niihin myöhemmin ilman, että sinun tarvitsee etsiä niitä keskusteluhistoriasta. 

Kaipaatko tukea Teamsin käytön tehostamiseen? 

Jos Teamsin käyttö tuntuu hankalalta, organisaatiossa ei ole yhteisiä pelisääntöjä tai Teamsin monipuoliset mahdollisuudet ovat vielä hyödyntämättä, otathan yhteyttä asiantuntijoihimme! Autamme Teamsin käytön tehostamisessa muun muassa koulutuksilla ja organisaation sisäisen viestinnän pelikirjan toteutuksilla. 

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Copilot vs ChatGPT vs Gemini on vertailu, jonka moni yritys joutuu tekemään pohtiessaan, mikä tekoälyratkaisu todella tukee liiketoimintaa. Generatiivinen tekoäly mullistaa parhaillaan yritysten toimintaa: se nopeuttaa prosesseja, vähentää manuaalista työtä ja vapauttaa asiantuntijoiden aikaa luovempaan ja strategisempaan tekemiseen. Markkinoilla kolme nimeä nousee esiin yli muiden: Microsoft Copilot, ChatGPT ja Google Gemini.

Nämä kaikki kolme perustuvat suuriin kielimalleihin, mutta ne eroavat toisistaan merkittävästi. Copilot on integroitu syvälle Microsoft 365 -ekosysteemiin, ChatGPT on erillinen ja hyvin joustava palvelu, kun taas Gemini toimii tiiviisti Google Workspacen sisällä. Tässä artikkelissa vertailemme Microsoft Copilot vs ChatGPT sekä tarkastelemme, miten Gemini vs Copilot eroavat toisistaan yritysten näkökulmasta. Yrityksille on olennaista se, miten nämä työkalut istuvat olemassa olevaan ympäristöön, millaisia tietoturva- ja compliance-takuita ne tarjoavat ja millä hinnoittelulla niitä voi käyttää.

Tekoälyn hyödyt yrityksissä

Yrityksille tekoälyn suurin arvo näkyy tuottavuuden kasvuna ja riskien hallinnassa. Kun rutiinitehtäviä, kuten raportointia, sähköpostien koostamista, datan analysointia tai koodin tarkistamista, voidaan automatisoida, asiantuntijoille jää enemmän aikaa asiakastyöhön ja arvoa tuottavaan tekemiseen. Prosessit nopeutuvat, virheet vähenevät ja projektien läpimenoajat lyhenevät.

Tekoäly tukee myös päätöksentekoa: se kykenee käsittelemään suuria tietomassoja ja nostamaan esiin olennaiset asiat selkeinä tiivistelminä. Tämä mahdollistaa nopeamman ja luotettavamman päätöksenteon sekä vaihtoehtoisten toimintamallien arvioinnin.

Lisäksi tekoäly toimii innovoinnin tukena. Se voi tuottaa uusia ideoita, ehdottaa erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja ja auttaa kehittämään palveluita tai tuotteita entistä asiakaslähtöisemmin. Näin yritys ei ainoastaan tehosta nykyisiä prosesseja, vaan myös avaa tilaa uudelle kasvulle.

Copilot, ChatGPT ja Gemini yritysten näkökulmasta

Copilot – paras valinta Microsoft-ympäristöön

Kun pohditaan vaihtoehtoja, kuten ChatGPT vs Copilot tai Gemini vs Copilot, Microsoftin ratkaisu erottuu edukseen toimivalla integraatiolla. Copilotin vahvuus on juuri siinä, että se toimii suoraan siellä missä työkin tapahtuu: Wordissa, Excelissä, Outlookissa ja Teamsissa. Se hyödyntää Microsoft Graphia ja organisaation omia tietoja turvallisesti, ilman että dataa tarvitsee siirtää ulkopuolisiin palveluihin. Tämä tekee Copilotista erityisen tehokkaan niille, jotka jo käyttävät Microsoft 365 -ratkaisuja.

Tietoturva on Copilotissa Microsoftin standardien tasolla. Se täyttää GDPR-vaatimukset sekä ISO 27001 -sertifikaatin ehdot ja data pysyy organisaation Microsoft 365 -ympäristössä. Lisäksi Microsoft tarjoaa Copilot Copyright Commitment -suojan, joka ottaa yrityksen puolesta vastuun mahdollisista tekijänoikeusvaateista Copilotin tuottaman sisällön osalta. Tämä on merkittävä ero verrattuna kilpailijoihin.

Copilot sopii erinomaisesti rutiininomaisiin, dokumentteihin ja dataan liittyviin tehtäviin, kuten raporttien luomiseen, kokousmuistioiden kokoamiseen, sähköpostien luonnosteluun sekä taulukkolaskennan automatisointiin. Se on parhaimmillaan silloin, kun halutaan hyödyntää jo olemassa olevaa organisaation dataa nopeasti ja turvallisesti. Copilot loistaa tarkkuutta ja tehokkuutta vaativissa tehtävissä, mutta luovan sisällön tuottamisessa tai organisaation ulkopuoliseen tiedonhakuun Copilot ei ole yhtä joustava kuin esimerkiksi ChatGPT tai Gemini.

Copilotin heikkous on myös sen sidonnaisuus Microsoft-ekosysteemiin. Jos yritys ei käytä Microsoft 365 -palveluita, hyöty jää rajalliseksi.

Tarkista tästä, otatko M365-lisenssistä täyden hyödyn irti?

ChatGPT – joustava ja luova, mutta tietoturva vaatii huomioita

ChatGPT tunnetaan erityisesti luovasta sisällöntuotannosta, koodausavusta ja monipuolisesta keskustelukyvystä. Sen avulla voi kirjoittaa tekstejä, rakentaa asiakaspalvelun vastauksia tai testata uusia liiketoimintamalleja.

Yritysten näkökulmasta ChatGPT:n suurimmat haasteet liittyvät tietosuojaan ja luotettavuuteen. Perus- ja Plus-versioissa syötettyä dataa voidaan käyttää mallin kouluttamiseen, ellei käyttäjä käy erikseen kieltämässä tätä asetuksista. Enterprise-versiossa tätä riskiä ei kuitenkaan ole.

Lisäksi ChatGPT on suunniteltu miellyttämään käyttäjää, mikä voi johtaa keksittyihin faktoihin tai lähteisiin. Siksi kaikki liiketoiminnassa hyödynnettävät tulokset on tarkistettava huolellisesti ennen käyttöä. ChatGPT ei myöskään integroidu natiivisti Microsoft 365 -sovelluksiin, mikä voi lisätä manuaalista työtä Microsoft-ympäristössä toimiville yrityksille.

Gemini – luonteva vaihtoehto Googlen ekosysteemiin

Google Gemini on luonnollinen valinta organisaatioille, jotka toimivat Google Workspacen varassa. Se tuo tekoälyn Docs-, Sheets- ja Gmail-sovelluksiin ja hyödyntää Googlen hakudataa vahvana taustatukenaan. Tämä tekee siitä tehokkaan apurin esimerkiksi tekstien luonnissa, taulukkolaskennan automatisoinnissa ja sähköpostien hallinnassa.

Yritysten näkökulmasta Geminin suurin vahvuus on sen luonteva sijoittuminen Googlen ekosysteemiin. Geminin kehitys on nopeaa ja hakukoneen vahvuus tuo lisäarvoa tiedonhaussa ja sisällöntuotannossa. Se sopii hyvin tiimeille, jotka ovat jo sitoutuneet Googlen omiin työkaluihin.

Haasteita syntyy kuitenkin Microsoft-ympäristössä, jossa Geminin hyödyntäminen on hankalaa ja vaatii usein erillisiä integraatioita. Lisäksi Google ei tarjoa samanlaista tekijänoikeussuojaa kuin Microsoft Copilot, mikä voi olla riski organisaatioille, jotka julkaisevat tekoälyn tuottamaa sisältöä. Myös tietosuojasta on käyty keskustelua, sillä osa yrityksistä suhtautuu varauksella siihen, miten Google käsittelee ja hyödyntää dataa tekoälymallien kehityksessä.

Miksi Copilot nousee vahvaksi vaihtoehdoksi Microsoft-ympäristössä?

Tekoälyratkaisun valinta riippuu aina yrityksen ympäristöstä ja tavoitteista. Google Workspacen käyttäjille Gemini voi olla luonteva valinta ja luovaan sisällöntuotantoon ChatGPT tarjoaa puolestaan paljon joustavuutta.

Yrityksille, jotka toimivat Microsoft 365 -ympäristössä, Copilot erottuu kuitenkin ylivoimaisena vaihtoehtona. Se integroituu saumattomasti tuttuihin työkaluihin ja hyödyntää organisaation omia tietoja turvallisesti Microsoft Graphin kautta. Näin tekoälystä tulee arjen apuri, joka nopeuttaa työprosesseja, vapauttaa aikaa asiantuntijatyöhön ja vähentää virheitä.

Copilotin vahvuus ei ole vain sen käytettävyydessä, vaan myös Microsoftin tarjoamassa tietoturvassa, compliance-standardien täyttymisessä ja tekijänoikeussuojassa. Kun tähän yhdistetään keskitetty hallinta ja jatkuva kehitys osana Microsoft-ekosysteemiä, Copilotista muodostuu luotettava ja pitkän aikavälin ratkaisu B2B-yrityksille, jotka haluavat hyödyntää tekoälyä täysimääräisesti.

Miten valita oikea tekoälyratkaisu yritykselle?

Kun vertaillaan Copilot vs ChatGPT vs Gemini, yhtä ainoaa oikeaa ratkaisua ei ole. Valinta riippuu siitä, missä ekosysteemissä yritys toimii ja millaisia tavoitteita sillä on. Jos käytössäsi on Microsoft 365 tai suunnittelet sen käyttöönottoa, Copilot tarjoaa vahvan pohjan tekoälyn hyödyntämiselle.

On kuitenkin hyvä muistaa, että työkalu on yhä kehittymässä ja parhaat käytännöt hakevat paikkaansa. Siksi emme ole vielä lisänneet Copilotia palveluvalikoimaamme koulutuksena, mutta keskustelemme mielellämme sen mahdollisuuksista ja sopivuudesta juuri teidän organisaatiollenne.

Tekoäly ei kuitenkaan ole ainoa tapa parantaa tuottavuutta. Liiketoiminnan digitalisointia voidaan vauhdittaa myös muilla konkreettisilla ratkaisuilla, kuten sähköisellä sopimustenhallinnalla tai modernilla intranetillä. Vaihtoehtoja on monia ja tärkeintä on löytää ne keinot, jotka tukevat juuri teidän toimintaanne parhaiten.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Vaikka Microsoft onkin sitoutunut kehittämään tuotteensa saavutettavuuskriteerien mukaisiksi, on vastuu saavutettavuuden toteutumisessa intraneteissä myös sisällöntuottajilla. Kaikilla organisaation työntekijöillä tulee olla yhdenvertainen pääsy tärkeisiin sisäisiin tietoihin ja resursseihin riippumatta heidän fyysisistä tai kognitiivisista rajoitteistaan.

Tiivistetty vinkkilista saavutettavaan verkkokirjoittamiseen ja saavutettavuuden edistämiseen sisällön näkökulmasta

Kiinnitä huomiota saavutettavaan kieleen.

• Käytä yksinkertaista, kepeää kieltä.
• Käytä ymmärrettävää sanastoa tai avaa tekstissäsi mahdolliset lyhenteet ja ammattisanat.
• Käytä aktiivista kieltä, esim. “Täytä lomake” on selkeämpi kuin “Lomake täytetään”.
• Vältä turhia boldauksia, värikorostuksia tai caps-lockilla kirjoittamista.
• Tekoälyavustin, kuten Copilot, voi auttaa muovaamaan tekstistäsi helpommin luettavan!

Tekstin rakenne tulee olla looginen.

• Rakenna loogisesti: johdanto → tärkein asia → lisätiedot.
• Käytä otsikkotasoja hierarkkisesti ja loogisesti (H1, H2, H3 jne.), niin että H1 on sivun ensimmäinen otsikko, H2 sen alaotsikko ja H3 seuraavan tason alaotsikko. Tämä rakenne on erityisen tärkeä ruudunlukijoiden ja saavutettavuuden kannalta.
• Hyödynnä kappalejakoja ja listoja jäsentelyssä.

Linkitä kuvailevasti.

• Linkkiteksti on kuvailtu selkeästi. Esim. “Lue lisää verkkokirjoittamisesta” on parempi kuin “Klikkaa tästä”.
• Ilmoita linkin kohde, jos se vie toiselle sivustolle tai avaa tiedoston. Esimerkiksi ”Tutustu päivitettyyn verkkokirjoittamisohjeeseen (pdf)”.
• Vältä turhia linkkejä. Liika määrä häiritsee lukijan keskittymistä.

Huomioi kontrastierot.

• Väriä ei saa käyttää ainoana tiedon välittäjänä. Esim. virheviestissä pitää olla muutakin kuin punainen väri.
• Taustan ja tekstin välillä tulee olla riittävä kontrastiero. Vähintään 4.5:1 normaalikokoiselle tekstille (WCAG 2.1 AA-taso).

Lisää kuvia ja mediaa saavutettavasti.

• Anna kuville vaihtoehtoinen teksti (alt-teksti) ja selitä, miksi kuva on siinä, ei pelkästään mitä siinä näkyy. Sharepointissa kuville voi antaa vaihtoehtoisen tekstin tai sen voi merkitä koristeelliseksi, jos kuvan näkeminen ei ole välttämätöntä sisällön ymmärtämiselle.
• Videoilla tulisi olla saatavilla tekstitykset ja/tai tekstivastineet.
• Infografiikat, kaaviot ja taulukot tulisi selittää myös tekstinä, eli niillekin tulee tarjota tekstivastine.

Testaa ja arvioi kattavasti.

• Testaa sisältöä lukemalla se ääneen.
• Pyydä palautetta myös kohderyhmiltä.
• Käytä saavutettavuustyökaluja tarkistukseen. Microsoft tarjoaa oman saavutettavuustyökalun Accessibility Insights:n (accessibilityinsights.io). Sen voi lisätä omaan selaimeen laajennuksena ja tarkastaa esimerkiksi kontrastiin liittyviä haasteita tai alt-tekstien olemassaoloa.

Me Systems Gardenilla näemme, että saavutettava SharePoint intranet tukee asiakkaitamme osana hiottua projektirunkoamme. Tarjoamme koulutusta, vinkkejä ja materiaaleja, mutta saavutettavuuden toteutuminen vaatii kaikilta yhteistä sitoutumista koko verkkopalvelun elinkaaren ajan. Kun varmistamme, että intranetin tieto ja resurssit ovat kaikkien saatavilla, edistämme inklusiivista ja yhdenvertaista työympäristöä.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Yhdenvertaisuus on periaate, joka korostaa jokaisen oikeutta osallistua täysimääräisesti yhteiskuntaan. Digitaalisen saavutettavuuden edistäminen myös organisaation sisäisissä verkkopalveluissa on askel kohti tätä päämäärää.

Saavutettavuus tarkoittaa sitä, että digitaaliset palvelut, verkkosivut ja sovellukset ovat helposti käytettävissä kaikille, mukaan lukien niille, joilla on erityistarpeita tai rajoitteita. Saavutettavuus on siis avainasemassa rakennettaessa yhdenvertaisempaa digitaalista työympäristöä.

EU:n laatima saavutettavuusdirektiivi sekä sen pohjalta laadittu digipalvelulaki ovat myös takaamassa yhdenvertaista saatavuutta digitaalisessa ympäristössä olevalle tiedolle. Vaikka digipalvelulaki ei vielä velvoita kaikkia verkkopalveluiden tekijöitä Suomessa, yhdenvertaisuus organisaatiossa tulisi olla päämäärä riippumatta toimijasta.

Saavutettavuuden tavoittelun ei tule tarkoittaa sitä, että tehdään erilaisia verkkopalveluita eri asiakasryhmille. Sen sijaan tulisi tuottaa saavutettavia verkkomateriaaleja ja -palveluita, jotka palvelevat kaikkia. Saavutettavuus mahdollistaa siis kaikille työntekijöille yhdenvertaisesti esteettömän pääsyn samoihin tietoihin ja resursseihin.

Microsoft sitoutuu saavutettaviin tuotteisiin

Verkkosisällön saavutettavuusohjeet (WCAG) ovat kansainvälisesti hyväksyttyjä teknisiä kriteerejä verkkosisällön saavutettavuudelle, joista vastaa kansainvälinen Wordl Wide Web -konsortio eli W3C. Microsoft on todennut huomioivansa WCAG-standardit tuotekehityksessään ja sitoutuu inklusiiviseen suunnitteluun ja esteettömien tuotteiden ja sisältöjen kehittämiseen. Microsoft arvioi tuotteitaan ja palveluitaan WCAG-tasojen A ja AA -kriteerien mukaan ja julkaisee tuotteistaan helppokäyttöisyysraportteja, joista saa hyvän kuvan saavutettavuustilasta.

Office-tuoteperheen saavutettavuuteen Microsoftilla on saatavilla laajat englanninkieliset dokumentoinnit, ohjeet ja koulutukset, joiden avulla käyttäjät voivat luoda digitaalista sisältöä kaikille käyttäjilleen. SharePoint Onlineen liittyen niissä kerrotaan esimerkiksi näytönlukuohjelmien (kuten JWS ja Narrator) käytöstä, kontrastiasetuksista, alt-teksteistä ja näppäimistönavigoinnista. Tutustu aiheeseen muun muassa sivuilla Screen reader support for SharePoint Online ja Make your SharePoint site accessible to people with disabilities.

Vastuu saavutettavuuden toteutumisessa sisällöntuottajilla

Vaikka Microsoft ja SharePoint tarjoaakin kattavasti erilaisia ohjeita ja aputoimintoja sekä teknisesti toimivan alustan, on sisällöntuottajilla ja verkkopalveluiden sisällön konseptoijilla suurin vastuu saavutettavuuden toteutumisessa. Oleellista on kuunnella palautteita ja testata oman verkkopalvelun käytettävyyttä. Jälkimmäistä voi toteuttaa erilaisilla ilmaisilla tarkistustyökaluilla, kuten Microsoftin omalla Accessibility Insights -selainlaajennuksella.

Sivustokokonaisuuksissa saavutettavuus tulee ottaa huomioon kokonaisvaltaisesti, mutta seuraavat seikat kantavat jo pitkälle:

1. Suunniteltaessa teemaväritystä kontrastierot tulee olla tarpeeksi suuret. Voit käyttää tähän apuna suunnittelutyökalu Fluent UI Theme Designeria tai tarkastaa nykyisen toteutumisen Accessibility Insights -tarkistustyökalulla.
2. Kiinnitä huomiota saavutettavaan kieleen. Käytä yksinkertaista, kepeää kieltä välttäen turhia boldauksia, värikorostuksia tai caps-lockilla kirjoittamista. Tekoälyavustin, kuten Copilot, voi auttaa muovaamaan tekstistäsi helpommin luettavan!
3. Anna kuville vaihtoehtoiset tekstit eli alt-tekstit tai merkitse ne koristeellisiksi. Sharepointin kuviin liittyvät verkko-osat sisältävät jo sisäänrakennettuna nämä asetukset. Voit hyvin kysyä neuvoa Copilotilta tai katsoa vinkit hyvien alt-tekstien luomiseen.

Me Systems Gardenilla tuemme asiakkaitamme intranet Microsoft 365 -ympäristössä osana hiottua projektirunkoamme. Tarjoamme koulutusta, vinkkejä ja materiaaleja, mutta saavutettavuuden toteutuminen vaatii kaikilta yhteistä sitoutumista koko verkkopalvelun elinkaaren ajan.

Lähteet:

• Microsoftin helppokäyttöisyys – luottamuskeskus (microsoft.com)
• Accessibility Conformance Reports (microsoft.com)
• WCAG (saavutettavasti.fi)

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Lomakkeiden luomiseen, äänestyksiin ja kyselyihin tarkoitettu Microsoft Forms on monipuolinen työkalu monessakin työtehtävässä. Lomakkeen jatkokäytön ja tiedonhallinnan näkökulmasta on merkityksellistä kuka lomakkeen luo ja mihin sijaintiin.

Mitä kaikkea lomakkeilla voidaankaan tehdä?

Pelkillä Forms-lomakkeilla voidaan kerätä tietoa vastauksien muodossa. Se, mitä ratkaisuja vastauksiin liittyen rakennetaan, on jo paljon enemmän mahdollistavaa. Lomakkeella ja siihen liitetyillä Microsoft Lists -listalla sekä Power Automate -automaatioilla voidaan jo rakentaa kevyt tikettijärjestelmä, tapahtumaan ilmoittautumisen ratkaisu tai vaikka palautteiden tekoälypohjainen automaattinen lajittelu positiivisiin ja negatiivisiin palautteisiin.

Henkilökohtainen vai ryhmälomake?

Henkilökohtaiset lomakkeet voivat olla houkutteleva vaihtoehto, koska ne tarjoavat yksilöllisen hallinnan ja yksinkertaisuuden. Kuitenkin, kun henkilö lähtee organisaatiosta, hänen luomansa henkilökohtaiset lomakkeet poistuvat kokonaan. Tämä voi aiheuttaa merkittäviä ongelmia, jos lomaketta käytetään laajasti organisaation sisällä.

Ryhmälomakkeet ovat yhteisön omistamia, mikä tarkoittaa, että ne säilyvät, vaikka yksittäinen jäsen lähtisi organisaatiosta. Tämä takaa jatkuvuuden ja vähentää riskejä, jotka liittyvät tärkeiden lomakkeiden katoamiseen.

Lisäksi ryhmälomakkeet tarjoavat mahdollisuuden yhteistyöhön, tulosten yhteiseen analysointiin ja vastausten hallintaan. Ryhmälomakkeen luominen Formsissa henkilökohtaisen sijaan on hyödyllistä myös näistä syistä:

• Yhteistyö: Ryhmälomakkeen avulla voit lisätä käyttäjiä, jotka voivat luoda kysymyksiä yhteistyössä reaaliajassa. Tämä tekee lomakkeen luomisesta ja muokkaamisesta joustavampaa ja tehokkaampaa, koska useat ihmiset voivat työskennellä samanaikaisesti.
• Tulosten analysointi: Ryhmälomakkeen avulla tuloksia on mahdollista analysoida yhdessä, jolloin tiedostosta ei tarvitse jakaa useita versioita. Tämä helpottaa tulosten tulkintaa ja päätöksentekoa.
• Vastauksien hallinta: Ryhmälomakkeen avulla voit määrittää, kuka voi vastata lomakkeeseen, ja voit rajoittaa vastaukset vain yhteen henkilöä kohden. Tämä auttaa hallitsemaan vastauksia ja vähentämään päällekkäisyyksiä.

Joten, kun seuraavan kerran luot lomakkeen organisaatiossasi, harkitse ryhmälomakkeen käyttöä. Se ei ainoastaan paranna yhteistyötä ja tehokkuutta, vaan myös varmistaa, että tärkeät lomakkeet säilyvät organisaatiossa pitkällä aikavälillä.

Miten ryhmälomake luodaan?

Ryhmälomake luodaan Teams-tiimin sisälle. Katso ohjeet ryhmälomakkeen luomiseen.

Lomakkeen ollessa monimutkaisempi ja, jos lomakkeen keräämiin aineistoihin kaivataan raportointeja, automaattista käsittelyä tai jäsentelyä, voit olla yhteydessä meihin. Katsomme tapauskohtaisesti, palveleeko Forms ja sen lisämausteet vai siirrytäänkö esimeriksi Power Appsin kustomoituihin lomakkeisiin. Voimme yhdessä rakentaa kokonaisuuden automaatioineen ja oikeine omistajuuksineen.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515