fbpx
M365 HPR: Teams ja dokumentinhallinta

M365 HPR: Teams ja dokumentinhallinta

Kahdessakymmenessä vuodessa dokumentit eivät ole vielä kadonneet mihinkään”, toteaa Pirkka Paronen toukokuisessa HPR-seminaarissa.

Dokumentteja on – ja tulee jatkossakin olemaan – tuhansia, kymmeniä tuhansia, satoja tuhansia. On dokumentteja kumppaneilta, sopimuksia, dokumenttipohjia, tarjouksia, suunnitelmia. Entä niiden käyttöoikeus ja omistajuuskysymykset?  Tai arkistointi, ja versionhallinta?

Teams on ryhmätyöväline, jossa jokaisella tiimillä on oma työhuoneensa. Ilman yhteistä koodistoa tai pelisääntöjä kukin tiimi luo ja organisoi dokumentit oma tavallaan. Se voi pahimmillaan siilouttaa tiedon ”miljoonaan” eri paikkaan, kun Teamsin käyttöönoton myötä pienet tiimit tekevät töitä omassa luolassaan, ja tieto ei enää siirrykään tiimien välillä.

Pirkka peräänkuulutti esityksessään tiedonohjaussuunnitelmaa, tai yhteisesti sovittuja toimintatapoja, jotka määrittelevät, mikä on säilytettävää, pysyvää ja yhteisesti jaettavaa tietoa, ja mikä on projektiluontoista, lyhytaikaista tietoa, jonka on tarkoituskin hävitä.

Alkuun pääsee nimeämällä ja organisoimalla tiimit ensin organisaatio-, projekti- ja työryhmätiimeiksi niiden elinkaaren mukaan. Lisäksi on hyvä erottaa toisistaan omiksi kokonaisuuksiksi pienemmässä ryhmässä tapahtuva dokumenttien yhdessä työstäminen (Teams) ja yksisuuntainen, isolle joukolle tapahtuva julkaisu ja dokumenttien jakelu (SharePoint).

Dokumenttien tallennus jälkipolville (eli arkistointi) voidaan ratkaista mm. dokumentteihin kiinnitettävillä metatiedoilla tai Private labeling -luokittelulla. Läheskään kaikki tieto ei ole jälkipolville säilyttämisen arvoista. Metatietoihin kiinnitetty säännöstö tai käsittelyn automatisointi auttaa tiedon oikeanlaisessa arkistoinnissa.

Erilaisia malleja on tarjolla tiedonhallinnan toteuttamiseen Teamsissa, mutta suoraviivaista ratkaisua ei valitettavasti ole, sillä toteutustapa riippuu ympäristöstä ja siitä, mikä toimii mihinkin tapaukseen.

Pirkka totesi lopuksi, että Teams on vapaamuotoinen, ryhmän yhdessä tekemisen väline, eikä sitä kannata muuhun yrittää väkisin taivuttaa. Jos Teamsin haluaa saada tukemaan myös hallittua tietomallia, dokumentinhallinta vaatii edelleen SharePointin tarkempaa ymmärtämistä ja vision siitä, miten sen halutaan toimivan.

Intranetin facelift

Intranetin facelift

Lumene Group ehosti intranetin kattamaan tehokkaammin koko henkilöstön. Yrityksen sisäinen viestintä käy uudella järjestelmällä käden käänteessä.

Kotimainen Lumene Group on liikevaihdoltaan yli 70 miljoonan euron kauneusalan yritys, joka kehittää ja valmistaa ensiluokkaisia Lumene-ihonhoito- ja meikkituotteita sekä erityisesti kampaamokäyttöön kehitettyjä korkealaatuisia Cutrin-hiustuotteita.

Lumenen tuotteet kehitetään ja suurimmaksi osaksi myös valmistetaan Suomessa Espoon tehtaalla.

Kansainvälisesti Lumene toimii Pohjoismaissa, Venäjällä sekä Yhdysvalloissa. Ulkomaisten haarakonttoreiden lisäksi Lumene on laajentanut markkinoitaan Iso-Britanniaan sekä Kiinaan, joissa yritys toimii verkkokauppakumppaneidensa mm. FeelUniquen, Look Fantasticin sekä Tmallin kautta. Lumenen konserniin kuuluu myös hiustuotteiden valmistaja Cutrin Oy.

Kaikkiaan Lumene työllistää noin 400 henkilöä. Monimuotoiseen henkilöstöön kuuluu tuotannon ja toimiston henkilökuntaa niin kotimaassa kuin ulkomailla sekä myyntikentällä toimivia edustajia.

“Kun henkilöstö on levittynyt näin laajalle alueelle, intranet on ehdottomasti pääkanava yrityksen sisäisessä tiedotuksessa. Uutisia ja tiedotteita lisätään intraan vähintään viikoittain ja toisinaan useita viikossa. On hyvin tärkeää, että nämä tiedotteet myös tavoittavat kaikki”, kertoo Lumenen PR & communications Manager Marjukka Naakka.

Lumenen intranet tuo koko laajan henkilöstön saman sateenvarjon alle. Intranetiä käyttävät myös Cutrin Oy:n työntekijiät.

“Aiempi intranetimme alkoi olla jo aikansa elänyt, ja tarvitsi selvästi päivitystä.”

Kattavuus ja käytön helppous olivatkin päätavoitteita, kun Systems Garden toteutti Lumenelle Office365-alustalla toimivan intranetin. Uusi järjestelmä toimii myös mobiilialustalla.

“Kun intranet on kätevästi kaikkien saatavilla, pyrimme vastaavasti viestinnässä pitämään sen aktiivisena ja tekemään uusia sisältöpäivityksiä säännöllisesti. On myös tervetullutta, että uusi intranet on selvästi nopeampi käyttää. Uutisten ja tapahtumien luominen käy tällä alustalla käden käänteessä.”

Naakka antaa järjestelmätoimittajan suoritukselle hyvän arvosanan.

“Systems Gardenin tapa toteuttaa projekteja on joustava ja täsmällinen. Aikataulut pitävät ja se aina tehdään mikä luvataan”, Naakka kehuu. “Jos käytettävä järjestelmä ei suoraan taivu toivottuun ominaisuuteen, heiltä löytyy useimmiten kiertotie tai korvaava ratkaisu.”

 

“Olemme tavoittaneet sen vaikutuksen, jota intranet-uudistuksella lähdimme hakemaan.”

Marjukka Naakka, PR & communications Manager

”Systems Gardenin tapa toteuttaa projekteja on joustava ja täsmällinen. Aikataulut pitävät ja se aina tehdään mikä luvataan.”

Lumene esittelee maailmalle parhaat suomalaisen luonnon raaka-aineet ja auttaa ihmisiä luomaan oman käsityksensä kauniista joka päivä.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Suvi

Suvi Ranttila
suvi.ranttila@systemsgarden.com
+358 40 657 5235

15 + 15 =

MTK – Riuska ote sähköisistä työkaluista

MTK – Riuska ote sähköisistä työkaluista

Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK

Maanviljelijöiden, metsänomistajien ja maaseutuyrittäjien ammatti- ja etujärjestö Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK tuo yhteen koko järjestön väen Systems Gardenin toteuttaman intranetin ja sähköisten työtilojen avulla.

Intranetille annetaan MTK:lla suuri painoarvo. Se on maanlaajuisen etujärjestöorganisaation sähköinen sydän, joka pitää yhteiset ajatukset liikkeessä ja tukee työn virtaa.

”MTK:n aiempi intranet oli vanha, eikä tukenut enää sujuvaa tietotyötä asiantuntijaorganisaatiossa. Se oli otettu käyttöön yli vuosikymmen sitten, ja vaihtuvaa sisältöä sinne tuotettiin viime vuosina vain harvoin”, kertoo MTK:n viestinnän suunnittelija Jami Lauttalammi.

Intranetin uudistaminen on osa MTK:n tietohallinnon määrittelemää kokonaisuutta, johon kuuluu myös sähköisten työtilojen sekä dokumentinhallinnan päivittäminen.

”Aikaisemmin MTK:ssa oli tapana käydä keskusteluja ja jakaa tiedostoja sähköpostilla. Myös verkkolevyjen kansiorakenne oli vuosien varrella päässyt rönsyilemään. Kaikkiaan haluamme selkeyttä ja hyvää versionhallintaa tiedonkulkuun. Tavoitteena on luoda toimiva työkalupakki koko MTK:n väen käyttöön.”

Lauttalammi kertoo, että syksyllä 2015 intranet-konseptointia tehtiin oman talon voimin. Vastaavasti SharePointin dokumentinhallintaa pilotoitiin alkuvuodesta 2016.

”Pilotin ja taustatyön pohjalta ymmärsimme, että kannattaa lähteä liikkeelle sähköiset työtilat ja intranet edellä.”

Vuoden 2016 kesällä MTK järjesti tarjouskierroksen, ja Systems Garden valikoitui kumppaniksi. Syksyllä päästiin jo työn syrjään kiinni.

”Aikataulu oli tiukka. Meillä oli tulossa valiokuntauudistus, ja MTK oli luvannut uusille valiokunnille sähköiset työtilat käyttöön vuoden vaihteeseen mennessä. Omien toimihenkilöidemme lisäksi halusimme siis myös avata uuden keskusteluväylän luottamushenkilöillemme.”

Valmista oli jo marraskuun loppupuolella. Lopullinen toteutus sujui varsin nopeasti, nollatilanteesta versioon 1.0 päästiin noin kolmessa kuukaudessa.

”Ja tässä ajassa saimme vieläpä koko paketin eli työtilojen lisäksi intranetin. Olimme sopineet tiukasta aikataulusta, ja siinä pysyttiin”, Lauttalammi kehuu.

Intranet ja työtilat toteutettiin Systems Gardenin Verso-käyttöönottomallilla, joka tarjoaa asiakkaalle noin 80-prosenttisesti valmiin aihion kehitystyön ponnistuslaudaksi.

”Versossa oli mukavaa se, että näimme jo alkumetreillä, millaisia järjestelmistä on suurin piirtein tulossa. Näin pystyimme miettimään seuraavaa kehitysaskelta paljon konkreettisemmalta pohjalta, ja millaisia räätälöintejä MTK alustoille haluaa.”

MTK:lta mukana oli pieni projektiryhmä ja Systems Gardenilta hankkeessa oli kaksi yhteyshenkilöä.

”Projektin etenemisen kannalta ryhmäkoko oli hyvä ja kompakti. Pidin myös siitä, että Systems Gardenin suunnalta tuli jatkuvasti näkemystä siitä, millaisia räätälöintejä pilviympäristössä kannattaa tehdä ja mitä ei.”

Nyt MTK:n intranet alkaa lunastaa siihen kohdistuvia odotuksia.

”Intranetin tavoitteena on osallistaa. Siksi on hienoa, että käyttäjät pääsevät itse lisäämään uutisia ja kommentoimaan niitä tai vaikkapa laittamaan kalenterimerkintöjä intranetiin. Haluamme tukea hyvää me-henkeä ja tuoda MTK:n väen koko Suomen laajuudella mukaan yhteiselle alustalle.”

MTK on erittäin aktiivinen somessa, erilaisia kanavia on koko MTK:n laajuudella yli 30. Systems Gardenilta saatiin apua myös Some-virran luovimiseen.

”Systems Garden tarjosi ratkaisuksi somekeskuksen, josta käyttäjä voi valita itselleen sopivimmat some-kanavat seurantaan. Näin meidän ei tarvinnut tehdä valintaa käyttäjien puolesta, mitkä kanavistamme nostetaan syötteenä intranetiimme.”

Lauttalammi nostaa esiin laiteriippumattomuuden erityisen tärkeänä ominaisuutena MTK:lle.

”Se, että pystymme käyttämään näitä ratkaisuita kännykällä mistä tahansa on myös olennainen parannus entiseen maailmaan.”

Lauttalammi kertoo, että laajemman dokumentinhallinnan suunnittelun ja toteutuksen osalta voidaan ottaa reipas tuumaustauko.

”Meillä on nyt hyvää aikaa harjoitella intranetin ja sähköisten työtilojen käyttöä ennen seuraavaa askelta.”

Jami Lauttalammi, viestinnän suunnittelija, MTK

Jami Lauttalammi, viestinnän suunnittelija

”Projektin etenemisen kannalta ryhmäkoko oli hyvä ja kompakti. Pidin myös siitä, että Systems Gardenin suunnalta tuli jatkuvasti näkemystä siitä, mitä kannattaa tehdä ja mitä ei.”
MTK logo

MTK

Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK on maanviljelijöiden, metsänomistajien ja maaseutuyrittäjien ammatti- ja etujärjestö. Vuonna 2017 MTK juhlii 100-vuotista historiaansa.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Liity tuhansien tyytyväisten työntekijöiden joukkoon! Ota yhteyttä Marjaan ja sovi tapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi. Tapaaminen on maksuton, eikä velvoita mihinkään.

Marja Unkuri
marja.unkuri@systemsgarden.com
045 121 7655

14 + 13 =

Helsingin seurakuntayhtymä – pitkäjänteistä kehittämiskumppanuutta

Helsingin seurakuntayhtymä – pitkäjänteistä kehittämiskumppanuutta

Helsingin seurakuntayhtymä

Pitkäjänteistä kehittämiskumppanuutta

Helsingin seurakuntayhtymälle piirrettiin tiekartta, jonka viitoittamana syntyi noin 1150 käyttäjän organisaatiolle muun muassa intranet ja työtilat.

Intranetin tultua elinkaarensa päähän, lähdettiin Helsingin seurakuntayhtymässä suunnittelemaan ei pelkästään uutta intranetia, vaan tulevia kehityshankkeita pidemmällä tähtäimellä ja laajempana kokonaisuutena.

”Halusimme heti alusta lähtien ottaa huomioon tulevat tarpeet, esimerkiksi työtilat ja integraatiot muihin järjestelmiin. Kokonaiskirkko oli jo tehnyt päätöksen SharePointin käyttöönotosta ja kun muutenkin käytössämme on Microsoftin ohjelmistot, syntyi intranetin alustaratkaisu aika luonnostaan, kertoo tietohallintosuunnittelija Antti Hakkarainen Helsingin seurakuntayhtymästä”

Kumppaniksi kehittämishankkeiden suunnittelua tukevan tiekartan hahmotteluun valikoitui SharePoint-asiantuntijoiden joukosta Systems Garden, joka verkkoviestintäsuunnittelija Eeva Järvisen mukaan vakuutti osaamisellaan.

”Tiekarttaprojektissa SG:n SharePoint-osaaminen tuli hyvin esille. He saivat meidät ajattelemaan asioita huomattavasti laajemmin. SharePoint on aika ameebamainen kokonaisuus, joten asioiden toteuttaminen voi välillä olla kompleksista. Siksi oli tärkeää, että löytyi kumppani, joka ymmärtää, miten ja missä järjestyksessä asioita kannattaa tehdä.”

Osaamisen siirtämistä

”Intran rakentamiseen otettiin vähän totutusta poikkeava näkökulma. Päätimme yrittää päästä mahdollisimman pitkälle perusratkaisulla eli yrittää enemmin sopeutua tuotteeseen kuin sopeuttaa sitä meihin. Näin jatkokehittäminen sujuu mahdollisimman kitkattomasti”, Eeva Järvinen perustelee.

Hän on itse Helsingin seurakuntayhtymän intranetin pääkäyttäjä ja vastasi suurelta osin sen rakentamisesta.

”Halusimme pitää teknisen ratkaisun omistajuuden ja vastuun itsellämme. SG:n konsultti oli apunani rakentamisessa, ja tapaamistemme tavoitteena oli nimenomaan osaamisen siirtäminen”, kertoo Järvinen.

Intranet-projektin kanssa osittain rinnakkain tehtiin työtilat workshop-mallilla; määriteltiin yhdessä toiminnallisuudet, jonka jälkeen Systems Garden rakensi työtilojen teknisen ratkaisun valmiiksi.

Rakenteinen data muokkautuu moneksi

Perinteistä hierarkiaa ei uudesta intranetista löydy vaan navigaatio rakentuu metatietojen pohjalta; kaikki intrassa oleva data on rakenteista eli sisällöt tagataan aihealueisiin.

”Nyt käyttäjän ei tarvitse enää tietää, missä jokin asia on vaan julkaisijan tulee tagata sisältö sopiviin aihealueisiin. Päivittäjille tämä oli alkuun vähän haasteellista hahmottaa, mutta pidemmän päälle se on valtavan paljon helpompaa; esimerkiksi uutinen tarvitsee tehdä vain kerran ja päättää, missä kaikkialla haluaa sen näkyvän. Rakenteinen data on kuin kakkutaikinaa, josta voi muokata mitä tahansa eri muotoisia kakkuja”, Eeva Järvinen kuvailee.

Uuteen intranetiin tuli paljon toiminnallisuuksia, joita aiemmin ei ollut käytössä.

”Meillä on nyt esimerkiksi kommentointi- ja tykkäämismahdollisuus kaikissa sisällöissä. Erityisesti uutisissa kommentointi auttaa myös julkaisijaa, joka ehkä kiireessä saattaa muotoilla uutisen vähän huolimattomasti. Kommenttikentässä selventävät kysymykset ja vastaukset näkyvät helposti kaikille käyttäjille”, kertoo Antti Hakkarainen.

Käytettävyyttä ja kulttuurinmuutosta

Teknisen kehittämisen rinnalla Helsingin seurakuntayhtymässä on myös tuuletettu toimintatapoja. Aiemmat melko tiukasti rajatut julkaisuoikeudet ovat vaihtuneet malliin, jossa kuka tahansa saa julkaista melkeinpä mitä tahansa sisältöjä. Samalla viestinnän sävyä on pyritty viemään kevyempään suuntaan.

”Julkaisun kynnys on laskettu mahdollisimman alas ja ehkä se näkyy siinä, että sisältöä on nyt enemmän kuin koskaan. Myös uutisten lukeminen on lisääntynyt huomattavasti. Myöhemmin käyttöön otettu responsiivinen ulkoasu tarjoaa miellyttävän käyttökokemuksen myös mobiililaitteissa”, arvioi Hakkarainen.

Erillistä koulutusta ei intran käyttöönottoon ole tarvittu. Eeva Järvinen painottaa, että käytettävyys onkin ollut yksi kehittämisen lähtökohdista. Hyviin tuloksiin pääsemisen pitää olla käyttäjille helppoa.

”Halusimme pitää asiat mahdollisimman yksinkertaisina ja kohdentaa investoinnit järkevästi. Siksi ulkonäön sijaan on priorisoitu toimivuutta. Rakenteinen data ja SharePoint mahdollisimman perusmuodossaan on toimiva yhdistelmä. Meillä intra on työkalu, jota käytetään päivittäin. Jos joutuu imuroimaan joka päivä, on mukavampi imuroida ketterällä ja tehokkaalla kuin kauniilla ja kömpelöllä imurilla.”

Tiekartta palvelee edelleen kehittämisen suunnanantajana, mutta sitä sovelletaan tilanteen mukaan luovasti. Seuraavina askeleina on saada työtiloihin tuki ulkoisille käyttäjille sekä laajentaa metadatan käyttö työtiloihin. Lisäksi suunnitelmissa on integraatio, jolla taustajärjestelmistä saadaan tietoa syötteenä intraan. Yhteistyö Systems Gardenin kanssa on jatkunut pienkehityksellä ja muutaman kerran vuodessa tapaamisissa, joissa on kartoitettu tilannetta ja tulevia tarpeita.

SG on joustava kumppani. Heillä on paljon ideoita ja rohkeutta myös torpata ehdotuksia, jotka eivät toimi. Kumppanuus on tässä oikea sana, kiittää Järvinen.

Eeva Järvinen ja Antti Hakkariainen Helsingin seurakuntayhtymästä

Eeva Järvinen, verkkoviestintäsuunnittelija

”SG on joustava kumppani. Heillä on paljon ideoita ja rohkeutta myös torpata ehdotuksia, jotka eivät toimi. Kumppanuus on tässä oikea sana.”

Helsingin seurakuntayhtymä

Helsingin seurakuntayhtymä on Helsingin alueen evankelis-luterilaisten seurakuntien muodostama yhtymä, johon kuuluu 18 suomenkielistä ja kolme ruotsinkielistä seurakuntaa.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä Marjaan ja sovi tapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi. Tapaaminen on maksuton, eikä velvoita mihinkään.

marja

Marja Unkuri
marja.unkuri@systemsgarden.com
0451217655

7 + 13 =