fbpx
Milloin on aika päivittää intranet — ja miksi se kannattaa tehdä?

Milloin on aika päivittää intranet — ja miksi se kannattaa tehdä?

Milloin on aika päivittää intranet — ja miksi se kannattaa tehdä?

 

Intranet on monille yrityksille ja organisaatioille tärkeä työkalu sisäisen viestinnän ja yhteistyön tukemisessa. Ajan myötä teknologiset ratkaisut vanhenevat ja intranet vaatii päivitystä.

Mistä sitten tietää, että intranet kaipaa päivitystä? Lue vinkit, joiden avulla huomaat merkit vanhentuneesta intranet-ratkaisusta ja tutustu intranetin uudistamisen hyötyihin.

 

Mistä tietää, että intranet tarvitsee päivitystä?

 

Löytyykö intranetistä helposti ja nopeasti tieto, kuinka jäädään lomalle tai miten sairauspoissaolon kanssa menetellään? Yksi selkeimmistä vanhentuneen intranetin merkeistä on navigointiongelmat ja sekava rakenne. Talossa jo vuosia olleet työntekijät saattavat kyllä muistaa, millaisen hakupolun kautta ohjeet löytyvät, mutta uusille työntekijöille sama prosessi voi tuottaa haasteita.

Kun työntekijät valittavat, että he eivät löydä tarvitsemaansa tietoa, on intranetin rakenne epälooginen ja vaikeasti hahmotettava. Jos tieto on kaiken lisäksi kätketty syvälle monimutkaisten polkujen taakse, työntekijät joutuvat käyttämään liikaa aikaa tiedon etsimiseen, mikä vähentää tuottavuutta ja aiheuttaa turhautumista.

Myös vanha käyttöliittymä ja teknologia ovat merkkejä siitä, että intranet kaipaa päivitystä. Vanhentunut ulkoasu ja hidas suorituskyky vähentävät käyttäjien halukkuutta käyttää järjestelmää. Yleinen tyytymättömyys intranetin nopeuteen ja toimivuuteen kertoo siitä, että järjestelmä kaipaa päivitystä.

Lisäksi vanhan järjestelmän ylläpito tulee kalliiksi ja tehottomaksi ajan myötä, joten ylläpitokustannusten nousu on myös yksi selkeä merkki siitä, että intranet kaipaa päivitystä.

 

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

 

Modernisoinnin hyödyt

 

  • Pienen päivityksen avulla intranetin tehokkuus paranee merkittävästi. Parempi tiedon löydettävyys ja sujuvampi viestintä vähentävät väärinkäsityksiä ja lisäävät työntekijöiden tuottavuutta, sillä kun tiedon hakeminen on nopeaa ja helppoa, työntekijöillä jää enemmän aikaa varsinaiseen työskentelyyn. Tehostettu yhteistyö ja projektinhallinta parantavat myös koko organisaation yleistä tehokkuutta.

 

  • Käyttäjätyytyväisyys. Käyttäjätyytyväisyys kasvaa, kun intranet on intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen. Uudistetun intranetin mukautuvat ja monipuoliset toiminnot parantavat käyttökokemusta ja tekevät työskentelystä sujuvampaa. Teknologian päivittäminen ja ajantasaiset tietoturvaratkaisut varmistavat myös, että intranet on turvallinen ja luotettava.

 

  • Säästöt. Intranetin uudistaminen tuo mukanaan merkittäviä kustannussäästöjä, kun modernin intranetin ylläpito on edullisempaa ja ongelmia on vähemmän. Kun siirrytään pois paikallisten palvelinten käytöstä pilveen, tehdään huomattavia säästöjä. Lisäksi uusi intranet on joustava ja skaalautuva, mikä tarkoittaa, että se voidaan helposti mukauttaa yrityksen kasvun ja muutosten mukaan. Käyttäjien tarpeiden mukaan muokattavissa oleva järjestelmä parantaa omalta osaltaan käyttökokemusta ja tehokkuutta.

 

  • Vastuun jakautuminen. Intranetin päivitys voidaan jakaa yhdeltä ylläpitäjältä vaikkapa koko organisaation vastuuksi. Mahdollisuus osallistua tiedottamiseen ja tiedon jakamiseen parantaa työilmapiiriä, ja helpottaa samalla intranetin ylläpitoa.

 

Hyvin rakennetun intranetin kulmakivet

 

Käyttäjäkeskeinen suunnittelu on hyvän intranetin perusta. Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä ja selkeä, intuitiivinen navigointi parantavat käyttäjäkokemusta ja tekevät tiedon löytämisestä helppoa. Kun vanhassa intranetissä navigaatio on usein suunniteltu eri yksiköitä ajatellen ja organisaatiokaaviota noudattaen, on modernimpi tapa rakentaa navigaatio käyttäjien tarpeita silmällä pitäen.

Olipa työntekijä sitten markkinointi- tai it-osastolta, kaipaa jokainen joskus samoja työsuhteeseen liittyviä ohjeita. Otsikot voisivatkin olla yksiköiden sijaan esimerkiksi ”Meillä töissä” tai ”Työn tueksi”, joista löytyvät helposti kaikkia työntekijöitä koskettavat ohjeet, käytännöt ja muut tiedot.

 

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

Integraatiot muihin työkaluihin ja järjestelmiin parantavat työprosessien sujuvuutta. Kun intranet esimerkiksi liitetään osaksi Teamsiä Viva Connectionin avulla, käyttäjä löytää saman uudistetun Intranetin myös Teamsin sisältä.

Intranetin lisäksi kannattaa hoitaa dokumentinhallinta kuntoon, jolloin tarvittava tieto on entistä helpompi löytää. Tämä tapahtuu esimerkiksi lisäämällä tärkeisiin dokumentteihin metatietoja, kuten asiakirjan tyyppi — onko kyseessä ohjekirja vai sopimuspohja?

Onko teidän intranettinne ajan tasalla? Selvitä, miten voimme auttaa päivittämään intranetinne vastaamaan nykypäivän vaatimuksia. Lue lisää siitä, kuinka voidaan toteuttaa intranet Sharepointin avulla, tutustu Systems Gardenin intranet-ratkaisuun ja pyydä tarjous omalle toteutuksellesi.

 

Kiinnostuitko? Anna meidän auttaa intranetin päivittämisessä!

 

Älä maksa turhia lisenssimaksuja — karsi turhat kulut Microsoft 365:n avulla ja säästä jopa 10 000 euroa vuodessa

Älä maksa turhia lisenssimaksuja — karsi turhat kulut Microsoft 365:n avulla ja säästä jopa 10 000 euroa vuodessa

Älä maksa turhia lisenssimaksuja — karsi turhat kulut Microsoft 365:n avulla ja säästä jopa 10 000 euroa vuodessa

 

Onko yrityksessäsi käytössä Microsoft 365-lisenssi? Hienoa, sillä voit säästää useita tuhansia euroja sen avulla. Tiedätkö nimittäin, mitä kaikkia eri toiminnallisuuksia tähän M365-lisenssiin (entinen Microsoft Office 365-lisenssi) sisältyy?

Useat yritykset käyttävät vain murto-osaa Microsoft 365-lisenssin tarjoamista toiminnallisuuksista ja maksavat samanaikaisesti turhaan eri ohjelmistojen käytöstä, vaikka samat toiminnot löytyvät jo M365-lisenssistä.

Moni miettii keinoja, miten yritys voi parantaa kannattavuuttaan. Käyttämällä Microsoft 365-lisenssiin kuuluvaa sovellusta, voit säästää parhaimmillaan jopa kymmenen tuhatta euroa vuodessa, kun voit lopettaa sopimuksen erillisen palveluntarjoajan kanssa.

 

Hyödynnä lisenssiäsi muuhunkin kuin Teamsiin ja Outlookiin

Moni yritys hyödyntääkin Microsoft 365-pakettia lähinnä Outlookin ja Teamsin käyttöön, vaikka ne ovat vain murto-osa niistä toiminnallisuuksista, mitä lisenssiin kuuluu. Microsoft 365 -paketti tarjoaa mahdollisuuden kaikkien yllämainittujen hallintaan yhdellä lisenssillä, mikä paitsi karsii ylimääräisiä lisenssikustannuksia, myös yksinkertaistaa IT-ympäristöä ja tehostaa työntekoa. Yrityksen kannattavuuden parantaminen voi lähteä siis jo ylimääräisten lisenssien karsimisesta.

 

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

 

Mitä kaikkea Microsoft 365 -pakettiin sitten kuuluu?

Microsoft 365 on pilvipohjainen palvelupaketti, joka kokoaa yhteen useita Microsoftin tuotteita ja palveluita yhden kätevän tilausmallin alle. Se on suunniteltu vastaamaan niin pienyritysten kuin suurten organisaatioidenkin tarpeisiin, tarjoten kaiken tarvittavan työskentelyyn, viestintään, tietoturvaan ja tiedonhallintaan.

Pakettiin voi kuulua tuttuja sovelluksia kuten Word, Excel, PowerPoint sekä moderneja työkaluja kuten Teams, SharePoint ja OneDrive. Laajempaan pakettiin voidaan sisällyttää myös vaikkapa Power Bi -lisenssi.

Vaikka Microsoft tarjoaa useita Office-paketteja, kuten Office 2019, Home, Business, ProPlus, E3 ja Insider, Microsoft 365 erottuu joukosta pilvipohjaisena tilauspalveluna, joka tarjoaa jatkuvat päivitykset, laajennetun pilvitallennustilan ja tiiviin integraation Microsoftin pilvipalveluihin. Toisin kuin kertalisenssillä hankitut Office-paketit, M365 pysyy aina ajan tasalla uusimmilla ominaisuuksilla ja tietoturvapäivityksillä.

Nykypäivän palvelupaketilla voidaan siis tehdä todella monia asioita, joihin tyypillisesti käytetään useita eri sovelluksia. Hyödyntämällä kokonaisvaltaisesti kaikkia Microsoft 365 -paketin mahdollisuuksia, voidaan karsia tehokkaasti ulkopuolisten sovellusten vuosisopimushintoja.

Jos dokumentteja on hallittu ulkopuolisilla sovelluksilla, voidaan Microsoft 365:een siirtymällä säästää jopa 10 000 euroa lisenssikustannuksista.

 

Miten yrityksen kannattavuutta voidaan parantaa Microsoft 365-lisenssin avulla?

 

Yhtenäinen alusta

Microsoft 365 kokoaa kaikki keskeiset toimisto-ohjelmistot ja yhteistyötyökalut yhteen pakettiin, mikä vähentää tarvetta hankkia ja ylläpitää useita erillisiä ohjelmistoja. Karsimalla ylimääräisiä järjestelmiä yhtenäistetään IT-järjestelmää ja säästetään kustannuksista merkittävästi.

Joustava hinnoittelu

Microsoft 365:n tilausmalli mahdollistaa joustavamman budjetoinnin. Voitte valita juuri teidän yrityksenne tarpeisiin sopivan tilausvaihtoehdon, jolloin maksatte vain käyttämistänne palveluista. Tämä vähentää turhia kustannuksia, kun ylläpidetään lisenssejä ohjelmistoihin, joita ei enää käytetä aktiivisesti.

Vähennä kolmannen osapuolen sovellusten tarvetta

Monet yritykset käyttävät ja maksavat kolmansien osapuolten sovelluksista tehdäkseen töitä, jotka voitaisiin hoitaa Microsoft 365:n avulla. Esimerkiksi Teams tarjoaa kattavat viestintä- ja yhteistyöominaisuudet, SharePoint ja OneDrive tarjoavat dokumentinhallintaa ja -säilytystä, kun taas Power BI tukee datan analysointia. Siirtymällä näiden sisäisten työkalujen käyttöön voidaan välttää kolmansien osapuolien sovellusten vuosittaiset lisenssimaksut, mikä voi säästää merkittäviä summia rahaa.

Parannettu tietoturva ja compliance

Microsoft 365 sisältää myös kattavat tietoturva- ja compliance-työkalut, jotka vähentävät tarvetta investoida erillisiin tietoturvaratkaisuihin.

Advanced Threat Protection, Data Loss Prevention ja eDiscovery ovat esimerkkejä ominaisuuksista, jotka auttavat suojaamaan arkaluontoista tietoa ja varmistamaan, että yrityksenne noudattaa alaa koskevia säännöksiä. Tämä ei ainoastaan paranna organisaationne turvallisuutta, vaan myös vähentää kuluja, jotka syntyvät useiden eri tietoturvatuotteiden ylläpidosta.

Jatkuva päivitys ja innovaatio

Toisin kuin perinteiset kertalisenssillä hankitut ohjelmistot, Microsoft 365 takaa pääsyn jatkuvasti päivittyviin ominaisuuksiin ja parannuksiin ilman lisämaksua. Tämä tarkoittaa, että organisaationne voi hyödyntää uusimpia teknologioita ja pysyä kilpailijoidensa edellä ilman tarvetta investoida jatkuvasti uusiin ohjelmistoversioihin tai -päivityksiin.

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

Aloita lisenssikustannusten karsinta Systems Gardenin avulla

Paras hyöty lisensseistä saadaankin hyödyntämällä niitä kokonaisvaltaisesti. Microsoft 365 tarjoaa monipuolisen ja kustannustehokkaan ratkaisun yrityksille, jotka pyrkivät yksinkertaistamaan IT-ympäristöään ja vähentämään lisenssimaksuja.

Siirtymällä Microsoft 365:n käyttöön voitte paitsi parantaa organisaationne tehokkuutta ja tietoturvaa, myös säästää merkittävästi kustannuksissa, jotka aiheutuvat useiden erillisten ohjelmistolisenssien hallinnasta. Tämän avulla yrityksenne voi keskittyä olennaiseen: kasvuun ja kehitykseen mutkattomasti työkaluja halliten. Tutustu vielä tarkemmin lisenssin hyötyihin.

Systems Garden auttaa asiakkaitaan hyödyntämään Microsoft 365:n tarjoamat mahdollisuudet kustannustehokkaasti. Ota rohkeasti yhteyttä, niin räätälöimme juuri teidän yrityksenne tarpeita vastaavan ratkaisun.

 

Kiinnostuitko? Anna meidän auttaa M365-lisenssin paremmassa hyödyntämisessä!

 

Otatko M365-lisenssistä täyden hyödyn irti?

Otatko M365-lisenssistä täyden hyödyn irti?

Otatko M365-lisenssistä täyden hyödyn irti?

Systems Gardenin M365-asiantuntijat Miia, Samppa ja Satu kertovat, että Microsoft 365 -lisenssi tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet keskittää ohjelmistotarpeita sekä karsia päällekkäisiä järjestelmiä ja turhia kustannuksia. Ennen kaikkea se luo säästöä arjen helpottumisen ja sujuvoitumisen kautta.

SG:n asiantuntijat toteavat Microsoftin saavuttaneen 365-lisenssillään laajan käyttäjäkunnan, minkä ansiosta myös käyttäjien ja organisaatioiden ymmärrys sen tarjoamista mahdollisuuksista paranee kaiken aikaa. Lisensseistä jää kuitenkin edelleen paljon hyödyntämättä.

– Käyttäjät tiedostavat koko ajan paremmin, että M365-ympäristöön kuuluu paljon muutakin kuin Outlook. Samalla lisenssillä pyörivät esimerkiksi intranet, dokumentinhallinta, sopimushallinta, Teams sekä lomakkeet. Kun dataa kertyy paljon, myös raporttien laadinta onnistuu kätevästi. Tietoisuudella olisi kuitenkin vielä runsaasti varaa parantua, Samppa tuumii.

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

M365-lisenssi karsii päällekkäisyyksiä ja tuo säästöä

Mitä M365-ympäristön keskeiset hyödyt sitten ovat? Satun mukaan ensinnäkin se, että vaikka M365-ympäristö avaa käyttäjälleen erilaisia työkaluja kuin linkkuveitsi, tarjoaa se toisaalta myös hyvät mahdollisuudet karsia päällekkäisyyksiä.

– Kun aletaan pohtia lisenssin laajempaa hyödyntämistä ja sitä, mitä kaikkia ohjelmistotarpeita asiakkaalla oikeastaan on, voidaan M365-ratkaisujen käyttöönotossa usein poistaa niiden vastineita. Kun asiat tapahtuvat samassa ympäristössä, ei useita eri ohjelmistoja tarvita.

Miia nostaa tästä esimerkiksi Microsoftin kanssa kilpailevat intraratkaisut. Hän kertoo, että M365-lisenssiin kuuluvaan SharePointiin voidaan rakentaa sujuva ja helppokäyttöinen intra, mutta todella moni ei sitä tiedä. Tai jos ratkaisu onkin käytössä, niin tiedossa ei välttämättä ole se, kuinka hyvin tiedonhallinta SharePointin avulla mahdollistuu.

– Perinteisesti tiedostoja on jouduttu tallentamaan yksi kerrallaan niille määrättyihin paikkoihin, ja vaikka osa yrityksistä onkin siirtänyt ohjelmistotarpeensa pilveen, saattaa käytössä olla edelleen sama kansiorakenne kuin verkkolevyllä. Silloin vaikkapa jonkin yksittäisen sopimuksen löytäminen voi olla yllättävän hankalaa.

– Pilvessä se onnistuu huomattavasti vaivattomammin metatietojen avulla. Ne vaativat jonkin verran hallinnointia ja yritykseltä muutoksen johtamista, mutta niiden avulla tiedot kuitenkin ohjautuvat aina oikeaan paikkaan ja löytyvät etsimättä. Säästö muodostuu käyttäjän arjessa, kun tietojen käsittely selkeytyy ja helpottuu.

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

Eroon verkkolevyistä

Työn helpottamisen ja sujuvoittamisen sekä päällekkäisten ohjelmistojen karsinnan ohella M365-ympäristö mahdollistaa kustannussäästön kolmannellakin tavalla. Sampan mukaan se on nostanut ilmiönä päätään jo jonkin aikaa.

– Nykyisin hankkiudutaan yhä enemmän eroon vanhoista verkkolevyistä, jolloin päästään samalla eroon palvelimen ylläpito- ja konesalikuluista. Jokainen lisenssi antaa pilveen paljon tilaa, johon mahtuu suuri määrä dataa. Sopimukset, dokumentit, intra yms. voidaan viedä M365-ympäristöön ja paikallinen palvelin sammuttaa.

– Sen jälkeen käytettävissä on versionhallinta, VPN:ää ei tarvita ja kaikki on saavutettavissa mistä vain – voit selata tietoja vaikka kännykällä, Samppa vinkkaa.

Monipuolinen M365-lisenssi helpottaa ja sujuvoittaa arjen työtä

Päätös M365-ympäristön laaja-alaisemmasta valjastamisesta tehdään Sampan mukaan harvoin organisaation ylätasolla. Tyypillisemmin tarve havaitaan osastokohtaisesti, kun vaikkapa sopimuskatkon tai liittymätarpeen yhteydessä ryhdytään pohtimaan vaihtoehtoja dokumentinhallinnan tai sopimushallinnan ratkaisuille.

– Se kirpoaa yleensä jostain tietystä kokonaisuuden nurkasta, ja siinä vaiheessa meihin on yhteydessä esimerkiksi viestinnästä tai it-asioista vastaava henkilö. Sellainen avaus, että ”Tiedämme, mitä kaikkea lisenssillä voi tehdä, mutta voisitteko auttaa siinä?” on aika harvinainen. Tyypillisempää on, että asiakas ymmärtää tarvitsevansa apua, mutta ei oikein itsekään tiedä, missä ongelmat piilevät. Niissäkin tapauksissa toki tiedostetaan, että sen hetkisiin ratkaisuihin menee paljon rahaa, Samppa toteaa.

– Joskus M365-ympäristön laajempi haltuunotto käynnistyy jonkin muun projektin, kuten Teams-käyttöönoton johdannaisena, tai koulutuksen yhteydessä, kun huomio kiinnittyy siihen, mihin yhdessä tehdyt työt tallennetaan, Satu lisää.

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

M365-lisenssistä saa parhaan hyödyn kokonaisvaltaisella käytöllä

Systems Gardenin ammattilaiset auttavat mielellään yksittäisten M365-ratkaisujen parissa ja painottavat yhteistyön merkitystä, mutta huomauttavat samalla, että paras hyöty lisenssistä saadaan keskittämällä työskentely yhteen ympäristöön.

– Asiakkaalla on paras tieto siitä, miten he tekevät asioita ja kuinka eri osastot työskentelevät ja pelaavat yhteen. Meidän ammattilaisemme voivat kuitenkin vinkata, missä nykyään kannattaa olla ja minkälaisia automaatioita rakentaa. Autamme konsultoinnista toteutuksen siinä laajuudessa kuin asiakas haluaa, Satu lupaa.

Tarvittaessa Systems Gardenin asiantuntijat laativat yhdessä asiakkaan kanssa kartoituksen ja roadmapin, jonka pohjalta ohjelmistokokonaisuuden sujuvoittamista ja mahdollista karsintaa voidaan toteuttaa.

Optimaalisinta olisi päästä kiinni asiakkaan kokonaiskuvaan, sillä niin monet asiat liittyvät toisiinsa. On aina ihanaa päästä sanomaan asiakkaalle, miten jokin kannattaa tehdä ja että meillä on siihen kaikki ratkaisut, koska silloin päästään tehostamaan asiakkaan työskentelyä niin positiivisessa mielessä – helpottamisen ja mukavoittamisen kautta, Samppa summaa.

Kiinnostuitko? Anna meidän auttaa M365-lisenssin paremmassa hyödyntämisessä!

Lue lisää

Dokumentinhallinnan puolustuspuhe: Mihin sitä tarvitaan enää 2020-luvulla?

Dokumentinhallinnan puolustuspuhe: Mihin sitä tarvitaan enää 2020-luvulla?

Teksti: Pirkka Paronen, dokumentinhallinnan seniorikonsultti

Kun hiljattain vaahtosin taas puolisolleni viimeisimmästä siististä työprojektista (tietysti insinöörin teknologiaa ihannoivalla, ympäripyöreällä tasolla asiakasspesifejä seikkoja mainitsematta), tokaisi hän hieman yllättäen ”Etkös sinä ole ollut tekemässä niitä digitalisaatiojuttuja? Miten vanha homeinen dokumentinhallinta siihen liittyy?”.

Kommentti sai minussa ensin aikaan tiettyjä vastareaktioita, mutta lopulta jäin itsekin pohtimaan ajatuksen taustaa. Nykyisinhän tietojärjestelmiä ja datavarastoja on jo liikakin. Eihän kukaan enää tarvitse jonkin 90-lukulaisen A4- tai letterformaattiin taitetun kopion digitalisointia. Jos dokumentinhallinnan näkee vain paperikopioina tai arkistona, näin ehkä onkin. Asia ei kuitenkaan ole niin yksinkertainen, ja niinpä huomasin, että dokumentinhallinta tarvitsee nykymaailmassa puolestapuhujan.

Mainittakoon ensinnäkin selvennyksenä, että dokumentit ja tiedostot sekoitetaan helposti keskenään. Yksilöillä ja organisaatioilla on monesti erilaisia tiedostovarastoja, olivat ne sitten verkkolevyjä palvelinten uumenissa tai Teams-rakenteisiin piilotettuja organisaatiosiiloja. Dokumentilla tarkoitetaan kuitenkin yleensä tiedostoa (tai joukkoa tiedostoja), jotka liittyvät johonkin tapahtumaan – yrityksen kontekstissa tietysti liiketoimintatapahtumaan. Julkishallinnossa puolestaan käytetään yleensä termiä asia.

Mutta palataanpa lupaamiini perusteluihin. Täältä pesee dokumentinhallintaa puolustava TOP-6-listani (koska tiivistäminen viiteen kappaleeseen ei onnistunut):

1. Dokumentinhallinnan valtti: dokumentti on pysyvä ja se säilyttää sisältönsä tietyllä ajan hetkellä

Organisaatiot ovat täynnä tietojärjestelmiä. Usein niitä päivitetään ja valitaan sen mukaan, miten tietoa on mahdollisimman helppo luoda, muokata ja prosessoida. Usein tietoa käsitellessä ei tarvitakaan varsinaisesti dokumenttia, vaan ainoastaan helppo tapa hakea tietoa järjestelmästä.

Mitä sitten, kun aikaa kuluu ja järjestelmissä oleva data päivittyy? Mitä jos halutaan tietää, miltä liiketoimintasuhde näytti sen alkamishetkellä? Tai joudutaan erimielisyyksiin projektitoimittajan kanssa toimituksen sisällöstä? Tai halutaan tietää, minkälainen lasku aiheesta 10 vuotta sitten itse asiassa aiheesta lähetettiin?

Yksi dokumentinhallinnan tehtävistä on toimia arkistona. Se paljastaa miltä asiat näyttivät liiketoimintatapahtuman aikaan – ei ainoastaan niiden nykytilaa.

2. Dokumentti on itsenäinen, kokonainen tietojoukko

Toinen olennainen ajatus dokumentista on, että se on itsenäinen, kokonainen tietue. Dokumentti ei välttämättä tarvitse ympärilleen käyttöliittymää, vaan se voidaan tarvittaessa siirtää ja lukea sellaisenaan. Dokumentin mukana kulkee yleensä riittävä konteksti siihen liittyvistä muista tiedoista: yritysten nimet ja y-tunnukset, asiakasnumerot, tuotekoodit ja -kuvaukset jne. Jos katsot dataa tietokannasta käsin, tämä data on yleensä pyritty minimoimaan ja tietokanta sisältääkin vain viittauksia esim. asiakas- tai tuoterekisteriin.

Dokumentti sisältää myös aiheeseen liittyvät tiedot, yleensä selkokielisessä ihmiselle ymmärrettävässä muodossa. Se on kokonainen sisältö, joka ei välttämättä tarvitse viitteitä tai liitetietoja ollakseen ymmärrettävä tai ainakin liitteet ovat silloin olennainen osa itse dokumenttia.

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

3. Dokumentti ylittää organisaatiorajat, tarvittaessa asiakkaisiin saakka

Dokumentteja voidaan käyttää yli organisaatiorajojen. Usein nykyaikaisissa yhteistyösovelluksissa (esim. Teams) tiedon rakenteet kasautuvat joko organisaatioyksikön/tiimin tai vaikkapa jonkin projektin ympärille. Kaikki toimii hienosti niin kauan kuin asioita käsitellään vain talousosastolla tai projektin sisällä. Kun tietoa pitää jakaa laajemmin, alkaakin melkoinen käyttöoikeuksiin, näkyvyyteen ja säilytyspaikkoihin liittyvä souvi.

Sama dokumentti voi olla organisaatiolle arvokas niin myynti-, tuotanto- kuin jälkimarkkinointivaiheessa. Olennaista voi olla myös sen tunnistaminen, miten tieto on muuttunut vaikkapa rakennuksen tai tietojärjestelmän siirtyessä eri vaiheissa organisaatiosta toiselle. Dokumentin voi jakaa tai lähettää kollegalle toisessa organisaatioyksikössä ilman, että häntä tarvitsee välttämättä opettaa käyttämään mitään. Dokumentin siirtymisriitillä organisaatiolta toiselle on myös sellainen funktio, jota ei välttämättä tulisi ensin ajatelleeksi. Dokumentti ikään kuin siirtää vastuun asian käsittelystä jatkossa toiselle porukalle: ”Tältä asia näytti, kun se valmistui tuotannosta. Ottakaa te siitä asiakaspalvelussa koppi tästä eteenpäin.

Vielä tärkeämpänä pointtina dokumentin voi siirtää myös asiakkaille, toimittajille ja muille sidosryhmille. Koska dokumentti ei tarvitse järjestelmää ympärilleen, voidaan se jakaa vaikkapa sellaisenaan asiakkaille ja kumppaneille – kumppanin koosta, tietojärjestelmätilanteesta tai teknisistä lähtökohdista riippumatta. Eroja voi toki olla siinä, minkä muotoisia tiedostoja kumppani osaa tai pystyy lukemaan, mutta ainakin heillä on mahdollisuus osallistua prosessiin myös tätä kautta. Dokumentti on myös pysyvä todiste siitä, että jotain on suoritettu, toimitettu tai vastaanotettu. Tämä voi asiakaskommunikaatiossa olla jopa kriittistä.

4. Dokumentti on dataa, joka liikkuu järjestelmien välillä helposti

Kaikki tietojärjestelmäammattilaiset rakastavat ja kavahtavat integraatioprojekteja. Miten saada tieto liikkumaan kahden eri tarkoitusta palvelevan järjestelmän – vaikkapa taloushallinnon ja projektinhallinnan – välillä saumattomasti? Helppoa, eikö?

Yksinkertaisin tapa toteuttaa integraatio on siirtää dokumentteja itse – tai parhaassa tapauksessa vain linkittää niitä keskenään. Projektipäällikölle ei välttämättä ole oleellista ymmärtää kaikkia tiliöinnin nyansseja tai tositteiden säilömiskriteerejä (taloushallinnon perusteita) omassa työssään. Sen sijaan hänelle voi olla tärkeää vaikkapa nähdä projektille saapuneet tai siitä lähetetyt laskut mahdollisimman helpossa formaatissa. Koska dokumentti sisältää jo itsessään kaikki tarvittavat tiedot, on tiedon välittäminen dokumentteina helpoin tapa vaihtaa tietoa järjestelmien välillä.

No entäs data sitten? Dokumentinhallintaakin voi käsitellä datana, sillä eräs sen perustoiminteista on säilyttää dokumenteista ns. metadataa, mutta itse dokumenttikin voi olla dataa. Esimerkiksi taloushallinnon datana voidaan myyntilaskuun (usein PDF-dokumentti) liittää vaikkapa koneluettavaa dataa (esim. Finvoice-tyyppinen XML-dokumentti). Näin mukaan saadaan myös taloushallinnon metadata, joka voidaan vaikkapa raportointitarkoituksissa lukea sisään myös projektinhallinnan softaan.

5. Dokumentinhallinnan helppous: kaikki osaavat käyttää dokumentteja

Eräs dokumenttien parhaista puolista on se, että kaikki osaavat käyttää niitä. On totta, että dokumentin alkuperäinen formaatti on ollut paperi, eikä se välttämättä ole nykyisellä erikokoisten ruutujen aikakaudella enää optimaalinen, mutta toisaalta kenellekään ei tarvitse opettaa PDF-dokumentin lukemista tai paperiformaatin käyttöliittymää.

Kaksi henkilöä suunnittelee ohjelmistoa hyödyntäen matkapuhelinta ja paperista leikattuja malleja.

6. Dokumentti selviää järjestelmäpäivityksistä

Oletko koskaan ollut mukana tietojärjestelmän päivitysprojektissa? Halusitpa tai tiedostitpa sitä taikka et, todennäköisesti olet. Tekninen kehitys laukkaa nykymaailmassa niin nopeasti, että dataa joudutaan siirtämään yhä nopeampiin ja älykkäämpiin tietojärjestelmiin kaiken aikaa.

Yleensä järjestelmäpäivitysten syynä ei ole historiallisen tiedon parempi käsittely, vaan olemassa olevien prosessien tehostus, toimintatapojen muutokset, paremmat käyttöliittymät ja esimerkiksi automaatio.

On suurta hulluutta yrittää siirtää kaikki mahdollinen data sellaisenaan vanhoista järjestelmistä uusiin, sillä eihän tiedon syntymiseen ole useinkaan ollut edes samanlaisia prosesseja mitä uusista. Vanha data voikin olla perustellumpaa säilyttää dokumentteina. Silloin tieto on edelleen tallessa, se voidaan lukea järjestelmästä riippumatta ja sitä ei tarvitse sovittaa siirrettäessä sitä seuraavaan ERP-järjestelmään.

Dokumentti selviää järjestelmäpäivityksistä ja ERP:n tai CRM:n uusinnasta tarvittaessa vaikka useamman kerran.

Dokumentinhallinnan tarve ei ole katoamassa

Listaa dokumentin- tai asianhallinnan hyödyistä voisi jatkaa pidemmällekin. Enkä väitä, että dokumentinhallintajärjestelmä olisi tärkein tietojärjestelmä missään talossa – pointtini vain on se, että dokumentinhallinnalle ja tiedonhallinnalle on 2020-luvulla yhä tarvetta. Itseasiassa sille on tarvetta todennäköisesti vielä 2050-luvullakin. Uusia tietojärjestelmiä ja käyttöliittymiä tulee jatkossa kiihtyvää tahtia ja dataa täytyy siirtää ja käsitellä useissa eri paikoissa.

Dokumentinhallinnan järjestelmän tehtävä ei välttämättä ole pysytellä aallon harjalla kaikissa tulevissa teknologiatrendeissä, mutta johtuen dokumenttien erikoisominaisuuksista, dokumentinhallinnalla on varmasti paikkansa jatkossakin – ehkä jopa tärkeämpi kuin äkkiseltään tulisi ajatelleeksi.

Jos haluat jutella tai sparrata dokumentinhallinnan tarpeestasi asiantuntijan kanssa, teemme Systems Gardenilla dokumentinhallinnan projekteja aivan standardilla Microsoft 365 -alustalla. Kuten ehkä artikkelista bongasit, dokumentin- tai asianhallinta ei itse asiassa ole pelkkää teknologiaa, vaan ennen kaikkea tapa ja formaatti järjestää tietoa fiksummin. Itse asiassa se teknologia sinulla on todennäköisesti jo olemassa – ainakin mikäli Microsoftin alusta on jo käytössäsi muihin tarkoituksiin.

Intranetin rakentaminen mahdollisti Metsänhoitoyhdistyksille sujuvamman viestinnän ja tiedonjaon

Intranetin rakentaminen mahdollisti Metsänhoitoyhdistyksille sujuvamman viestinnän ja tiedonjaon

Intranetin rakentaminen mahdollisti Metsänhoitoyhdistyksille sujuvamman viestinnän ja tiedonjaon

Metsänhoitoyhdistysten intranet-projekti on erinomainen esimerkki siitä, kuinka toimivan intranetin rakentaminen tukee organisaation sisäistä viestintää ja tiedon hallintaa. Projektin lopputuloksena MHY-ketju sai toimivan ja tarpeitaan vastaavan Teams-ympäristön, intrasivuston sekä ohjeiston niiden käyttöön.

Metsänhoitoyhdistysten Palvelu Oy:n järjestelmäasiantuntija Markku Peltola muisteli haastattelussa noin vuoden takaista projektia lämmöllä.

– Systems Gardenin toimintamalli oli juuri sitä, mitä ajattelimmekin. He tulivat kaveriksi luomaan pohjaa sille, miten saamme Microsoftin perustyökalut käyttöön Teams-ympäristön ja intran toteutukseen. Lisäksi meille luotiin riittävä osaaminen koulutuksen ja keskustelun kautta.

Intranet tekee organisaation sisäisestä viestinnästä ja tiedonhallinnasta jouhevampaa.

Intranetin rakentaminen nojaa asiakkaan tarpeisiin

MHY-ketjun intranetin kehittäminen tuli ajankohtaiseksi suuren toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin myötä.

– Kaikki lähti liikkeelle siitä, että nettisivumme oli vanhentumassa ympäristönsä vuoksi ja se oli pakko päivittää. Projektin myötä saimme eriytettyä nettisivun ja luotua askelmerkit intraratkaisua varten, Peltola kuvailee.

Tarpeiden kartoittamisen myötä oli seuraavana vuorossa kumppanin kilpailutus.

– Sen ratkaisi Systems Gardenin eduksi heidän uskottavuutensa suhteessa hintaan. Monilla kilpailijoilla oli kalliimpi hinnoittelu, mutta läpi paistoi se, että tietoa ei oikein ole. Systems Garden oli hinnoittelultaan kilpailukykyinen ja heillä oli hyviä referenssejä.

Erääksi intraprojektin lähtökohdaksi Peltola määrittelee tarpeen tiedon keskittämisestä pilveen. Samalla haluttiin luoda mallit tiedostomassan käsittelyyn.

– Pohdimme Systems Gardenin Sampan ja Miian kanssa sitä, mikä olisi se paikka, ja päädyimme Teamsiin, jonka taustalla on Sharepoint.

– Samppa lähti viemään Teams-projektia. Se toteutettiin nopeammin, koska siinä luotiin enemmänkin toimintamalleja. Mietimme yhdessä sitä, miten asioiden tulisi toimia ja loimme sen pohjalta eräänlaisen pelikirjan. Teams-kanavia on ollut yhdistyksissämme käytössä aiemminkin, mutta kukin on nimennyt ne omalla tyylillään. Kun meillä on Suomessa 56 yhdistystä, nimien täytyy olla sellaisia, jotka kertovat muillekin jotain.

Peltola itse suunnitteli intran ratkaisujen teknistä näkökulmaa ja laati käyttöön liittyvää ohjeistusta.

– Pähkäilimme ratkaisuja välillä myös yhdessä Miian kanssa. Tiina Salminen puolestaan veti meillä sivustoryhmän toimintaa. Hän organisoi valikkorakenteita ja sisällön järkevöittämistä, eli esimerkiksi sitä, mitä olemassa olleesta materiaalista sisällytettäisiin ja mitä uutta luotaisiin.

Metsänhoitoyhdistykset saivat tarpeitaan vastaavat intraratkaisut.

Toimivat intraratkaisut tehostavat arjen viestintää ja tiedonjakoa

Intraprojektin lopputuotteina MHY-ketju sai toimivat ympäristöt, valmiit tiedostopohjat sekä ohjeiston tiedostojen hallintaan ja kokouskäytäntöihin.

– Varsinaisten ratkaisujen käytön tueksi järjestettiin myös erittäin hyödyllisiä koulutuksia. Osan niistä piti Samppa ja niiden lisäksi Tiina tai minä puolestaan pidimme sellaisia puolituntisia teemaiskuja. Koulutukset otettiin yhdistyksissämme ilolla vastaan, sillä monilla esimerkiksi Teamsin käyttökokemus rajoittui palavereihin osallistumiseen ja osalla tiedon löytyminen vanhasta toimihenkilöextranetistä oli ollut vaikeaa.

Intranetin toteutuksen myötä MHY sai paitsi nykyaikaisen, myös hauskasti nimetyn paikan tiedon säilyttämiseen ja jakamiseen.

– Sharepoint-sivustomme sai äänestyksen kautta nimekseen Konkelo, Peltola naurahtaa hyväntuulisesti.

– Se toimii nyt aiempaa järjestelyä huomattavasti paremmin palveluna. Etusivulla näkyy tietoa tulevista tapahtumista sekä uutisia siitä, mitä intrassa on toteutettu. Aiemmin kukaan ei tiennyt, kuka on päivittänyt mitäkin. Nyt tiedon pitäminen ajan tasalla on helppoa.

MHY-ketjulla ei toistaiseksi ole ollut keskitettyä laitehallintaa, mikä uhkasi asettaa haasteen yhteiselle intralle ja yhtenäisille käytännöille.

– Miia oli kuitenkin asian suhteen hereillä ja ehdotti Microsoftin ohjelmistovalikoimaan kuuluvaa Viva Connectionsia, jolla Teamsiin saatiin intraan johtava painike. Meillä sellaisen olemassaolosta eivät kaikki olleet edes tienneet. Nyt saamme lisäarvoa M365-kirjautumisesta ja hyvän pohjan lähteä edistämään keskitettyä laitehallintaa tulevaisuudessa, Peltola tuumii.

Intranetin rakentaminen tehosti MHY-ketjun tiedonhallintaa.

Konsultti kuin tilauksesta

Peltola kertoo olevansa erittäin tyytyväinen intraprojektin lopputulokseen. 

– Itse projekti toteutui aikataulussa ja kaikki meni todella mallikkaasti ja kätevästi. Ratkaisuista on ollut ensiarvoista hyötyä. Kävijämäärien perusteella intrassa käy mukavasti porukkaa, ja vaikka ihan jokainen yhdistys ei välttämättä ole vielä ottanut siitä kaikkea hyötyä irti, mahdollisuus siihen on luotu. 

MHY-ketju sai Peltolan mukaan Systems Gardenilta toimivan yhdistelmän konsulttipalvelua ja projektin ohjausta. 

– He ottivat juuri sellaisen roolin kuin pitikin – kuuntelivat meitä ja pukivat sitä tekniseksi toteutukseksi tarjoten tukea ja ohjausta. 

Hyvin sujunut yhteistyö on sittemmin saanut jatkoa esimerkiksi kuvapankkiprojektin muodossa ja kantautunut myös muiden korviin. 

– Eräs tuttu toimija soitteli tiedustellakseen, että kuka meille teki intranetin, eli positiivinen tekeminen on kiirinyt. 

Mahdollisia muita kehitysprojekteja odotellessa Peltola on pannut merkille Systems Gardenin tukisopimuspalvelun uudistuksen ja siihen kuuluvan palveluportaalin. 

– Sinne on tullut erilaisia webinaareja aika mielenkiintoisistakin aiheista. Meillä on varmasti tiedossa projekteja jatkossakin ja osaamisalueesta riippuen Systems Garden on ehdottomasti varteenotettava vaihtoehto.  

Intranetin avulla tehostettiin Metsänhoitoyhdistysten sisäistä viestintää.

Kiinnostuitko artikkelin käsittelemistä ratkaisuista?

Lue lisää

Tutustu myös muihin palveluihimme ja ota yhteyttä!

Ratkaisut

Keskitetyssä M365-sopimushallinnassa on järkeä

Keskitetyssä M365-sopimushallinnassa on järkeä

Keskitetyssä M365-sopimushallinnassa on järkeä

Systems Gardenin projektipäällikkö ja Microsoft 365 -pilvipalveluiden asiantuntija Samppa Öhman kertoo, että M365-sopimushallinnan asiakasratkaisujen laadinta starttaa tyypillisesti samankaltaisista tarpeista ja lähtötilanteista.  
 
– Asiakkailla on usein sopimuksia paikoissa x ja y. Niitä voi olla paperisena, kovalevyllä tai verkkolevyllä – jopa näissä kaikissa. Keskeisin tarve on yleensä se, että sopimukset löytyisivät yhdestä paikasta. 
 
Systems Gardenin tuella asiakas saa keskitetyn sopimushallinnan ratkaisun, jossa sopimukset ovat turvassa ja helposti löydettävissä.  
 
– Lisäksi meillä asiakas pääsee projektin alusta alkaen vaikuttamaan ja tutustumaan tulevaan hallintaympäristöönsä, Öhman kuvaa.

Työntekijä tarkastelee paperia seisten keskellä ilmassa lenteleviä asiakirjoja.

Asiakkaan ääni kuuluviin

Öhmanin mukaan sopimushallinnan projekti on kaikkien osapuolten kannalta järkevintä toteuttaa asiakaslähtöisesti. Systems Gardenilla otetaankin asiakas, ja erityisesti loppukäyttäjä, aktiivisesti mukaan suunnitteluun. 
 
Työhömme kuuluu se, että keskustelemme asiakkaan kanssa paljonkin ennen varsinaista teknisen toteutuksen aloitusta. Suunnittelun kannalta on tärkeää saada mukaan se taho, jolle sopimusten käsittely on arkipäivää. Tällaista ei ole järkeä suunnitella toisten puolesta, eli oikeita käyttäjiä täytyy kuulla siitä, kuinka sopimusten hallinta nykyisellään toimii ja miten he toivoisivat sen toimivan. 
 
M365-sopimushallinnan projektin toteutus käynnistyy tyypillisesti sopimusten laatua koskevien tietojen pohjalta. 
 
Asiakas kertoo meille, minkälaisia heidän sopimuksensa ovat ja minkälaisia ominaisuuksia ja ehtoja niihin liittyy. Näitä seikkoja ovat esimerkiksi se, kuinka kauan sopimuksia pitää säilyttää, miten niitä on tarpeen käsitellä ja kenen niitä tulee päästä käyttämään, Öhman luettelee.

Hymyilevät toimistotyöntekijät kirjoittavat lasiseinälle kiinnitetyille post-it -lapuille.

Microsoft 365sopimushallinta vakuuttaa

Hyvien lähtötietojen myötä voidaan tulevaa ympäristöä esitellä asiakkaalle hyvinkin varhaisessa vaiheessa.  
 
– Kun asiakas on tuonut pöydälle nykytilanteen, voimme havainnollistaa järjestelmän toimintaa demoympäristössä. Näin asiakas ymmärtää paremmin, mitä ollaan suunnittelemassa ja miltä lopputulos tulisi näyttämään, Öhman kuvailee. 
 
Testiympäristössä asiakkaalle voidaan myös avata sopimusten säilyttämiseen ja käyttöön liittyvien tarkentavien tietojen, kuten sopimuksen tyypin, päivämäärän, omistajan ja säilytysajan merkitystä. 
 
Tällaisilla metatiedoilla voidaan tarkentaa ja tehostaa sopimusten hakemista. Kun saadaan luotua paikka, jossa sopimukset ovat sopimustyypeittäin tai vaikkapa aihealueittain, niiden lisääminen ja löytäminen on erittäin vaivatonta.  
 
Öhman kertoo, että M365-sopimushallinnan ympäristössä kaikki ratkaisut pyritään pitämään yksinkertaisina ja helppokäyttöisinä. Vaikka niillä tähdätään arjen helpottamiseen ja toiminnan tehostamiseen, asiakkaan organisaatiossa saattaa toisinaan esiintyä muutosvastarintaa, joka liittyy esimerkiksi ymmärrettävään huoleen jälleen uudesta erillisestä järjestelmästä.  
 
– Saatetaan olla sitä mieltä, että ”kyllä ne sopimukset löytyvät kaapistakin Kun asiakas sitten pääsee testimateriaalin avulla näkemään oikean ympäristön omilla määrityksillään, jo ensivaikutelma yleensä vakuuttaa. Kun järjestelmä kytkeytyy suoraan Microsoftin 365 –rajapintaan ja kaivattu sopimus löytyy parilla napinpainalluksella, on helppo huomata ratkaisun tehokkuus.

Sopimushallinnan ympäristö tietokoneen näytöllä

M365-sopimushallinnan monet hyödyt

Jo perusratkaisulla, eli sopimusten keskittämisellä yhteen paikkaan, voidaan Öhmanin mukaan auttaa asiakasta paljon. Sen lisäksi Microsoft 365 sopimushallinnan ympäristö mahdollistaa erilaisia työkulkuja, jotka helpottavat ja sujuvoittavat työtä.  
 
– Jokainen käyttäjä voi asettaa sopimukselle päivämäärän, jonka perusteella automatiikka muistuttaa esimerkiksi uusimisajankohdasta. Kenenkään ei siis tarvitse enää muistaa etsiä sopimusta arkistokaapista tai verkkolevyltä tai laittaa kalenteriin muistutuksia. 
 
Nykyisin yhä useammat työn hallinnan osa-alueet siirtyvät digitaaliseen muotoon. M365-ympäristö tehostaa työn sujuvuutta myös siksi, että sopimusten hallinta on sen avulla niin helposti liitettävissä esimerkiksi arkistoon, monitoimilaitteeseen tai sähköiseen allekirjoituspalveluun. 
 
Öhmanin mukaan asiakkailta onkin saatu positiivista palautetta siitä, että keskitetty hallintaympäristö palvelee erinomaisesti paitsi tahoa, joka tallentaa sopimukset, myös niitä, joiden tulee päästä tarkastelemaan tai käsittelemään sopimuksia myöhemmin.   
 
– Tietoturvalliseen pilveen keskitetyssä ympäristössä sopimukset ovat kaikkien käyttäjien saatavilla monesta paikasta käsin, ja niitä on helpompi jakaa useammalle taholle samassa organisaatiossa. Tukeehan se myös yrityksen johdon kokonaisnäkymää, kun järjestelmästä voidaan ottaa vaivattomasti ulos sopimuksia koskevia raportteja. 

Työlupasovellus mobiililaitteessa ja tietokoneessa

Turvallisuus on M365-sopimushallinnan vahvuuksia

Öhman nostaakin erikseen esiin juuri Microsoft 365 –ympäristön merkityksen turvallisuuden kannalta. Viimeaikaisten uutisten ja erityisesti tietoturvallisuuteen liittyvien kohujen valossa hän kokee hallitun sopimusten käsittelypalvelun kaiken aikaa perustellumpana.  
 
Koska Microsoft 365 on erittäin varma ja helppokäyttöinen ympäristö, sen avulla on helppo toteuttaa tietoturvaa ja luottamuksellisuutta. Kun sopimukset eivät ole hujan hajan, vaan käyttöoikeuksien puitteissa niiden käsiteltävissä, jotka sopimuksia tarvitsevat, pysyvät ne myös hallinnassa.  
 
Öhman kokee, että sopimushallinnan ratkaisut mielletään suotta olennaisiksi vain suuremmissa yrityksissä.  
 
– Henkilökunnaltaan hyvinkin pientä yritystä voidaan auttaa sopimushallinnan keskittämisellä merkittävästi niin turvallisuudessa kuin tehokkuudessa. Sen avulla jonkun aikaa jää heti paljon johonkin muuhun. Ratkaisumme taipuvat kaikille toimijoille, niin pienille kuin suurille. 
 
Asiantuntijan mukaan sopimushallinnan ympäristö on malliesimerkki niin Systems Gardenin tavasta toteuttaa dokumentin hallinnan ratkaisuja kuin yrityksen toimintatavasta yleisemmin.  
 
Meillä asiakkaan ei tarvitse tietää tekniikasta mitään, mutta toisaalta emme sanele, miten asiat pitäisi toteuttaa. Tiedämme mitä teemme, mutta teemme sen asiakkaan kanssatiiviissä yhteistyössä ja tarkalla korvalla kuunnellen, Öhman kiteyttää.

Työlupasovellus mobiililaitteessa ja tietokoneessa

Lue lisää sopimushallinnan ratkaisuistamme ja ota yhteyttä!  

Sopimusten hallinta

Myös nämä sopimushallinnan referenssit saattavat kiinnostaa 

Ota yhteyttä