fbpx

Intranetin facelift

Intranetin facelift

Lumene Group ehosti intranetin kattamaan tehokkaammin koko henkilöstön. Yrityksen sisäinen viestintä käy uudella järjestelmällä käden käänteessä.

Kotimainen Lumene Group on liikevaihdoltaan yli 70 miljoonan euron kauneusalan yritys, joka kehittää ja valmistaa ensiluokkaisia Lumene-ihonhoito- ja meikkituotteita sekä erityisesti kampaamokäyttöön kehitettyjä korkealaatuisia Cutrin-hiustuotteita.

Lumenen tuotteet kehitetään ja suurimmaksi osaksi myös valmistetaan Suomessa Espoon tehtaalla.

Kansainvälisesti Lumene toimii Pohjoismaissa, Venäjällä sekä Yhdysvalloissa. Ulkomaisten haarakonttoreiden lisäksi Lumene on laajentanut markkinoitaan Iso-Britanniaan sekä Kiinaan, joissa yritys toimii verkkokauppakumppaneidensa mm. FeelUniquen, Look Fantasticin sekä Tmallin kautta. Lumenen konserniin kuuluu myös hiustuotteiden valmistaja Cutrin Oy.

Kaikkiaan Lumene työllistää noin 400 henkilöä. Monimuotoiseen henkilöstöön kuuluu tuotannon ja toimiston henkilökuntaa niin kotimaassa kuin ulkomailla sekä myyntikentällä toimivia edustajia.

“Kun henkilöstö on levittynyt näin laajalle alueelle, intranet on ehdottomasti pääkanava yrityksen sisäisessä tiedotuksessa. Uutisia ja tiedotteita lisätään intraan vähintään viikoittain ja toisinaan useita viikossa. On hyvin tärkeää, että nämä tiedotteet myös tavoittavat kaikki”, kertoo Lumenen PR & communications Manager Marjukka Naakka.

Lumenen intranet tuo koko laajan henkilöstön saman sateenvarjon alle. Intranetiä käyttävät myös Cutrin Oy:n työntekijiät.

“Aiempi intranetimme alkoi olla jo aikansa elänyt, ja tarvitsi selvästi päivitystä.”

Kattavuus ja käytön helppous olivatkin päätavoitteita, kun Systems Garden toteutti Lumenelle Office365-alustalla toimivan intranetin. Uusi järjestelmä toimii myös mobiilialustalla.

“Kun intranet on kätevästi kaikkien saatavilla, pyrimme vastaavasti viestinnässä pitämään sen aktiivisena ja tekemään uusia sisältöpäivityksiä säännöllisesti. On myös tervetullutta, että uusi intranet on selvästi nopeampi käyttää. Uutisten ja tapahtumien luominen käy tällä alustalla käden käänteessä.”

Naakka antaa järjestelmätoimittajan suoritukselle hyvän arvosanan.

“Systems Gardenin tapa toteuttaa projekteja on joustava ja täsmällinen. Aikataulut pitävät ja se aina tehdään mikä luvataan”, Naakka kehuu. “Jos käytettävä järjestelmä ei suoraan taivu toivottuun ominaisuuteen, heiltä löytyy useimmiten kiertotie tai korvaava ratkaisu.”

 

“Olemme tavoittaneet sen vaikutuksen, jota intranet-uudistuksella lähdimme hakemaan.”

Marjukka Naakka, PR & communications Manager

”Systems Gardenin tapa toteuttaa projekteja on joustava ja täsmällinen. Aikataulut pitävät ja se aina tehdään mikä luvataan.”

Lumene esittelee maailmalle parhaat suomalaisen luonnon raaka-aineet ja auttaa ihmisiä luomaan oman käsityksensä kauniista joka päivä.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi tapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi. Tapaaminen on maksuton, eikä velvoita mihinkään.

Mikko Halonen
mikko.halonen@systemsgarden.com
050 300 3509

7 + 8 =

MTK – Riuska ote sähköisistä työkaluista

MTK – Riuska ote sähköisistä työkaluista

Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK

Maanviljelijöiden, metsänomistajien ja maaseutuyrittäjien ammatti- ja etujärjestö Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK tuo yhteen koko järjestön väen Systems Gardenin toteuttaman intranetin ja sähköisten työtilojen avulla.

Intranetille annetaan MTK:lla suuri painoarvo. Se on maanlaajuisen etujärjestöorganisaation sähköinen sydän, joka pitää yhteiset ajatukset liikkeessä ja tukee työn virtaa.

”MTK:n aiempi intranet oli vanha, eikä tukenut enää sujuvaa tietotyötä asiantuntijaorganisaatiossa. Se oli otettu käyttöön yli vuosikymmen sitten, ja vaihtuvaa sisältöä sinne tuotettiin viime vuosina vain harvoin”, kertoo MTK:n viestinnän suunnittelija Jami Lauttalammi.

Intranetin uudistaminen on osa MTK:n tietohallinnon määrittelemää kokonaisuutta, johon kuuluu myös sähköisten työtilojen sekä dokumentinhallinnan päivittäminen.

”Aikaisemmin MTK:ssa oli tapana käydä keskusteluja ja jakaa tiedostoja sähköpostilla. Myös verkkolevyjen kansiorakenne oli vuosien varrella päässyt rönsyilemään. Kaikkiaan haluamme selkeyttä ja hyvää versionhallintaa tiedonkulkuun. Tavoitteena on luoda toimiva työkalupakki koko MTK:n väen käyttöön.”

Lauttalammi kertoo, että syksyllä 2015 intranet-konseptointia tehtiin oman talon voimin. Vastaavasti SharePointin dokumentinhallintaa pilotoitiin alkuvuodesta 2016.

”Pilotin ja taustatyön pohjalta ymmärsimme, että kannattaa lähteä liikkeelle sähköiset työtilat ja intranet edellä.”

Vuoden 2016 kesällä MTK järjesti tarjouskierroksen, ja Systems Garden valikoitui kumppaniksi. Syksyllä päästiin jo työn syrjään kiinni.

”Aikataulu oli tiukka. Meillä oli tulossa valiokuntauudistus, ja MTK oli luvannut uusille valiokunnille sähköiset työtilat käyttöön vuoden vaihteeseen mennessä. Omien toimihenkilöidemme lisäksi halusimme siis myös avata uuden keskusteluväylän luottamushenkilöillemme.”

Valmista oli jo marraskuun loppupuolella. Lopullinen toteutus sujui varsin nopeasti, nollatilanteesta versioon 1.0 päästiin noin kolmessa kuukaudessa.

”Ja tässä ajassa saimme vieläpä koko paketin eli työtilojen lisäksi intranetin. Olimme sopineet tiukasta aikataulusta, ja siinä pysyttiin”, Lauttalammi kehuu.

Intranet ja työtilat toteutettiin Systems Gardenin Verso-käyttöönottomallilla, joka tarjoaa asiakkaalle noin 80-prosenttisesti valmiin aihion kehitystyön ponnistuslaudaksi.

”Versossa oli mukavaa se, että näimme jo alkumetreillä, millaisia järjestelmistä on suurin piirtein tulossa. Näin pystyimme miettimään seuraavaa kehitysaskelta paljon konkreettisemmalta pohjalta, ja millaisia räätälöintejä MTK alustoille haluaa.”

MTK:lta mukana oli pieni projektiryhmä ja Systems Gardenilta hankkeessa oli kaksi yhteyshenkilöä.

”Projektin etenemisen kannalta ryhmäkoko oli hyvä ja kompakti. Pidin myös siitä, että Systems Gardenin suunnalta tuli jatkuvasti näkemystä siitä, millaisia räätälöintejä pilviympäristössä kannattaa tehdä ja mitä ei.”

Nyt MTK:n intranet alkaa lunastaa siihen kohdistuvia odotuksia.

”Intranetin tavoitteena on osallistaa. Siksi on hienoa, että käyttäjät pääsevät itse lisäämään uutisia ja kommentoimaan niitä tai vaikkapa laittamaan kalenterimerkintöjä intranetiin. Haluamme tukea hyvää me-henkeä ja tuoda MTK:n väen koko Suomen laajuudella mukaan yhteiselle alustalle.”

MTK on erittäin aktiivinen somessa, erilaisia kanavia on koko MTK:n laajuudella yli 30. Systems Gardenilta saatiin apua myös Some-virran luovimiseen.

”Systems Garden tarjosi ratkaisuksi somekeskuksen, josta käyttäjä voi valita itselleen sopivimmat some-kanavat seurantaan. Näin meidän ei tarvinnut tehdä valintaa käyttäjien puolesta, mitkä kanavistamme nostetaan syötteenä intranetiimme.”

Lauttalammi nostaa esiin laiteriippumattomuuden erityisen tärkeänä ominaisuutena MTK:lle.

”Se, että pystymme käyttämään näitä ratkaisuita kännykällä mistä tahansa on myös olennainen parannus entiseen maailmaan.”

Lauttalammi kertoo, että laajemman dokumentinhallinnan suunnittelun ja toteutuksen osalta voidaan ottaa reipas tuumaustauko.

”Meillä on nyt hyvää aikaa harjoitella intranetin ja sähköisten työtilojen käyttöä ennen seuraavaa askelta.”

Jami Lauttalammi, viestinnän suunnittelija, MTK

Jami Lauttalammi, viestinnän suunnittelija

”Projektin etenemisen kannalta ryhmäkoko oli hyvä ja kompakti. Pidin myös siitä, että Systems Gardenin suunnalta tuli jatkuvasti näkemystä siitä, mitä kannattaa tehdä ja mitä ei.”
MTK logo

MTK

Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK on maanviljelijöiden, metsänomistajien ja maaseutuyrittäjien ammatti- ja etujärjestö. Vuonna 2017 MTK juhlii 100-vuotista historiaansa.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Liity tuhansien tyytyväisten työntekijöiden joukkoon! Ota yhteyttä Marjaan ja sovi tapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi. Tapaaminen on maksuton, eikä velvoita mihinkään.

Marja Unkuri
marja.unkuri@systemsgarden.com
045 121 7655

8 + 13 =

Helsingin seurakuntayhtymä – pitkäjänteistä kehittämiskumppanuutta

Helsingin seurakuntayhtymä – pitkäjänteistä kehittämiskumppanuutta

Helsingin seurakuntayhtymä

Pitkäjänteistä kehittämiskumppanuutta

Helsingin seurakuntayhtymälle piirrettiin tiekartta, jonka viitoittamana syntyi noin 1150 käyttäjän organisaatiolle muun muassa intranet ja työtilat.

Intranetin tultua elinkaarensa päähän, lähdettiin Helsingin seurakuntayhtymässä suunnittelemaan ei pelkästään uutta intranetia, vaan tulevia kehityshankkeita pidemmällä tähtäimellä ja laajempana kokonaisuutena.

”Halusimme heti alusta lähtien ottaa huomioon tulevat tarpeet, esimerkiksi työtilat ja integraatiot muihin järjestelmiin. Kokonaiskirkko oli jo tehnyt päätöksen SharePointin käyttöönotosta ja kun muutenkin käytössämme on Microsoftin ohjelmistot, syntyi intranetin alustaratkaisu aika luonnostaan, kertoo tietohallintosuunnittelija Antti Hakkarainen Helsingin seurakuntayhtymästä”

Kumppaniksi kehittämishankkeiden suunnittelua tukevan tiekartan hahmotteluun valikoitui SharePoint-asiantuntijoiden joukosta Systems Garden, joka verkkoviestintäsuunnittelija Eeva Järvisen mukaan vakuutti osaamisellaan.

”Tiekarttaprojektissa SG:n SharePoint-osaaminen tuli hyvin esille. He saivat meidät ajattelemaan asioita huomattavasti laajemmin. SharePoint on aika ameebamainen kokonaisuus, joten asioiden toteuttaminen voi välillä olla kompleksista. Siksi oli tärkeää, että löytyi kumppani, joka ymmärtää, miten ja missä järjestyksessä asioita kannattaa tehdä.”

Osaamisen siirtämistä

”Intran rakentamiseen otettiin vähän totutusta poikkeava näkökulma. Päätimme yrittää päästä mahdollisimman pitkälle perusratkaisulla eli yrittää enemmin sopeutua tuotteeseen kuin sopeuttaa sitä meihin. Näin jatkokehittäminen sujuu mahdollisimman kitkattomasti”, Eeva Järvinen perustelee.

Hän on itse Helsingin seurakuntayhtymän intranetin pääkäyttäjä ja vastasi suurelta osin sen rakentamisesta.

”Halusimme pitää teknisen ratkaisun omistajuuden ja vastuun itsellämme. SG:n konsultti oli apunani rakentamisessa, ja tapaamistemme tavoitteena oli nimenomaan osaamisen siirtäminen”, kertoo Järvinen.

Intranet-projektin kanssa osittain rinnakkain tehtiin työtilat workshop-mallilla; määriteltiin yhdessä toiminnallisuudet, jonka jälkeen Systems Garden rakensi työtilojen teknisen ratkaisun valmiiksi.

Rakenteinen data muokkautuu moneksi

Perinteistä hierarkiaa ei uudesta intranetista löydy vaan navigaatio rakentuu metatietojen pohjalta; kaikki intrassa oleva data on rakenteista eli sisällöt tagataan aihealueisiin.

”Nyt käyttäjän ei tarvitse enää tietää, missä jokin asia on vaan julkaisijan tulee tagata sisältö sopiviin aihealueisiin. Päivittäjille tämä oli alkuun vähän haasteellista hahmottaa, mutta pidemmän päälle se on valtavan paljon helpompaa; esimerkiksi uutinen tarvitsee tehdä vain kerran ja päättää, missä kaikkialla haluaa sen näkyvän. Rakenteinen data on kuin kakkutaikinaa, josta voi muokata mitä tahansa eri muotoisia kakkuja”, Eeva Järvinen kuvailee.

Uuteen intranetiin tuli paljon toiminnallisuuksia, joita aiemmin ei ollut käytössä.

”Meillä on nyt esimerkiksi kommentointi- ja tykkäämismahdollisuus kaikissa sisällöissä. Erityisesti uutisissa kommentointi auttaa myös julkaisijaa, joka ehkä kiireessä saattaa muotoilla uutisen vähän huolimattomasti. Kommenttikentässä selventävät kysymykset ja vastaukset näkyvät helposti kaikille käyttäjille”, kertoo Antti Hakkarainen.

Käytettävyyttä ja kulttuurinmuutosta

Teknisen kehittämisen rinnalla Helsingin seurakuntayhtymässä on myös tuuletettu toimintatapoja. Aiemmat melko tiukasti rajatut julkaisuoikeudet ovat vaihtuneet malliin, jossa kuka tahansa saa julkaista melkeinpä mitä tahansa sisältöjä. Samalla viestinnän sävyä on pyritty viemään kevyempään suuntaan.

”Julkaisun kynnys on laskettu mahdollisimman alas ja ehkä se näkyy siinä, että sisältöä on nyt enemmän kuin koskaan. Myös uutisten lukeminen on lisääntynyt huomattavasti. Myöhemmin käyttöön otettu responsiivinen ulkoasu tarjoaa miellyttävän käyttökokemuksen myös mobiililaitteissa”, arvioi Hakkarainen.

Erillistä koulutusta ei intran käyttöönottoon ole tarvittu. Eeva Järvinen painottaa, että käytettävyys onkin ollut yksi kehittämisen lähtökohdista. Hyviin tuloksiin pääsemisen pitää olla käyttäjille helppoa.

”Halusimme pitää asiat mahdollisimman yksinkertaisina ja kohdentaa investoinnit järkevästi. Siksi ulkonäön sijaan on priorisoitu toimivuutta. Rakenteinen data ja SharePoint mahdollisimman perusmuodossaan on toimiva yhdistelmä. Meillä intra on työkalu, jota käytetään päivittäin. Jos joutuu imuroimaan joka päivä, on mukavampi imuroida ketterällä ja tehokkaalla kuin kauniilla ja kömpelöllä imurilla.”

Tiekartta palvelee edelleen kehittämisen suunnanantajana, mutta sitä sovelletaan tilanteen mukaan luovasti. Seuraavina askeleina on saada työtiloihin tuki ulkoisille käyttäjille sekä laajentaa metadatan käyttö työtiloihin. Lisäksi suunnitelmissa on integraatio, jolla taustajärjestelmistä saadaan tietoa syötteenä intraan. Yhteistyö Systems Gardenin kanssa on jatkunut pienkehityksellä ja muutaman kerran vuodessa tapaamisissa, joissa on kartoitettu tilannetta ja tulevia tarpeita.

SG on joustava kumppani. Heillä on paljon ideoita ja rohkeutta myös torpata ehdotuksia, jotka eivät toimi. Kumppanuus on tässä oikea sana, kiittää Järvinen.

Eeva Järvinen ja Antti Hakkariainen Helsingin seurakuntayhtymästä

Eeva Järvinen, verkkoviestintäsuunnittelija

”SG on joustava kumppani. Heillä on paljon ideoita ja rohkeutta myös torpata ehdotuksia, jotka eivät toimi. Kumppanuus on tässä oikea sana.”

Helsingin seurakuntayhtymä

Helsingin seurakuntayhtymä on Helsingin alueen evankelis-luterilaisten seurakuntien muodostama yhtymä, johon kuuluu 18 suomenkielistä ja kolme ruotsinkielistä seurakuntaa.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä Marjaan ja sovi tapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi. Tapaaminen on maksuton, eikä velvoita mihinkään.

marja

Marja Unkuri
marja.unkuri@systemsgarden.com
0451217655

14 + 6 =

STT – Tekemisen helppoutta O365-intralla

STT

Tekemisen helppoutta responsiivisella O365-intranetillä

Nopeatempoinen työ vaatii toimivat työkalut. STT:n intranetin uudistamisen tavoitteena oli tekemisen helppous ja toimivuus niin sisältöjen julkaisemisessa kuin tiedon etsimisessä.

STT:llä intranetia käyttää koko 120 hengen organisaatio, joista osa työskentelee Sydneyssä asti. Sisällön päivitysvastuu on jaettu eri osastoille.

”Meillä on paljon erilaisia ohjeistuksia, joita on mahdoton muistinvaraisesti hallita, joten intranetille on paljon käyttöä. Vanha intranet oli elinkaarensa päässä niin toiminnallisuuksien, käytettävyydenkin kuin alustan ylläpidonkin osalta. Sen päivittäminen koettiin työlääksi, mikä oli myös osittain johtanut sisällön vanhenemiseen”, kertoo projektipäällikkö Harri Juutilainen STT:ltä.

Uutistoimiston nopeatempoisessa työssä tiedon jakamisen pitää olla nopeaa ja vaivatonta. Uuden intranetin tärkeimmäksi tavoitteeksi asetettiinkin tehokasta tiedonjakamista tukeva käytettävyys.
Sopivaksi paketoitu intranet-toteutus

Edellinen intranet oli toteutettu SharePointilla, ja kun meneillään oli siirtyminen Office 365 -ympäristöön, oli SharePoint luonteva valinta myös STT:n uuden intranetin alustaksi. Näin synergiaedut samassa pilvipalvelussa hallinnoitavista järjestelmistä olisivat parhaiten hyödynnettävissä.

”Matkan varrella kartoitettiin useampia kumppani- ja ratkaisuvaihtoehtoja. Näistä Systems Gardenin malli oli paketoitu meille sopivammalla tavalla: siinä oli mukana kaikki toivomamme perustoiminnallisuudet. Lisäksi toteutusmalli oli meille sopivan helppo ja kevyt”, Harri Juutilainen perustelee.

Projektia luotsanneen Juutilaisen lisäksi STT:n puolelta projektitiimin osallistui neljä sisältöjen päivittämisestä vastaavaa henkilöä. Yhteistyö Systems Gardenin kanssa aloitettiin kirkastamalla ja kirjaamalla uuden intranetin tavoitteet ja tarvittavat toiminnallisuudet.

”Meillä oli aika selkeä käsitys siitä, mitä haluttiin. Suhteellisen simppeleitä asioita, lähtökohtana helppokäyttöiset toiminnallisuudet ja käytettävyyttä tukeva, selkeä ulkoasu”, Juutilainen toteaa.

SG rakensi alustan valmiiksi muutamassa viikossa, jonka jälkeen STT:n sisältötiimi sai koulutuksen ja pääsi tutustumaan uuteen järjestelmään.

”Sisällön päivittäminen ajan tasalle osoittautui isommaksi urakaksi kuin osaisimme ennakoida. Sen sijaan julkaisemisen vaivattomuus oli iloinen yllätys. Kun sivupohjat ja tyylit oli määritelty, oli vanhaan intraan dokumentteina tallennetut tiedostot helppo julkaista kaikissa laitteissa toimivina sivuina. Tämä tuntui ihan riemuvoitolta vanhaan intraan verrattuna”, naurahtaa Juutilainen.

Avoimen viestintäkulttuurin edistäjä

Uusi intranet on saanut käyttäjiltä jo lyhyessä ajassa kiitosta käytettävyydestä.

”Erityisesti osastojen esimiehille on tullut palautetta, että uusi intra on selkeä. Rakennetta ja navigaatiota pidetään loogisina, haku toimii kunnolla ja löytää olennaiset asiat. Responsiivisuus ja helppo kirjautuminen mahdollistavat intran hyödyntämisen tehokkaasti ajasta ja paikasta riippumatta”, Juutilainen lisää.

Nykyaikaisten työvälineiden ja sisällön tuoreuttamisen ohella hän näkee uuden intran tuovan muutakin hyötyä.

”Uskon sen toimivan osaltaan myös uudenlaisen, entistä avoimemman viestintäkulttuurin edistäjänä. Samalla se luo pohjaa muiden uusien viestintävälineiden laajemmalle käytölle.”

Kehitystyö jatkuu muun muassa sähköisten työtilojen ja pilvessä toimivien Microsoft- työkalujen käyttöönotolla.

”Sharepoint on raskaan sarjan julkaisujärjestelmä, jonka ominaisuuksista osaamme nyt hyödyntää vasta murto-osan. Jumittuisimme varmasti vaihtoehtojen viidakkoon, ellei apunamme olisi Systems Gardenin osaamista”, arvioi Juutilainen.

”Intraa tullaan myös tarpeen mukaan viilaamaan Google Analyticsistä saatavan tiedon perusteella, kun nähdään, miten sitä käytetään ja mitä sieltä erityisesti etsitään. Näin saadaan parannettua käytettävyyttä koko ajan”, Juutilainen linjaa.

STT: Harri Juutilainen

Harri Juutilainen, Projektipäällikkö

“Uskon uuden intran toimivan osaltaan myös uudenlaisen, entistä avoimemman viestintäkulttuurin edistäjänä.”

STT

STT on vuonna 1887 perustettu tietotoimisto, joka luo, jalostaa ja välittää tietoa 24 tuntia vuorokaudessa, 365 päivää vuodessa. Suomen- ja ruotsinkielisten uutispalveluiden lisäksi STT tuottaa viestintä-, mediaseuranta- ja tiedotejakelupalveluita yritysasiakkaille. Myös kuvatoimisto Lehtikuva on osa STT:tä.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä Marjaan ja sovi tapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi. Tapaaminen on maksuton, eikä velvoita mihinkään.

marja

Marja Unkuri
marja.unkuri@systemsgarden.com
0451217655

13 + 6 =

Delete – responsiivinen O365-intranet koko henkilöstölle

Delete – responsiivinen O365-intranet koko henkilöstölle

Delete

Deleten responsiivinen intranet palvelee koko henkilöstöä

Delete halusi tehostaa tiedottamista ja tarjota pääsyn intranetiin koko 600 käyttäjän suuruiselle henkilöstölleen Suomessa. Vanha, omin voimin suunniteltu intranet ei enää vastannut rakenteeltaan uusia tarpeita, ja nykyaikaisia työkalujakin kaivattiin.

”Tavoitteena oli, että uusi intranet olisi responsiivinen eli käytettävissä joustavasti kaikilla päätelaitteilla, ja mobiililaitteille tulee omat näkymät. Tärkeinä ominaisuuksina nähtiin lisäksi uutisten julkaisu, metatietojen hyödyntäminen tiedon löytämisessä sekä versionhallinta”, kertoo Deleten ICT-päällikkö Petri Savo.

Hyvä palaute vaikutti kumppanivalintaan

Intranet haluttiin rakentaa jo olemassa olevaan SharePoint Online -pilviympäristöön, SharePoint 2013 -version uusia ominaisuuksia hyödyntäen. Tarjouspyyntövaiheessa vertailussa oli useita eri toimittajia ja erilaisia tuotteistettuja käyttöönottomalleja.

”Systems Gardenin valintaan vaikutti hyvä palaute kumppaneilta sekä SG:n kokemus ja yhteistyömahdollisuudet muissa hankkeissa”, Savo perustelee.

Hän arvostaa Systems Gardenin asiantuntemusta vaatimusmäärittelyä kirjatessa:

”SG:n asiantuntijat tekivät perusteellista työtä ja osasivat heti kertoa, mikä onnistuu ja mikä ei. Arvuuttelulle ei ollut tarvetta.”

Varsinaista kehitystyötä tehtiin ketterällä mallilla, joten tuloksia nähtiin heti, kun jotain oli tehty ja ominaisuuksia päästiin nopeasti testaamaan toimivassa ympäristössä. Projektin etenemistä ja kustannuksia seurattiin omalla SharePoint-sivustolla.

Uusia toiminnallisuuksia ja yksinkertaisempaa ylläpitoa

Valmista tuli muutamassa kuukaudessa. Vanhan intran tietojen siirtäminen uudelle sivustolle sujui joustavasti yhden aamupäivän aikana Systems Gardenin toimesta.

Deleten uudessa intranetissä on merkittäviä parannuksia sekä käyttäjien että teknisen ylläpidon näkökulmasta.

”Käyttäjäpuolella tärkein muutos on se, että nyt intranetiin on pääsy koko Suomen henkilöstöllä. Näkyvyyttä hallitaan tarvittaessa käyttäjäoikeusryhmillä. Sivusto on toteutettu responsiivisena, ja mobiililaitteille on omat näkymänsä – käyttökokemus on siis miellyttävä laitteesta riippumatta”, Savo kuvailee.

Uudessa intrassa tiedon luokittelussa hyödynnetään metatietoja, joiden ansiosta hakutoiminto palvelee tiedon etsijää huomattavasti aiempaa paremmin. Versionhallinta vähentää turhien tiedostojen määrää ja tekee dokumenttien muokkaamisesta turvallisempaa, kun edellinen versio jää automaattisesti talteen. Uutisten julkaisuun Deleten uudessa intrassa on oma Uutishuone-osio, jolla hallitaan julkaisua kaikkialle intran uutisosuuksiin.

Myös teknisellä puolella tekeminen helpottuu merkittävästi:

”Aiemmin Deletessä toteutetun AD-federaation myötä käyttäjäoikeuksia saatiin yksinkertaistettua AD-ryhmien kautta, ja Single Sign-On helpottaa kirjautumista. Lisäksi organisaatiokaavio syntyy nyt automaattisesti AD:n tietojen perusteella”, Savo kertoo.

Tukisopimuksella muutokset joustavasti

Uuden intran käyttöönottoon panostettiin järjestämällä useampia lanseeraustilaisuuksia jo etukäteen.

Varsinainen käyttöönotto on sujunut hyvin ja käyttäjät ovat tyytyväisiä sivustoon. Seuraavaksi työn alle pääsee kieliversio, jotta myös Deleten Ruotsin henkilöstö pääsee käyttämään omaa intraa.

Sivuston ylläpidosta on tehty tukisopimus Systems Gardenin kanssa, ja Petri Savo kiittää joustavia vasteaikoja, joilla muutoksia on tehty. Samalla hän toteaa, että nälkä kasvaa syödessä: jatkokehityshankkeet SG:n kanssa käynnistyivät heti.

Petri Savo, ICT-päällikkö

”Systems Gardenin asiantuntijat tekivät perusteellista työtä, ja osasivat kertoa heti, mikä toimii.”

Delete Group Oy on nopeasti kasvava teollisuuden ja rakentamisen ympäristöpalveluihin keskittynyt konserni, jonka liiketoiminta-alueita ovat puhdistus-, purku- sekä kierrätys- ja jätteenkäsittelypalvelut. Deleten Suomen ja Ruotsin toimipisteissä työskentelee lähes 700 ympäristöpalveluiden ammattilaista, ja konsernin pro forma -liikevaihto vuonna 2013 oli yli 100 miljoonaa euroa.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä Marjaan ja sovi tapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi. Tapaaminen on maksuton, eikä velvoita mihinkään.

marja

Marja Unkuri
marja.unkuri@systemsgarden.com
0451217655

1 + 4 =