Systems Gardenin M365-asiantuntijat Miia, Samppa ja Satu kertovat, että Microsoft 365 -lisenssi tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet keskittää ohjelmistotarpeita sekä karsia päällekkäisiä järjestelmiä ja turhia kustannuksia. Ennen kaikkea se luo säästöä arjen helpottumisen ja sujuvoitumisen kautta.

SG:n asiantuntijat toteavat Microsoftin saavuttaneen 365-lisenssillään laajan käyttäjäkunnan, minkä ansiosta myös käyttäjien ja organisaatioiden ymmärrys sen tarjoamista mahdollisuuksista paranee kaiken aikaa. Lisensseistä jää kuitenkin edelleen paljon hyödyntämättä.

– Käyttäjät tiedostavat koko ajan paremmin, että M365-ympäristöön kuuluu paljon muutakin kuin Outlook. Samalla lisenssillä pyörivät esimerkiksi intranet, dokumentinhallinta, sopimushallinta, Teams sekä lomakkeet. Kun dataa kertyy paljon, myös raporttien laadinta onnistuu kätevästi. Tietoisuudella olisi kuitenkin vielä runsaasti varaa parantua, Samppa tuumii.

M365-lisenssi karsii päällekkäisyyksiä ja tuo säästöä

Mitä M365-ympäristön keskeiset hyödyt sitten ovat? Satun mukaan ensinnäkin se, että vaikka M365-ympäristö avaa käyttäjälleen erilaisia työkaluja kuin linkkuveitsi, tarjoaa se toisaalta myös hyvät mahdollisuudet karsia päällekkäisyyksiä.

– Kun aletaan pohtia lisenssin laajempaa hyödyntämistä ja sitä, mitä kaikkia ohjelmistotarpeita asiakkaalla oikeastaan on, voidaan M365-ratkaisujen käyttöönotossa usein poistaa niiden vastineita. Kun asiat tapahtuvat samassa ympäristössä, ei useita eri ohjelmistoja tarvita.

Miia nostaa tästä esimerkiksi Microsoftin kanssa kilpailevat intraratkaisut. Hän kertoo, että M365-lisenssiin kuuluvaan SharePointiin voidaan rakentaa sujuva ja helppokäyttöinen intra, mutta todella moni ei sitä tiedä. Tai jos ratkaisu onkin käytössä, niin tiedossa ei välttämättä ole se, kuinka hyvin tiedonhallinta SharePointin avulla mahdollistuu.

– Perinteisesti tiedostoja on jouduttu tallentamaan yksi kerrallaan niille määrättyihin paikkoihin, ja vaikka osa yrityksistä onkin siirtänyt ohjelmistotarpeensa pilveen, saattaa käytössä olla edelleen sama kansiorakenne kuin verkkolevyllä. Silloin vaikkapa jonkin yksittäisen sopimuksen löytäminen voi olla yllättävän hankalaa.

– Pilvessä se onnistuu huomattavasti vaivattomammin metatietojen avulla. Ne vaativat jonkin verran hallinnointia ja yritykseltä muutoksen johtamista, mutta niiden avulla tiedot kuitenkin ohjautuvat aina oikeaan paikkaan ja löytyvät etsimättä. Säästö muodostuu käyttäjän arjessa, kun tietojen käsittely selkeytyy ja helpottuu.

Eroon verkkolevyistä

Työn helpottamisen ja sujuvoittamisen sekä päällekkäisten ohjelmistojen karsinnan ohella M365-ympäristö mahdollistaa kustannussäästön kolmannellakin tavalla. Sampan mukaan se on nostanut ilmiönä päätään jo jonkin aikaa.

– Nykyisin hankkiudutaan yhä enemmän eroon vanhoista verkkolevyistä, jolloin päästään samalla eroon palvelimen ylläpito- ja konesalikuluista. Jokainen lisenssi antaa pilveen paljon tilaa, johon mahtuu suuri määrä dataa. Sopimukset, dokumentit, intra yms. voidaan viedä M365-ympäristöön ja paikallinen palvelin sammuttaa.

– Sen jälkeen käytettävissä on versionhallinta, VPN:ää ei tarvita ja kaikki on saavutettavissa mistä vain – voit selata tietoja vaikka kännykällä, Samppa vinkkaa.

Monipuolinen M365-lisenssi helpottaa ja sujuvoittaa arjen työtä

Päätös M365-ympäristön laaja-alaisemmasta valjastamisesta tehdään Sampan mukaan harvoin organisaation ylätasolla. Tyypillisemmin tarve havaitaan osastokohtaisesti, kun vaikkapa sopimuskatkon tai liittymätarpeen yhteydessä ryhdytään pohtimaan vaihtoehtoja dokumentinhallinnan tai sopimushallinnan ratkaisuille.

– Se kirpoaa yleensä jostain tietystä kokonaisuuden nurkasta, ja siinä vaiheessa meihin on yhteydessä esimerkiksi viestinnästä tai it-asioista vastaava henkilö. Sellainen avaus, että ”Tiedämme, mitä kaikkea lisenssillä voi tehdä, mutta voisitteko auttaa siinä?” on aika harvinainen. Tyypillisempää on, että asiakas ymmärtää tarvitsevansa apua, mutta ei oikein itsekään tiedä, missä ongelmat piilevät. Niissäkin tapauksissa toki tiedostetaan, että sen hetkisiin ratkaisuihin menee paljon rahaa, Samppa toteaa.

– Joskus M365-ympäristön laajempi haltuunotto käynnistyy jonkin muun projektin, kuten Teams-käyttöönoton johdannaisena, tai koulutuksen yhteydessä, kun huomio kiinnittyy siihen, mihin yhdessä tehdyt työt tallennetaan, Satu lisää.

M365-lisenssistä saa parhaan hyödyn kokonaisvaltaisella käytöllä

Systems Gardenin ammattilaiset auttavat mielellään yksittäisten M365-ratkaisujen parissa ja painottavat yhteistyön merkitystä, mutta huomauttavat samalla, että paras hyöty lisenssistä saadaan keskittämällä työskentely yhteen ympäristöön.

– Asiakkaalla on paras tieto siitä, miten he tekevät asioita ja kuinka eri osastot työskentelevät ja pelaavat yhteen. Meidän ammattilaisemme voivat kuitenkin vinkata, missä nykyään kannattaa olla ja minkälaisia automaatioita rakentaa. Autamme konsultoinnista toteutuksen siinä laajuudessa kuin asiakas haluaa, Satu lupaa.

Tarvittaessa Systems Gardenin asiantuntijat laativat yhdessä asiakkaan kanssa kartoituksen ja roadmapin, jonka pohjalta ohjelmistokokonaisuuden sujuvoittamista ja mahdollista karsintaa voidaan toteuttaa.

Optimaalisinta olisi päästä kiinni asiakkaan kokonaiskuvaan, sillä niin monet asiat liittyvät toisiinsa. On aina ihanaa päästä sanomaan asiakkaalle, miten jokin kannattaa tehdä ja että meillä on siihen kaikki ratkaisut, koska silloin päästään tehostamaan asiakkaan työskentelyä niin positiivisessa mielessä – helpottamisen ja mukavoittamisen kautta, Samppa summaa.

Kiinnostuitko? Anna meidän auttaa M365-lisenssin paremmassa hyödyntämisessä!

Lue lisää

Teksti: Pirkka Paronen, dokumentinhallinnan seniorikonsultti

Kun hiljattain vaahtosin taas puolisolleni viimeisimmästä siististä työprojektista (tietysti insinöörin teknologiaa ihannoivalla, ympäripyöreällä tasolla asiakasspesifejä seikkoja mainitsematta), tokaisi hän hieman yllättäen ”Etkös sinä ole ollut tekemässä niitä digitalisaatiojuttuja? Miten vanha homeinen dokumentinhallinta siihen liittyy?”.

Kommentti sai minussa ensin aikaan tiettyjä vastareaktioita, mutta lopulta jäin itsekin pohtimaan ajatuksen taustaa. Nykyisinhän tietojärjestelmiä ja datavarastoja on jo liikakin. Eihän kukaan enää tarvitse jonkin 90-lukulaisen A4- tai letterformaattiin taitetun kopion digitalisointia. Jos dokumentinhallinnan näkee vain paperikopioina tai arkistona, näin ehkä onkin. Asia ei kuitenkaan ole niin yksinkertainen, ja niinpä huomasin, että dokumentinhallinta tarvitsee nykymaailmassa puolestapuhujan.

Mainittakoon ensinnäkin selvennyksenä, että dokumentit ja tiedostot sekoitetaan helposti keskenään. Yksilöillä ja organisaatioilla on monesti erilaisia tiedostovarastoja, olivat ne sitten verkkolevyjä palvelinten uumenissa tai Teams-rakenteisiin piilotettuja organisaatiosiiloja. Dokumentilla tarkoitetaan kuitenkin yleensä tiedostoa (tai joukkoa tiedostoja), jotka liittyvät johonkin tapahtumaan – yrityksen kontekstissa tietysti liiketoimintatapahtumaan. Julkishallinnossa puolestaan käytetään yleensä termiä asia.

Mutta palataanpa lupaamiini perusteluihin. Täältä pesee dokumentinhallintaa puolustava TOP-6-listani (koska tiivistäminen viiteen kappaleeseen ei onnistunut):

1. Dokumentinhallinnan valtti: dokumentti on pysyvä ja se säilyttää sisältönsä tietyllä ajan hetkellä

Organisaatiot ovat täynnä tietojärjestelmiä. Usein niitä päivitetään ja valitaan sen mukaan, miten tietoa on mahdollisimman helppo luoda, muokata ja prosessoida. Usein tietoa käsitellessä ei tarvitakaan varsinaisesti dokumenttia, vaan ainoastaan helppo tapa hakea tietoa järjestelmästä.

Mitä sitten, kun aikaa kuluu ja järjestelmissä oleva data päivittyy? Mitä jos halutaan tietää, miltä liiketoimintasuhde näytti sen alkamishetkellä? Tai joudutaan erimielisyyksiin projektitoimittajan kanssa toimituksen sisällöstä? Tai halutaan tietää, minkälainen lasku aiheesta 10 vuotta sitten itse asiassa aiheesta lähetettiin?

Yksi dokumentinhallinnan tehtävistä on toimia arkistona. Se paljastaa miltä asiat näyttivät liiketoimintatapahtuman aikaan – ei ainoastaan niiden nykytilaa.

2. Dokumentti on itsenäinen, kokonainen tietojoukko

Toinen olennainen ajatus dokumentista on, että se on itsenäinen, kokonainen tietue. Dokumentti ei välttämättä tarvitse ympärilleen käyttöliittymää, vaan se voidaan tarvittaessa siirtää ja lukea sellaisenaan. Dokumentin mukana kulkee yleensä riittävä konteksti siihen liittyvistä muista tiedoista: yritysten nimet ja y-tunnukset, asiakasnumerot, tuotekoodit ja -kuvaukset jne. Jos katsot dataa tietokannasta käsin, tämä data on yleensä pyritty minimoimaan ja tietokanta sisältääkin vain viittauksia esim. asiakas- tai tuoterekisteriin.

Dokumentti sisältää myös aiheeseen liittyvät tiedot, yleensä selkokielisessä ihmiselle ymmärrettävässä muodossa. Se on kokonainen sisältö, joka ei välttämättä tarvitse viitteitä tai liitetietoja ollakseen ymmärrettävä tai ainakin liitteet ovat silloin olennainen osa itse dokumenttia.

3. Dokumentti ylittää organisaatiorajat, tarvittaessa asiakkaisiin saakka

Dokumentteja voidaan käyttää yli organisaatiorajojen. Usein nykyaikaisissa yhteistyösovelluksissa (esim. Teams) tiedon rakenteet kasautuvat joko organisaatioyksikön/tiimin tai vaikkapa jonkin projektin ympärille. Kaikki toimii hienosti niin kauan kuin asioita käsitellään vain talousosastolla tai projektin sisällä. Kun tietoa pitää jakaa laajemmin, alkaakin melkoinen käyttöoikeuksiin, näkyvyyteen ja säilytyspaikkoihin liittyvä souvi.

Sama dokumentti voi olla organisaatiolle arvokas niin myynti-, tuotanto- kuin jälkimarkkinointivaiheessa. Olennaista voi olla myös sen tunnistaminen, miten tieto on muuttunut vaikkapa rakennuksen tai tietojärjestelmän siirtyessä eri vaiheissa organisaatiosta toiselle. Dokumentin voi jakaa tai lähettää kollegalle toisessa organisaatioyksikössä ilman, että häntä tarvitsee välttämättä opettaa käyttämään mitään. Dokumentin siirtymisriitillä organisaatiolta toiselle on myös sellainen funktio, jota ei välttämättä tulisi ensin ajatelleeksi. Dokumentti ikään kuin siirtää vastuun asian käsittelystä jatkossa toiselle porukalle: ”Tältä asia näytti, kun se valmistui tuotannosta. Ottakaa te siitä asiakaspalvelussa koppi tästä eteenpäin.

Vielä tärkeämpänä pointtina dokumentin voi siirtää myös asiakkaille, toimittajille ja muille sidosryhmille. Koska dokumentti ei tarvitse järjestelmää ympärilleen, voidaan se jakaa vaikkapa sellaisenaan asiakkaille ja kumppaneille – kumppanin koosta, tietojärjestelmätilanteesta tai teknisistä lähtökohdista riippumatta. Eroja voi toki olla siinä, minkä muotoisia tiedostoja kumppani osaa tai pystyy lukemaan, mutta ainakin heillä on mahdollisuus osallistua prosessiin myös tätä kautta. Dokumentti on myös pysyvä todiste siitä, että jotain on suoritettu, toimitettu tai vastaanotettu. Tämä voi asiakaskommunikaatiossa olla jopa kriittistä.

4. Dokumentti on dataa, joka liikkuu järjestelmien välillä helposti

Kaikki tietojärjestelmäammattilaiset rakastavat ja kavahtavat integraatioprojekteja. Miten saada tieto liikkumaan kahden eri tarkoitusta palvelevan järjestelmän – vaikkapa taloushallinnon ja projektinhallinnan – välillä saumattomasti? Helppoa, eikö?

Yksinkertaisin tapa toteuttaa integraatio on siirtää dokumentteja itse – tai parhaassa tapauksessa vain linkittää niitä keskenään. Projektipäällikölle ei välttämättä ole oleellista ymmärtää kaikkia tiliöinnin nyansseja tai tositteiden säilömiskriteerejä (taloushallinnon perusteita) omassa työssään. Sen sijaan hänelle voi olla tärkeää vaikkapa nähdä projektille saapuneet tai siitä lähetetyt laskut mahdollisimman helpossa formaatissa. Koska dokumentti sisältää jo itsessään kaikki tarvittavat tiedot, on tiedon välittäminen dokumentteina helpoin tapa vaihtaa tietoa järjestelmien välillä.

No entäs data sitten? Dokumentinhallintaakin voi käsitellä datana, sillä eräs sen perustoiminteista on säilyttää dokumenteista ns. metadataa, mutta itse dokumenttikin voi olla dataa. Esimerkiksi taloushallinnon datana voidaan myyntilaskuun (usein PDF-dokumentti) liittää vaikkapa koneluettavaa dataa (esim. Finvoice-tyyppinen XML-dokumentti). Näin mukaan saadaan myös taloushallinnon metadata, joka voidaan vaikkapa raportointitarkoituksissa lukea sisään myös projektinhallinnan softaan.

5. Dokumentinhallinnan helppous: kaikki osaavat käyttää dokumentteja

Eräs dokumenttien parhaista puolista on se, että kaikki osaavat käyttää niitä. On totta, että dokumentin alkuperäinen formaatti on ollut paperi, eikä se välttämättä ole nykyisellä erikokoisten ruutujen aikakaudella enää optimaalinen, mutta toisaalta kenellekään ei tarvitse opettaa PDF-dokumentin lukemista tai paperiformaatin käyttöliittymää.

6. Dokumentti selviää järjestelmäpäivityksistä

Oletko koskaan ollut mukana tietojärjestelmän päivitysprojektissa? Halusitpa tai tiedostitpa sitä taikka et, todennäköisesti olet. Tekninen kehitys laukkaa nykymaailmassa niin nopeasti, että dataa joudutaan siirtämään yhä nopeampiin ja älykkäämpiin tietojärjestelmiin kaiken aikaa.

Yleensä järjestelmäpäivitysten syynä ei ole historiallisen tiedon parempi käsittely, vaan olemassa olevien prosessien tehostus, toimintatapojen muutokset, paremmat käyttöliittymät ja esimerkiksi automaatio.

On suurta hulluutta yrittää siirtää kaikki mahdollinen data sellaisenaan vanhoista järjestelmistä uusiin, sillä eihän tiedon syntymiseen ole useinkaan ollut edes samanlaisia prosesseja mitä uusista. Vanha data voikin olla perustellumpaa säilyttää dokumentteina. Silloin tieto on edelleen tallessa, se voidaan lukea järjestelmästä riippumatta ja sitä ei tarvitse sovittaa siirrettäessä sitä seuraavaan ERP-järjestelmään.

Dokumentti selviää järjestelmäpäivityksistä ja ERP:n tai CRM:n uusinnasta tarvittaessa vaikka useamman kerran.

Dokumentinhallinnan tarve ei ole katoamassa

Listaa dokumentin- tai asianhallinnan hyödyistä voisi jatkaa pidemmällekin. Enkä väitä, että dokumentinhallintajärjestelmä olisi tärkein tietojärjestelmä missään talossa – pointtini vain on se, että dokumentinhallinnalle ja tiedonhallinnalle on 2020-luvulla yhä tarvetta. Itseasiassa sille on tarvetta todennäköisesti vielä 2050-luvullakin. Uusia tietojärjestelmiä ja käyttöliittymiä tulee jatkossa kiihtyvää tahtia ja dataa täytyy siirtää ja käsitellä useissa eri paikoissa.

Dokumentinhallinnan järjestelmän tehtävä ei välttämättä ole pysytellä aallon harjalla kaikissa tulevissa teknologiatrendeissä, mutta johtuen dokumenttien erikoisominaisuuksista, dokumentinhallinnalla on varmasti paikkansa jatkossakin – ehkä jopa tärkeämpi kuin äkkiseltään tulisi ajatelleeksi.

Jos haluat jutella tai sparrata dokumentinhallinnan tarpeestasi asiantuntijan kanssa, teemme Systems Gardenilla dokumentinhallinnan projekteja aivan standardilla Microsoft 365 -alustalla. Kuten ehkä artikkelista bongasit, dokumentin- tai asianhallinta ei itse asiassa ole pelkkää teknologiaa, vaan ennen kaikkea tapa ja formaatti järjestää tietoa fiksummin. Itse asiassa se teknologia sinulla on todennäköisesti jo olemassa – ainakin mikäli Microsoftin alusta on jo käytössäsi muihin tarkoituksiin.

Kiinnostuitko dokumentinhallinnan ratkaisuistamme? Lue lisää ja ota yhteyttä!

Tutustu myös muihin palveluihimme

Mobiiliystävällinen intranet helpottaa huomattavasti työntekijöiden sisäistä viestintää. Noin 800 ammattilaista työllistävälle Deletelle toimiva ja helppokäyttöinen intraratkaisu onkin viestinnän kannalta erittäin tärkeä.

Delete on yksi Pohjoismaiden johtavista ympäristöpalveluiden tarjoajista. Puhdistuspalveluratkaisuihin erikoistunut yritys toimii Suomen lisäksi myös Ruotsissa, jossa uusi intranetjärjestelmä otettiin käyttöön neljä vuotta sitten – niin ikään Systems Gardenin avustuksella.

Uuden toimitusjohtajan myötä intraa lähdettiin viemään käyttäjäystävällisempään suuntaan myös Delete Finlandilla. Samalla uudesta yksinkertaistetusta intrasta poistettiin vanhentuneita tietoja ja dokumentaatiota päivitettiin.

Uusi intranet työntekijöiden ehdoilla

Delete Finlandin ICT-johtajan Petri Savon mukaan intranetin uudistuksessa on otettu huomioon erityisesti kenttätyön vaatimukset. 

– Työntekijät ja työnjohto ovat koko ajan liikkeellä, ja siksi intraa käytetään usein kännykällä. Uutta versiota lähdettiinkin rakentamaan mobiilikäyttäjien näkökulmasta. Intrassamme on nyt käytännössä yksi sivusto, jonka alta kaikki tieto löytyy. Valikkoratkaisuja muutettiin yksinkertaisemmiksi, selkeämmiksi ja toimivammiksi. Samalla myös vanhoja ja ylimääräisiä tietoja poistettiin.

– On tärkeää, että kaikki palvelut ovat intran kautta helposti saatavilla. Ajankohtainen uutisointi ja henkilöhaut ovat nyt nopeammin löydettävissä. Uudessa versiossa intran saa näppärästi auki myös suoraan Teamsista, Savo listaa.

Kahden kuukauden projekti

Deleten intranet uudistettiin nopealla aikataululla: vain kahdessa kuukaudessa. Koska Systems Gardenin kanssa oli tehty toimivaa yhteistyötä jo aiemmin, yhteistyökumppani oli helppo valita.

– Mitä kauemmin projekti kestää, sen kalliimmaksi se luonnollisesti tulee. Koska meidän intrastamme tuli aika kevytrakenteinen, oli sen toteuttaminenkin edullista. 

Savo peräänkuuluttaa sujuvan yhteistyön merkitystä. Yhteydenpito Systems Gardenin kanssa oli jatkuvaa ja uudet muutokset esiteltiin selkeästi.

– Tärkeintä tällaisen projektin toteutuksessa on substanssiosaamisen ohella helppous ja kommunikointi. Systems Gardenin kanssa kaikki sujui todella hyvin. Projekti eteni meidän osaltamme erittäin vaivattomasti, koska heidän päästään viestittiin hyvin aktiivisesti.

Selkeä ero entiseen

Intranetin kävijämäärät ovat kasvaneet huimasti, mikä kertoo sivuston muuttumisesta käyttäjäystävällisemmäksi. Delete Finlandilla ollaan tyytyväisiä myös siihen, että uuden intranetin päivittäminen ja ylläpito on helpompaa kuin aiemman version. 

– Sivusto on entiseen intraan verrattuna yksinkertaisempi ja mobiiliystävällisempi. Uudessa intrassa loppukäyttäjät on otettu hyvin huomioon – on mietitty, mitkä heidän tarpeensa ovat ja millä laitteilla he intraa käyttävät. On tärkeää, että sivustosta ei ole tehty liian teknistä, Savo kiittelee.

Kaiken kaikkiaan hän on tyytyväinen sekä työn kulkuun että lopputulokseen. 

– Teemme vielä pieniä muutoksia ja varmistamme, että intra pysyy jatkossakin toimintakunnossa. Yhteistyömme Systems Gardenin kanssa siis jatkuu.

Lue lisää intranet-ratkaisuistamme

Tutustu myös muihin M365-palveluihimme

Metsänhoitoyhdistysten intranet-projekti on erinomainen esimerkki siitä, kuinka toimivan intranetin rakentaminen tukee organisaation sisäistä viestintää ja tiedon hallintaa. Projektin lopputuloksena MHY-ketju sai toimivan ja tarpeitaan vastaavan Teams-ympäristön, intrasivuston sekä ohjeiston niiden käyttöön.

Metsänhoitoyhdistysten Palvelu Oy:n järjestelmäasiantuntija Markku Peltola muisteli haastattelussa noin vuoden takaista projektia lämmöllä.

– Systems Gardenin toimintamalli oli juuri sitä, mitä ajattelimmekin. He tulivat kaveriksi luomaan pohjaa sille, miten saamme Microsoftin perustyökalut käyttöön Teams-ympäristön ja intran toteutukseen. Lisäksi meille luotiin riittävä osaaminen koulutuksen ja keskustelun kautta.

Intranetin rakentaminen nojaa asiakkaan tarpeisiin

MHY-ketjun intranetin kehittäminen tuli ajankohtaiseksi suuren toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin myötä.

– Kaikki lähti liikkeelle siitä, että nettisivumme oli vanhentumassa ympäristönsä vuoksi ja se oli pakko päivittää. Projektin myötä saimme eriytettyä nettisivun ja luotua askelmerkit intraratkaisua varten, Peltola kuvailee.

Tarpeiden kartoittamisen myötä oli seuraavana vuorossa kumppanin kilpailutus.

– Sen ratkaisi Systems Gardenin eduksi heidän uskottavuutensa suhteessa hintaan. Monilla kilpailijoilla oli kalliimpi hinnoittelu, mutta läpi paistoi se, että tietoa ei oikein ole. Systems Garden oli hinnoittelultaan kilpailukykyinen ja heillä oli hyviä referenssejä.

Erääksi intraprojektin lähtökohdaksi Peltola määrittelee tarpeen tiedon keskittämisestä pilveen. Samalla haluttiin luoda mallit tiedostomassan käsittelyyn.

– Pohdimme Systems Gardenin Sampan ja Miian kanssa sitä, mikä olisi se paikka, ja päädyimme Teamsiin, jonka taustalla on Sharepoint.

– Samppa lähti viemään Teams-projektia. Se toteutettiin nopeammin, koska siinä luotiin enemmänkin toimintamalleja. Mietimme yhdessä sitä, miten asioiden tulisi toimia ja loimme sen pohjalta eräänlaisen pelikirjan. Teams-kanavia on ollut yhdistyksissämme käytössä aiemminkin, mutta kukin on nimennyt ne omalla tyylillään. Kun meillä on Suomessa 56 yhdistystä, nimien täytyy olla sellaisia, jotka kertovat muillekin jotain.

Peltola itse suunnitteli intran ratkaisujen teknistä näkökulmaa ja laati käyttöön liittyvää ohjeistusta.

– Pähkäilimme ratkaisuja välillä myös yhdessä Miian kanssa. Tiina Salminen puolestaan veti meillä sivustoryhmän toimintaa. Hän organisoi valikkorakenteita ja sisällön järkevöittämistä, eli esimerkiksi sitä, mitä olemassa olleesta materiaalista sisällytettäisiin ja mitä uutta luotaisiin.

Toimivat intraratkaisut tehostavat arjen viestintää ja tiedonjakoa

Intraprojektin lopputuotteina MHY-ketju sai toimivat ympäristöt, valmiit tiedostopohjat sekä ohjeiston tiedostojen hallintaan ja kokouskäytäntöihin.

– Varsinaisten ratkaisujen käytön tueksi järjestettiin myös erittäin hyödyllisiä koulutuksia. Osan niistä piti Samppa ja niiden lisäksi Tiina tai minä puolestaan pidimme sellaisia puolituntisia teemaiskuja. Koulutukset otettiin yhdistyksissämme ilolla vastaan, sillä monilla esimerkiksi Teamsin käyttökokemus rajoittui palavereihin osallistumiseen ja osalla tiedon löytyminen vanhasta toimihenkilöextranetistä oli ollut vaikeaa.

Intranetin toteutuksen myötä MHY sai paitsi nykyaikaisen, myös hauskasti nimetyn paikan tiedon säilyttämiseen ja jakamiseen.

– Sharepoint-sivustomme sai äänestyksen kautta nimekseen Konkelo, Peltola naurahtaa hyväntuulisesti.

– Se toimii nyt aiempaa järjestelyä huomattavasti paremmin palveluna. Etusivulla näkyy tietoa tulevista tapahtumista sekä uutisia siitä, mitä intrassa on toteutettu. Aiemmin kukaan ei tiennyt, kuka on päivittänyt mitäkin. Nyt tiedon pitäminen ajan tasalla on helppoa.

MHY-ketjulla ei toistaiseksi ole ollut keskitettyä laitehallintaa, mikä uhkasi asettaa haasteen yhteiselle intralle ja yhtenäisille käytännöille.

– Miia oli kuitenkin asian suhteen hereillä ja ehdotti Microsoftin ohjelmistovalikoimaan kuuluvaa Viva Connectionsia, jolla Teamsiin saatiin intraan johtava painike. Meillä sellaisen olemassaolosta eivät kaikki olleet edes tienneet. Nyt saamme lisäarvoa M365-kirjautumisesta ja hyvän pohjan lähteä edistämään keskitettyä laitehallintaa tulevaisuudessa, Peltola tuumii.

Konsultti kuin tilauksesta

Peltola kertoo olevansa erittäin tyytyväinen intraprojektin lopputulokseen. 

– Itse projekti toteutui aikataulussa ja kaikki meni todella mallikkaasti ja kätevästi. Ratkaisuista on ollut ensiarvoista hyötyä. Kävijämäärien perusteella intrassa käy mukavasti porukkaa, ja vaikka ihan jokainen yhdistys ei välttämättä ole vielä ottanut siitä kaikkea hyötyä irti, mahdollisuus siihen on luotu. 

MHY-ketju sai Peltolan mukaan Systems Gardenilta toimivan yhdistelmän konsulttipalvelua ja projektin ohjausta. 

– He ottivat juuri sellaisen roolin kuin pitikin – kuuntelivat meitä ja pukivat sitä tekniseksi toteutukseksi tarjoten tukea ja ohjausta. 

Hyvin sujunut yhteistyö on sittemmin saanut jatkoa esimerkiksi kuvapankkiprojektin muodossa ja kantautunut myös muiden korviin. 

– Eräs tuttu toimija soitteli tiedustellakseen, että kuka meille teki intranetin, eli positiivinen tekeminen on kiirinyt. 

Mahdollisia muita kehitysprojekteja odotellessa Peltola on pannut merkille Systems Gardenin tukisopimuspalvelun uudistuksen ja siihen kuuluvan palveluportaalin. 

– Sinne on tullut erilaisia webinaareja aika mielenkiintoisistakin aiheista. Meillä on varmasti tiedossa projekteja jatkossakin ja osaamisalueesta riippuen Systems Garden on ehdottomasti varteenotettava vaihtoehto.  

Kiinnostuitko artikkelin käsittelemistä ratkaisuista?

Lue lisää

Tutustu myös muihin palveluihimme ja ota yhteyttä!

Ratkaisut

Valtakunnallisesti toimiva koulutusalan yritys Rastor-instituutti on muodostunut muutamia vuosia sitten kahdesta pitkän linjan alan yrityksestä. Kehityskululle toi jatkoa M365-sopimushallinnan projekti, joka mahdollistaa nyt yritykselle entistäkin sujuvamman arjen.

Rastor-instituutin ICT:n ja markkinoinnin kehityspäällikkö Heikki Kurkinen kertoo, että koulutusta sodasta palanneille tarjoamaan perustettu Rastor Oy sekä jo 1930-luvulla perustettu Markkinointi-instituutti löivät hynttyyt yhteen vuonna 2015, mutta toimivat kahtena yrityksenä aina vuoteen 2020. Kurkinen kertoo huvittuneena, että lähtötilanne toiminnan yhdistämiselle oli erityislaatuinen.

– Olihan se erikoista huomata, että kahdella samankokoisella saman alan toimijalla ei ollut ICT-puolella käytännössä juurikaan yhteisiä ratkaisuja. Yhdistymisessä päästiin siitä huolimatta hyvin liikkeelle.

M365-sopimushallinnan ammattilainen löytyy

Kurkinen mainitsee, että Rastor-instituutin käytössä on Microsoft Dynamics -järjestelmä, jota on käytetty kohtalaisen paljon myös sopimushallinnassa.

– Se ei ole ihan täysin istunut meille sopimusten käsittelyssä. Omassa henkilöstössämme on noin 160 osaajaa, joista vain muutama toteuttaa oman toimensa ohella koulutusta. Käytännössä kaikki kouluttajamme, noin 300 henkeä, ovat ulkoisia ja sopimushallinta on keskeisessä osassa yhteistyötämme.

– Niinpä lähdimme kartoittamaan mahdollisuutta toteutukseen, jossa ICT:n, markkinoinnin, taloushallinnon ynnä muiden osa-alueiden sopimushallintatoiminnot olisivat kaikki samassa paikassa.  

Kurkinen kertoo, että sopimushallinnan projektin toteuttajaksi kilpailutettiin useita tarjokkaita, mutta Systems Garden erottui edukseen.  

– Heillä oli maanläheinen ja käytännöllinen lähestymistapa meidän maailmaamme. He ymmärsivät sen, mitä tarvitsemme ja mitä emme tarvitse – tehokkaan ja varmatoimisen ratkaisun standardiohjelmilla ja -rajapinnoilla ilman ylimääräistä räätälöintiä. Toki valintaan vaikuttivat myös toteutuskustannukset.

Vastapeluriksi Systems Gardenin puolelta Kurkisen projektiryhmä sai M365-asiantuntija Samppa Öhmanin tiimeineen.

– Omaa organisaatiota tarkastelee liiankin helposti sellaisten lasien läpi, että se on ainutlaatuinen koko maailmassa. Samppa osasi lempeästi valaista, että ICT:n näkökulmasta meidän kaltaisiamme on 13 tusinassa, Kurkinen nauraa.

– Nostan hattua Systems Gardenille ja Sampalle siitä, että heiltä tuli usein sellaista rehellistä kommenttia, että asia voidaan tehdä toivotulla tavalla, mutta silloin menetetään jotain tai että muutos tulee kalliiksi. Arvostin todella paljon tällaista arjen realismia, sillä se valoi luottamusta siihen, että Systems Gardenilla on vankka kokemus vastaavista projekteista. Myös minun oli sen ansiosta helppo ”myydä” toteutus omalle projektiryhmälleni.

M365-sopimushallinnan projekti tasoitti tietä jatkoon

Kurkinen on tyytyväinen siihen, että Systems Gardenin avulla Rastor-instituutti sai keskitetyn sopimushallinnan ratkaisun samaan Microsoft-ympäristöön, jossa yrityksellä on myös esimerkiksi intranet ja Teams. Sopimukset on nyt kategorisoitu siten, että yksittäisiä sopimuksia on helppo hakea mistä vain.

– Toisena kriteerinä meillä oli se, että järjestelmä mahdollistaa sopimuksen tarkistuspäivämäärät. Toiminnassamme ei riitä se, että sopimus päättyy johonkin päivään, vaan meillä täytyy olla puskuri, jonka turvin reagoida päivitystarpeeseen. Nyt järjestelmä lähettää muistutuksia sopimusten vanhentumisesta. Tämä on yksinkertainen asia, joka on hyvin toteutettu.

Kurkinen kertoo, että viime keväänä valmistuneen ja hyvin sujuneen M365-sopimushallinnan projektin myötä Systems Garden oli Rastor-instituutin listoilla myös intranet-projektia silmällä pitäen ja päätyi kuin päätyikin sen toteuttajaksi.

– Yhteistyö ja kommunikointi on ollut harvinaisen sujuvaa niin Sampan kanssa kahdestaan kuin projektitiimissä. Samppa reagoi hyvin äkkiä kysymyksiin ja toiveisiin ja oli valmis tarttumaan toimeen ja näyttämään asioita. Tiesin, että osaamista löytyy ja saan tarvittaessa apua. Oli helppo olla projektipäällikönä.

– Erikseen täytyy vielä mainita, että Systems Gardenin kanssa myös aikataulut pitivät kutinsa. Kummassakaan projektissa se ei lipsunut, vaikka intranetin kohdalla väliin osui kesän lomakausi, Kurkinen tähdentää.

Lue lisää sopimusten hallinnan ratkaisustamme 

Sopimushallinta

Systems Gardenin projektipäällikkö ja Microsoft 365 -pilvipalveluiden asiantuntija Samppa Öhman kertoo, että M365-sopimushallinnan asiakasratkaisujen laadinta starttaa tyypillisesti samankaltaisista tarpeista ja lähtötilanteista.  
 
– Asiakkailla on usein sopimuksia paikoissa x ja y. Niitä voi olla paperisena, kovalevyllä tai verkkolevyllä – jopa näissä kaikissa. Keskeisin tarve on yleensä se, että sopimukset löytyisivät yhdestä paikasta. 
 
Systems Gardenin tuella asiakas saa keskitetyn sopimushallinnan ratkaisun, jossa sopimukset ovat turvassa ja helposti löydettävissä.  
 
– Lisäksi meillä asiakas pääsee projektin alusta alkaen vaikuttamaan ja tutustumaan tulevaan hallintaympäristöönsä, Öhman kuvaa.

Asiakkaan ääni kuuluviin

Öhmanin mukaan sopimushallinnan projekti on kaikkien osapuolten kannalta järkevintä toteuttaa asiakaslähtöisesti. Systems Gardenilla otetaankin asiakas, ja erityisesti loppukäyttäjä, aktiivisesti mukaan suunnitteluun. 
 
– Työhömme kuuluu se, että keskustelemme asiakkaan kanssa paljonkin ennen varsinaista teknisen toteutuksen aloitusta. Suunnittelun kannalta on tärkeää saada mukaan se taho, jolle sopimusten käsittely on arkipäivää. Tällaista ei ole järkeä suunnitella toisten puolesta, eli oikeita käyttäjiä täytyy kuulla siitä, kuinka sopimusten hallinta nykyisellään toimii ja miten he toivoisivat sen toimivan. 
 
M365-sopimushallinnan projektin toteutus käynnistyy tyypillisesti sopimusten laatua koskevien tietojen pohjalta. 
 
– Asiakas kertoo meille, minkälaisia heidän sopimuksensa ovat ja minkälaisia ominaisuuksia ja ehtoja niihin liittyy. Näitä seikkoja ovat esimerkiksi se, kuinka kauan sopimuksia pitää säilyttää, miten niitä on tarpeen käsitellä ja kenen niitä tulee päästä käyttämään, Öhman luettelee.

Microsoft 365 –sopimushallinta vakuuttaa

Hyvien lähtötietojen myötä voidaan tulevaa ympäristöä esitellä asiakkaalle hyvinkin varhaisessa vaiheessa.  
 
– Kun asiakas on tuonut pöydälle nykytilanteen, voimme havainnollistaa järjestelmän toimintaa demoympäristössä. Näin asiakas ymmärtää paremmin, mitä ollaan suunnittelemassa ja miltä lopputulos tulisi näyttämään, Öhman kuvailee. 
 
Testiympäristössä asiakkaalle voidaan myös avata sopimusten säilyttämiseen ja käyttöön liittyvien tarkentavien tietojen, kuten sopimuksen tyypin, päivämäärän, omistajan ja säilytysajan merkitystä. 
 
– Tällaisilla metatiedoilla voidaan tarkentaa ja tehostaa sopimusten hakemista. Kun saadaan luotua paikka, jossa sopimukset ovat sopimustyypeittäin tai vaikkapa aihealueittain, niiden lisääminen ja löytäminen on erittäin vaivatonta.  
 
Öhman kertoo, että M365-sopimushallinnan ympäristössä kaikki ratkaisut pyritään pitämään yksinkertaisina ja helppokäyttöisinä. Vaikka niillä tähdätään arjen helpottamiseen ja toiminnan tehostamiseen, asiakkaan organisaatiossa saattaa toisinaan esiintyä muutosvastarintaa, joka liittyy esimerkiksi ymmärrettävään huoleen jälleen uudesta erillisestä järjestelmästä.  
 
– Saatetaan olla sitä mieltä, että ”kyllä ne sopimukset löytyvät kaapistakin”.  Kun asiakas sitten pääsee testimateriaalin avulla näkemään oikean ympäristön omilla määrityksillään, jo ensivaikutelma yleensä vakuuttaa. Kun järjestelmä kytkeytyy suoraan Microsoftin 365 –rajapintaan ja kaivattu sopimus löytyy parilla napinpainalluksella, on helppo huomata ratkaisun tehokkuus.

M365-sopimushallinnan monet hyödyt

Jo perusratkaisulla, eli sopimusten keskittämisellä yhteen paikkaan, voidaan Öhmanin mukaan auttaa asiakasta paljon. Sen lisäksi Microsoft 365 –sopimushallinnan ympäristö mahdollistaa erilaisia työkulkuja, jotka helpottavat ja sujuvoittavat työtä.  
 
– Jokainen käyttäjä voi asettaa sopimukselle päivämäärän, jonka perusteella automatiikka muistuttaa esimerkiksi uusimisajankohdasta. Kenenkään ei siis tarvitse enää muistaa etsiä sopimusta arkistokaapista tai verkkolevyltä tai laittaa kalenteriin muistutuksia. 
 
– Nykyisin yhä useammat työn hallinnan osa-alueet siirtyvät digitaaliseen muotoon. M365-ympäristö tehostaa työn sujuvuutta myös siksi, että sopimusten hallinta on sen avulla niin helposti liitettävissä esimerkiksi arkistoon, monitoimilaitteeseen tai sähköiseen allekirjoituspalveluun. 
 
Öhmanin mukaan asiakkailta onkin saatu positiivista palautetta siitä, että keskitetty hallintaympäristö palvelee erinomaisesti paitsi tahoa, joka tallentaa sopimukset, myös niitä, joiden tulee päästä tarkastelemaan tai käsittelemään sopimuksia myöhemmin.   
 
– Tietoturvalliseen pilveen keskitetyssä ympäristössä sopimukset ovat kaikkien käyttäjien saatavilla monesta paikasta käsin, ja niitä on helpompi jakaa useammalle taholle samassa organisaatiossa. Tukeehan se myös yrityksen johdon kokonaisnäkymää, kun järjestelmästä voidaan ottaa vaivattomasti ulos sopimuksia koskevia raportteja. 

Turvallisuus on M365-sopimushallinnan vahvuuksia

Öhman nostaakin erikseen esiin juuri Microsoft 365 –ympäristön merkityksen turvallisuuden kannalta. Viimeaikaisten uutisten ja erityisesti tietoturvallisuuteen liittyvien kohujen valossa hän kokee hallitun sopimusten käsittelypalvelun kaiken aikaa perustellumpana.  
 
– Koska Microsoft 365 on erittäin varma ja helppokäyttöinen ympäristö, sen avulla on helppo toteuttaa tietoturvaa ja luottamuksellisuutta. Kun sopimukset eivät ole hujan hajan, vaan käyttöoikeuksien puitteissa niiden käsiteltävissä, jotka sopimuksia tarvitsevat, pysyvät ne myös hallinnassa.  
 
Öhman kokee, että sopimushallinnan ratkaisut mielletään suotta olennaisiksi vain suuremmissa yrityksissä.  
 
– Henkilökunnaltaan hyvinkin pientä yritystä voidaan auttaa sopimushallinnan keskittämisellä merkittävästi niin turvallisuudessa kuin tehokkuudessa. Sen avulla jonkun aikaa jää heti paljon johonkin muuhun. Ratkaisumme taipuvat kaikille toimijoille, niin pienille kuin suurille. 
 
Asiantuntijan mukaan sopimushallinnan ympäristö on malliesimerkki niin Systems Gardenin tavasta toteuttaa dokumentin hallinnan ratkaisuja kuin yrityksen toimintatavasta yleisemmin.  
 
– Meillä asiakkaan ei tarvitse tietää tekniikasta mitään, mutta toisaalta emme sanele, miten asiat pitäisi toteuttaa. Tiedämme mitä teemme, mutta teemme sen asiakkaan kanssa – tiiviissä yhteistyössä ja tarkalla korvalla kuunnellen, Öhman kiteyttää.

Lue lisää sopimushallinnan ratkaisuistamme ja ota yhteyttä!  

Sopimusten hallinta

Myös nämä sopimushallinnan referenssit saattavat kiinnostaa 

• Pose Oy – Uusi koti vuokrasopimuksille  
• Kemppi Oy – Tuhat sopimusta ja liitteet päälle