Kemppi Oy – tuhat sopimusta ja liitteet päälle

Kemppi Oy vei tuhatkunta sopimusta keskitetysti SharePointiin Systems Gardenin avulla.

Moni työmaalla tai esimerkiksi telakalla vieraillut tunnistaa aidon Kempin.

Kemppi on hitsausalan edelläkävijä, joka kehittää älykkäitä laitteita, hitsaustuotannon hallintaohjelmistoja ja näitä tukevia asiantuntijapalveluja niin vaativiin teollisiin sovelluksiin kuin kuluttajan tarpeisiin. Kemppi tarjoaa ratkaisuja, joilla asiakkaat voivat parantaa hitsaustuotantonsa arvoa merkittävästi. Kempin liikevaihto on yli 150 miljoonaa euroa ja pääkonttori sijaitsee Lahdessa. Kemppi työllistää yli 800 hitsausalan asiantuntijaa 17 maassa; partneriverkoston ansiosta Kemppi voi tarjota paikallista asiantuntemustaan asiakkaidensa käyttöön yli 60 maassa.

Sopimusten nykyistä tehokkaammalle hallinnalle oli konsernissa tarve – sopimuksille ei ollut yhdessä sovittua, keskitettyä paikkaa, josta olisi voinut tarkistaa asiakkaiden, tavarantoimittajien tai yhteistyökumppaneiden sopimukset tai esimerkiksi salassapitosopimuksen voimassaolon.

Tuhatkunta sopimusta – NDAt, myynti-, osto- ja palvelusopimukset, kuten järjestelmien lisenssisopimukset ja muut palveluita koskevat sopimukset liitteineen – oli hajautettu osastoittain, ja se hidasti esimerkiksi tarkistuksia ja sopimusten seurantaa.

Sopimuksille päätettiin COO:n ja CFO:n toimeksiannosta tehdä keskitetty paikka, ja tavoitteena oli parantaa muun muassa sopimusten luokittelua, löydettävyyttä ja voimassaolon seurantaa. Kempillä haluttiin myös hyödyntää mahdollisimman valmista ja konsernissa jo muutenkin tulossa olevaa teknologiaa. Toimittajaksi valikoitui Systems Garden, jonka vastuulla oli myös uudistettu SharePoint Online -intranet.

Sopimushallinnan ensimmäisessä vaiheessa emoyhtiön eri sopimustyypeille perustettiin Sharepoint-tiedostokirjastot ja keskitetty taksonomia, johon lisättiin mm. toiminnanohjausjärjestelmästä generoitu asiakas- ja toimittajalistaus.

Toisessa vaiheessa mukaan otettiin myös omat sopimuskirjastot 14 tytäryhtiölle.

”Pääkonttorilla on nyt parempi käsitys siitä, millaisia sopimuksia tytäryhtiöillä on. Keskitetty sopimushallinta palvelee luonnollisesti myös tytäryhtiöiden omaa toimintaa”, kertoo projektin vetäjä, QEHS Manager Harri Kivelä.

Millaisia oppeja projektista saatiin?

”Määrittely on hyvä tehdä ensin kunnolla, ettei lähdetä liikaa rönsyilemään. Tarvitaanko esimerkiksi sähköistä allekirjoitusta?”

Office 365-maailmassa asiat voidaan tehdä usealla eri tavalla.

”Asiakkaan näkökulmasta olisi hyvä, että asiat toteutettaisiin yhtenäisellä tavalla vakiotoiminnallisuuksia hyödyntäen. Muun muassa Systems Gardenin vastuuhenkilövaihdoksen ja toteuttajien erilaisten tekotapojen vuoksi laatu notkahti projektin keskivaiheilla, mutta Systems Garden onnistui hyvin projektin toisessa vaiheessa”, Kivelä kertoo.

Mitkä ovat sopimushallinnan myötä saadut hyödyt?

”Nyt kaikki sopimukset ovat keskitetyssä, kaikkien tiedossa olevassa paikassa. Tiedämme, mitä sopimuksia on, sekä sopimukset, jotka vanhenevat tai vaativat päivityksiä.”

”Saamme hälytykset ja muistutukset vastuuhenkilöille, jos sopimukset ovat umpeutumassa. Muistutukset voidaan tehdä helposti Alert me -vakiotoiminnallisuutta hyödyntäen.”

”Sopimuksiin liitetyt metatiedot ovat tuoneet ryhtiä sopimushallintaan. Esimerkiksi GDPR-asiat ovat nyt paremmin tiedossa, kun palvelu- tai muihin sopimukseen liittyy henkilötietojen käsittelyä, tai esimerkiksi tilaajavastuulain vaateita. Läpinäkyvyys on parantunut”, Kivelä summaa.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.