Yhteiset työvälineet Suomen Punaisessa Ristissä

Suomen Punainen Risti on Suomen merkittävin humanitaarista apua antava kansalaisjärjestö. Järjestö muodostuu kymmenistä itsenäisistä yksiköitä, useista erillislaitoksista, kahdestatoista piiritoimistosta, 450 paikallisosastosta, sadoista työntekijöistä ja tuhansista vapaaehtoisista.

Avun tarvitsijoita sekä auttajia on paljon.

Järjestön monimuotoisuuden vuoksi organisaatiossa työskentelevien päivittäisellä työllä ja toiminnalla voi olla hyvin erilaiset tavoitteet. Kriisin yllättäessä toimintakykyiseksi ja lähtövalmiuteen on päästävä tunneissa samalla kun muu organisaatio jatkaa päivittäistä aherrustaan asiakaspalvelussa ja varainhankinnassa.

Suomen Punaisessa Ristissä on totuttu itsenäisiin toimintatapoihin. Digitalisaatioratkaisuja vapaaehtoistoimintaan on ollut tarjolla keskitetysti vasta aivan viime vuosina, joten vapaaehtoiset ovat ottaneet kirjavan joukon paikallisia digitaalisia ratkaisuja käyttöönsä.

Systems Garden tarttui haasteeseen, jonka tavoitteena on saada kaikki työskentelemään sujuvasti yhdessä yhteisillä työvälineillä. Sähköpostin ja levypalvelimet korvaisivat yleisimmät M365-pilvipalvelut, tärkeimpinä Teams ja SharePoint. Osa dokumenteista tulisi myös tallentaa sähköisessä muodossa jälkipolville.

Päänvaivaa eivät aiheuttaneet niinkään uudet sovellukset, vaan toimintatapojen muutos ja niiden jalkauttaminen.

Liikkeellelähtö

Yhteiset työvälineet -projekti paloiteltiin pienempiin osiin tiekartan eli roadmapin avulla. Lyhyen ja pitkän aikavälin tiekarttojen avulla projektia vietiin – ja viedään edelleen – eteenpäin vaiheittain. Tiekartan avulla projektin ja työkalujen käyttöönoton etenemisestä myös kommunikoidaan sekä johdolle että koko organisaatiolle.

Projektin ensimmäisessä vaiheessa otettiin Teams käyttöön. Alkukartoituksen jälkeen sovittiin yhteisistä säännöistä, esimerkiksi tiimien kategorisoinnista ja nimeämiskäytännöistä. Kun työkalut ja työskentelytavat, jotka Teams tulisi korvaamaan, olivat selvillä ja yhteinen toimintamalli niiden pohjalta luotu, Teamsiä lähdettiin jalkauttamaan työpajojen avulla organisaation osa kerrallaan.

Jokaisen yksikön tarpeet ja tavat pyrittiin työpajoissa huomioimaan erikseen, ja tiimien rakenne muodostamaan niiden perusteella. Toimintamallin muutosta tukemaan valittiin yksiköistä vastuuhenkilöt sekä perustettiin yhteinen SharePoint-sivusto, jonne koottiin YTY-Pelikirja eli ohjeet, parhaimmat käytännöt ja vinkit.

”Työpajalähestyminen ei missään nimessä ole ollut helpoin lähestymistapa, mutta projektin jatkoakin ajatellen oivallinen, koska työpajoissa saa parhaiten käsityksen osaamistasosta ja toiminnan tarpeista. Samalla pystyy innostamaan ihmisiä työkalun käyttöön”, Suomen Punaisella Ristillä pilvipalveluista vastaava järjestelmäasiantuntija Jaana Hynninen kertoo.

”Projektissa on onnistuttu kannustamaan työntekijöitä uusien työvälineiden käyttöön, ja muutokset vanhasta uuteen on koettu positiivisina. Aikataulukin on sallinut joustoja koronakevään keskellä, ja pystyimme priorisoimaan SPR:n akuutteja tarpeita”, tietoasiantuntijana työskentelevä Pekka Turtiainen summaa.

Hän myös huomasi intensiivisen kevään aikana, että tiekartan avulla etenemisessä ja työpajatyöskentelyssä on haasteensa.

”Uusia vaatimuksia paljastuu jatkuvasti, kun kyse on suuresta organisaatiosta. Edessä on vielä paljon suunnittelua ja ratkaistavia kysymyksiä”, Teams-työpajoja vetänyt Pekka arvioi kaukonäköisesti. Seuraavaksi tiekartalla on vuorossa tiekartan haasteellisin osuus eli dokumentinhallinta.

Yhteistyöstä

Haastavimpaan projektin vaiheeseen on helpompaa siirtyä, kun on kertynyt kokemusta yhdessä työskentelystä.

”Yhteistyö Systems Gardenin on sujunut erittäin hyvässä hengessä, tukea on saanut nopeasti ja hauskaakin on ollut!” Pekka tuumaa, melko varmasti muistellen yhteistä junareissua Pohjanmaalle.

”Yhteistyöstä Systems Gardenin kanssa ei ole kuin hyvää sanottavaa. Tarpeen vaatiessa on toimittu hyvinkin nopeasti, esimerkiksi Teams-pelikirja saatiin julkaistua koronakriisin iskiessä päivässä. Olemme myös projektitiimin sisällä saaneet tosi hyvin jaettua roolit keskenään niin, että jokaisen vahvuuksia on käytetty. Systems Gardenin asiantuntijat ovat myös olleet hyvin tavoitettavissa ja asiantuntemukseen on voinut luottaa”, Jaana jatkaa.

Systems Gardenin projektitiimiläisten on helppo hymyillä palautteesta, sillä Suomen Punaisella Ristillä on asiantuntevan ja lämminhenkisen projektitiimin lisäksi missio, joka lämmittää jokaisen insinöörin(kin) sydäntä.

Pidetään huolta kaikkein heikoimmista kriisien keskellä.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.