Borenius – Parempaan riskienhallintaan

Borenius Asianajotoimisto Oy paransi asiakkaan tuntemista koskevaa prosessiaan sekä riskienhallintaansa Systems Gardenin toimittamalla digitalisoidulla Know Your Client -työkalulla.

Vuonna 1911 perustettu Borenius Asianajotoimisto Oy lukeutuu Suomen johtaviin yritysjuridiikkaan keskittyviin asianajotoimistoihin. Boreniuksen liiketoiminta rakentuu vahvan juridisen osaamisen lisäksi uuden teknologian ja uusien toimintamallien aktiiviseen hyödyntämiseen.

”Olemme digitaalisten ratkaisujen hyödyntämisessä selkeästi toimialamme edelläkävijöiden joukossa”, Boreniuksen Knowledge Manager Harri Lindroth kertoo. ”Meillä on mahdollisuus kehittää tarpeen vaatiessa myös omia sovelluksia, jotka sopivat juuri meidän ja asiakkaidemme tarpeisiin.”

”Näissä kehitysprojekteissa oikeanlaiset kumppanit ovat ratkaisevassa asemassa”, Lindroth painottaa. Systems Garden toteutti Boreniukselle digitaalisen workflow-työkalun niin sanotun ”Know Your Client” -prosessin automatisointiin. Know Your Client on lakisääteinen asiakkaan tuntemiseen liittyvä kokonaisuus, jolla pyritään ehkäisemään rahanpesua ja terrorismin rahoittamista. ”Prosessissa kerätään paljon tietoa. Uuden ratkaisun myötä ajansäästö on merkittävä. Aikaa jää nyt enemmän varsinaiseen asiakkaan tuntemiseen sähköpostien pyörittämisen sijaan”, Lindroth toteaa.

BoreKYC-työkaluksi nimetty ratkaisu säästää Boreniuksen työntekijöiltä ja asiakkailta monta manuaalista työvaihetta. Kun tunnistamisprosessi vietiin aiemmin läpi pdf-dokumenteilla ja sähköpostilla, täysin digitaalinen BoreKYC muuttaa useat työvaiheet merkittävästi käyttäjäystävällisemmiksi. Asiakas vastaanottaa sähköpostissa linkin esitäytettyyn sähköiseen lomakkeeseen, jonka tarkistaminen ja muokkaaminen on asiakkaalle helppoa ja nopeaa. Lisäksi ratkaisu on tietoturvallinen.

”Teknisen ratkaisun taustalla toimintaa ohjaa toimistomme oma riskiarvio, jota päivitetään jatkuvasti. BoreKYC-työkalun ansiosta tunnistamisprosessi on keskitetympi ja jokainen työvaihe on täysin auditoitavissa jälkeenpäin. Järjestelmään on mahdollisuus lisätä monipuolisesti päätöksiin liittyviä kommentteja, jotka lisäävät omalta osaltaan auditoitavuutta. Tarvittaessa koko Boreniuksen Compliance-tiimi voidaan tuoda helposti mukaan arvioimaan tulkinnanvaraisia tilanteita. Päätöksenteko voidaan tarpeen mukaan delegoida yhtiön johdolle,” Lindroth kertoo

“Uuden ohjelmiston ja uuden prosessin ansiosta asiakkaiden auditointiprosessi on selvästi syvällisempi ja kestää tiukankin tarkastelun. Prosessin aikana syntynyttä osaamista voidaan lisäksi hyödyntää oman henkilökunnan kouluttamisessa”, Lindroth kertoo.

Lindroth kuvailee Systems Gardenia oikeaksi valinnaksi uuden digitaalisen järjestelmän toimittajaksi. ”Yhteistyö Systems Gardenin kanssa on jatkunut jo pitkään, joten luottamus toimittajaan oli olemassa jo entuudestaan. Markkinoilla on muitakin toimijoita, jotka rakentavat kokonaisvaltaisia asiakkuuden avaamiseen (client on-boarding) tarkoitettuja järjestelmiä. Nämä ratkaisut olivat kuitenkin aika kaukana siitä, mitä me omaan liiketoimintaamme tarvitsimme. Siksi päätimme rakentaa kokonaan oman ratkaisun.”

Lindroth kuvailee yhteistyötä kautta linjan tiiviiksi ja toimivaksi.

“Tämän kokoisessa projektissa muutoksia tuli matkan varrella paljon, ja monista ennakko-oletuksista jouduttiin syystä tai toisesta luopumaan. BoreKYC-projektissa ratkaisevan tärkeää oli se, että Systems Garden osasi kuunnella toiveitamme ja reagoida niihin oikealla tavalla. Projektissa mukana ollut porukka oli hyvä, emmekä kertaakaan jääneet pulaan, vaikka kokonaisuus oli varmasti haastava.”

“Iso kiitos kuuluu myös toimiston omalle Compliance-tiimille. Ilman omien työntekijöidemme voimakasta sitoutumista tällaista uudistusta ei olisi voitu viedä läpi menestyksekkäästi”, Lindroth summaa.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.