Cygate – intranet rohkaisee osallistumaan

Cygatelle syntyi helppokäyttöinen SharePoint 2013-intranet napakalla aikataululla osana laajempaa kehittämisen suunnitelmaa

Meille oli joitakin vuosia sitten rakennettu dokumentinhallinta SharePoint 2010 -alustalle. Kun kaikki dokumentit olivat siellä, kasvoi järjestelmä pikkuhiljaa intranetiksi. Koska se oli kuitenkin alun perin suunniteltu vain dokumentinhallinnan välineeksi, oli sen hyödyntäminen sisäisen viestinnän tarpeisiin melko hankalaa, kuvailee järjestelmäkehityspäällikkö Katri Mäenpää Cygate Oy:stä.

Intranetin kehittäminen nähtiin Cygatella osana sisäisten järjestelmien kehityksen isompaa kokonaisuutta, joten liikkeelle lähdettiin hahmottelemalla roadmap tulevia kehitysprojekteja ohjaamaan.

Meillä on paljon teknistä osaamista, mutta emme halua keksiä pyörää uudelleen vaan pyrimme hyödyntämään muiden osaamista niillä osa-alueilla, jotka eivät ole meille niitä vahvimpia. Siksi lähdimme kasaamaan roadmapia Systems Gardenin tuella, jonka kanssa yhteistyöstä oli jo entuudestaan hyviä kokemuksia, kertoo Mäenpää.

Workshopmallilla maaliin

Koska intranet on koko organisaation käyttämä järjestelmä, oli sen päivittäminen helppokäyttöisemmäksi roadmapin tärkeysjärjestyksessä ensimmäisenä. Aiemmassa intranet-projektissa Systems Gardenin osaamista oli hyödynnetty lähinnä ulkoasun suunnittelussa, mutta tällä kertaa asiantuntijakumppanin rooli nähtiin toisin.

Osaamista ja kokemusta tietysti, mutta myös resurssi; meillä on itsellämme useita eri järjestelmiä ylläpidettäväksi ja kehittäväksi, joten sisäisiä resursseja suunnitteluun ei ole valtavasti käytettävissä, Mäenpää perustelee.

Cygaten Microsoft-partneruuksien vuoksi SharePoint 2013 oli luonteva valinta intranetin alustaksi. Samalla jo olemassa olevan alustan hyödyntäminen mahdollisti reippaan liikkeelle lähdön projektissa.

Kesän 2014 aikana siivottiin vanhan intran sisältö ja syksyllä perustettiin projektiryhmä, johon Cygatelta kuului itseni lisäksi tekninen asiantuntija, kertoo projektipäällikön roolissa kokonaisuudesta vastannut Mäenpää.

Projekti toteutettiin workshopmallilla, joka Katri Mäenpään mukaan toimi erittäin hyvin.

Yhteistyö SG:n kanssa sujui hyvin, ja workshopien välissäkin saimme nopeasti vastauksia kysymyksiimme. Asetimme projektille todella tiukan aikataulun, mutta siitä huolimatta saimme kaiken valmiiksi aikataulun mukaisesti joulukuussa 2014.

Selkeyttä ja toimivia työkaluja viestinnän tueksi

Entre-nimen saaneella uudella intranetillä on käyttäjiä noin 200. Suurimmat erot vanhaan ovat käytettävyyden parantuminen ja sekä viestinnällisyyden että sosiaalisten ominaisuuksien lisääntyminen.

Entre tarjoaa monta viestinnällistä kanavaa virallisista uutisista blogeihin, joita jokaisella on mahdollisuus julkaista. Sosiaalisen median toiminnallisuudet aktivoivat ja rohkaisevat ihmisiä osallistumaan yhteiseen keskusteluun.

Uudistuksen yhteydessä myös intranetin logiikka ja rakenne mietittiin uusiksi. Käyttöönoton yhteydessä järjestettiin koulutuksia ja rohkaistiin ihmisiä kysymään.

Entre on otettu vastaan hyvin. Käytettävyydestä ja selkeydestä on tullut kiitosta. Haku toimii paremmin kuin ennen ja ulkoasu on kiva ja kevyt – juuri sellainen kuin toivottiin, Katri Mäenpää summaa palautetta.

Vuodelle 2016 ulottuvaa roadmapia tarkasteltiin uudelleen vuoden alussa, ja sen mukaisesti edetään seuraaviin kehitysprojekteihin.

Tämän kevään aikana keskitytään kehittämään hakutoiminnallisuutta entisestään sekä luodaan malli dokumenttien arkistoinnille. Jatkamme kehitystyötä Systems Gardenin kanssa, sillä heidän toimintatapansa on sopinut meille. Palvelu tuntuu personoidulta, eivätkä toivomamme tiiviit aikataulut ole olleet ongelma. Tästä on hyvä jatkaa.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.