DEKRA – toiminnanohjausjärjestelmä säästää kustannuksia

Haasteena DEKRAssa olivat päällekkäiset prosessit lukuisine manuaalisine työvaiheineen. Työn tekemisen ja laskuttamisen välinen aika saattoi venyä viikoiksi. Manuaalinen tuntikirjanpito oli herkkä virheille, ja osa työstä saattoi jäädä laskuttamatta. Tietoa ylläpidettiin useissa järjestelmissä, ja kehittämistarpeita oli sekä sisällön, saatavuuden että ajantasaisuuden suhteen. Mobiili työnohjaus tuli tarpeeseen.

Tehokas workshop-malli

Toiminnan tehostamiseen ei löytynyt sopivaa vaihtoehtoa valmisohjelmistoista – räätälöidyn järjestelmän toimittajaksi valittiin Systems Garden, joka oli tuttu kumppani aiemmasta SharePoint-projektista.

Liikkeelle lähdettiin Systems Gardenin ketterällä workshop-mallilla, jonka tavoitteena on päästä käyttämään toimivaa järjestelmää mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Kun testaus tapahtuu todellisella aineistolla, huomataan muutostarpeet välittömästi.

”Kokoonnuimme viikoittain. Jokaisen tapaamisen aluksi sovittiin päivän tavoitteet, iltapäivällä esiteltiin tuotoksia ja sovittiin testauksista ennen seuraavaa kokoontumista. Ensimmäiset testattavat osiot saimme valmiiksi muutamassa viikossa”, kuvailee DEKRAn toimialajohtaja Olavi Valtonen.

Työnkulkujen ja automatiikan avulla sujuvuutta

Alun määrittelyvaiheessa kartoitettiin tarpeet, käytössä olevat tietojärjestelmät ja niiden sisältö sekä mietittiin sisällön ylläpitoprosesseja. Sen jälkeen luotiin asiakasrekisteri alustavalla sisällöllä.

Laskutuksen tehostamisessa keskeisessä roolissa oli tehtyjen tö?iden mobiili raportointi.

”Tuntien kirjaamiseen rakennettiin myös mobiilikäytön mahdollistava käyttöliittymä, sillä merkittävä osa asiantuntijoiden ja teknisten tarkastajien työstä tapahtuu asiakkaiden tiloissa”, Valtonen selventää.

Mobiili kirjauksiin liitettiin myös kulutiedot, joten koko laskutus- ja palkanmaksuaineisto saadaan kerralla kasaan. Prosessi suoritetaan automatisoidusti työnkulun avulla. Erillistä matkalaskutusta ei tarvita, vaan se hoituu kirjausten yhteydessä.

Kitkaton käyttöönotto

Puolen vuoden kuluttua siirryttiin vaiheittain tuotantoon. Käyttäjien työmäärä ei missään vaiheessa kasvanut merkittävästi, eikä käyttöönotto häirinnyt normaalia liiketoimintaa. Valtaosa toiminnallisuuksista oli testattu moneen kertaan jo kehitysvaiheessa.

”Suurimmat käytännön haasteet liittyivät tekniikan sijasta prosesseihin. Järjestelmän ohjaama työnkulku muuttaa tapaa tehdä asioita, eikä vanhoista malleista luopuminen ole helppoa. Onneksi porrastetun käyttöönoton myötä järjestelmän vastuuhenkilöillä oli aikaa paneutua yksittäisten käyttäjien ongelmiin”, kertoo Olavi Valtonen.

Liiketoiminnan palveluksessa

Alfonsiksi nimetty järjestelmä kattaa DEKRAn asiakas- ja projektinhallinnan, tuntikirjaukset, laskutuksen ja raportoinnin. Valtosen mukaan ratkaisu on vastannut vaatimuksia ja palvellut liiketoimintaa hyvin.

”Tieto on ajantasaista ja helposti saatavilla. Työvaiheiden vähentyminen on tuonut kustannussäästöjä. Laskutus on nopeutunut merkittävästi ja virheet vähentyneet. Uuden järjestelmän kehitystä ja parantamista ei kuitenkaan voi unohtaa, vaan on koko ajan katsottava, mistä voitaisiin saada vielä lisätehokkuutta.”

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.