Faktaan perustuvia päätöksiä visuaalisilla raporteilla

Alupro Oy valmistaa arkkitehtonisesti vaativia metallisia pintarakenteita rakennuksiin sekä meriteollisuuteen että muotoilupalkittuja turvakaiteita asiakkailleen. Useat tunnetut pääkaupunkiseudun julkisivuhankkeet ovat yrityksen käsialaa.

Tuusulassa sijaitseva tehdas ja toimisto työllistää yli 70 asiantuntijaa, ja yrityksen liikevaihto on yli 10 miljoonaa euroa.

Omien tarpeiden pohjalta vuonna 2014 toteutettu toiminnanohjausjärjestelmä Alunet on rakennettu palvelu- ja toimitusmyynnin tueksi toimitusketjun alusta loppuun; esimerkiksi toimialan sääntely, laaja alkutuotantovarasto ja tuotantoerien jäljitettävyys on voitu ottaa järjestelmää rakennettaessa huomioon. Alunet on ERP-järjestelmä, joka on käytössä jokaisella yrityksen työntekijällä roolinsa mukaisesti.

Yritys on sitoutunut toteuttamaan suunnittelijoiden visiot erilaisissa kohteissa. Tämän lupauksen myötä jo 70% yrityksen liikevaihdosta tulee palvelumyynnistä.

Palveluliiketoiminnan kasvun myötä yrityksen operatiivinen johtaminen alkoi olla haastavaa; ilman kattavaa sisäistä raportointia ei päästy kiinni juurisyihin. Tarvittava data oli Alunetissa, mutta manuaalisesti ylläpidetyt raportit vanhenivat pian, ja toimintaa oli vaikea ennakoida ja sopeuttaa.

Liiketoiminnan seurantaan tarvittiin tarkempaa sisäistä raportointia esimerkiksi avoimesta tilauskannasta, hankkeiden laskutuksesta sekä projektien vastuuhenkilöistä, statuksesta ja hankkeiden etenemisestä.

Yrityksessä siirryttiin tietoisesti faktapohjaiseen päätöksentekoon, ja ymmärrettiin Power BI:n tuomat visuaalisen raportoinnin mahdollisuudet. Toiminnanohjausjärjestelmään päätettiin toteuttaa automatisoitu, reaaliaikainen raportointi erityisesti myynnin ja johdon tarpeisiin.

Systems Garden oli toteuttanut Alunetin, joten yritys oli luonnollinen valinta raportit toteuttavaksi kumppaniksi.

Raportointiprojekti alkoi määrittelyvaiheella. Jokaisen alueen erityisasiantuntija määritteli raporttitarpeet; mitä tietoa tarvitaan päätöksentekoon, minkälainen raportti tukisi päätöksentekoa?

Alupron projektijohtaja Heikki Raumanni tiesi mitä halusi ja millaista dataa Alunetissa oli.

”Määrittelyvaihe oli helppo, olimme jo aiemmin tehneet samaan dataan pohjautuvia Excel-raportteja. Määrittelytyö vei kaksi, kolme työpäivää. Raporttipohjia tuli lopulta kuusi, ja filttereiden avulla tietoa saadaan helposti suodatettua edelleen.”

 

Raumanni on tyytyväinen raportointiin.

”Joka maanantai katsomme porukalla esimerkiksi uusia ja suljettuja projekteja, laskutustietoja ja projektien etenemistä suhteessa budjettiin. Kaikesta saadaan visuaalinen kuva; värit kertovat statuksen, ja palkin pituus kertoo, missä mennään. Reaaliaikainen raportointi poistaa yllätyksellisyyden johtamisen tasolla. Käytän sitä itse joka päivä.”

Raportteja lähdettiin laatimaan keväällä. Projekti eteni vauhdikkaasti, ja jo kesällä lähes reaaliaikainen seuranta ja raportointinäkymät olivat käytössä.

”Toistaiseksi tämä on johdon työkalu”, Raumanni kertoo. ”Olemme vielä pärjänneet maltillisella määrällä Power BI -lisenssejä. Meillä on kuitenkin painetta saada raportointi näkymään myös tuotannossa. Tuotanto-osastossa pitäisi näkyä mitä on tehty ja mitä tullaan tekemään.”

”Yrityksemme strategian pohjana on faktapohjainen päätöksenteko. Power BI -raportointi nopeuttaa päätöksentekoa, eikä enää tarvitse miettiä tai tarkistella asioita. Lisäksi faktat vain tarkentuvat koko ajan; data on lähellä ja visualisoitu. Me löydämme virheet heti, kun näemme, että palkki on väärässä paikassa.”

”Myynnin johtamisessa tämä toimii erityisesti. On helppo esittää tarjouksia ja tilauskantaa ihan tekijätasolla. Pari sekuntia ja tieto on siinä, selaimen päällä, heti. Hyvällä mallilla ollaan menossa”, Raumanni summaa tyytyväisenä.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.