Helsingin seurakuntayhtymälle piirrettiin tiekartta, jonka viitoittamana syntyi noin 1150 käyttäjän organisaatiolle muun muassa intranet ja työtilat.

Helsingin seurakuntayhtymä

Pitkäjänteistä kehittämiskumppanuutta

Intranetin tultua elinkaarensa päähän, lähdettiin Helsingin seurakuntayhtymässä suunnittelemaan ei pelkästään uutta intranetia, vaan tulevia kehityshankkeita pidemmällä tähtäimellä ja laajempana kokonaisuutena.

”Halusimme heti alusta lähtien ottaa huomioon tulevat tarpeet, esimerkiksi työtilat ja integraatiot muihin järjestelmiin. Kokonaiskirkko oli jo tehnyt päätöksen SharePointin käyttöönotosta ja kun muutenkin käytössämme on Microsoftin ohjelmistot, syntyi intranetin alustaratkaisu aika luonnostaan, kertoo tietohallintosuunnittelija Antti Hakkarainen Helsingin seurakuntayhtymästä”

Kumppaniksi kehittämishankkeiden suunnittelua tukevan tiekartan hahmotteluun valikoitui SharePoint-asiantuntijoiden joukosta Systems Garden, joka verkkoviestintäsuunnittelija Eeva Järvisen mukaan vakuutti osaamisellaan.

”Tiekarttaprojektissa SG:n SharePoint-osaaminen tuli hyvin esille. He saivat meidät ajattelemaan asioita huomattavasti laajemmin. SharePoint on aika ameebamainen kokonaisuus, joten asioiden toteuttaminen voi välillä olla kompleksista. Siksi oli tärkeää, että löytyi kumppani, joka ymmärtää, miten ja missä järjestyksessä asioita kannattaa tehdä.”

Osaamisen siirtämistä

”Intran rakentamiseen otettiin vähän totutusta poikkeava näkökulma. Päätimme yrittää päästä mahdollisimman pitkälle perusratkaisulla eli yrittää enemmin sopeutua tuotteeseen kuin sopeuttaa sitä meihin. Näin jatkokehittäminen sujuu mahdollisimman kitkattomasti”, Eeva Järvinen perustelee.

Hän on itse Helsingin seurakuntayhtymän intranetin pääkäyttäjä ja vastasi suurelta osin sen rakentamisesta.

”Halusimme pitää teknisen ratkaisun omistajuuden ja vastuun itsellämme. SG:n konsultti oli apunani rakentamisessa, ja tapaamistemme tavoitteena oli nimenomaan osaamisen siirtäminen”, kertoo Järvinen.

Intranet-projektin kanssa osittain rinnakkain tehtiin työtilat workshop-mallilla; määriteltiin yhdessä toiminnallisuudet, jonka jälkeen Systems Garden rakensi työtilojen teknisen ratkaisun valmiiksi.

Rakenteinen data muokkautuu moneksi

Perinteistä hierarkiaa ei uudesta intranetista löydy vaan navigaatio rakentuu metatietojen pohjalta; kaikki intrassa oleva data on rakenteista eli sisällöt tagataan aihealueisiin.

”Nyt käyttäjän ei tarvitse enää tietää, missä jokin asia on vaan julkaisijan tulee tagata sisältö sopiviin aihealueisiin. Päivittäjille tämä oli alkuun vähän haasteellista hahmottaa, mutta pidemmän päälle se on valtavan paljon helpompaa; esimerkiksi uutinen tarvitsee tehdä vain kerran ja päättää, missä kaikkialla haluaa sen näkyvän. Rakenteinen data on kuin kakkutaikinaa, josta voi muokata mitä tahansa eri muotoisia kakkuja”, Eeva Järvinen kuvailee.

Uuteen intranetiin tuli paljon toiminnallisuuksia, joita aiemmin ei ollut käytössä.

”Meillä on nyt esimerkiksi kommentointi- ja tykkäämismahdollisuus kaikissa sisällöissä. Erityisesti uutisissa kommentointi auttaa myös julkaisijaa, joka ehkä kiireessä saattaa muotoilla uutisen vähän huolimattomasti. Kommenttikentässä selventävät kysymykset ja vastaukset näkyvät helposti kaikille käyttäjille”, kertoo Antti Hakkarainen.

Käytettävyyttä ja kulttuurinmuutosta

Teknisen kehittämisen rinnalla Helsingin seurakuntayhtymässä on myös tuuletettu toimintatapoja. Aiemmat melko tiukasti rajatut julkaisuoikeudet ovat vaihtuneet malliin, jossa kuka tahansa saa julkaista melkeinpä mitä tahansa sisältöjä. Samalla viestinnän sävyä on pyritty viemään kevyempään suuntaan.

”Julkaisun kynnys on laskettu mahdollisimman alas ja ehkä se näkyy siinä, että sisältöä on nyt enemmän kuin koskaan. Myös uutisten lukeminen on lisääntynyt huomattavasti. Myöhemmin käyttöön otettu responsiivinen ulkoasu tarjoaa miellyttävän käyttökokemuksen myös mobiililaitteissa”, arvioi Hakkarainen.

Erillistä koulutusta ei intran käyttöönottoon ole tarvittu. Eeva Järvinen painottaa, että käytettävyys onkin ollut yksi kehittämisen lähtökohdista. Hyviin tuloksiin pääsemisen pitää olla käyttäjille helppoa.

”Halusimme pitää asiat mahdollisimman yksinkertaisina ja kohdentaa investoinnit järkevästi. Siksi ulkonäön sijaan on priorisoitu toimivuutta. Rakenteinen data ja SharePoint mahdollisimman perusmuodossaan on toimiva yhdistelmä. Meillä intra on työkalu, jota käytetään päivittäin. Jos joutuu imuroimaan joka päivä, on mukavampi imuroida ketterällä ja tehokkaalla kuin kauniilla ja kömpelöllä imurilla.”

Tiekartta palvelee edelleen kehittämisen suunnanantajana, mutta sitä sovelletaan tilanteen mukaan luovasti. Seuraavina askeleina on saada työtiloihin tuki ulkoisille käyttäjille sekä laajentaa metadatan käyttö työtiloihin. Lisäksi suunnitelmissa on integraatio, jolla taustajärjestelmistä saadaan tietoa syötteenä intraan. Yhteistyö Systems Gardenin kanssa on jatkunut pienkehityksellä ja muutaman kerran vuodessa tapaamisissa, joissa on kartoitettu tilannetta ja tulevia tarpeita.

SG on joustava kumppani. Heillä on paljon ideoita ja rohkeutta myös torpata ehdotuksia, jotka eivät toimi. Kumppanuus on tässä oikea sana, kiittää Järvinen.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.