Martela – Yhteisöllisyyttä, ajantasaista viestintää ja sähköiset työtilat

Verso-intranetin raameista poikettiin ainoastaan ulkoasun kohdalla: Visuaalisuus on Martelalle tärkeää, joten perusmallin päälle rakennettiin brändiohjeiden mukainen ulkoasu – näin käyttökokemus on yhtenäinen muiden verkkopalveluiden kanssa.

”Helppokäyttöinen intranet innostaa ja aktivoi sisällöntuottajia, ja tukee siten tiedon ja osaamisen jakamista organisaatiossa.”

Martelalle rakennettiin Systems Gardenin tuotteistetuilla ratkaisuilla koko konsernin yhteinen Verso-intranet ja työtilat SharePoint 2013 -ympäristöön.

Martelalla on toimipisteitä Suomen lisäksi Ruotsissa, Norjassa, Puolassa sekä Venäjällä, ja henkilöstöä yhteensä noin 800. Noin 10 vuoden ikään ehtinyttä intranetia käytettiin Suomessa jonkin verran, muissa maissa käyttö oli vähäistä. Teknisesti järjestelmä ei enää tukenut sisällöntuottajien työtä riittävän hyvin.

”Koska vanha alusta oli tiensä päässä, meillä oli hieno mahdollisuus miettiä koko kuvio uusiksi. Tavoitteeksi asetettiin viestinnällinen intra, joka olisi koko konsernin yhteinen, päivittäinen työväline”, kertoo projektista vastannut HRD-asiantuntija Merja Hyttinen Martelasta.

Valmis SharePoint-intranet

Kumppania valitessa kartoitettiin tuotteistettuja, SharePoint-pohjaisia intranet-ratkaisuja.

”Valmiin ratkaisun tärkeys korostui, koska meillä ei talossa ole omia SharePoint-asiantuntijoita. Systems Gardenin kanssa oli tehty yhteistyötä aiemminkin, ja keskusteluistamme syntyi vahva luottamus, että pitkälle tuotteistetulla Verso-mallilla olisi mahdollista onnistua”, kertoo Martelan IT-päällikkö Jari Hammar.

Projekti käynnistyi alkuvuodesta 2014. Ensimmäinen määrittely uudelle intranetille oli tehty jo vuotta aiemmin, mutta hieman eri lähtökohdista, joten noin 10 hengen ydintiimin kesken pidettiin vielä kevyt workshop. Aiemmin tehdyn käyttäjäkyselyn tulosten pohjalta hahmoteltiin rakenne ja sivupohjat sekä sovittiin pelisäännöt niiden käyttöön.

Koska pääsimme suunnittelemaan ihan puhtaalta pöydältä, esimerkiksi rakenne mietittiin käyttäjän ja käyttötarpeiden vinkkelistä, ei organisaatiokaavion pohjalta”, Merja Hyttinen kuvailee.

Vaivatonta sisällöntuotantoa ja viimeistelty ulkoasu

Systems Gardenin saatua tekninen puoli valmiiksi paneutui Martelan tiimi sisällöntuotantoon.

Kun ensimmäinen kynnys oli ylitetty ja uuden ympäristön perusteet oivallettu, tuntui se hyvin käyttäjäystävälliseltä. Sivupohjat helpottivat sisällöntuottajien työtä, ja vaivaton tekeminen vei mukanaan”, kuvailee Merja Hyttinen.

Verso-intranetin raameista poikettiin ainoastaan ulkoasun kohdalla: Visuaalisuus on Martelalle tärkeää, joten perusmallin päälle rakennettiin brändiohjeiden mukainen ulkoasu – näin käyttökokemus on yhtenäinen muiden verkkopalveluiden kanssa.

Henkilöstöäänestyksen tuloksena MINT-nimen (Martela Intranet, Martela International, raikas tuulahdus) saanut intranet otettiin käyttöön vappuna 2014.

Merkittäviä muutoksia viestintään ja enemmän yhteisöllisyyttä

MINTin myötä sähköpostitiedottamisen määrä on vähentynyt, ja ajantasainen uutisvirta korvaa aiemmin käytössä olleet viikkotiedotteet. Vastuuta viestinnästä on laajennettu.

Uutisia voi julkaista noin puolet käyttäjistä, ja jokaisen käyttäjällä on vastuu seurata uutisointia aktiivisesti ja huolehtia siitä, että pysyy kartalla itselle tärkeissä asioissa”, kertoo Merja Hyttinen.

Koko konsernin yhteinen intranet on iso muutos myös kulttuurillisesti. Vaikka paikalliset asiat voi edelleen uutisoida omalla kielellä, on englanti konsernin kielenä huomattavasti aiempaa näkyvämpi osa arkea. Uutisvirta on kaikille yhteinen, mutta etusivunostot on tehty maakohtaisesti.

Sosiaalinen media tuotiin myös mukaan sisäiseen viestintään. MINTin etusivulla on Martelan Facebook- ja Instagram-syötteet. lisäksi uutisia ja useita sivustoja on mahdollista kommentoida, ja siten herätellä keskustelua.

Tuotteistettu työtilaratkaisu kattaa yli 80 prosenttia tarpeista

Koska vanhassa järjestelmässä käytössä olleille työtiloille piti löytää korvaava ratkaisu, oli sähköisten työtilojen päivitys luonteva osa Martelan intranet-projektia.

Myös tässä päädyimme tuotteistettuun ratkaisuun eli valmiisiin työtilapohjiin. Myöhemmin räätälöidään ratkaisuja erityistarpeisiin, mutta valmiit pohjat kattavat jo reilusti yli 80 prosenttia kaikista tarpeistamme”, Jari Hammar kertoo.

Perustyötilapohjan lisäksi omat pohjat tehtiin kokouksille ja projekteille. Näistä kaikista löytyvät samat perustoiminnallisuudet eli kalenteri, keskustelut sekä paikka dokumenteille. Työtilojen listaus on toteutettu hakutoiminnallisuuden päälle, joten omat työtilat on helppo löytää.

Yhteistyötä rennolla ja asiantuntevalla otteella

Intranetin ja työtilojen uudistusprojekti täytti sille asetetut tavoitteet ja pysyi sekä aikataulussa että budjetissa.

”Palaute on ollut hyvää; on kehuttu rakennetta, ilmavuutta ja ulkonäköä. Sisällöntuottajat kiittävät tekemisen helppoutta, joka kuulemma houkuttelee käyttämään järjestelmää”, kertoo Jari Hammar.

”SG:llä on vahvaa SharePoint-asiantuntemusta, ja toimiva Verso-malli. Yhteistyö oli lämmintä ja rentoa – ja nimenomaan tehtiin vahvasti yhdessä”, Hammar kiittää.

Uusi ympäristö synnyttää uusia ajatuksia, joten jatkokehitysideoita syntyy viikoittain. Seuraavaksi Martelassa pureudutaan dokumentinhallinnan mahdollisuuksiin.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.