STT – Tekemisen helppoutta O365-intralla

”Meillä on paljon erilaisia ohjeistuksia, joita on mahdoton muistinvaraisesti hallita, joten intranetille on paljon käyttöä. Vanha intranet oli elinkaarensa päässä niin toiminnallisuuksien, käytettävyydenkin kuin alustan ylläpidonkin osalta. Sen päivittäminen koettiin työlääksi, mikä oli myös osittain johtanut sisällön vanhenemiseen”, kertoo projektipäällikkö Harri Juutilainen STT:ltä.

Uutistoimiston nopeatempoisessa työssä tiedon jakamisen pitää olla nopeaa ja vaivatonta. Uuden intranetin tärkeimmäksi tavoitteeksi asetettiinkin tehokasta tiedonjakamista tukeva käytettävyys.
Sopivaksi paketoitu intranet-toteutus

Edellinen intranet oli toteutettu SharePointilla, ja kun meneillään oli siirtyminen Office 365 -ympäristöön, oli SharePoint luonteva valinta myös STT:n uuden intranetin alustaksi. Näin synergiaedut samassa pilvipalvelussa hallinnoitavista järjestelmistä olisivat parhaiten hyödynnettävissä.

”Matkan varrella kartoitettiin useampia kumppani- ja ratkaisuvaihtoehtoja. Näistä Systems Gardenin malli oli paketoitu meille sopivammalla tavalla: siinä oli mukana kaikki toivomamme perustoiminnallisuudet. Lisäksi toteutusmalli oli meille sopivan helppo ja kevyt”, Harri Juutilainen perustelee.

Projektia luotsanneen Juutilaisen lisäksi STT:n puolelta projektitiimin osallistui neljä sisältöjen päivittämisestä vastaavaa henkilöä. Yhteistyö Systems Gardenin kanssa aloitettiin kirkastamalla ja kirjaamalla uuden intranetin tavoitteet ja tarvittavat toiminnallisuudet.

”Meillä oli aika selkeä käsitys siitä, mitä haluttiin. Suhteellisen simppeleitä asioita, lähtökohtana helppokäyttöiset toiminnallisuudet ja käytettävyyttä tukeva, selkeä ulkoasu”, Juutilainen toteaa.

SG rakensi alustan valmiiksi muutamassa viikossa, jonka jälkeen STT:n sisältötiimi sai koulutuksen ja pääsi tutustumaan uuteen järjestelmään.

”Sisällön päivittäminen ajan tasalle osoittautui isommaksi urakaksi kuin osaisimme ennakoida. Sen sijaan julkaisemisen vaivattomuus oli iloinen yllätys. Kun sivupohjat ja tyylit oli määritelty, oli vanhaan intraan dokumentteina tallennetut tiedostot helppo julkaista kaikissa laitteissa toimivina sivuina. Tämä tuntui ihan riemuvoitolta vanhaan intraan verrattuna”, naurahtaa Juutilainen.

Avoimen viestintäkulttuurin edistäjä

Uusi intranet on saanut käyttäjiltä jo lyhyessä ajassa kiitosta käytettävyydestä.

”Erityisesti osastojen esimiehille on tullut palautetta, että uusi intra on selkeä. Rakennetta ja navigaatiota pidetään loogisina, haku toimii kunnolla ja löytää olennaiset asiat. Responsiivisuus ja helppo kirjautuminen mahdollistavat intran hyödyntämisen tehokkaasti ajasta ja paikasta riippumatta”, Juutilainen lisää.

Nykyaikaisten työvälineiden ja sisällön tuoreuttamisen ohella hän näkee uuden intran tuovan muutakin hyötyä.

”Uskon sen toimivan osaltaan myös uudenlaisen, entistä avoimemman viestintäkulttuurin edistäjänä. Samalla se luo pohjaa muiden uusien viestintävälineiden laajemmalle käytölle.”

Kehitystyö jatkuu muun muassa sähköisten työtilojen ja pilvessä toimivien Microsoft- työkalujen käyttöönotolla.

”Sharepoint on raskaan sarjan julkaisujärjestelmä, jonka ominaisuuksista osaamme nyt hyödyntää vasta murto-osan. Jumittuisimme varmasti vaihtoehtojen viidakkoon, ellei apunamme olisi Systems Gardenin osaamista”, arvioi Juutilainen.

”Intraa tullaan myös tarpeen mukaan viilaamaan Google Analyticsistä saatavan tiedon perusteella, kun nähdään, miten sitä käytetään ja mitä sieltä erityisesti etsitään. Näin saadaan parannettua käytettävyyttä koko ajan”, Juutilainen linjaa.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.