Sähköinen arkistointi, seminaarikuulumisia Pirkalta
Pirkka Paronen Systems Gardenilta kutsuttiin jälleen yhdeksi asiantuntijapuhujaksi Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -seminaariin. Kyseessä on itse asiassa Suomen laajin Microsoft 365 -toteutuksista kertova case-pohjainen tapahtuma. Tälläkin kertaa siellä nousi esiin eri case-esittelyjen ansiosta useimmille yrityksille tuttuja teemoja: arkistointi, sähköinen arkistointi, tiedonhallinta, dokumentinhallinta ja sopimushallinta. Asioita luodattiin eri toimialoja edustavien organisaatioiden ja yrityksten toteuttamien konkreettisten M365-toteutusten näkökulmasta.
Varsinainen Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -seminaari järjestettiin marraskuun lopussa hybridimallilla ja se keräsi 200 osallistujaa – osan paikan päälle ja osan striimauksen välityksellä etänä. Pirkalle kyseisessä seminaarissa asiantuntijana toimiminen oli jo kolmas kerta. Pirkan ja hänen asiakkaansa puheenvuoro ja case-esimerkki kiinnosti seminaarin yleisöä, siitä kertoi jälkeenpäin saatu hyvä palaute.
”Oman asiantuntemuksen ja osaamisen yksi mittareista on mielestäni siinä, että pystyy kertomaan siitä ennen muuta ymmärrettävästi toisille. Silloin on ehkä oivaltanut kertomastaan asiasta punaisen langan.”
Sähköinen arkistointi liittyi myös Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -seminaariin Systems Gardenin osalta. Asiakascasena oli Suomen Punaiselle Ristille toteutettu arkistointiprojekti, johon kuului muun muassa räätälöidyn tallennusavustimen tekeminen. Kuvassa oikealla Pirkka Paronen. Mikäli M365 HPR -tapahtuma kiinnostaa tarkemmin, lisätietoja löydät seminaarin sivuilta. Kuva: Juha Anttila / IITC
Sähköinen arkistointi auttaa yrityksen arjessa
M365-pilvipalveluratkaisuilla voi tehdä vaativaa dokumentinhallintaa, sopimushallintaa, tiedonhallintaa ja arkistoratkaisuja. Sähköinen arkistointi onnistuu myös vaativilla toimialoilla ja vaikkapa julkisen sektorin tarpeisiin toteutettuna.
Moderni työ ja digitaalinen työpäiväkokemushan on parhaimmillaan todella toimivaa, sillä nykyaikaiset alustat, tekniikka ja välineet tarjoavat mahdollisuudet tehdä yksin, yhdessä ja yhtä aikaa. Lisäksi edellä mainittuja ominaisuuksia ja alustoja on helppo yksilöidä yrityskohtaisesti osaavan asiantuntijakumppanin kanssa.
Mutta ryhmät, tiimit ja organisaatiot kokevat erilaisia muutostilanteita – ja yleensäkin itse aika kuluu. Esimerkiksi viidessä vuodessa pienessäkin yrityksessä syntyy yllättävän paljon dataa ja erilaisia dokumentteja. Siksi pitäisi kiinnittää huomiota myös pysyväisluonteiseen arkistointiin, johon sähköinen arkistointi tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet.
”Arkistointia voi miettiä organisaatiotasolla näin. Kyse on tavallaan digitaalisesta työhuoneesta. Kuten missä tahansa huoneessa, joillakin se pystyy siistinä ja toisilla se on hirveä sekamelska. Kannattaa pohtia, kummasta huoneesta tarvittava asia löytyy helpommin?”
Toisin sanoen organisaatiohan jatkaa myös olemassaoloaan niiden tiimien, työryhmien ja ihmisten jälkeen, sillä esimerkiksi yksittäinen projektitiimi voi olla ”aktiivisena” ainoastaan muutaman kuukauden, eli esimerkiksi ainoastaan sen aikaa, kun kehitetään vaikkapa organisaation sisäisiä toimintatapoja. Onko teidän yrityksessä tai organisaatiossa pohdittu, mitä tapahtuu tällaisen ryhmän tiedolle, dokumenteille, asiakirjoille, ideoille, sisäisille muistioille tämän jälkeen?
Ajatellaan taas laajemmin: pitäisi siis olla jotakin pysyvää digitaalista säilytettävää ja arkistoitavaa. Järjestystä. Kannattaa myös toteuttaa järkevä organisaation tai yrityksen tarpeisiin määritelty tapa toimia = miten ja minne data arkistoidaan. Silloin on hyvä tehdä esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelma. Tiedonhallinta on aina laajan skaalan kokonaisuus, johon myös sähköinen arkistointi kuuluu.
Tiedon olisi hyvä kulkea vapaasti ja helposti. Yhdessä tekemisen arvo yrityksessä – ja organisaation johtamisarvon – tulisi nojata siihen, että saadaan tekemään ihmiset töitä yhdessä. Ja siinä, että pystyy jalostamaan tästä ihmisten työnteosta jotakin pysyvää data- ja tietopääomaa, josta hyödytään nyt ja tulevaisuudessa.
Sopimus on konkreettinen malliesimerkki sopimushallinnasta ja arkistoinnista. Se on harvoin yksi tiedosto, vaan siihen liittyy esimerkiksi esiversio, muokattu versio ja allekirjoitettu versio.
Tutustu oivalluksia antaviin referensseihimme
Arkistointia ja tiedonhallintaa
Meidän tavoitteemme on tehdä sähköisestä arkistoinnista, sopimushallinnasta, dokumentinhallinnasta ja asiakirjojen seurannasta mahdollisimman helppoa ja sujuvaa. Esimerkiksi SharePointista löytyy kattavasti ominaisuuksia – ja niitä tulee myös jatkuvasti lisää. Microsoft 365 -pilvipalvelut ovat käytössä suurimmassa osassa suomalaisia yrityksiä. Kovin moni ei kuitenkaan tiedä, kuinka monipuolisiin asioihin ne taipuvat.
Kaikki asiakirjat, dokumentit, sopimukset…
SharePoint Online ja Microsoft 365 = yhteensopiva yleisimpien sopimus- ja asiakirjatyyppien kanssa. Sähköpostit on mahdollista tarvittaessa tallentaa.
Metadata tai metatieto
Kuhunkin asiakirjaan liitetty dokumenttityyppi, asiakas, vastuuhenkilö, GDPR-tieto sekä päivämäärät – eli metadata/tieto mahdollistaa dokumenttien ajantasaisen seurannan ja joustavan hallinnan ja arkistoinnin
Versiohallinta ja arkistointi
Pilviteknologian ansiosta asiakirjoista, sopimuksista ja dokumenteista on aina saatavilla se ajantasaisin versio. Myös sopimusdokumentin versiohistoria tallentuu automaattisesti. Edellisen version voi palauttaa koska tahansa. Asiakirjoja voi muokata myös yhtä aikaa.
Hyväksyntä
Sopimuksen ja dokumentin sisällön hyväksyntää tai versiointia voi hallita työnkulun avulla. Muokatut versiot jäävät odottavaan tilaan, kunnes ne hyväksytään viralliseksi versioksi – tai hylätään.
Käyttöoikeudet
Asiakirjojen, dokumenttien ja sopimuksien muokkaus- ja lukuoikeudet voivat perustua esimerkiksi sopimustyyppiin tai luottamuksellisuuteen. Käyttäjäoikeudet voidaan myös kytkeä helposti suoraan Azure AD:ssa (Azure Active Directory) määriteltyihin ryhmiin ja käyttäjiin.
Luottamuksellisuus
Kaikille dokumenteille voidaan määritellä luottamuksellisuusluokka, kuten sisäinen, luottamuksellinen tai salainen. Viimeksi mainittu voi esimerkiksi estää sopimuksen luvattoman avaamisen tai sähköpostiin liitetiedostoksi liittämisen.
Sähköinen allekirjoitus
Unohda kuulakärkikynät! Sopimushallinnan ratkaisuun voidaan sisällyttää sopimusten sähköinen allekirjoitus. Tärkeän sopimuksen allekirjoitus onnistuu siis käytännönläheisesti, vaikka kaikki allekirjoittajat olisivat fyysisesti eri paikoissa.
Automatisointi
Työnkulut pitävät huolen, että sopimuksia koskevat automaattiset sähköpostihälytykset ja arkistointi tapahtuvat määriteltyjen sääntöjen perusteella ja puitteissa.
Mietityttääkö sähköinen arkistointi? Me autamme! Meiltä organisaatiosi tai yrityksesi saa apua arkistointiin, asiakirjahallintaan, dokumentinhallintaan ja sopimushallintaan – eli datan- ja tiedonhallintaan kokonaisvaltaisesti. Asiantuntijoillamme on runsaasti kokemusta tiedonhallinnan haasteista.
SharePoint ja SharePoint Online soveltuvat valmiiden tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen, ja nämä yhteistyöohjelmistot taipuvat erinomaisesti monen eri toimialan yrityksen arkeen. Dokumentinhallinta SharePointissa perustuu tiedostoihin liitettyihin asiasanoihin – metatietoihin – joiden automatisoinnilla dokumenttien, asiakirjojen ja sopimusten lisäämisestä, hallinnoimisesta ja arkistoinnista tehdään yksinkertaista ja helppoa. Jo muutamalla hyvin valitulla metatiedolla selkeytetään käytäntöjä. Sähköinen arkistointi on helppoa.
Myös Teams sopii dokumentinhallintaan, mikäli ratkaisussa hyödynnetään Tiedostot-välilehdeltä löytyviä SharePointin ominaisuuksia sekä muilla M365-palveluilla toteutettua automatiikkaa. Parhaiten Teams käy dokumentinhallinnan työvälineeksi, kun tiedostoja työstetään ja niistä keskustellaan samanaikaisesti, tai dokumentteja halutaan käyttää ja jakaa mobiilisti kenttäolosuhteissa esimerkiksi älypuhelimella tai tabletilla.
Sähköinen arkistointi: muut teemaan liittyvät blogikirjoituksemme
Dokumentinhallinta yrityksissä
Valitse sopimushallinta, joka on tätä päivää
Sovelluskehitys, digitalisaation myötä sille on kysyntää
Tiesitkö, että ratkaisuihimme ja palveluihimme luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä – toimialasta riippumatta. Kiitos blogikirjoituksemme lukemisesta.
Systems Gardenin asiantuntijasi sähköisessä arkistoinnissa
Pirkka Paronen
pirkka.paronen@systemsgarden.com
+358 50 592 1207
Tästä pääset muihin blogikirjoituksiimme