Dokumentinhallinnan puolustuspuhe: Mihin sitä tarvitaan enää 2020-luvulla?
Teksti: Pirkka Paronen, dokumentinhallinnan seniorikonsultti
Kun hiljattain vaahtosin taas puolisolleni viimeisimmästä siististä työprojektista (tietysti insinöörin teknologiaa ihannoivalla, ympäripyöreällä tasolla asiakasspesifejä seikkoja mainitsematta), tokaisi hän hieman yllättäen ”Etkös sinä ole ollut tekemässä niitä digitalisaatiojuttuja? Miten vanha homeinen dokumentinhallinta siihen liittyy?”.
Kommentti sai minussa ensin aikaan tiettyjä vastareaktioita, mutta lopulta jäin itsekin pohtimaan ajatuksen taustaa. Nykyisinhän tietojärjestelmiä ja datavarastoja on jo liikakin. Eihän kukaan enää tarvitse jonkin 90-lukulaisen A4- tai letterformaattiin taitetun kopion digitalisointia. Jos dokumentinhallinnan näkee vain paperikopioina tai arkistona, näin ehkä onkin. Asia ei kuitenkaan ole niin yksinkertainen, ja niinpä huomasin, että dokumentinhallinta tarvitsee nykymaailmassa puolestapuhujan.
Mainittakoon ensinnäkin selvennyksenä, että dokumentit ja tiedostot sekoitetaan helposti keskenään. Yksilöillä ja organisaatioilla on monesti erilaisia tiedostovarastoja, olivat ne sitten verkkolevyjä palvelinten uumenissa tai Teams-rakenteisiin piilotettuja organisaatiosiiloja. Dokumentilla tarkoitetaan kuitenkin yleensä tiedostoa (tai joukkoa tiedostoja), jotka liittyvät johonkin tapahtumaan – yrityksen kontekstissa tietysti liiketoimintatapahtumaan. Julkishallinnossa puolestaan käytetään yleensä termiä asia.
Mutta palataanpa lupaamiini perusteluihin. Täältä pesee dokumentinhallintaa puolustava TOP-6-listani (koska tiivistäminen viiteen kappaleeseen ei onnistunut):
1. Dokumentinhallinnan valtti: dokumentti on pysyvä ja se säilyttää sisältönsä tietyllä ajan hetkellä
Organisaatiot ovat täynnä tietojärjestelmiä. Usein niitä päivitetään ja valitaan sen mukaan, miten tietoa on mahdollisimman helppo luoda, muokata ja prosessoida. Usein tietoa käsitellessä ei tarvitakaan varsinaisesti dokumenttia, vaan ainoastaan helppo tapa hakea tietoa järjestelmästä.
Mitä sitten, kun aikaa kuluu ja järjestelmissä oleva data päivittyy? Mitä jos halutaan tietää, miltä liiketoimintasuhde näytti sen alkamishetkellä? Tai joudutaan erimielisyyksiin projektitoimittajan kanssa toimituksen sisällöstä? Tai halutaan tietää, minkälainen lasku aiheesta 10 vuotta sitten itse asiassa aiheesta lähetettiin?
Yksi dokumentinhallinnan tehtävistä on toimia arkistona. Se paljastaa miltä asiat näyttivät liiketoimintatapahtuman aikaan – ei ainoastaan niiden nykytilaa.
2. Dokumentti on itsenäinen, kokonainen tietojoukko
Toinen olennainen ajatus dokumentista on, että se on itsenäinen, kokonainen tietue. Dokumentti ei välttämättä tarvitse ympärilleen käyttöliittymää, vaan se voidaan tarvittaessa siirtää ja lukea sellaisenaan. Dokumentin mukana kulkee yleensä riittävä konteksti siihen liittyvistä muista tiedoista: yritysten nimet ja y-tunnukset, asiakasnumerot, tuotekoodit ja -kuvaukset jne. Jos katsot dataa tietokannasta käsin, tämä data on yleensä pyritty minimoimaan ja tietokanta sisältääkin vain viittauksia esim. asiakas- tai tuoterekisteriin.
Dokumentti sisältää myös aiheeseen liittyvät tiedot, yleensä selkokielisessä ihmiselle ymmärrettävässä muodossa. Se on kokonainen sisältö, joka ei välttämättä tarvitse viitteitä tai liitetietoja ollakseen ymmärrettävä tai ainakin liitteet ovat silloin olennainen osa itse dokumenttia.
3. Dokumentti ylittää organisaatiorajat, tarvittaessa asiakkaisiin saakka
Dokumentteja voidaan käyttää yli organisaatiorajojen. Usein nykyaikaisissa yhteistyösovelluksissa (esim. Teams) tiedon rakenteet kasautuvat joko organisaatioyksikön/tiimin tai vaikkapa jonkin projektin ympärille. Kaikki toimii hienosti niin kauan kuin asioita käsitellään vain talousosastolla tai projektin sisällä. Kun tietoa pitää jakaa laajemmin, alkaakin melkoinen käyttöoikeuksiin, näkyvyyteen ja säilytyspaikkoihin liittyvä souvi.
Sama dokumentti voi olla organisaatiolle arvokas niin myynti-, tuotanto- kuin jälkimarkkinointivaiheessa. Olennaista voi olla myös sen tunnistaminen, miten tieto on muuttunut vaikkapa rakennuksen tai tietojärjestelmän siirtyessä eri vaiheissa organisaatiosta toiselle. Dokumentin voi jakaa tai lähettää kollegalle toisessa organisaatioyksikössä ilman, että häntä tarvitsee välttämättä opettaa käyttämään mitään. Dokumentin siirtymisriitillä organisaatiolta toiselle on myös sellainen funktio, jota ei välttämättä tulisi ensin ajatelleeksi. Dokumentti ikään kuin siirtää vastuun asian käsittelystä jatkossa toiselle porukalle: ”Tältä asia näytti, kun se valmistui tuotannosta. Ottakaa te siitä asiakaspalvelussa koppi tästä eteenpäin.
Vielä tärkeämpänä pointtina dokumentin voi siirtää myös asiakkaille, toimittajille ja muille sidosryhmille. Koska dokumentti ei tarvitse järjestelmää ympärilleen, voidaan se jakaa vaikkapa sellaisenaan asiakkaille ja kumppaneille – kumppanin koosta, tietojärjestelmätilanteesta tai teknisistä lähtökohdista riippumatta. Eroja voi toki olla siinä, minkä muotoisia tiedostoja kumppani osaa tai pystyy lukemaan, mutta ainakin heillä on mahdollisuus osallistua prosessiin myös tätä kautta. Dokumentti on myös pysyvä todiste siitä, että jotain on suoritettu, toimitettu tai vastaanotettu. Tämä voi asiakaskommunikaatiossa olla jopa kriittistä.
4. Dokumentti on dataa, joka liikkuu järjestelmien välillä helposti
Kaikki tietojärjestelmäammattilaiset rakastavat ja kavahtavat integraatioprojekteja. Miten saada tieto liikkumaan kahden eri tarkoitusta palvelevan järjestelmän – vaikkapa taloushallinnon ja projektinhallinnan – välillä saumattomasti? Helppoa, eikö?
Yksinkertaisin tapa toteuttaa integraatio on siirtää dokumentteja itse – tai parhaassa tapauksessa vain linkittää niitä keskenään. Projektipäällikölle ei välttämättä ole oleellista ymmärtää kaikkia tiliöinnin nyansseja tai tositteiden säilömiskriteerejä (taloushallinnon perusteita) omassa työssään. Sen sijaan hänelle voi olla tärkeää vaikkapa nähdä projektille saapuneet tai siitä lähetetyt laskut mahdollisimman helpossa formaatissa. Koska dokumentti sisältää jo itsessään kaikki tarvittavat tiedot, on tiedon välittäminen dokumentteina helpoin tapa vaihtaa tietoa järjestelmien välillä.
No entäs data sitten? Dokumentinhallintaakin voi käsitellä datana, sillä eräs sen perustoiminteista on säilyttää dokumenteista ns. metadataa, mutta itse dokumenttikin voi olla dataa. Esimerkiksi taloushallinnon datana voidaan myyntilaskuun (usein PDF-dokumentti) liittää vaikkapa koneluettavaa dataa (esim. Finvoice-tyyppinen XML-dokumentti). Näin mukaan saadaan myös taloushallinnon metadata, joka voidaan vaikkapa raportointitarkoituksissa lukea sisään myös projektinhallinnan softaan.
5. Dokumentinhallinnan helppous: kaikki osaavat käyttää dokumentteja
Eräs dokumenttien parhaista puolista on se, että kaikki osaavat käyttää niitä. On totta, että dokumentin alkuperäinen formaatti on ollut paperi, eikä se välttämättä ole nykyisellä erikokoisten ruutujen aikakaudella enää optimaalinen, mutta toisaalta kenellekään ei tarvitse opettaa PDF-dokumentin lukemista tai paperiformaatin käyttöliittymää.
6. Dokumentti selviää järjestelmäpäivityksistä
Oletko koskaan ollut mukana tietojärjestelmän päivitysprojektissa? Halusitpa tai tiedostitpa sitä taikka et, todennäköisesti olet. Tekninen kehitys laukkaa nykymaailmassa niin nopeasti, että dataa joudutaan siirtämään yhä nopeampiin ja älykkäämpiin tietojärjestelmiin kaiken aikaa.
Yleensä järjestelmäpäivitysten syynä ei ole historiallisen tiedon parempi käsittely, vaan olemassa olevien prosessien tehostus, toimintatapojen muutokset, paremmat käyttöliittymät ja esimerkiksi automaatio.
On suurta hulluutta yrittää siirtää kaikki mahdollinen data sellaisenaan vanhoista järjestelmistä uusiin, sillä eihän tiedon syntymiseen ole useinkaan ollut edes samanlaisia prosesseja mitä uusista. Vanha data voikin olla perustellumpaa säilyttää dokumentteina. Silloin tieto on edelleen tallessa, se voidaan lukea järjestelmästä riippumatta ja sitä ei tarvitse sovittaa siirrettäessä sitä seuraavaan ERP-järjestelmään.
Dokumentti selviää järjestelmäpäivityksistä ja ERP:n tai CRM:n uusinnasta tarvittaessa vaikka useamman kerran.
Dokumentinhallinnan tarve ei ole katoamassa
Listaa dokumentin- tai asianhallinnan hyödyistä voisi jatkaa pidemmällekin. Enkä väitä, että dokumentinhallintajärjestelmä olisi tärkein tietojärjestelmä missään talossa – pointtini vain on se, että dokumentinhallinnalle ja tiedonhallinnalle on 2020-luvulla yhä tarvetta. Itseasiassa sille on tarvetta todennäköisesti vielä 2050-luvullakin. Uusia tietojärjestelmiä ja käyttöliittymiä tulee jatkossa kiihtyvää tahtia ja dataa täytyy siirtää ja käsitellä useissa eri paikoissa.
Dokumentinhallinnan järjestelmän tehtävä ei välttämättä ole pysytellä aallon harjalla kaikissa tulevissa teknologiatrendeissä, mutta johtuen dokumenttien erikoisominaisuuksista, dokumentinhallinnalla on varmasti paikkansa jatkossakin – ehkä jopa tärkeämpi kuin äkkiseltään tulisi ajatelleeksi.
Jos haluat jutella tai sparrata dokumentinhallinnan tarpeestasi asiantuntijan kanssa, teemme Systems Gardenilla dokumentinhallinnan projekteja aivan standardilla Microsoft 365 -alustalla. Kuten ehkä artikkelista bongasit, dokumentin- tai asianhallinta ei itse asiassa ole pelkkää teknologiaa, vaan ennen kaikkea tapa ja formaatti järjestää tietoa fiksummin. Itse asiassa se teknologia sinulla on todennäköisesti jo olemassa – ainakin mikäli Microsoftin alusta on jo käytössäsi muihin tarkoituksiin.