Lomakkeiden luomiseen, äänestyksiin ja kyselyihin tarkoitettu Microsoft Forms on monipuolinen työkalu monessakin työtehtävässä. Lomakkeen jatkokäytön ja tiedonhallinnan näkökulmasta on merkityksellistä kuka lomakkeen luo ja mihin sijaintiin.

Mitä kaikkea lomakkeilla voidaankaan tehdä?

Pelkillä Forms-lomakkeilla voidaan kerätä tietoa vastauksien muodossa. Se, mitä ratkaisuja vastauksiin liittyen rakennetaan, on jo paljon enemmän mahdollistavaa. Lomakkeella ja siihen liitetyillä Microsoft Lists -listalla sekä Power Automate -automaatioilla voidaan jo rakentaa kevyt tikettijärjestelmä, tapahtumaan ilmoittautumisen ratkaisu tai vaikka palautteiden tekoälypohjainen automaattinen lajittelu positiivisiin ja negatiivisiin palautteisiin.

Henkilökohtainen vai ryhmälomake?

Henkilökohtaiset lomakkeet voivat olla houkutteleva vaihtoehto, koska ne tarjoavat yksilöllisen hallinnan ja yksinkertaisuuden. Kuitenkin, kun henkilö lähtee organisaatiosta, hänen luomansa henkilökohtaiset lomakkeet poistuvat kokonaan. Tämä voi aiheuttaa merkittäviä ongelmia, jos lomaketta käytetään laajasti organisaation sisällä.

Ryhmälomakkeet ovat yhteisön omistamia, mikä tarkoittaa, että ne säilyvät, vaikka yksittäinen jäsen lähtisi organisaatiosta. Tämä takaa jatkuvuuden ja vähentää riskejä, jotka liittyvät tärkeiden lomakkeiden katoamiseen.

Lisäksi ryhmälomakkeet tarjoavat mahdollisuuden yhteistyöhön, tulosten yhteiseen analysointiin ja vastausten hallintaan. Ryhmälomakkeen luominen Formsissa henkilökohtaisen sijaan on hyödyllistä myös näistä syistä:

• Yhteistyö: Ryhmälomakkeen avulla voit lisätä käyttäjiä, jotka voivat luoda kysymyksiä yhteistyössä reaaliajassa. Tämä tekee lomakkeen luomisesta ja muokkaamisesta joustavampaa ja tehokkaampaa, koska useat ihmiset voivat työskennellä samanaikaisesti.
• Tulosten analysointi: Ryhmälomakkeen avulla tuloksia on mahdollista analysoida yhdessä, jolloin tiedostosta ei tarvitse jakaa useita versioita. Tämä helpottaa tulosten tulkintaa ja päätöksentekoa.
• Vastauksien hallinta: Ryhmälomakkeen avulla voit määrittää, kuka voi vastata lomakkeeseen, ja voit rajoittaa vastaukset vain yhteen henkilöä kohden. Tämä auttaa hallitsemaan vastauksia ja vähentämään päällekkäisyyksiä.

Joten, kun seuraavan kerran luot lomakkeen organisaatiossasi, harkitse ryhmälomakkeen käyttöä. Se ei ainoastaan paranna yhteistyötä ja tehokkuutta, vaan myös varmistaa, että tärkeät lomakkeet säilyvät organisaatiossa pitkällä aikavälillä.

Miten ryhmälomake luodaan?

Ryhmälomake luodaan Teams-tiimin sisälle. Katso ohjeet ryhmälomakkeen luomiseen.

Lomakkeen ollessa monimutkaisempi ja, jos lomakkeen keräämiin aineistoihin kaivataan raportointeja, automaattista käsittelyä tai jäsentelyä, voit olla yhteydessä meihin. Katsomme tapauskohtaisesti, palveleeko Forms ja sen lisämausteet vai siirrytäänkö esimeriksi Power Appsin kustomoituihin lomakkeisiin. Voimme yhdessä rakentaa kokonaisuuden automaatioineen ja oikeine omistajuuksineen.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515