Sopimusten hallinta
Jos organisaation kaikki dokumentit laitetaan tärkeysjärjestykseen, sopimukset ovat yleensä listan kärkipäässä.
Joskus sopimukset liitteineen ovat hujan hajan, mapeissa ja verkkolevyillä, sähköposteissa ja käyttäjien omissa kansioissa. Ei hätää,
…tai rullaa alaspäin ja M365-ympäristön tarjoamasta sopimustenhallintajärjestelmästä lisää.
Sopimuksia joka lähtöön
Sähköinen sopimushallinta on osa dokumenttien hallintaa. Samat säännöt pätevät niin sopimuksiin kuin muihinkin dokumentteihin. Ennen sopimusten viemistä SharePointiin on tunnistettava eri sopimustyypit, joita ovat mm.
– Myyntisopimukset: Myyntisopimukset, palvelusopimukset, tuotesopimukset ja niihin liittyvät yleiset sopimusehdot
– Ostosopimukset: Hankinnan sopimukset, ostot ja investoinnit, salassapitosopimukset
– Hallinnon sopimukset: Taloushallinnon, HR-palveluiden, kiinteistöjen tai IT-palveluntarjoajien sopimukset
Sopimusten käsittelysäännöt
Kun eri sopimustyypit on tunnistettu, jokaiselle sopimustyypille voidaan erikseen määrittää mm. hyväksymiskäytäntö, käyttöoikeudet, voimassaolo- ja säilytysajat sekä muut metatiedot.
Metatietojen avulla sopimuksille voidaan asettaa hälytyksiä: voimassaolon päättyessä esimerkiksi määritellylle vastuuhenkilölle, jakelulistalle tai Teamsin tiimiin lähetetään automaattinen viesti.
On myös syytä miettiä, kuka vastaa nykyisistä, pian umpeutuvista ja jo vanhentuneista sopimuksista. Tallennetaanko kaikki uuteen järjestelmään, ja miten sopimusten arkistointi jatkossa hoidetaan?
Olemme toteuttaneet kymmeniä erilaisia sopimushallinnan kokonaisuuksia asiakkaillemme. Esittelemme mielellämme rakentamaamme sopimushallinnan demoa. Tilaa esittely, tai lue lisää referensseistämme!
Sopimusten hallintajärjestelmän ominaisuudet
Tavoitteemme on tehdä sopimusten hallinnasta ja seurannasta mahdollisimman helppoa. SharePointista löytyy kattavasti seurantaa helpottavia ominaisuuksia, ja niitä tulee myös jatkuvasti lisää.
Kaikki sopimustyypit
SharePoint Online ja Microsoft 365 on yhteensopiva yleisimpien sopimus- ja asiakirjatyyppien kanssa. Jopa sähköpostit voi tarvittaessa tallentaa
Metadata
Sopimukseen liitetty sopimustyyppi, asiakas, vastuuhenkilö, GDPR-tieto sekä päivämäärät (eli metadata) mahdollistavat sopimusten ajantasaisen seurannan ja hallinnan
Versiohallinta
Pilviteknologian ansiosta sopimuksesta on aina saatavilla tuorein versio. Myös versiohistoria tallentuu automaattisesti, ja edellisen version voi palauttaa koska tahansa
Hyväksyntä
Sopimuksen sisällön hyväksyntää tai versiointia voi hallita työnkulun avulla. Muokatut versiot jäävät odottavaan tilaan, kunnes ne hyväksytään viralliseksi versioksi tai hylätään
Käyttöoikeudet
Sopimusten muokkaus- ja lukuoikeudet voivat perustua esimerkiksi sopimustyyppiin tai luottamuksellisuuteen. Käyttäjäoikeudet voidaan myös kytkeä suoraan Azure AD:ssa määriteltyihin ryhmiin ja käyttäjiin
Luottamuksellisuus
Sopimuksille voidaan määritellä luottamuksellisuusluokka kuten sisäinen, luottamuksellinen tai salainen, joista viimeksi mainittu voi esimerkiksi estää sopimuksen luvattoman avaamisen tai sähköpostiin liittämisen
Sähköinen allekirjoitus
Sopimushallinnan ratkaisuun voidaan sisällyttää sopimusten sähköinen allekirjoitus
Automatisointi
Työnkulut pitävät huolen, että sopimuksia koskevat automaattiset sähköpostihälytykset ja arkistointi tapahtuvat määriteltyjen sääntöjen perusteella
Tutustu sopimushallinnan asiakastarinoihimme
”Sopimusmassan hallinnassa helpottaa myös tarkistuspäivämäärät ja hälytykset, jotka ovat meillä käytössä.”
– Taru Häkkinen, Pose Oy:n toimistosihteeri
”Sopimuksiin liitetyt metatiedot ovat tuoneet ryhtiä sopimushallintaan. Läpinäkyvyys on parantunut.”
– Harri Kivelä, QEHS Manager, Kemppi Oy
Mitä sähköinen sopimusten hallinta maksaa?
Sopimushallintaratkaisun hintaan vaikuttaa moni tekijä. Mitä enemmän on eri sopimustyyppejä ja niille määriteltäviä erilaisia käytäntöjä, sen enemmän järjestelmän rakennus vaatii.
Projekti voi siis kustantaa kaikkea 5 000 € ja 20 000 € väliltä. Mm. työnkulkujen määrä ja olemassa olevan sopimuskannan siirto nostavat työmäärää.
Hinta selviää kysymällä! 😉 Älä epäröi tai juttele chattibottien kanssa, vaan ota meihin yhteyttä!
Kiinnostuitko? Kysy lisää, pyydä esittely tai tarjous!
Yhteydenottosi ei sido mihinkään eikä maksa mitään. Emme käytä yhteystietojasi muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.
Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515
Muut Microsoft 365 -palvelut
Ovatko intranet ja dokumenttien hallinta ajan tasalla? Lue lisää alta.
Intranet
SharePoint Online soveltuu myös mainiosti intranetiksi.
LUE LISÄÄ
Dokumenttien hallinta
Dokumenttien hallinnassa voidaan hyödyntää usein samoja arkistointiin ja tietoturvaan liittyviä SharePointin ominaisuuksia
LUE LISÄÄ