Pelisäännöistä pelikirjaksi
Meille pelikirja on yhdessä sovittu, organisaation omista hyvistä käytännöistä koottu opas, joka ohjaa yhteisten työvälineiden käytössä.
…tai rullaa alaspäin ja lue asiasta enemmän.
Sovitaan yhdessä
Pelikirjaprojekti alkaa organisaation Microsoft 365 -palveluiden käyttötapojen selvittämisellä.
Käytetäänkö esimerkiksi Teams-keskustelua sisäisten sähköpostien sijaan, entä säilötäänkö valmiit tarjoukset ja sopimukset SharePointtiin? Mikä toimii nyt, mikä aiheuttaa hämmennystä?
Pelikirja kokoaa yhdessä sovitut pelisäännöt yhteen: kuinka yhteisiä työvälineitä käytetään. Pelikirja on paljon enemmän kuin pienen ryhmän tekemä ohjeistus tai sääntökokoelma muulle organisaatiolle. Koko organisaatio pyritään sitouttamaan pelikirjaan laatimalla se yhdessä.
Yhteiset työvälineet
Kun Microsoft 365 -palveluita on jo kokeiltu tai pilotoitu organisaatiossa, laaditaan pelikirja. Pelikirja ei voi syntyä ilman käyttökokemusta ja näkemystä siitä, miten Microsoft 365 -palvelut tukevat päivittäistä työskentelyä organisaatiossa.
Pelikirja voi kattaa suurimman osan Microsoft 365 -palveluista: dokumentinhallinnan, sisäisen ja ulkoisen viestinnän välineet, raportoinnin ja esimerkiksi tiedon elinkaaren hallinnan eli arkistointi-, säilytys- ja poistamiskäytännöt.
Se voi sisältää myös vain yhden työvälineen – yleisimmin Teamsin – pelisäännöt.
Työskentely
Pelikirjaprojektista valtaosa on keskustelua ja yhteistä sopimista pelisäännöistä ja pieni osa varsinaista kirjoitustyötä. Myös työpanoksesta suurin osa tehdään sisäisesti asiakkaan organisaatiossa. Toimittaja auttaa pelikirjaprojektin aloituksessa ja sen perustamisessa, mutta pelikirjan sisältö on yleensä asiakkaan vastuulla
Pelikirja
1. Sovitaan yhdessä
Pelikirjaprojekti alkaa yhteisten sääntöjen sopimisella. Sopiminen edellyttää laajaa sisäistä keskustelua, jotta parhaat käytännöt löydetään ja niiden pohjalta voidaan laatia yhteiset säännöt.
2. Kuvaa yhteisten työkalujen käyttötapoja
Pelikirjasta voi tarvittaessa käydä tarkistamassa, mitä esimerkiksi sisäisistä viestintävälineistä ja niiden käytöstä on sovittu. Käyttöohjeet voidaan linkittää pelikirjaan, mutta ne eivät ole pelikirja.
3. On konkreettinen
Pelikirja kuvaa hyväksi havaittuja, konkreettisia käytäntöjä organisaation arjessa pelikirjan tekohetkellä. Pelikirja ei sisällä tapoja tai käytäntöjä, jotka eivät vastaa todellisuutta.
4. Viedään tekemisen tasolle
Kun yhteiset säännöt on koottu pelikirjaan, on syytä miettiä, miten ne viedään tekemisen tasolle koko organisaatiossa. Pelkkä pelikirja ei muuta kenenkään käyttäytymistä.
Tavoite vai käytäntö?
Pelikirja sisältää varsinkin alkuvaiheessa tavoitteita, joihin ei vielä ole organisaation laajuisesti päästy.
Tavoitteen saavuttaminen edellyttää yleensä poisoppimista vanhasta. Muutosagentit, parviäly, matalan kynnyksen käyttäjätuki ja säännöllinen kouluttaminen auttavat uuden oppimisessa.
Pelikirjan käyttöönotto onkin muutosjohtamista parhaimmillaan! On mietittävä keinot, joilla työnteon tapoja päivitetään niin, että koko organisaatio toimii yhteisillä työvälineillä kuin hyvin rasvattu kone.
Töitä on tarkoitus tehdä yhdessä. Jos pelikirjaa luetaan, ymmärretään ja sovelletaan vain yksilötasolla, yhteiset käytännöt ja tavoitteet eivät toteudu.
Mitä maksaa?
Yleensä me toimimme pelikirjan kätilöinä. Fasilitoimme työpajat, avustamme sisäisen keskustelun ohjauksessa ja perustamme pelikirjasivuston otsikkotasolla.
Pelikirjan synnytyskustannukset alkavat n. 3 000 eurosta.
Hinta selviää kysymällä! 😉 Älä epäröi tai juttele chattibottien kanssa, vaan ota meihin yhteyttä!
Kiinnostuitko? Kysy lisää, pyydä esittely tai tarjous!
Yhteydenottosi ei sido mihinkään eikä maksa mitään. Emme käytä yhteystietojasi muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.
Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515
Muut Microsoft 365 -palvelut
Ovatko intranet ja dokumenttien hallinta ajan tasalla? Lue lisää alta.
Intranet
SharePoint Online soveltuu myös mainiosti intranetiksi.
LUE LISÄÄ
Dokumenttien hallinta
Dokumenttien hallinnassa voidaan hyödyntää usein samoja arkistointiin ja tietoturvaan liittyviä SharePointin ominaisuuksia
LUE LISÄÄ