Merus Power — Vähemmän sähköpostiviestejä modernilla intranet-ratkaisulla

Innovatiivisia sähköteknisiä ratkaisuja, kuten sähkön varastointia sekä sähkön laaturatkaisuja suunnitteleva ja valmistava Merus Power huomasi kaipaavansa apua viestinnän parantamiseen. Kotimainen teknologiayhtiö oli huomannut, että yrityksen sisäinen viestintä takkuili. Tärkeä tieto hävisi Teams-kanavien uumeniin ja generoitui jättimäiseksi, yksittäisten sähköpostiviestien mereksi.

Ensisijainen tavoite oli saada sähköpostien määrä vähentymään ja samalla viestintä parantumaan. Ratkaisuksi haluttiin luoda yritykselle oma intranet, josta tärkeä tieto ja ohjeet olisi helppo löytää keskitetysti. Kumppaniksi projektiin valittiin Systems Garden, jonka kanssa todettiin, että viestintää keskittävä intranet on mahdollista rakentaa hyvin kustannustehokkaasti.

Projekti käyntiin ketterällä määrittelyvaiheella

Jo heti projektin alkumetreillä Systems Garden oli esitellyt päälinjat sille, miltä uusi intranet voisi näyttää. Yhteistyössä Merus Powerin kanssa aloitettiin ketterä suunnitteluvaihe, jossa määriteltiin intranetiin tulevat sisällöt.

Systems Garden vastasi projektin päälinjojen määrittelyn ohella teknisestä toteutuksesta, kun taas Merus Powerin sisäinen projektiryhmä keskittyi sisällöntuotantoon. Tiimiin kuuluivat HR-, markkinointi-, laatu- ja myyntiosastojen edustajat, jotka yhdessä varmistivat, että sisällöt vastasivat työntekijöiden tarpeita ja tukivat yrityksen strategisia tavoitteita.

Merus Powerin yhteyshenkilö, laatu-, vastuullisuus- ja tuotehallintajohtaja Jarkko Latonen haluaakin nostaa esille myös sisäisen tiimin merkitystä intranet-projektin onnistumisessa:

”Intranet-projektissa ei kannata odottaa, että toimittaja hoitaa yksin kaiken. Oma sisäinen tiimimme teki erinomaista työtä sekä määrittelyvaiheessa että sisällöntuotannossa, mikä varmisti omalta osaltaan onnistuneen lopputuloksen.”

Selkeät askelmerkit projektiin Systems Gardenilta

Projektin eri vaiheissa Systems Gardenin projektipäällikkö ohjasi prosessia tarkalla aikataulutuksella ja selkeillä tehtävillä, mikä helpotti etenemistä. Merus Powerin edustajat pitivät Systems Gardenin työskentelytapaa jämäkkänä ja ammattimaisena. Systems Gardenilta saatiin selkeät askelmerkit projektiin, aikatauluissa pysyttiin tarkasti, ja kommunikointi oli avointa ja sujuvaa.

Itse tekninen työ käynnistyi toukokuussa, ja tavoitteeksi asetettu syyskuun alun käyttöönotto saavutettiin tismalleen aikataulussa.

Työntekijöiltä kiitosta mobiilikäytettävyydestä

Uusi, nimikilpailulla nimetty MeNet-intranet otettiin käyttöön koko organisaatiossa, ja sen käyttöönotto on sujunut pääosin positiivisesti. Työntekijät hyödyntävät järjestelmää päivittäin etsiessään esimerkiksi HR-ohjeita, työterveyteen liittyviä tietoja ja muita arkisia ohjeistuksia, jotka aiemmin vaativat useita kyselyjä ja sähköposteja. Nyt HR voi ohjata neuvoa kaipaavat hakemaan etsimäänsä tietoa suoraan intranetistä, mikä on tehostanut huomattavasti pieniä, arkisia tehtäviä.

Työntekijät ovat itse kertoneet arvostavansa erityisesti intranetin mobiilikäytettävyyttä, mikä mahdollistaa tiedon hakemisen myös liikkeellä ollessa.

”Jo määrittelyvaiheessa päätetyt sisällöt päätyivät lähes sellaisenaan valmiille sivustolle — määrittely oli siis onnistunut tehtävässään. Onnistuimme myös tavoitteessamme, sillä sähköpostien määrä vähentyi huomattavasti.” — Jarkko Latonen, Merus Power

Intranetin keskeiset ominaisuudet, kuten tiedonhaku, ovat osoittautuneet hyödyllisiksi ja parantaneet arjen sujuvuutta. Intranetistä löytyy nyt kootusti kaikki tärkeä tiedotus aina talvilomista tuotekoulutuksiin ja muihin infoihin. Myös pienet, tärkeät yksityiskohdat, kuten porttikoodi, on helppo etsiä intranetin hakutoiminnolla suoraan puhelimelta silloin, kun tarve vaatii. Työntekijät ovatkin jo aktiivisesti toivoneet lisää sisältöjä ja ohjeita intranettiin.

Jatkokehitysmahdollisuuksia eri tiimien käyttöön

Perusominaisuuksiltaan intranet palvelee hyvin Merus Powerin tarpeita. Projekti avasi silmät sille, miten paljon sisältöä on vuosien varrella kertynyt. Intranetiä rakentaessa jouduttiinkin priorisoimaan, mitkä sisällöt halutaan tärkeimpinä tuoda heti sivustolle — jonkin verran tietoa jäi siis vielä verkkolevyjen uumeniin odottamaan sivustolle päivitystä.

Merus Power näkee intranetin roolin organisaatiossa kasvavana, ja jatkokehitysideoita on jo noussut esiin. Mahdollisena uutena ominaisuutena on pohdittu intranetin integrointia info-näyttöihin, jolloin tärkeimmät tiedot voitaisiin esittää kätevästi toimistolla ja käytävillä. Myös rajatut sivustot esimerkiksi pelkästään esihenkilöille tai talousosastolle ovat suunnitelmissa, mikä mahdollistaisi kohdennetumman viestinnän ja paremman tiedonjaon tietyille käyttäjäryhmille.

Sujuvaa kommunikointia ja kustannustehokasta työnjälkeä Systems Gardenilta

Yhteistyö Systems Gardenin kanssa poiki Merus Powerilta pelkkiä ruusuja. Systems Gardenin toteuttama intranet-ratkaisu on osoittautunut arvokkaaksi investoinniksi Merus Powerille. Ratkaisu on parantanut tiedon saatavuutta, helpottanut arkea ja tukenut organisaation strategisia tavoitteita. Merus Power koki yhteistyön Systems Gardenin kanssa todella sujuvaksi, ja he suosittelevat yritystä muillekin, jotka etsivät kustannustehokasta ratkaisua sisäisen viestinnän ja tiedonhallinnan haasteisiin.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515