Dokumentinhallinta ilman uutta järjestelmää
Rakennamme dokumentinhallinnan suoraan Microsoft 365 -ympäristöönne. Ei erillistä lisenssiä tai uutta käyttöliittymää opeteltavaksi.
Sellaiselle tarvetta?
…tai rullaa alaspäin ja lue asiasta enemmän.
Mistä dokumentinhallinnassa on kyse?
Dokumenttikaaos syntyy, kun keskeneräiset, valmiit, vanhentuneet ja arkistoitavat dokumentit lojuvat samassa epämääräisessä läjässä: kansioissa, sähköposteissa ja eri henkilöiden koneilla.
Tiedon määrä kaksinkertaistuu keskimäärin joka toinen vuosi. Jos säännönmukainen siivous jää tekemättä, oikean ja ajantasaisen tiedon löytäminen muuttuu jatkuvasti hankalammaksi, ja riski vanhentuneen tiedon käyttämisestä kasvaa.
Hyvä dokumentinhallinta ei vaadi uutta järjestelmää. Kyse on rakenteesta. Eri asiakirjatyypit, elinkaaren vaiheet ja käyttöoikeudet erotetaan toisistaan selkeästi, jotta hallinta pysyy hallittuna ja tietoturvallisena myös silloin, kun tietoa on paljon.
Käytännössä tämä tarkoittaa seuraavien kokonaisuuksien selkeää erottelua:
- Asiakirjatyypit, esimerkiksi laatu-, tuote-, laite-, kunnossapito-, sopimus-, tarjous- ja hallintoasiakirjat
- Keskeneräiset asiakirjat, työn alla olevat, ei vielä julkaistut
- Valmiit dokumentit, julkaistut, voimassa olevat versiot
- Pitkäaikaissäilytys, arkistointi lain ja tarpeen mukaan
Järjestys sinne missä jo työskentelette
Autamme rakentamaan dokumentinhallinnan suoraan Microsoft 365 -ympäristöönne, Teamsiin ja SharePoint Onlineen. Ei erillistä lisenssiä eikä uutta käyttöliittymää opeteltavaksi.
Apumme ei rajoitu tekniseen toteutukseen. Asiantuntijoillamme on runsaasti kokemusta tiedonhallinnan haasteista, ja autamme tarvittaessa myös tiedonohjauksen suunnittelussa. Tämä tarkoittaa sitä, miten dokumentit luokitellaan, kuka niitä hallinnoi ja miten ne säilyvät oikean pituisen ajan.
Hyödynnämme Microsoft 365 -pilviteknologiaa dokumenttien luomiseen ja luokitteluun, myös tekoälyavusteisesti, jolloin manuaalisen järjestelyn tarve vähenee merkittävästi.
Tutustu asiakastarinoihimme
”Sopimuksiin liitetyt metatiedot ovat tuoneet ryhtiä sopimushallintaan. Läpinäkyvyys on parantunut.”
– Harri Kivelä, QEHS Manager, Kemppi Oy
”Enää työntekoon ja projekteihin liittyviä dokumentteja ei lähetellä sähköpostilla, vaan kaikilla on yhteinen alusta tärkeiden tiedostojen hallintaan. ”
– Heidi Itkonen, Projektipäällikkö
Miten alkuun?
1. Varaa alkukartoitus
2. Käymme yhdessä läpi tilanteenne ja rajaamme laajuuden
3. Saatte selkeän suunnitelman ja aikataulun ennen kuin mitään toteutetaan
Dokumenttienhallintajärjestelmän ominaisuudet
Tavoitteemme on tehdä dokumentinhallinnan työkaluista ja dokumenttien päivityksestä mahdollisimman helppoa. SharePointista löytyy kattavasti ominaisuuksia, ja niitä tulee myös jatkuvasti lisää.
Kaikki asiakirjat
SharePoint Online ja Microsoft 365 on yhteensopiva yleisimpien asiakirjatyyppien kanssa. Jopa sähköpostit voi tarvittaessa arkistoida
Metadata
Asiakirjoille voidaan antaa hakua ja lajittelua helpottavia luokkia eli metadataa. Dokumenttiin liitetty asiakas, organisaatio, määräpäivä tai sopimustyyppi auttaa käyttäjää löytämään juuri oikean tiedoston
Luottamuksellisuus
Asiakirjoille voidaan määritellä luottamuksellisuusluokka kuten julkinen, sisäinen, luottamuksellinen tai salainen, josta viimeksi mainittu voi esimerkiksi estää dokumentin jakamisen tai tulostamisen
Automatisointi
Työnkulkujen automatisointi, liiketoimintaprosessien automatisointi ja automaatio konsultointi varmistavat, että asiakirjat tallentuvat, arkistoituvat ja poistuvat automaattisesti määriteltyjen sääntöjen mukaisesti.
Mitä dokumentinhallinnan kuntoon laittaminen maksaa?
Projektin hinta riippuu laajuudesta, pienestä siivouksesta laajaan automatisointiin. Tyypillisesti projektit liikkuvat 5 000–50 000 euron välillä. Paras tapa saada tarkka arvio on 45 minuutin maksuton keskustelu, jossa käymme läpi tilanteenne.
Kiinnostuitko?
Kerro lyhyesti tilanteestanne, niin palaamme asiaan yleensä samana päivänä. Yhteydenotto ei sido mihinkään.
Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515