KSOY – Keskustelupalstoilla tapahtuu ja Yammer laulaa

KSOY:n tulos tehdään 70 asiantuntijan voimin. Asiantuntijatyössä esteetön tiedonkulku ja toimiva viestintä ovat tuottavan työn perusta. Tuloksentekoa tukevat työkalut eivät kuitenkaan olleet ajan tasalla: KSOY:llä ei aiemmin juurikaan ollut sellaisia omia kanavia, jotka olisivat vahvistaneet vuorovaikutusta tai oikean tiedon löytämistä.

”Esimerkiksi intranetimme oli aikaisemmin lähinnä kokoelma erilaisia linkkejä. Jos työntekijöitä ohjataan muutaman kymmentä sivua pitkiin, lakikielellä kirjoitettuihin ohjeistusdokumentteihin, se ei vielä täytä hyvän sisäisen viestinnän tunnusmerkkejä”, muistelee KSOY:n viestintäpäällikkö Annemari Backman.

KSOY uudisti kertaheitolla sekä yrityksen intranetin, extranetin että työtilat. KSOY:n viestinnällinen intranet ja extranet toteutettiin Office 365 -alustalle. Projekti vietiin läpi Systems Gardenin Verso-käyttöönottomallilla. Verso-mallissa asiakas saa noin 80-prosenttisesti valmiin aihion, joka kustomoidaan asiakkaan toiveiden mukaan valmiiksi.

Backman kiittelee projektin nopeaa valmistumista. Hän vastasi projektin rakennesuunnittelusta, sisällöntuotannosta ja tavoitteiden asettamisesta sekä jatkossa uuden järjestelmän koulutuksesta.

”Matka lähtöpisteestä käyttövalmiiksi vei noin kolme kuukautta. Systems Gardenin väki toteutti projektin suunnitelman mukaan ripeästi ja määrätietoisesti. Maali pysyi selkeänä kautta linjan.”

KSOY:n intralta haluttiin etäkäytettävyyttä sekä vuorovaikutuksellisuutta ja viestinnällistä petraamista. Backman näkee, että uudet järjestelmät ovat suuri loikka parempaan suuntaan ja ne tukevat KSOY:n yrityskulttuurin asiantuntijavetoisuutta hienosti.

“Nyt olemme esimerkiksi purkaneet ne aikaisemmat lakikielellä kirjoitetut toimintaohjeet selkokielisiksi ja tarkoituksenmukaisiksi palasiksi. Sopiva tieto löytyy aina, olipa kyseessä mikä tahansa työhön liittyvä asia.”

”Meillä on tykätty uusista työtiloista ja toiminnoista kovasti. Henkilökunta on lähtenyt hyvin käyttämään niitä, mikä näkyy muun muassa aktiivisena kommentointina ja vuoropuheluna. Uutisten lisääminen käy käyttäjiltä helposti, samoin kuin niiden kommentointi. Keskustelupalstat ovat aktiivisia ja Yammer laulaa. Uusi, sujuvasti toimiva extranet on meille myös suuri etu, kun teemme työtä erilaisten alihankkijoiden kanssa.”

Backman kertoo, että etätyömahdollisuuksien lisääminen on ollut eräs tärkeimmistä asioista KSOY:lle, ja etätyötä tukevia järjestelmiä kehitetään jatkossakin.

”Emme missään vaiheessa ajatelleet niin, että tehdäänpä nyt kaikki kerrasta valmiiksi asti. Lähtökohta on että työkalut elävät ja kehittyvät jatkuvasti samalla tavalla kuin ihmisten tarpeet muuttuvat jatkuvasti. Systems Garden on tulevaisuudessakin tiiviisti mukana kehittämässä intraamme ja tarjoaa myös IT-tukea.”

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.