Dokumentinhallinta
Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Asiakirjanhallinta. Informaationhallinta. Tiedonhallinta. Dokumentinhallinta.
Sellaiselle tarvetta?
…tai rullaa alaspäin ja lue asiasta enemmän.
Mistä dokumentinhallinnassa on kyse?
Asiakirjakaaos syntyy yleensä tilanteessa, jossa keskeneräiset, valmiit, vanhentuneet ja pitkäaikaisesti arkistoitavat dokumentit sijaitsevat samassa epämääräisessä läjässä.
Tiedon määrä kaksinkertaistuu keskimäärin joka toinen vuosi. Jos säännönmukainen siivous jää tekemättä, oikean ja ajantasaisen tiedon löytäminen on hankalaa, ja muuttuu vain entistä hankalammaksi.
Dokumentinhallinnan projekteissa pyrimme alusta asti erottamaan toisistaan
-
- asiakirjatyypit: esimerkiksi laatu-, tuote-, laite-, kunnossapito-, sopimus-, tarjous- ja hallintoasiakirjat
- keskeneräiset asiakirjat
- valmiit dokumentit
- pitkäaikaissäilytyksen eli arkistoinnin.
Apua asiakirjojen hallintaan
Meiltä saa apua asiakirjahallintaan, kokonaisvaltaisesti. Asiantuntijoillamme on runsaasti kokemusta tiedonhallinnan haasteista. Apumme ei rajoitu vain tekniseen toteutukseen, vaan avustamme tarvittaessa myös tiedonohjauksen suunnittelussa.
Tekniikassa luotamme Microsoft 365 -pilviteknologiaan, Teamsiin ja SharePoint Onlineen, jonka avulla autamme luomaan ja luokittelemaan dokumentteja, myös tekoälyavusteisesti.
Miten alkuun?
1. Rajaa
Tarjoukset, sopimukset, laatudokumentit vai koko levypalvelimien sisältö? Rajaukset tehdään yhteisessä työpajassa.
2. Kokoa työryhmä
Keitä muutos koskee? Ota päivittäin asiakirjojen parissa työskentelevät mukaan uuden suunnitteluun.
3. Määrittele
Listaamme yhdessä, millaisia toiminnallisuuksia tarvitaan. Liikkeelle voi lähteä myös prototyyppiä testaamalla.
4. Siivoa
Vanhentuneita tiedostoja ei kannata siirtää. Ketkä osaavat siivota vanhat pois? Tarvittaessa autamme siivotun sisällön siirrossa.
5. Vaiheista
Priorisoi, vaiheista ja aikatauluta. Kaikkea ei kannata tehdä kerralla. Aikataulutuksen jälkeen varsinainen tekninen toteutus voi alkaa.
6. Luo säännöt
Joka päivä luodaan satoja uusia dokumentteja lisää. Mihin ne tallennetaan? Usein tarvitaan myös ohjeita tai yhteisiä sääntöjä.
Dokumenttienhallintajärjestelmän ominaisuudet
Tavoitteemme on tehdä dokumentinhallinnan työkaluista ja dokumenttien päivityksestä mahdollisimman helppoa. SharePointista löytyy kattavasti ominaisuuksia, ja niitä tulee myös jatkuvasti lisää.
Kaikki asiakirjat
SharePoint Online ja Microsoft 365 on yhteensopiva yleisimpien asiakirjatyyppien kanssa. Jopa sähköpostit voi tarvittaessa arkistoida
Metadata
Asiakirjoille voidaan antaa hakua ja lajittelua helpottavia luokkia eli metadataa. Dokumenttiin liitetty asiakas, organisaatio, määräpäivä tai sopimustyyppi auttaa käyttäjää löytämään juuri oikean tiedoston
Versiohallinta
Pilviteknologian ansiosta asiakirjoista on aina saatavilla tuorein versio. Asiakirjojen versiohistoria tallentuu automaattisesti, ja edellisen version voi palauttaa koska ja kuka tahansa
Luottamuksellisuus
Asiakirjoille voidaan määritellä luottamuksellisuusluokka kuten julkinen, sisäinen, luottamuksellinen tai salainen, josta viimeksi mainittu voi esimerkiksi estää dokumentin jakamisen tai tulostamisen
Automatisointi
Työnkulut pitävät huolen, että asiakirjat tulevat tallennetuksi, arkistoiduksi tai vaikkapa poistetuksi määriteltyjen sääntöjen perusteella
Hyväksyntä
Sisällön hyväksyntää tai versiointia voi hallita työnkulun avulla. Muokatut versiot jäävät odottavaan tilaan, kunnes ne hyväksytään pääversioksi tai hylätään
Käyttöoikeudet
Käyttöoikeudet voivat perustua esimerkiksi asiakirjatyyppiin tai organisaatioon. Käyttäjäoikeudet voidaan myös kytkeä suoraan Azure AD:ssa määriteltyihin ryhmiin ja käyttäjiin
Laiteriippumaton
Dokumentinhallintaan voi kirjautua miltä laitteelta tahansa, ja tärkeimmät tiedostot voi synkronoida suoraan omalle koneelle
Tutustu asiakastarinoihimme
”Sopimuksiin liitetyt metatiedot ovat tuoneet ryhtiä sopimushallintaan. Läpinäkyvyys on parantunut.”
– Harri Kivelä, QEHS Manager, Kemppi Oy
”Enää työntekoon ja projekteihin liittyviä dokumentteja ei lähetellä sähköpostilla, vaan kaikilla on yhteinen alusta tärkeiden tiedostojen hallintaan. ”
– Heidi Itkonen, Projektipäällikkö
Mitä yrityksen dokumenttien hallinta maksaa?
Dokumentinhallintaprojektin hintaan vaikuttaa moni tekijä. Mitä enemmän ratkaisulta vaaditaan teknisiä ominaisuuksia, sen enemmän järjestelmän rakennus vaatii.
Projekti voi siis kustantaa kaikkea 5 000 € ja 50 000 € väliltä. Mm. automatisointi ja vanhan sisällön siirto nostavat työmäärää.
Hinta selviää kysymällä! 😉 Älä epäröi tai juttele chattibottien kanssa, vaan ota meihin yhteyttä!
Kiinnostuitko? Kysy lisää, pyydä esittely tai tarjous!
Yhteydenottosi ei sido mihinkään eikä maksa mitään. Emme käytä yhteystietojasi muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.
Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515
Muut Microsoft 365 -palvelut
Ovatko intranet ja sopimukset ajan tasalla? Lue lisää alta.
Sopimusten hallinta
Sopimusten hallinnassa voidaan hyödyntää useita arkistointiin ja tietoturvaan liittyviä ominaisuuksia, joita ei muualla tarvita.
LUE LISÄÄ