Delete – responsiivinen O365-intranet koko henkilöstölle

”Tavoitteena oli, että uusi intranet olisi responsiivinen eli käytettävissä joustavasti kaikilla päätelaitteilla, ja mobiililaitteille tulee omat näkymät. Tärkeinä ominaisuuksina nähtiin lisäksi uutisten julkaisu, metatietojen hyödyntäminen tiedon löytämisessä sekä versionhallinta”, kertoo Deleten ICT-päällikkö Petri Savo.

Hyvä palaute vaikutti kumppanivalintaan

Intranet haluttiin rakentaa jo olemassa olevaan SharePoint Online -pilviympäristöön, SharePoint 2013 -version uusia ominaisuuksia hyödyntäen. Tarjouspyyntövaiheessa vertailussa oli useita eri toimittajia ja erilaisia tuotteistettuja käyttöönottomalleja.

”Systems Gardenin valintaan vaikutti hyvä palaute kumppaneilta sekä SG:n kokemus ja yhteistyömahdollisuudet muissa hankkeissa”, Savo perustelee.

Hän arvostaa Systems Gardenin asiantuntemusta vaatimusmäärittelyä kirjatessa:

”SG:n asiantuntijat tekivät perusteellista työtä ja osasivat heti kertoa, mikä onnistuu ja mikä ei. Arvuuttelulle ei ollut tarvetta.”

Varsinaista kehitystyötä tehtiin ketterällä mallilla, joten tuloksia nähtiin heti, kun jotain oli tehty ja ominaisuuksia päästiin nopeasti testaamaan toimivassa ympäristössä. Projektin etenemistä ja kustannuksia seurattiin omalla SharePoint-sivustolla.

Uusia toiminnallisuuksia ja yksinkertaisempaa ylläpitoa

Valmista tuli muutamassa kuukaudessa. Vanhan intran tietojen siirtäminen uudelle sivustolle sujui joustavasti yhden aamupäivän aikana Systems Gardenin toimesta.

Deleten uudessa intranetissä on merkittäviä parannuksia sekä käyttäjien että teknisen ylläpidon näkökulmasta.

”Käyttäjäpuolella tärkein muutos on se, että nyt intranetiin on pääsy koko Suomen henkilöstöllä. Näkyvyyttä hallitaan tarvittaessa käyttäjäoikeusryhmillä. Sivusto on toteutettu responsiivisena, ja mobiililaitteille on omat näkymänsä – käyttökokemus on siis miellyttävä laitteesta riippumatta”, Savo kuvailee.

Uudessa intrassa tiedon luokittelussa hyödynnetään metatietoja, joiden ansiosta hakutoiminto palvelee tiedon etsijää huomattavasti aiempaa paremmin. Versionhallinta vähentää turhien tiedostojen määrää ja tekee dokumenttien muokkaamisesta turvallisempaa, kun edellinen versio jää automaattisesti talteen. Uutisten julkaisuun Deleten uudessa intrassa on oma Uutishuone-osio, jolla hallitaan julkaisua kaikkialle intran uutisosuuksiin.

Myös teknisellä puolella tekeminen helpottuu merkittävästi:

”Aiemmin Deletessä toteutetun AD-federaation myötä käyttäjäoikeuksia saatiin yksinkertaistettua AD-ryhmien kautta, ja Single Sign-On helpottaa kirjautumista. Lisäksi organisaatiokaavio syntyy nyt automaattisesti AD:n tietojen perusteella”, Savo kertoo.

Tukisopimuksella muutokset joustavasti

Uuden intran käyttöönottoon panostettiin järjestämällä useampia lanseeraustilaisuuksia jo etukäteen.

Varsinainen käyttöönotto on sujunut hyvin ja käyttäjät ovat tyytyväisiä sivustoon. Seuraavaksi työn alle pääsee kieliversio, jotta myös Deleten Ruotsin henkilöstö pääsee käyttämään omaa intraa.

Sivuston ylläpidosta on tehty tukisopimus Systems Gardenin kanssa, ja Petri Savo kiittää joustavia vasteaikoja, joilla muutoksia on tehty. Samalla hän toteaa, että nälkä kasvaa syödessä: jatkokehityshankkeet SG:n kanssa käynnistyivät heti.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.