Espoon Asunnot — viestintävetoinen uudistus toi ryhdin sisäisiin kanaviin

Espoon Asunnot on Espoon suurin vuokranantaja, jossa työskentelee yli 120 asumisen asiantuntijaa. Yhtiö omistaa lähes 17 000 vuokra-asuntoa eri puolilla Espoota, ja sen kodeissa asuu noin 35 000 asukasta. 

Vuonna 2025 yhtiön kolmihenkinen viestintätiimi seisoi muutoksen edessä. Sisäisinä viestintäkanavina olivat käytössä intranet, Teams ja Viva Engage. Vuosien saatossa kanavien roolit olivat hämärtyneet. Osa henkilöstöstä julkaisi varsinaisia uutisia Viva Engagessa, jota toiset seurasivat vain satunnaisesti. Olennaiset viestit saattoivat jäädä tavoittamatta. 

Intran pohjana käytetyn Valo-tuotteen elinkaari päättyi loppukesällä 2025. Päivitykset loppuivat ja tuotetuki päättyi. Uudistus oli käynnistettävä.  

Espoon Asunnoilla suunta oli selkeä. Sisäisten viestintäkanavien roolit kaipasivat terävöittämistä. Lisäksi intran rakennetta ja sisältöjä oli tarpeen tiivistää ja uudistaa. Ratkaisun tuli rakentua Microsoftin vakiotoiminnallisuuksille ilman räätälöintiä. Viestintätiimillä oli vuosien kokemus viestinnällisten hankkeiden vetämisestä, myös teknisempien. Kumppania lähdettiin hakemaan kilpailutuksella. Systems Garden valikoitui projektin kumppaniksi alkusyksystä 2025.

Viestinnälliset tavoitteet ohjasivat koko matkan

Espoon Asunnoilla viestintä omistaa sisäiset viestintäkanavat. Vetovastuu projektista kuului siksi luontevasti viestinnälle. Kaiken suunnittelun lähtökohtana pidettiin käyttäjän kokemusta. Teknisissä kysymyksissä projektiryhmää tukivat Systems Gardenin Noora Ålander ja Miia Pelkki-Jahan.  

”Rakenteen ja sisältöjen suunnittelu on meille tuttua puuhaa. Kumppanin haimme tukemaan teknisissä kysymyksissä, ja niissä saimme nopeasti ja kattavasti apua”, kuvailee viestinnän asiantuntija Ann-Marie Nystedt. 

”Noora oli tukena monissa kysymyksissä ja piti lankoja käsissään niin, että omalta osaltaan mahdollisti projektin onnistumisen”, Nystedt jatkaa.

Kompassi ohjaa, Kaiku vastaa

Yhteistyön tuloksena syntyi Kompassi, Espoon Asuntojen uudelleen rakennettu intranet. Sisältösivuja karsittiin reippaasti. Analytiikan avulla tunnistettiin vähän käytetyt sivut ja niistä luovuttiin. Viva Engagessa siirryttiin kymmenistä yhteisöistä aihepohjaiseen malliin, jossa tunnisteet helpottavat tiedon löytämistä. 

Samalla Teams sai uuden roolin sisäisen viestinnän etuovena, josta avautuu reitti kaikkiin kanaviin. Lisäksi käyttöön otettiin tekoälypohjainen Kaiku-botti, joka löytää intrasisällöistä haetun tiedon nopeasti. Lanseerausviikolla järjestettiin koko henkilöstölle kaksi koulutusta uusien kanavien käyttöönottoon. 

”Vanhan intran kanssa oli aikojen saatossa muodostunut tilanne, jossa uutisia ’osasivat’ julkaista vain viestintä ja HR. Uudessa intrassa julkaiseminen sujuu helposti ja julkaisuoikeudet ovat kaikilla. Näin ollen viestinnälle ei enää tule muilta tiimeiltä pyyntöjä julkaista heidän uutisiaan”, kertovat viestintäpäällikkö Hanna-Maija Loikkanen ja viestinnän asiantuntija Ann-Marie Nystedt. 

”Uudistetut sisäiset viestintäkanavamme varmistavat aiempaa paremmin, että tieto tavoittaa koko henkilökunnan. Henkilökunnaltamme on tullut palautetta, että kanavat ovat aiempaa selkeämmät”, Loikkanen jatkaa. 

Anna vetovastuu sille, joka tuntee kanavat

Espoon Asuntojen projektissa kiteytyy kaksi selkeää oppia. Kun uudistetaan sisäisen viestinnän kanavia, viestintä on paras asiantuntija vastaamaan projektista. Lisäksi räätälöinnin välttäminen piti projektin hallittavana ja aikataulussa, ja ylläpito pysyy jatkossakin kevyenä. 

”Sanoisin, että viestinnän kannattaa ehdottomasti ottaa vetovastuu, kun kyse on sisäisen viestinnän kanavista. Kanavat ovat viestinnän työkaluja, ja niiden pitää palvella työyhteisöviestinnän tavoitteita, ei teknisiä mahdollisuuksia”, kuvailee viestintäpäällikkö Hanna-Maija Loikkanen.

Viestintäpäällikkö Hanna-Maija Loikkanen toimi projektin omistajana ja viestinnän asiantuntija Ann-Marie Nystedt projektipäällikkönä Espoon Asuntojen sisäisten viestintäkanavien uudistusprojektissa talvella 2025-2026. 

Nosto

Uudistettu intranet Kompassi on asetettu avautumaan automaattisesti sekä Teams-näkymässä joka aamu että Chrome-selaimen oletussivuna. Jokainen Espoon Asuntojen työntekijä avaa siten intran etusivun vähintään kerran päivässä. Tekoälybotti Kaiku löytää haetun tiedon nopeasti aikaa säästäen. Viva Engagen kymmenistä yhteisöistä siirryttiin aihepohjaiseen malliin.