Sointu Senioripalvelut — tiedonhallinta kuntoon pienelle organisaatiolle sopivalla tavalla

Sointu Senioripalveluihin kuuluvan Tampereen vanhuspalveluyhdistyksen tarkoituksena on toimia vanhusten ja ikääntyvien ihmisten sosiaalisen aseman, kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin edistämiseksi ja asunto-olojen parantamiseksi​. Yhdistyksessä tiedonhallinta on tärkeä osa arjen sujuvuutta, ja juuri siihen kaivattiin uudistusta.

Vuosien aikana tietoa oli kertynyt valtava määrä, ja se oli hajautunut useisiin järjestelmiin ja lähteisiin. Useista dokumenteista oli monta versiota, ja työntekijöillä oli epävarmuutta siitä, missä oikea tiedosto sijaitsee. Tietoa säilytettiin verkkolevyllä, joka ei myöskään enää vastannut tiedonhallinnan nykyisiä vaatimuksia. Toiveena oli saada tieto yhtenäiseen ja reaaliaikaiseen muotoon niin, että pieniä arjen tehtäviä voitaisiin alkaa myös automatisoimaan.

Intranet kuukaudessa, arkistointi Teamsiin

Tampereen vanhuspalveluyhdistys pyörii pienen tiimin voimin, joten dokumentinhallinnan kokonaisuus ja arkistointi päätettiin rakentaa suoraan helppokäyttöiseen Teamsiin. Sopivat rakenteet mietittiin yhteistyössä, ja teknisempi osaaminen hoitui Systems Gardenin toimesta. Lopuksi Systems Garden veti vielä koko Tampereen vanhuspalveluyhdistykselle koulutuksen, jonka tarjoamin eväin Teams on alettu ottaa osaksi arkea.

Tampereen vanhuspalveluyhdistys oli jo aiemmin alkanut luomaan intranetiä Sharepointiin, mutta tekninen toteutus kaipasi tukea. Systems Gardenin johdolla tekninen viilaus saatiin kuntoon ja käyttölogiikka järkeväksi. Nyt hallinnolliset ohjeet ja linkit myös Sointu Senioripalveluiden intranetistä löytyvään tietoon löytyvät kätevästi Tampereen vanhuspalveluyhdistyksen Sharepoint-intranetistä.

Systems Garden toimi projektissa konsultoivassa roolissa, eli intranet saatiin hyvin ketterästi kasaan muutama työpajan ja Tampereen vanhuspalveluyhdistyksen oman aktiivisuuden ansiosta jo ensimmäisen kuukauden aikana.

Koko ratkaisu saatiin valmiiksi alle kahdessa kuukaudessa, vaikka laajempi tiedostojen ja järjestelmien läpikäynti jatkuukin vielä Tampereen vanhuspalveluyhdistyksen omin voimin. Teamsiin on nyt luotu kaikki tarvittavat kanavat, arkistot ja tiedostot, joihin tärkeä tieto on helppo siirtää.

Onnistunut projekti rakentui yhteistyöstä

Projektin tuloksena tieto ei ole enää eri paikoissa tai moninkertaisena, vaan se löytyy helposti Teamsista. Hakutoiminto, varmuuskopiointi, versiohistoriat ja automaattinen turhien asiakirjojen poisto helpottavat arkea huomattavasti.

Koko projekti sujui mutkatta aikataulun mukaan. Tärkeä osa onnistumista oli Tampereen vanhuspalveluyhdistyksen oma innokkuus ja halu oppia, mutta myös Systems Gardenin työote keräsi kiitosta:

”Yhteisellä Teams-kanavalla oli helppo kysyä aina apua kaikkiin pieniin haasteisiin. Kokonaisuudessaan yhteistyö ja vuorovaikutus oli todella sujuvaa.” – Julia Sirén, talous- ja hallintosuunnittelija

Yhteistyön myötä Tampereen vanhuspalveluyhdistys sai selkeän ja helppokäyttöisen tiedonhallintaratkaisun, joka luo samalla pohjan tulevalle kehitykselle, kuten esimerkiksi Copilotin hyödyntämiselle tulevaisuudessa.

Suositus: ota asiantuntija mukaan alusta alkaen

Tampereen vanhuspalveluyhdistys oli kokeillut jo aiemmin rakentaa itse jonkinlaista intranetiä, mutta asiantuntijan avulla saatiin luotua aidosti toimiva rakenne. Kokonaisuuden suunnittelussa huomioitiin alusta lähtien, että osaaminen siirtyisi vahvasti Tampereen vanhuspalveluyhdistykselle, jotta organisaation on helppo ylläpitää ja kehittää ratkaisua jatkossa itse.

“Kaikki sujui niin mutkattomasti, että projektin loppuminen jopa harmitti.” – Julia Sirén, talous- ja hallintosuunnittelija

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jussi Rautjärvi jussi.rautjarvi@systemsgarden.com +358 50 306 2515