Espoon Asunnot on Espoon suurin vuokranantaja, jossa työskentelee yli 120 asumisen asiantuntijaa. Yhtiö omistaa lähes 17 000 vuokra-asuntoa eri puolilla Espoota, ja sen kodeissa asuu noin 35 000 asukasta. 

Vuonna 2025 yhtiön kolmihenkinen viestintätiimi seisoi muutoksen edessä. Sisäisinä viestintäkanavina olivat käytössä intranet, Teams ja Viva Engage. Vuosien saatossa kanavien roolit olivat hämärtyneet. Osa henkilöstöstä julkaisi varsinaisia uutisia Viva Engagessa, jota toiset seurasivat vain satunnaisesti. Olennaiset viestit saattoivat jäädä tavoittamatta. 

Intran pohjana käytetyn Valo-tuotteen elinkaari päättyi loppukesällä 2025. Päivitykset loppuivat ja tuotetuki päättyi. Uudistus oli käynnistettävä.  

Espoon Asunnoilla suunta oli selkeä. Sisäisten viestintäkanavien roolit kaipasivat terävöittämistä. Lisäksi intran rakennetta ja sisältöjä oli tarpeen tiivistää ja uudistaa. Ratkaisun tuli rakentua Microsoftin vakiotoiminnallisuuksille ilman räätälöintiä. Viestintätiimillä oli vuosien kokemus viestinnällisten hankkeiden vetämisestä, myös teknisempien. Kumppania lähdettiin hakemaan kilpailutuksella. Systems Garden valikoitui projektin kumppaniksi alkusyksystä 2025.

Viestinnälliset tavoitteet ohjasivat koko matkan

Espoon Asunnoilla viestintä omistaa sisäiset viestintäkanavat. Vetovastuu projektista kuului siksi luontevasti viestinnälle. Kaiken suunnittelun lähtökohtana pidettiin käyttäjän kokemusta. Teknisissä kysymyksissä projektiryhmää tukivat Systems Gardenin Noora Ålander ja Miia Pelkki-Jahan.  

”Rakenteen ja sisältöjen suunnittelu on meille tuttua puuhaa. Kumppanin haimme tukemaan teknisissä kysymyksissä, ja niissä saimme nopeasti ja kattavasti apua”, kuvailee viestinnän asiantuntija Ann-Marie Nystedt. 

”Noora oli tukena monissa kysymyksissä ja piti lankoja käsissään niin, että omalta osaltaan mahdollisti projektin onnistumisen”, Nystedt jatkaa.

Kompassi ohjaa, Kaiku vastaa

Yhteistyön tuloksena syntyi Kompassi, Espoon Asuntojen uudelleen rakennettu intranet. Sisältösivuja karsittiin reippaasti. Analytiikan avulla tunnistettiin vähän käytetyt sivut ja niistä luovuttiin. Viva Engagessa siirryttiin kymmenistä yhteisöistä aihepohjaiseen malliin, jossa tunnisteet helpottavat tiedon löytämistä. 

Samalla Teams sai uuden roolin sisäisen viestinnän etuovena, josta avautuu reitti kaikkiin kanaviin. Lisäksi käyttöön otettiin tekoälypohjainen Kaiku-botti, joka löytää intrasisällöistä haetun tiedon nopeasti. Lanseerausviikolla järjestettiin koko henkilöstölle kaksi koulutusta uusien kanavien käyttöönottoon. 

”Vanhan intran kanssa oli aikojen saatossa muodostunut tilanne, jossa uutisia ’osasivat’ julkaista vain viestintä ja HR. Uudessa intrassa julkaiseminen sujuu helposti ja julkaisuoikeudet ovat kaikilla. Näin ollen viestinnälle ei enää tule muilta tiimeiltä pyyntöjä julkaista heidän uutisiaan”, kertovat viestintäpäällikkö Hanna-Maija Loikkanen ja viestinnän asiantuntija Ann-Marie Nystedt. 

”Uudistetut sisäiset viestintäkanavamme varmistavat aiempaa paremmin, että tieto tavoittaa koko henkilökunnan. Henkilökunnaltamme on tullut palautetta, että kanavat ovat aiempaa selkeämmät”, Loikkanen jatkaa. 

Anna vetovastuu sille, joka tuntee kanavat

Espoon Asuntojen projektissa kiteytyy kaksi selkeää oppia. Kun uudistetaan sisäisen viestinnän kanavia, viestintä on paras asiantuntija vastaamaan projektista. Lisäksi räätälöinnin välttäminen piti projektin hallittavana ja aikataulussa, ja ylläpito pysyy jatkossakin kevyenä. 

”Sanoisin, että viestinnän kannattaa ehdottomasti ottaa vetovastuu, kun kyse on sisäisen viestinnän kanavista. Kanavat ovat viestinnän työkaluja, ja niiden pitää palvella työyhteisöviestinnän tavoitteita, ei teknisiä mahdollisuuksia”, kuvailee viestintäpäällikkö Hanna-Maija Loikkanen.

Viestintäpäällikkö Hanna-Maija Loikkanen toimi projektin omistajana ja viestinnän asiantuntija Ann-Marie Nystedt projektipäällikkönä Espoon Asuntojen sisäisten viestintäkanavien uudistusprojektissa talvella 2025-2026. 

Nosto

Uudistettu intranet Kompassi on asetettu avautumaan automaattisesti sekä Teams-näkymässä joka aamu että Chrome-selaimen oletussivuna. Jokainen Espoon Asuntojen työntekijä avaa siten intran etusivun vähintään kerran päivässä. Tekoälybotti Kaiku löytää haetun tiedon nopeasti aikaa säästäen. Viva Engagen kymmenistä yhteisöistä siirryttiin aihepohjaiseen malliin.  

Sointu Senioripalveluihin kuuluvan Tampereen vanhuspalveluyhdistyksen tarkoituksena on toimia vanhusten ja ikääntyvien ihmisten sosiaalisen aseman, kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin edistämiseksi ja asunto-olojen parantamiseksi​. Yhdistyksessä tiedonhallinta on tärkeä osa arjen sujuvuutta, ja juuri siihen kaivattiin uudistusta.

Vuosien aikana tietoa oli kertynyt valtava määrä, ja se oli hajautunut useisiin järjestelmiin ja lähteisiin. Useista dokumenteista oli monta versiota, ja työntekijöillä oli epävarmuutta siitä, missä oikea tiedosto sijaitsee. Tietoa säilytettiin verkkolevyllä, joka ei myöskään enää vastannut tiedonhallinnan nykyisiä vaatimuksia. Toiveena oli saada tieto yhtenäiseen ja reaaliaikaiseen muotoon niin, että pieniä arjen tehtäviä voitaisiin alkaa myös automatisoimaan.

Intranet kuukaudessa, arkistointi Teamsiin

Tampereen vanhuspalveluyhdistys pyörii pienen tiimin voimin, joten dokumentinhallinnan kokonaisuus ja arkistointi päätettiin rakentaa suoraan helppokäyttöiseen Teamsiin. Sopivat rakenteet mietittiin yhteistyössä, ja teknisempi osaaminen hoitui Systems Gardenin toimesta. Lopuksi Systems Garden veti vielä koko Tampereen vanhuspalveluyhdistykselle koulutuksen, jonka tarjoamin eväin Teams on alettu ottaa osaksi arkea.

Tampereen vanhuspalveluyhdistys oli jo aiemmin alkanut luomaan intranetiä Sharepointiin, mutta tekninen toteutus kaipasi tukea. Systems Gardenin johdolla tekninen viilaus saatiin kuntoon ja käyttölogiikka järkeväksi. Nyt hallinnolliset ohjeet ja linkit myös Sointu Senioripalveluiden intranetistä löytyvään tietoon löytyvät kätevästi Tampereen vanhuspalveluyhdistyksen Sharepoint-intranetistä.

Systems Garden toimi projektissa konsultoivassa roolissa, eli intranet saatiin hyvin ketterästi kasaan muutama työpajan ja Tampereen vanhuspalveluyhdistyksen oman aktiivisuuden ansiosta jo ensimmäisen kuukauden aikana.

Koko ratkaisu saatiin valmiiksi alle kahdessa kuukaudessa, vaikka laajempi tiedostojen ja järjestelmien läpikäynti jatkuukin vielä Tampereen vanhuspalveluyhdistyksen omin voimin. Teamsiin on nyt luotu kaikki tarvittavat kanavat, arkistot ja tiedostot, joihin tärkeä tieto on helppo siirtää.

Onnistunut projekti rakentui yhteistyöstä

Projektin tuloksena tieto ei ole enää eri paikoissa tai moninkertaisena, vaan se löytyy helposti Teamsista. Hakutoiminto, varmuuskopiointi, versiohistoriat ja automaattinen turhien asiakirjojen poisto helpottavat arkea huomattavasti.

Koko projekti sujui mutkatta aikataulun mukaan. Tärkeä osa onnistumista oli Tampereen vanhuspalveluyhdistyksen oma innokkuus ja halu oppia, mutta myös Systems Gardenin työote keräsi kiitosta:

”Yhteisellä Teams-kanavalla oli helppo kysyä aina apua kaikkiin pieniin haasteisiin. Kokonaisuudessaan yhteistyö ja vuorovaikutus oli todella sujuvaa.” – Julia Sirén, talous- ja hallintosuunnittelija

Yhteistyön myötä Tampereen vanhuspalveluyhdistys sai selkeän ja helppokäyttöisen tiedonhallintaratkaisun, joka luo samalla pohjan tulevalle kehitykselle, kuten esimerkiksi Copilotin hyödyntämiselle tulevaisuudessa.

Suositus: ota asiantuntija mukaan alusta alkaen

Tampereen vanhuspalveluyhdistys oli kokeillut jo aiemmin rakentaa itse jonkinlaista intranetiä, mutta asiantuntijan avulla saatiin luotua aidosti toimiva rakenne. Kokonaisuuden suunnittelussa huomioitiin alusta lähtien, että osaaminen siirtyisi vahvasti Tampereen vanhuspalveluyhdistykselle, jotta organisaation on helppo ylläpitää ja kehittää ratkaisua jatkossa itse.

“Kaikki sujui niin mutkattomasti, että projektin loppuminen jopa harmitti.” – Julia Sirén, talous- ja hallintosuunnittelija

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jussi Rautjärvi jussi.rautjarvi@systemsgarden.com +358 50 306 2515

Kvs-säätiö eli Kansanvalistusseura on Suomen vanhin sivistysorganisaatio ja poliittisesti sekä uskonnollisesti sitoutumaton organisaatio. Yli 150 vuotta sitten perustettu säätiö edistää sivistystyötä, aikuiskasvatusta ja elinikäistä oppimista.

KVS-säätiö halusi ottaa Copilotin tietoturvallisesti käyttöön, joten sen mahdollistamiseksi laitettiin Systems Gardenin tuella dokumentinhallinta kuntoon. Copilotin vahvuus ja heikkous on sen kyky hakea vastauksia syvällisesti organisaation tiedostoja kahlaten, eikä vuosikymmeniä vanhoja tietoja haluttu nostaa Copilotin avulla esille kansioiden uumenista. Dokumentinhallinnan ohella päätettiin modernisoida organisaation intranet.

Selkeyttä ja tietoturvaa dokumentinhallintaan

Kvs-säätiöllä oli dokumentinhallinnassa käytössä vuodelta 2015 periytynyt SharePoint. Vuosien varrella sisällöt olivat paisuneet loputtomaksi kuiluksi, josta tiedon löydettävyys oli liiaksi yksittäisten henkilöiden varassa ja HR-kyselyissä toistui turhautuminen. SharePointin alkuvuosina dokumentteja oli jaettu talon ulkopuolelle tavalla, jonka laajuutta ei pystytty enää tarkasti jäljittämään. Uudistuksen tärkein syy oli varmistaa, että dokumenttien tietoturva olisi Copilotin käyttöönoton myötä kunnossa eli Copilot ei pääsisi käsiksi sensitiiviseen tietoon. Samalla haluttiin selkeyttää dokumentinhallinnan rakenteet ja vastuut.

“Vanhassa ympäristössä tieto oli hajallaan ja löydettävyys oli kiinni siitä, että ‘soita sille, joka tietää’. Tietoturva oli kuitenkin meille se painavin syy lähteä liikkeelle.” – Päivi Pirkkalainen, Hallinto- ja talouspäällikkö

Kumppaniksi valittiin Systems Garden ICT-palvelukumppanin vahvojen suositusten perusteella. Vaikka alkuperäinen fokus oli dokumentinhallinnassa, päätettiin ensimmäisten keskustelujen aikana uusia samalla myös liki kymmenen vuotta vanha intranet.

Auditoinnista toteutukseen tiukassa aikataulussa

Dokumentinhallintaprojekti käynnistettiin Systems Gardenin suorittamalla nykytilan auditoinnilla. Sen jälkeen muodostettiin pieni työryhmä, jonka kanssa laadittiin yhdessä selkeä suunnitelma ja aikataulu. Aikataulu oli kunnianhimoinen: aloitus tammikuussa ja maali juhannukseen mennessä. Suurin käytännön haaste oli henkilöstön motivointi sisällön siirtoon muun työn ohella, ja siksi työ rytmitettiin tiheillä, ennalta aikataulutetuilla palavereilla.

“Alussa palaverimäärä tuntui suurelta, mutta juuri se toi tekemiseen rakenteen ja selkeyden.” – Päivi Pirkkalainen, Hallinto- ja talouspäällikkö

Koko henkilöstö saatiin sitoutettua mukaan dokumenttien läpikäyntiin, ja Systems Gardenin seuratessa toteutusta aikataulussa pysyttiin suunnitelman mukaisesti.

Löydettävyys kuntoon, mielenrauhaa tietoturvaan

Dokumentinhallintaan rakennettiin uusi arkisto, jonne vanhat tiedostot saatiin kätevästi piiloon eivätkä vuosikymmeniä vanhat tiedot nouse turhaan hakutuloksissa esiin. Myös henkilötietoja sisältävät tiedostot saatiin kätevästi rajattua omaan paikkaansa, jonne Copilot ei pääse ollenkaan.

Samanaikaisesti dokumentinhallintaprojektin kanssa luotiin uusi intranet, joka saatiin myös valmiiksi juhannukseen mennessä. Kun aiemmin intranet oli täynnä yksittäisiä dokumentteja, uudistuksen jäljiltä intranet koostuu selkeämmin selattavista sivuista. Kaikki sisältösivut löytyvät nyt näppärästi navigaatiosta, ja selkeä rakenne helpottaa sekä asioiden selaamista että löytämistä. Uusi intranet on nyt järkevämpi, ja sitä on kaikkien sidosryhmienkin helppo päivittää itse.

Projektien tulokset näkyvät arjessa: intranet on huomattavasti selkeämpi, oikea tieto löytyy ilman hiljaisen tiedon varassa olemista, ja tiedostojen jakaminen on hallittua. Tietoturvallinen dokumentinhallintajärjestelmä toi mielenrauhaa, kun turvallinen tiedostojen hallinta onnistuu helpommin.

Copilot vauhdittaa arkea ja toimi motivaattorina

Copilot toimi projektissa erinomaisena porkkanana — vasta kun dokumentinhallinta saatiin kuntoon, uskallettiin Copilot ottaa organisaatiossa käyttöön. Ensimmäiseksi Copilotin on saanut käyttöön johtoryhmä ja syyskuussa se laajennettiin koko organisaatiolle. Copilotia hyödynnetään jo muun muassa kokousten litteroinnissa, sopimusluonnosten hahmottelussa, kokousmuistioiden teossa sekä sähköposti- ja viestiketjujen tiivistämisessä. Tekoäly ei siis korvaa Kvs-säätiölläkään asiantuntijatyötä, mutta nopeuttaa prosesseja tuntuvasti ja auttaa priorisoimaan.

“Copilot säästää aikaa ja auttaa keskittymään olennaiseen. Kaiken kaikkiaan vastaanotto on ollut positiivinen.” – Päivi Pirkkalainen, Hallinto- ja talouspäällikkö

Yhteistyö Systems Gardenin kanssa: ketterää, läpinäkyvää ja yllätyksetöntä

Yhteistyö Systems Gardenin kanssa oli avointa ja sujuvaa: yhteinen Teams-työtila, selkeä projektisuunnitelma ja ripeä etenemistahti pitivät kaikki kartalla. Myös projektin aikana noussut tarve sopimushallinnalle otettiin ketterästi lennossa mukaan toteutukseen. Lopputulos: aikataulu piti eikä budjettiin tullut muutoksia.

Systems Garden valikoitui sopivaksi kumppaniksi sujuvan kommunikaation ja toimivien henkilökemioiden ansiosta. Kiitoksia Systems Garden sai erityisesti kohtuullisista hinnoistaan ja siitä, että budjetissa pysyttiin yllätyksistä huolimatta.

“Suosittelisin ehdottomasti Systems Gardenia ja pientä dokumentinhallintaprojektia kaikille muillekin organisaatioille, jotka haluavat ottaa Copilotin käyttöön.” – Päivi Pirkkalainen, Hallinto- ja talouspäällikkö

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jussi Rautjärvi jussi.rautjarvi@systemsgarden.com +358 50 306 2515

Innovatiivisia sähköteknisiä ratkaisuja, kuten sähkön varastointia sekä sähkön laaturatkaisuja suunnitteleva ja valmistava Merus Power huomasi kaipaavansa apua viestinnän parantamiseen. Kotimainen teknologiayhtiö oli huomannut, että yrityksen sisäinen viestintä takkuili. Tärkeä tieto hävisi Teams-kanavien uumeniin ja generoitui jättimäiseksi, yksittäisten sähköpostiviestien mereksi.

Ensisijainen tavoite oli saada sähköpostien määrä vähentymään ja samalla viestintä parantumaan. Ratkaisuksi haluttiin luoda yritykselle oma moderni SharePoint intranet, josta tärkeä tieto ja ohjeet olisi helppo löytää keskitetysti. Kumppaniksi projektiin valittiin Systems Garden, jonka kanssa todettiin, että viestintää keskittävä intranet on mahdollista rakentaa hyvin kustannustehokkaasti.

Projekti käyntiin ketterällä määrittelyvaiheella

Jo heti projektin alkumetreillä Systems Garden oli esitellyt päälinjat sille, miltä uusi intranet voisi näyttää. Yhteistyössä Merus Powerin kanssa aloitettiin ketterä suunnitteluvaihe, jossa määriteltiin intranetiin tulevat sisällöt.

Systems Garden vastasi projektin päälinjojen määrittelyn ohella teknisestä toteutuksesta, kun taas Merus Powerin sisäinen projektiryhmä keskittyi sisällöntuotantoon. Tiimiin kuuluivat HR-, markkinointi-, laatu- ja myyntiosastojen edustajat, jotka yhdessä varmistivat, että sisällöt vastasivat työntekijöiden tarpeita ja tukivat yrityksen strategisia tavoitteita.

Merus Powerin yhteyshenkilö, laatu-, vastuullisuus- ja tuotehallintajohtaja Jarkko Latonen haluaakin nostaa esille myös sisäisen tiimin merkitystä intranet-projektin onnistumisessa:

”Intranet-projektissa ei kannata odottaa, että toimittaja hoitaa yksin kaiken. Oma sisäinen tiimimme teki erinomaista työtä sekä määrittelyvaiheessa että sisällöntuotannossa, mikä varmisti omalta osaltaan onnistuneen lopputuloksen.”

Selkeät askelmerkit projektiin Systems Gardenilta

Projektin eri vaiheissa Systems Gardenin projektipäällikkö ohjasi prosessia tarkalla aikataulutuksella ja selkeillä tehtävillä, mikä helpotti etenemistä. Merus Powerin edustajat pitivät Systems Gardenin työskentelytapaa jämäkkänä ja ammattimaisena. Systems Gardenilta saatiin selkeät askelmerkit projektiin, aikatauluissa pysyttiin tarkasti, ja kommunikointi oli avointa ja sujuvaa.

Itse tekninen työ käynnistyi toukokuussa, ja tavoitteeksi asetettu syyskuun alun käyttöönotto saavutettiin tismalleen aikataulussa.

Työntekijöiltä kiitosta mobiilikäytettävyydestä

Uusi, nimikilpailulla nimetty MeNet-intranet otettiin käyttöön koko organisaatiossa, ja sen käyttöönotto on sujunut pääosin positiivisesti. Työntekijät hyödyntävät järjestelmää päivittäin etsiessään esimerkiksi HR-ohjeita, työterveyteen liittyviä tietoja ja muita arkisia ohjeistuksia, jotka aiemmin vaativat useita kyselyjä ja sähköposteja. Nyt HR voi ohjata neuvoa kaipaavat hakemaan etsimäänsä tietoa suoraan intranetistä, mikä on tehostanut huomattavasti pieniä, arkisia tehtäviä.

Työntekijät ovat itse kertoneet arvostavansa erityisesti intranetin mobiilikäytettävyyttä, mikä mahdollistaa tiedon hakemisen myös liikkeellä ollessa.

”Jo määrittelyvaiheessa päätetyt sisällöt päätyivät lähes sellaisenaan valmiille sivustolle — määrittely oli siis onnistunut tehtävässään. Onnistuimme myös tavoitteessamme, sillä sähköpostien määrä vähentyi huomattavasti.” — Jarkko Latonen, Merus Power

Intranetin keskeiset ominaisuudet, kuten tiedonhaku, ovat osoittautuneet hyödyllisiksi ja parantaneet arjen sujuvuutta. Intranetistä löytyy nyt kootusti kaikki tärkeä tiedotus aina talvilomista tuotekoulutuksiin ja muihin infoihin. Myös pienet, tärkeät yksityiskohdat, kuten porttikoodi, on helppo etsiä intranetin hakutoiminnolla suoraan puhelimelta silloin, kun tarve vaatii. Työntekijät ovatkin jo aktiivisesti toivoneet lisää sisältöjä ja ohjeita intranettiin.

Jatkokehitysmahdollisuuksia eri tiimien käyttöön

Perusominaisuuksiltaan intranet palvelee hyvin Merus Powerin tarpeita. Projekti avasi silmät sille, miten paljon sisältöä on vuosien varrella kertynyt. Intranetiä rakentaessa jouduttiinkin priorisoimaan, mitkä sisällöt halutaan tärkeimpinä tuoda heti sivustolle — jonkin verran tietoa jäi siis vielä verkkolevyjen uumeniin odottamaan sivustolle päivitystä.

Merus Power näkee intranetin roolin organisaatiossa kasvavana, ja jatkokehitysideoita on jo noussut esiin. Mahdollisena uutena ominaisuutena on pohdittu intranetin integrointia info-näyttöihin, jolloin tärkeimmät tiedot voitaisiin esittää kätevästi toimistolla ja käytävillä. Myös rajatut sivustot esimerkiksi pelkästään esihenkilöille tai talousosastolle ovat suunnitelmissa, mikä mahdollistaisi kohdennetumman viestinnän ja paremman tiedonjaon tietyille käyttäjäryhmille.

Sujuvaa kommunikointia ja kustannustehokasta työnjälkeä Systems Gardenilta

Yhteistyö Systems Gardenin kanssa poiki Merus Powerilta pelkkiä ruusuja. Systems Gardenin toteuttama intranet-ratkaisu on osoittautunut arvokkaaksi investoinniksi Merus Powerille. Ratkaisu on parantanut tiedon saatavuutta, helpottanut arkea ja tukenut organisaation strategisia tavoitteita. Merus Power koki yhteistyön Systems Gardenin kanssa todella sujuvaksi, ja he suosittelevat yritystä muillekin, jotka etsivät kustannustehokasta ratkaisua sisäisen viestinnän ja tiedonhallinnan haasteisiin.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Mobiiliystävällinen intranet helpottaa huomattavasti työntekijöiden sisäistä viestintää. Noin 800 ammattilaista työllistävälle Deletelle toimiva ja helppokäyttöinen intraratkaisu onkin viestinnän kannalta erittäin tärkeä.

Delete on yksi Pohjoismaiden johtavista ympäristöpalveluiden tarjoajista. Puhdistuspalveluratkaisuihin erikoistunut yritys toimii Suomen lisäksi myös Ruotsissa, jossa uusi intranetjärjestelmä otettiin käyttöön neljä vuotta sitten – niin ikään Systems Gardenin avustuksella.

Uuden toimitusjohtajan myötä intraa lähdettiin viemään käyttäjäystävällisempään suuntaan myös Delete Finlandilla. Samalla uudesta yksinkertaistetusta intrasta poistettiin vanhentuneita tietoja ja dokumentaatiota päivitettiin.

Uusi intranet työntekijöiden ehdoilla

Delete Finlandin ICT-johtajan Petri Savon mukaan intranetin uudistuksessa on otettu huomioon erityisesti kenttätyön vaatimukset.

– Työntekijät ja työnjohto ovat koko ajan liikkeellä, ja siksi intraa käytetään usein kännykällä. Uutta versiota lähdettiinkin rakentamaan mobiilikäyttäjien näkökulmasta. Intrassamme on nyt käytännössä yksi sivusto, jonka alta kaikki tieto löytyy. Valikkoratkaisuja muutettiin yksinkertaisemmiksi, selkeämmiksi ja toimivammiksi. Samalla myös vanhoja ja ylimääräisiä tietoja poistettiin.

– On tärkeää, että kaikki palvelut ovat intran kautta helposti saatavilla. Ajankohtainen uutisointi ja henkilöhaut ovat nyt nopeammin löydettävissä. Uudessa versiossa intran saa näppärästi auki myös suoraan Teamsista, Savo listaa.

Kahden kuukauden projekti

Deleten intranet uudistettiin nopealla aikataululla: vain kahdessa kuukaudessa. Koska Systems Gardenin kanssa oli tehty toimivaa yhteistyötä jo aiemmin, yhteistyökumppani oli helppo valita.

– Mitä kauemmin projekti kestää, sen kalliimmaksi se luonnollisesti tulee. Koska meidän intrastamme tuli aika kevytrakenteinen, oli sen toteuttaminenkin edullista.

Savo peräänkuuluttaa sujuvan yhteistyön merkitystä. Yhteydenpito Systems Gardenin kanssa oli jatkuvaa ja uudet muutokset esiteltiin selkeästi.

– Tärkeintä tällaisen projektin toteutuksessa on substanssiosaamisen ohella helppous ja kommunikointi. Systems Gardenin kanssa kaikki sujui todella hyvin. Projekti eteni meidän osaltamme erittäin vaivattomasti, koska heidän päästään viestittiin hyvin aktiivisesti.

Selkeä ero entiseen

Intranetin kävijämäärät ovat kasvaneet huimasti, mikä kertoo sivuston muuttumisesta käyttäjäystävällisemmäksi. Delete Finlandilla ollaan tyytyväisiä myös siihen, että uuden intranetin päivittäminen ja ylläpito on helpompaa kuin aiemman version. 

– Sivusto on entiseen intraan verrattuna yksinkertaisempi ja mobiiliystävällisempi. Uudessa intrassa loppukäyttäjät on otettu hyvin huomioon – on mietitty, mitkä heidän tarpeensa ovat ja millä laitteilla he intraa käyttävät. On tärkeää, että sivustosta ei ole tehty liian teknistä, Savo kiittelee.

Kaiken kaikkiaan hän on tyytyväinen sekä työn kulkuun että lopputulokseen. 

– Teemme vielä pieniä muutoksia ja varmistamme, että intra pysyy jatkossakin toimintakunnossa. Yhteistyömme Systems Gardenin kanssa siis jatkuu.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515