Kvs-säätiö eli Kansanvalistusseura on Suomen vanhin sivistysorganisaatio ja poliittisesti sekä uskonnollisesti sitoutumaton organisaatio. Yli 150 vuotta sitten perustettu säätiö edistää sivistystyötä, aikuiskasvatusta ja elinikäistä oppimista.

KVS-säätiö halusi ottaa Copilotin tietoturvallisesti käyttöön, joten sen mahdollistamiseksi laitettiin Systems Gardenin tuella dokumentinhallinta kuntoon. Copilotin vahvuus ja heikkous on sen kyky hakea vastauksia syvällisesti organisaation tiedostoja kahlaten, eikä vuosikymmeniä vanhoja tietoja haluttu nostaa Copilotin avulla esille kansioiden uumenista. Dokumentinhallinnan ohella päätettiin modernisoida organisaation intranet.

Selkeyttä ja tietoturvaa dokumentinhallintaan

Kvs-säätiöllä oli dokumentinhallinnassa käytössä vuodelta 2015 periytynyt SharePoint. Vuosien varrella sisällöt olivat paisuneet loputtomaksi kuiluksi, josta tiedon löydettävyys oli liiaksi yksittäisten henkilöiden varassa ja HR-kyselyissä toistui turhautuminen. SharePointin alkuvuosina dokumentteja oli jaettu talon ulkopuolelle tavalla, jonka laajuutta ei pystytty enää tarkasti jäljittämään. Uudistuksen tärkein syy oli varmistaa, että dokumenttien tietoturva olisi Copilotin käyttöönoton myötä kunnossa eli Copilot ei pääsisi käsiksi sensitiiviseen tietoon. Samalla haluttiin selkeyttää dokumentinhallinnan rakenteet ja vastuut.

“Vanhassa ympäristössä tieto oli hajallaan ja löydettävyys oli kiinni siitä, että ‘soita sille, joka tietää’. Tietoturva oli kuitenkin meille se painavin syy lähteä liikkeelle.” – Päivi Pirkkalainen, Hallinto- ja talouspäällikkö

Kumppaniksi valittiin Systems Garden ICT-palvelukumppanin vahvojen suositusten perusteella. Vaikka alkuperäinen fokus oli dokumentinhallinnassa, päätettiin ensimmäisten keskustelujen aikana uusia samalla myös liki kymmenen vuotta vanha intranet.

Auditoinnista toteutukseen tiukassa aikataulussa

Dokumentinhallintaprojekti käynnistettiin Systems Gardenin suorittamalla nykytilan auditoinnilla. Sen jälkeen muodostettiin pieni työryhmä, jonka kanssa laadittiin yhdessä selkeä suunnitelma ja aikataulu. Aikataulu oli kunnianhimoinen: aloitus tammikuussa ja maali juhannukseen mennessä. Suurin käytännön haaste oli henkilöstön motivointi sisällön siirtoon muun työn ohella, ja siksi työ rytmitettiin tiheillä, ennalta aikataulutetuilla palavereilla.

“Alussa palaverimäärä tuntui suurelta, mutta juuri se toi tekemiseen rakenteen ja selkeyden.” – Päivi Pirkkalainen, Hallinto- ja talouspäällikkö

Koko henkilöstö saatiin sitoutettua mukaan dokumenttien läpikäyntiin, ja Systems Gardenin seuratessa toteutusta aikataulussa pysyttiin suunnitelman mukaisesti.

Löydettävyys kuntoon, mielenrauhaa tietoturvaan

Dokumentinhallintaan rakennettiin uusi arkisto, jonne vanhat tiedostot saatiin kätevästi piiloon eivätkä vuosikymmeniä vanhat tiedot nouse turhaan hakutuloksissa esiin. Myös henkilötietoja sisältävät tiedostot saatiin kätevästi rajattua omaan paikkaansa, jonne Copilot ei pääse ollenkaan.

Samanaikaisesti dokumentinhallintaprojektin kanssa luotiin uusi intranet, joka saatiin myös valmiiksi juhannukseen mennessä. Kun aiemmin intranet oli täynnä yksittäisiä dokumentteja, uudistuksen jäljiltä intranet koostuu selkeämmin selattavista sivuista. Kaikki sisältösivut löytyvät nyt näppärästi navigaatiosta, ja selkeä rakenne helpottaa sekä asioiden selaamista että löytämistä. Uusi intranet on nyt järkevämpi, ja sitä on kaikkien sidosryhmienkin helppo päivittää itse.

Projektien tulokset näkyvät arjessa: intranet on huomattavasti selkeämpi, oikea tieto löytyy ilman hiljaisen tiedon varassa olemista, ja tiedostojen jakaminen on hallittua. Dokumentinhallintaprojekti toi mielenrauhaa, kun tietoturvallinen tiedostojen hallinta onnistuu helpommin.

Copilot vauhdittaa arkea ja toimi motivaattorina

Copilot toimi projektissa erinomaisena porkkanana — vasta kun dokumentinhallinta saatiin kuntoon, uskallettiin Copilot ottaa organisaatiossa käyttöön. Ensimmäiseksi Copilotin on saanut käyttöön johtoryhmä ja syyskuussa se laajennettiin koko organisaatiolle. Copilotia hyödynnetään jo muun muassa kokousten litteroinnissa, sopimusluonnosten hahmottelussa, kokousmuistioiden teossa sekä sähköposti- ja viestiketjujen tiivistämisessä. Tekoäly ei siis korvaa Kvs-säätiölläkään asiantuntijatyötä, mutta nopeuttaa prosesseja tuntuvasti ja auttaa priorisoimaan.

“Copilot säästää aikaa ja auttaa keskittymään olennaiseen. Kaiken kaikkiaan vastaanotto on ollut positiivinen.” – Päivi Pirkkalainen, Hallinto- ja talouspäällikkö

Yhteistyö Systems Gardenin kanssa: ketterää, läpinäkyvää ja yllätyksetöntä

Yhteistyö Systems Gardenin kanssa oli avointa ja sujuvaa: yhteinen Teams-työtila, selkeä projektisuunnitelma ja ripeä etenemistahti pitivät kaikki kartalla. Myös projektin aikana noussut tarve sopimushallinnalle otettiin ketterästi lennossa mukaan toteutukseen. Lopputulos: aikataulu piti eikä budjettiin tullut muutoksia.

Systems Garden valikoitui sopivaksi kumppaniksi sujuvan kommunikaation ja toimivien henkilökemioiden ansiosta. Kiitoksia Systems Garden sai erityisesti kohtuullisista hinnoistaan ja siitä, että budjetissa pysyttiin yllätyksistä huolimatta.

“Suosittelisin ehdottomasti Systems Gardenia ja pientä dokumentinhallintaprojektia kaikille muillekin organisaatioille, jotka haluavat ottaa Copilotin käyttöön.” – Päivi Pirkkalainen, Hallinto- ja talouspäällikkö

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jussi Rautjärvi jussi.rautjarvi@systemsgarden.com +358 50 306 2515

Innovatiivisia sähköteknisiä ratkaisuja, kuten sähkön varastointia sekä sähkön laaturatkaisuja suunnitteleva ja valmistava Merus Power huomasi kaipaavansa apua viestinnän parantamiseen. Kotimainen teknologiayhtiö oli huomannut, että yrityksen sisäinen viestintä takkuili. Tärkeä tieto hävisi Teams-kanavien uumeniin ja generoitui jättimäiseksi, yksittäisten sähköpostiviestien mereksi.

Ensisijainen tavoite oli saada sähköpostien määrä vähentymään ja samalla viestintä parantumaan. Ratkaisuksi haluttiin luoda yritykselle oma intranet, josta tärkeä tieto ja ohjeet olisi helppo löytää keskitetysti. Kumppaniksi projektiin valittiin Systems Garden, jonka kanssa todettiin, että viestintää keskittävä intranet on mahdollista rakentaa hyvin kustannustehokkaasti.

Projekti käyntiin ketterällä määrittelyvaiheella

Jo heti projektin alkumetreillä Systems Garden oli esitellyt päälinjat sille, miltä uusi intranet voisi näyttää. Yhteistyössä Merus Powerin kanssa aloitettiin ketterä suunnitteluvaihe, jossa määriteltiin intranetiin tulevat sisällöt.

Systems Garden vastasi projektin päälinjojen määrittelyn ohella teknisestä toteutuksesta, kun taas Merus Powerin sisäinen projektiryhmä keskittyi sisällöntuotantoon. Tiimiin kuuluivat HR-, markkinointi-, laatu- ja myyntiosastojen edustajat, jotka yhdessä varmistivat, että sisällöt vastasivat työntekijöiden tarpeita ja tukivat yrityksen strategisia tavoitteita.

Merus Powerin yhteyshenkilö, laatu-, vastuullisuus- ja tuotehallintajohtaja Jarkko Latonen haluaakin nostaa esille myös sisäisen tiimin merkitystä intranet-projektin onnistumisessa:

”Intranet-projektissa ei kannata odottaa, että toimittaja hoitaa yksin kaiken. Oma sisäinen tiimimme teki erinomaista työtä sekä määrittelyvaiheessa että sisällöntuotannossa, mikä varmisti omalta osaltaan onnistuneen lopputuloksen.”

Selkeät askelmerkit projektiin Systems Gardenilta

Projektin eri vaiheissa Systems Gardenin projektipäällikkö ohjasi prosessia tarkalla aikataulutuksella ja selkeillä tehtävillä, mikä helpotti etenemistä. Merus Powerin edustajat pitivät Systems Gardenin työskentelytapaa jämäkkänä ja ammattimaisena. Systems Gardenilta saatiin selkeät askelmerkit projektiin, aikatauluissa pysyttiin tarkasti, ja kommunikointi oli avointa ja sujuvaa.

Itse tekninen työ käynnistyi toukokuussa, ja tavoitteeksi asetettu syyskuun alun käyttöönotto saavutettiin tismalleen aikataulussa.

Työntekijöiltä kiitosta mobiilikäytettävyydestä

Uusi, nimikilpailulla nimetty MeNet-intranet otettiin käyttöön koko organisaatiossa, ja sen käyttöönotto on sujunut pääosin positiivisesti. Työntekijät hyödyntävät järjestelmää päivittäin etsiessään esimerkiksi HR-ohjeita, työterveyteen liittyviä tietoja ja muita arkisia ohjeistuksia, jotka aiemmin vaativat useita kyselyjä ja sähköposteja. Nyt HR voi ohjata neuvoa kaipaavat hakemaan etsimäänsä tietoa suoraan intranetistä, mikä on tehostanut huomattavasti pieniä, arkisia tehtäviä.

Työntekijät ovat itse kertoneet arvostavansa erityisesti intranetin mobiilikäytettävyyttä, mikä mahdollistaa tiedon hakemisen myös liikkeellä ollessa.

”Jo määrittelyvaiheessa päätetyt sisällöt päätyivät lähes sellaisenaan valmiille sivustolle — määrittely oli siis onnistunut tehtävässään. Onnistuimme myös tavoitteessamme, sillä sähköpostien määrä vähentyi huomattavasti.” — Jarkko Latonen, Merus Power

Intranetin keskeiset ominaisuudet, kuten tiedonhaku, ovat osoittautuneet hyödyllisiksi ja parantaneet arjen sujuvuutta. Intranetistä löytyy nyt kootusti kaikki tärkeä tiedotus aina talvilomista tuotekoulutuksiin ja muihin infoihin. Myös pienet, tärkeät yksityiskohdat, kuten porttikoodi, on helppo etsiä intranetin hakutoiminnolla suoraan puhelimelta silloin, kun tarve vaatii. Työntekijät ovatkin jo aktiivisesti toivoneet lisää sisältöjä ja ohjeita intranettiin.

Jatkokehitysmahdollisuuksia eri tiimien käyttöön

Perusominaisuuksiltaan intranet palvelee hyvin Merus Powerin tarpeita. Projekti avasi silmät sille, miten paljon sisältöä on vuosien varrella kertynyt. Intranetiä rakentaessa jouduttiinkin priorisoimaan, mitkä sisällöt halutaan tärkeimpinä tuoda heti sivustolle — jonkin verran tietoa jäi siis vielä verkkolevyjen uumeniin odottamaan sivustolle päivitystä.

Merus Power näkee intranetin roolin organisaatiossa kasvavana, ja jatkokehitysideoita on jo noussut esiin. Mahdollisena uutena ominaisuutena on pohdittu intranetin integrointia info-näyttöihin, jolloin tärkeimmät tiedot voitaisiin esittää kätevästi toimistolla ja käytävillä. Myös rajatut sivustot esimerkiksi pelkästään esihenkilöille tai talousosastolle ovat suunnitelmissa, mikä mahdollistaisi kohdennetumman viestinnän ja paremman tiedonjaon tietyille käyttäjäryhmille.

Sujuvaa kommunikointia ja kustannustehokasta työnjälkeä Systems Gardenilta

Yhteistyö Systems Gardenin kanssa poiki Merus Powerilta pelkkiä ruusuja. Systems Gardenin toteuttama intranet-ratkaisu on osoittautunut arvokkaaksi investoinniksi Merus Powerille. Ratkaisu on parantanut tiedon saatavuutta, helpottanut arkea ja tukenut organisaation strategisia tavoitteita. Merus Power koki yhteistyön Systems Gardenin kanssa todella sujuvaksi, ja he suosittelevat yritystä muillekin, jotka etsivät kustannustehokasta ratkaisua sisäisen viestinnän ja tiedonhallinnan haasteisiin.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Mobiiliystävällinen intranet helpottaa huomattavasti työntekijöiden sisäistä viestintää. Noin 800 ammattilaista työllistävälle Deletelle toimiva ja helppokäyttöinen intraratkaisu onkin viestinnän kannalta erittäin tärkeä.

Delete on yksi Pohjoismaiden johtavista ympäristöpalveluiden tarjoajista. Puhdistuspalveluratkaisuihin erikoistunut yritys toimii Suomen lisäksi myös Ruotsissa, jossa uusi intranetjärjestelmä otettiin käyttöön neljä vuotta sitten – niin ikään Systems Gardenin avustuksella.

Uuden toimitusjohtajan myötä intraa lähdettiin viemään käyttäjäystävällisempään suuntaan myös Delete Finlandilla. Samalla uudesta yksinkertaistetusta intrasta poistettiin vanhentuneita tietoja ja dokumentaatiota päivitettiin.

Uusi intranet työntekijöiden ehdoilla

Delete Finlandin ICT-johtajan Petri Savon mukaan intranetin uudistuksessa on otettu huomioon erityisesti kenttätyön vaatimukset.

– Työntekijät ja työnjohto ovat koko ajan liikkeellä, ja siksi intraa käytetään usein kännykällä. Uutta versiota lähdettiinkin rakentamaan mobiilikäyttäjien näkökulmasta. Intrassamme on nyt käytännössä yksi sivusto, jonka alta kaikki tieto löytyy. Valikkoratkaisuja muutettiin yksinkertaisemmiksi, selkeämmiksi ja toimivammiksi. Samalla myös vanhoja ja ylimääräisiä tietoja poistettiin.

– On tärkeää, että kaikki palvelut ovat intran kautta helposti saatavilla. Ajankohtainen uutisointi ja henkilöhaut ovat nyt nopeammin löydettävissä. Uudessa versiossa intran saa näppärästi auki myös suoraan Teamsista, Savo listaa.

Kahden kuukauden projekti

Deleten intranet uudistettiin nopealla aikataululla: vain kahdessa kuukaudessa. Koska Systems Gardenin kanssa oli tehty toimivaa yhteistyötä jo aiemmin, yhteistyökumppani oli helppo valita.

– Mitä kauemmin projekti kestää, sen kalliimmaksi se luonnollisesti tulee. Koska meidän intrastamme tuli aika kevytrakenteinen, oli sen toteuttaminenkin edullista.

Savo peräänkuuluttaa sujuvan yhteistyön merkitystä. Yhteydenpito Systems Gardenin kanssa oli jatkuvaa ja uudet muutokset esiteltiin selkeästi.

– Tärkeintä tällaisen projektin toteutuksessa on substanssiosaamisen ohella helppous ja kommunikointi. Systems Gardenin kanssa kaikki sujui todella hyvin. Projekti eteni meidän osaltamme erittäin vaivattomasti, koska heidän päästään viestittiin hyvin aktiivisesti.

Selkeä ero entiseen

Intranetin kävijämäärät ovat kasvaneet huimasti, mikä kertoo sivuston muuttumisesta käyttäjäystävällisemmäksi. Delete Finlandilla ollaan tyytyväisiä myös siihen, että uuden intranetin päivittäminen ja ylläpito on helpompaa kuin aiemman version. 

– Sivusto on entiseen intraan verrattuna yksinkertaisempi ja mobiiliystävällisempi. Uudessa intrassa loppukäyttäjät on otettu hyvin huomioon – on mietitty, mitkä heidän tarpeensa ovat ja millä laitteilla he intraa käyttävät. On tärkeää, että sivustosta ei ole tehty liian teknistä, Savo kiittelee.

Kaiken kaikkiaan hän on tyytyväinen sekä työn kulkuun että lopputulokseen. 

– Teemme vielä pieniä muutoksia ja varmistamme, että intra pysyy jatkossakin toimintakunnossa. Yhteistyömme Systems Gardenin kanssa siis jatkuu.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Metsänhoitoyhdistysten intranet-projekti on erinomainen esimerkki siitä, kuinka toimivan intranetin rakentaminen tukee organisaation sisäistä viestintää ja tiedon hallintaa. Projektin lopputuloksena MHY-ketju sai toimivan ja tarpeitaan vastaavan Teams-ympäristön, intrasivuston sekä ohjeiston niiden käyttöön.

Metsänhoitoyhdistysten Palvelu Oy:n järjestelmäasiantuntija Markku Peltola muisteli haastattelussa noin vuoden takaista projektia lämmöllä.

– Systems Gardenin toimintamalli oli juuri sitä, mitä ajattelimmekin. He tulivat kaveriksi luomaan pohjaa sille, miten saamme Microsoftin perustyökalut käyttöön Teams-ympäristön ja intran toteutukseen. Lisäksi meille luotiin riittävä osaaminen koulutuksen ja keskustelun kautta.

Intranetin rakentaminen nojaa asiakkaan tarpeisiin

MHY-ketjun intranetin kehittäminen tuli ajankohtaiseksi suuren toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin myötä.

– Kaikki lähti liikkeelle siitä, että nettisivumme oli vanhentumassa ympäristönsä vuoksi ja se oli pakko päivittää. Projektin myötä saimme eriytettyä nettisivun ja luotua askelmerkit intraratkaisua varten, Peltola kuvailee.

Tarpeiden kartoittamisen myötä oli seuraavana vuorossa kumppanin kilpailutus.

– Sen ratkaisi Systems Gardenin eduksi heidän uskottavuutensa suhteessa hintaan. Monilla kilpailijoilla oli kalliimpi hinnoittelu, mutta läpi paistoi se, että tietoa ei oikein ole. Systems Garden oli hinnoittelultaan kilpailukykyinen ja heillä oli hyviä referenssejä.

Erääksi intraprojektin lähtökohdaksi Peltola määrittelee tarpeen tiedon keskittämisestä pilveen. Samalla haluttiin luoda mallit tiedostomassan käsittelyyn.

– Pohdimme Systems Gardenin Sampan ja Miian kanssa sitä, mikä olisi se paikka, ja päädyimme Teamsiin, jonka taustalla on Sharepoint.

– Samppa lähti viemään Teams-projektia. Se toteutettiin nopeammin, koska siinä luotiin enemmänkin toimintamalleja. Mietimme yhdessä sitä, miten asioiden tulisi toimia ja loimme sen pohjalta eräänlaisen pelikirjan. Teams-kanavia on ollut yhdistyksissämme käytössä aiemminkin, mutta kukin on nimennyt ne omalla tyylillään. Kun meillä on Suomessa 56 yhdistystä, nimien täytyy olla sellaisia, jotka kertovat muillekin jotain.

Peltola itse suunnitteli intran ratkaisujen teknistä näkökulmaa ja laati käyttöön liittyvää ohjeistusta.

– Pähkäilimme ratkaisuja välillä myös yhdessä Miian kanssa. Tiina Salminen puolestaan veti meillä sivustoryhmän toimintaa. Hän organisoi valikkorakenteita ja sisällön järkevöittämistä, eli esimerkiksi sitä, mitä olemassa olleesta materiaalista sisällytettäisiin ja mitä uutta luotaisiin.

Toimivat intraratkaisut tehostavat arjen viestintää ja tiedonjakoa

Intraprojektin lopputuotteina MHY-ketju sai toimivat ympäristöt, valmiit tiedostopohjat sekä ohjeiston tiedostojen hallintaan ja kokouskäytäntöihin.

– Varsinaisten ratkaisujen käytön tueksi järjestettiin myös erittäin hyödyllisiä koulutuksia. Osan niistä piti Samppa ja niiden lisäksi Tiina tai minä puolestaan pidimme sellaisia puolituntisia teemaiskuja. Koulutukset otettiin yhdistyksissämme ilolla vastaan, sillä monilla esimerkiksi Teamsin käyttökokemus rajoittui palavereihin osallistumiseen ja osalla tiedon löytyminen vanhasta toimihenkilöextranetistä oli ollut vaikeaa.

Intranetin toteutuksen myötä MHY sai paitsi nykyaikaisen, myös hauskasti nimetyn paikan tiedon säilyttämiseen ja jakamiseen.

– Sharepoint-sivustomme sai äänestyksen kautta nimekseen Konkelo, Peltola naurahtaa hyväntuulisesti.

– Se toimii nyt aiempaa järjestelyä huomattavasti paremmin palveluna. Etusivulla näkyy tietoa tulevista tapahtumista sekä uutisia siitä, mitä intrassa on toteutettu. Aiemmin kukaan ei tiennyt, kuka on päivittänyt mitäkin. Nyt tiedon pitäminen ajan tasalla on helppoa.

MHY-ketjulla ei toistaiseksi ole ollut keskitettyä laitehallintaa, mikä uhkasi asettaa haasteen yhteiselle intralle ja yhtenäisille käytännöille.

– Miia oli kuitenkin asian suhteen hereillä ja ehdotti Microsoftin ohjelmistovalikoimaan kuuluvaa Viva Connectionsia, jolla Teamsiin saatiin intraan johtava painike. Meillä sellaisen olemassaolosta eivät kaikki olleet edes tienneet. Nyt saamme lisäarvoa M365-kirjautumisesta ja hyvän pohjan lähteä edistämään keskitettyä laitehallintaa tulevaisuudessa, Peltola tuumii.

Konsultti kuin tilauksesta

Peltola kertoo olevansa erittäin tyytyväinen intraprojektin lopputulokseen. 

– Itse projekti toteutui aikataulussa ja kaikki meni todella mallikkaasti ja kätevästi. Ratkaisuista on ollut ensiarvoista hyötyä. Kävijämäärien perusteella intrassa käy mukavasti porukkaa, ja vaikka ihan jokainen yhdistys ei välttämättä ole vielä ottanut siitä kaikkea hyötyä irti, mahdollisuus siihen on luotu. 

MHY-ketju sai Peltolan mukaan Systems Gardenilta toimivan yhdistelmän konsulttipalvelua ja projektin ohjausta. 

– He ottivat juuri sellaisen roolin kuin pitikin – kuuntelivat meitä ja pukivat sitä tekniseksi toteutukseksi tarjoten tukea ja ohjausta. 

Hyvin sujunut yhteistyö on sittemmin saanut jatkoa esimerkiksi kuvapankkiprojektin muodossa ja kantautunut myös muiden korviin. 

– Eräs tuttu toimija soitteli tiedustellakseen, että kuka meille teki intranetin, eli positiivinen tekeminen on kiirinyt. 

Mahdollisia muita kehitysprojekteja odotellessa Peltola on pannut merkille Systems Gardenin tukisopimuspalvelun uudistuksen ja siihen kuuluvan palveluportaalin. 

– Sinne on tullut erilaisia webinaareja aika mielenkiintoisistakin aiheista. Meillä on varmasti tiedossa projekteja jatkossakin ja osaamisalueesta riippuen Systems Garden on ehdottomasti varteenotettava vaihtoehto.  

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Valtakunnallisesti toimiva koulutusalan yritys Rastor-instituutti on muodostunut muutamia vuosia sitten kahdesta pitkän linjan alan yrityksestä. Kehityskululle toi jatkoa M365-sopimushallinnan projekti, joka mahdollistaa nyt yritykselle entistäkin sujuvamman arjen.

Rastor-instituutin ICT:n ja markkinoinnin kehityspäällikkö Heikki Kurkinen kertoo, että koulutusta sodasta palanneille tarjoamaan perustettu Rastor Oy sekä jo 1930-luvulla perustettu Markkinointi-instituutti löivät hynttyyt yhteen vuonna 2015, mutta toimivat kahtena yrityksenä aina vuoteen 2020. Kurkinen kertoo huvittuneena, että lähtötilanne toiminnan yhdistämiselle oli erityislaatuinen.

– Olihan se erikoista huomata, että kahdella samankokoisella saman alan toimijalla ei ollut ICT-puolella käytännössä juurikaan yhteisiä ratkaisuja. Yhdistymisessä päästiin siitä huolimatta hyvin liikkeelle.

M365-sopimushallinnan ammattilainen löytyy

Kurkinen mainitsee, että Rastor-instituutin käytössä on Microsoft Dynamics -järjestelmä, jota on käytetty kohtalaisen paljon myös sopimushallinnassa.

– Se ei ole ihan täysin istunut meille sopimusten käsittelyssä. Omassa henkilöstössämme on noin 160 osaajaa, joista vain muutama toteuttaa oman toimensa ohella koulutusta. Käytännössä kaikki kouluttajamme, noin 300 henkeä, ovat ulkoisia ja sopimushallinta on keskeisessä osassa yhteistyötämme.

– Niinpä lähdimme kartoittamaan mahdollisuutta toteutukseen, jossa ICT:n, markkinoinnin, taloushallinnon ynnä muiden osa-alueiden sopimushallintatoiminnot olisivat kaikki samassa paikassa.  

Kurkinen kertoo, että sopimushallinnan projektin toteuttajaksi kilpailutettiin useita tarjokkaita, mutta Systems Garden erottui edukseen.  

– Heillä oli maanläheinen ja käytännöllinen lähestymistapa meidän maailmaamme. He ymmärsivät sen, mitä tarvitsemme ja mitä emme tarvitse – tehokkaan ja varmatoimisen ratkaisun standardiohjelmilla ja -rajapinnoilla ilman ylimääräistä räätälöintiä. Toki valintaan vaikuttivat myös toteutuskustannukset.

Vastapeluriksi Systems Gardenin puolelta Kurkisen projektiryhmä sai M365-asiantuntija Samppa Öhmanin tiimeineen.

– Omaa organisaatiota tarkastelee liiankin helposti sellaisten lasien läpi, että se on ainutlaatuinen koko maailmassa. Samppa osasi lempeästi valaista, että ICT:n näkökulmasta meidän kaltaisiamme on 13 tusinassa, Kurkinen nauraa.

– Nostan hattua Systems Gardenille ja Sampalle siitä, että heiltä tuli usein sellaista rehellistä kommenttia, että asia voidaan tehdä toivotulla tavalla, mutta silloin menetetään jotain tai että muutos tulee kalliiksi. Arvostin todella paljon tällaista arjen realismia, sillä se valoi luottamusta siihen, että Systems Gardenilla on vankka kokemus vastaavista projekteista. Myös minun oli sen ansiosta helppo ”myydä” toteutus omalle projektiryhmälleni.

M365-sopimushallinnan projekti tasoitti tietä jatkoon

Kurkinen on tyytyväinen siihen, että Systems Gardenin avulla Rastor-instituutti sai keskitetyn sopimushallinnan ratkaisun samaan Microsoft-ympäristöön, jossa yrityksellä on myös esimerkiksi intranet ja Teams. Sopimukset on nyt kategorisoitu siten, että yksittäisiä sopimuksia on helppo hakea mistä vain.

– Toisena kriteerinä meillä oli se, että järjestelmä mahdollistaa sopimuksen tarkistuspäivämäärät. Toiminnassamme ei riitä se, että sopimus päättyy johonkin päivään, vaan meillä täytyy olla puskuri, jonka turvin reagoida päivitystarpeeseen. Nyt järjestelmä lähettää muistutuksia sopimusten vanhentumisesta. Tämä on yksinkertainen asia, joka on hyvin toteutettu.

Kurkinen kertoo, että viime keväänä valmistuneen ja hyvin sujuneen M365-sopimushallinnan projektin myötä Systems Garden oli Rastor-instituutin listoilla myös intranet-projektia silmällä pitäen ja päätyi kuin päätyikin sen toteuttajaksi.

– Yhteistyö ja kommunikointi on ollut harvinaisen sujuvaa niin Sampan kanssa kahdestaan kuin projektitiimissä. Samppa reagoi hyvin äkkiä kysymyksiin ja toiveisiin ja oli valmis tarttumaan toimeen ja näyttämään asioita. Tiesin, että osaamista löytyy ja saan tarvittaessa apua. Oli helppo olla projektipäällikönä.

– Erikseen täytyy vielä mainita, että Systems Gardenin kanssa myös aikataulut pitivät kutinsa. Kummassakaan projektissa se ei lipsunut, vaikka intranetin kohdalla väliin osui kesän lomakausi, Kurkinen tähdentää.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515