Microsoft Copilot, tekoälyagentit ja muut AI-ratkaisut muuttavat työn tekemistä nopeasti. Samalla moni organisaatio pohtii, tarvitaanko intranetiä enää samalla tavalla kuin ennen. 

Vastaus on kyllä. Hyvin toteutetun intranetin merkitys on tekoälyn myötä jopa kasvanut. 

SharePoint on Microsoft 365 Copilotin keskeinen tietoperusta. Kun käyttäjä kysyy Copilotilta organisaatiokohtaista tietoa, tekoäly hyödyntää vastauksissaan SharePointiin tallennettuja sisältöjä. Siksi intranet ei ole enää vain paikka, josta käyttäjät etsivät tietoa itse, vaan myös lähde, josta tekoäly hakee tietoa käyttäjien puolesta. 

Intranet palvelee nyt sekä ihmisiä että tekoälyä

Intranet tarjoaa edelleen keskitetyn paikan uutisille, ohjeille, toimintamalleille ja palveluille. Samalla sen sisältö toimii yhä useammin myös Copilotin tietolähteenä. 

Käyttäjä voi siirtyä intranetiin selaamaan sisältöjä tai kysyä Copilotilta esimerkiksi matkustusohjeista, etätyökäytännöistä, hankintaprosessista tai projektimallipohjista. Copilot pystyy auttamaan vain silloin, kun tieto löytyy organisaation ympäristöstä laadukkaasti tallennettuna ja ylläpidettynä. Hyvä navigaatio ja otsikointi tukee tietysti myös sivustoa selailevaa käyttäjää. Laadukkaan intranetin tunnistaakin siitä, että navigaatio on selkeä, sisältö on ryhmitelty loogisesti, vastuut on määritelty ja tärkeimmät tiedot löytyvät helposti. 

Kun tieto on järjestetty johdonmukaisesti ja sanojen synonyymeja sekä metadataa hyödynnetään oikein, käyttäjät löytävät sisällön helpommin ja Copilot pystyy hyödyntämään sitä tehokkaammin vastauksissaan. 

Intranet voi tukea myös yhteisöllisyyttä 

Vaikka tekoäly helpottaa tiedon löytämistä, se ei korvaa ihmisten välistä vuorovaikutusta. Hybridi- ja etätyön aikakaudella myös digitaalisten kohtaamispaikkojen merkitys kasvaa. Nykyaikaisen intranetin ei tarvitse olla vain tiedonjakelukanava, vaan se voi olla myös yhteisöllinen työympäristö. 

SharePoint-pohjaiseen intranetiin voidaan tuoda keskusteluja ja yhteisöllisiä ominaisuuksia esimerkiksi Viva Engagen avulla. Näin käyttäjät voivat kysyä neuvoja, jakaa osaamistaan, osallistua keskusteluihin ja nostaa esiin onnistumisia. Parhaimmillaan intranet yhdistää tiedon, palvelut, uutiset ja vuorovaikutuksen yhdeksi eläväksi digitaaliseksi työympäristöksi. 

Tulevaisuuden intranet on tietopankki, palveluportaali ja yhteisö  

Microsoftin SharePointiin tekemät uudistukset ja Copilotin kasvava rooli eivät vähennä intranetin merkitystä. Päinvastoin ne nostavat sen entistä tärkeämpään asemaan. Tulevaisuuden intranet voi toimia samanaikaisesti organisaation virallisena tietopankkina, palveluportaalina, Copilotin tietoperustana sekä yhteisöllisyyden ja vuorovaikutuksen alustana. 

Kun sisältö on hyvin jäsenneltyä, ajan tasalla ja helposti löydettävää, sekä käyttäjät että tekoäly saavat siitä parhaan mahdollisen hyödyn. Tekoälyn aikakaudella intranet ei siis ole katoamassa. Sen rooli on muuttumassa entistä tärkeämmäksi osaksi organisaation tiedonhallintaa, yhteistyötä ja digitaalista työntekijäkokemusta. 

Jussi Rautjärvi jussi.rautjarvi@systemsgarden.com +358 50 306 2515