Dokumentinhallinta yrityksissä
Onko dokumentinhallinta teilläkin tätä: ”Missä se uusin soppari on?” ”Se on kai siellä…” ”Ei ollut.” ”Odotatko, etsin sinulle.”
Kuinka hyvin löydät oman työsi kannalta tärkeän dokumentin, sopimuksen, uusimman hinnoittelumallin, työpohjan, muistion tai jonkun muun aineiston? Monessa pk-yrityksessä mietitään tälläkin hetkellä, miten saada yrityksen dokumentinhallinta sulavammaksi.
Me kaikki tarvitsemme juuri sen oman työn kannalta tärkeää tietoa. Se saattaa olla jopa sellaista, että sitä samaa tiedonjyvästä hyödyntää useampikin ihminen yhtä aikaa. Jos organisaatiossa on kiinnitetty fiksuun tiedonhallintaan hiemankin huomiota – tai tehty jopa toimenpiteitäkin sen parantamiseksi, dokumentinhallinta on jo saattanut ottaa työyhteisön palautteenkin perusteella edistysaskelia.
Moni toimiala on ottanut onnistuneita digiloikkia, joten pilvipalvelut ja -ratkaisut ovat jo tukemassa lukemattomien ihmisten työntekoa. Sinunkin yrityksessäsi on saatettu keskustella tietojen hallinnoimisesta ja yhteisistä tavoista toimia. Avuksi ja tueksi voi pyytää myös asiantuntijayrityksen, jonka osaamisalueisiin kuuluvat: dokumentinhallinta, dokumentinhallintajärjestelmä, sopimushallinta, sopimuskirjasto, Microsoft 365 -pilvipalvelut ja -ratkaisut).
Apua ulkopuolelta?
Organisaation ulkopuolelta tuleva asiantuntija voi auttaa muun muassa yritystäsi dokumentinhallinnassa suunnittelemalla ja rakentamalla toimivuutta yrityksenne M365-ympäristöön käyttämällä Microsoftin vakiotyökaluja, joita lukemattomissa suomalaisyrityksissä jo käytetäänkin. Yrityksissä ei ole välttämättä tietämystä kaikista ominaisuuksista, mitä kaikkea ympäristö kokonaisuutena mahdollistaa.
Niinpä heti aluksi on hyvä määritellä yrityksesi toiminnan kannalta ne raamit, käytännöt ja yleinen tapa toimia, joiden mukaan muun muassa dokumentinhallinta järjestetään. On tietenkin jokaisen yrityksen oma asia, mitkä ohjelmistot ja sovellukset nostetaan toiminnan kannalta keskeiseen rooliin.
Lue tästä blogikirjoituksesta alempaa, kuinka asiakkaamme onnistuivat!
Dokumentinhallinta: mitä se on?
Tässä on yksi näkökulma aiheeseen. Dokumentinhallinta on itse asiassa tiedonhallintaa, jonka tulisi loppujen lopuksi tuottaa jossakin muodossaan arvoa jokaiselle yritykselle. Yksittäisenä käytännönläheisenä esimerkkinä käy vaikkapa tiimin (yrityksen sisäinen) ideointiin liittyvä dokumentti tai aihio, jota työstää useampikin ammattilainen – jopa saman minuutin aikana.
Kuluvan vuosikymmenen pilvipalvelut ja -ratkaisut ovat pitkälle kehittyneitä, älykkäitä ja tietoturvallisia. Dokumenttia ei siis välttämättä tarvitse ”pallotella” sähköpostitse, vaan samaa aihiota voidaan työstää osallistujien kesken pilvipalvelun kautta – jos niin halutaan ja se nähdään järkeväksi nimenomaan teidän yrityksessä.
Myöhemmin tämän dokumentin tai aihion avulla yritykselle kehitetään uutta tuotetta, palvelua tai innovaatiota. Jossakin vaiheessa tarvitaan teknistä dokumenttia, yrityksen sisäistä tai ulkoista myyntidokumenttia sekä tuote-esittelypohjaa tai muuta markkinointiaineistoa.
Onnistuneen tiedonhallinnan tunnistaa yrityksessä vaikkapa siitä, että tarvittava tieto on hyödynnettävissä mahdollisimman helposti ja se on validia tietoturvaa unohtamatta.
Mikäli koet, että organisaation ulkopuolelta tuleva toimija pystyy selkeyttämään yrityksenne bittiavaruutta vielä entistäkin paremmin, lue jo aloittamastasi blogikirjoituksestamme lisää dokumentinhallinta-asiaa.
Dokumentinhallinta pähkinänkuoressa
Dokumentinhallinta teoriassa (esimerkki)
- Tiedonohjaus ja dokumenttityypit
- Metatiedot ja luokittelut
- Käyttöoikeudet ja omistajuus
- Versionhallinta ja työkulut
- Arkistointi ja pitkäaikaissäilytys
Dokumentinhallinta käytännössä (esimerkki)
- Sopimusarkisto
- Tarjousarkisto
- Materiaalipankki
- Projektidokumentaatio
- Tuotedokumentaatio
- Mediapankki
Tarpeiden esille nouseminen
Käsiteltävät tietomäärät ovat monissa työtehtävissä modernissa digiyhteiskunnassa sellaisia, että tarkoituksenmukaisella dokumentinhallinnalla – joka on toteutettu nimenomaan yrityksen omista tarpeista – sujuvoitetaan kaikkien työntekoa niin organisaatiotasolla kuin yksittäisessä työtehtävässäkin.
Dokumentinhallinta ja siihen liittyvät tarpeet ja toimintatavat nousevat esille intranet-, työtila- ja Teams-projektien yhteydessä. Yrityksen toimialasta ja kokoluokasta riippuen toteuttamiimme ratkaisuihin sisältyy yhtä lailla laajoja, satojatuhansia asiakirjoja käsittäviä dokumentinhallintajärjestelmiä, lyhyen ja pitkän ajan arkistointiratkaisuja kuin myös yksittäisiä sopimuskirjastoja sopimushallinnan erilaisiin vaatimuksiin.
Vaikkapa SharePoint ja SharePoint Online soveltuvat valmiiden tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen, ja nämä yhteistyöohjelmistot taipuvat erinomaisesti monen yrityksen arkeen. Dokumentinhallinta SharePointissa perustuu tiedostoihin liitettyihin asiasanoihin – metatietoihin – joiden automatisoinnilla dokumenttien lisäämisestä, hallinnoimisesta ja arkistoinnista tehdään yksinkertaista ja helppoa. Jo muutamalla hyvin valitulla metatiedolla selkeytetään käytäntöjä.
Myös Teams sopii dokumentinhallintaan, mikäli ratkaisussa hyödynnetään Tiedostot-välilehdeltä löytyviä SharePointin ominaisuuksia sekä muilla M365-palveluilla toteutettua automatiikkaa. Parhaiten Teams käy dokumentinhallinnan työvälineeksi, kun tiedostoja työstetään ja niistä keskustellaan samanaikaisesti, tai dokumentteja halutaan käyttää ja jakaa mobiilisti kenttäolosuhteissa esimerkiksi älypuhelimella tai tabletilla.
Sopimushallinta = dokumentinhallintaa
Monissa yrityksissä dokumentinhallinta kytkeytyy keskeisesti sopimusten hallintaan. Sopimusdokumentit ja -asiakirjat voivat olla hujan hajan, mapeissa ja verkkolevyillä, sähköposteissa ja käyttäjien omissa kansioissa – skannattuna tai työversiona.
Siellä voi olla sopimuksia, joiden tiedot ovat käyneet vanhoiksi, eikä niitä ole huomattu tai ehditty päivittää. Sopimuksesta voi olla eri versioita ja sen viimeisimmän ajan tasalla olevan sopimusdokumentin etsiminen on työlästä. Selkeämpi tapa sopimusten hallinnassa edesauttaa usein yllättävän monenkin työtä.
Microsoft 365 -pilvipalvelut
Nämä pilviratkaisut ovat käytössä suurimmassa osassa suomalaisia yrityksiä. Tiedätkö, kuinka moneen asiaan ne taipuvat – ja millaiset ovat niiden mahdollisuudet. Vie dokumentinhallinta ja sopimushallinta tähän päivään.
SharePoint Online
Intranetien, sopimusten ja dokumenttien koti. SharePointin valmiita metadata-, säilytys- ja tietosuojakäytänteitä hyödynnetään erityisesti dokumenttien ja sopimusten hallinnassa.
Teams
Jos yrityksessänne ei ole vielä luotu yhteisiä käytäntöjä ja toimintatapoja Teamsin käytölle, me autamme halutessasi tekemään ne. Voimme myös parantaa jo olemassa olevia toimintatapoja.
Power Platform
Power Automate -työnkulut ja hälytykset ovat hyväksi havaittu osa dokumentin- ja sopimushallinnan ratkaisuja.
Sopimukset yhteen paikkaan? Tutustu tarkemmin sopimusten hallintaan.
Onnistunut dokumentinhallinta toimialasta riippumatta: meihin luottaa jo yli 100 yritystä ja yhteisöä.
Asiakkaamme kokevat
”Metadatan avulla saamme raportit kiinteistöittäin tai omistajittain näppärästi osavuosikatsauksiin. Sopimustenhallinnan tietojen avulla tarkastamme nopeasti sopimuksien ehdot ja vuokran määrän. Sopimusmassan hallinnassa helpottaa myös tarkistuspäivämäärät ja hälytykset, jotka ovat meillä käytössä.”
Taru Häkkinen
tietojen hallinnasta vastaava toimistosihteeri
Pose Oy
”Sopimuksiin liitetyt metatiedot ovat tuoneet ryhtiä sopimushallintaan. Esimerkiksi GDPR-asiat ovat nyt paremmin tiedossa, kun palvelu- tai muihin sopimukseen liittyy henkilötietojen käsittelyä, tai esimerkiksi tilaajavastuulain vaateita. Läpinäkyvyys on parantunut.”
Harri Kivelä
QEHS Manager
Kemppi Oy
Kiinnostaako dokumentinhallinta? Kysy lisää tai pyydä esittely
Yhteydenottosi ei sido sinua mihinkään. Se ei myöskään maksa mitään. Emmekä käytä yhteystietojasi muihin tarkoituksiin tai jaa niitä eteenpäin.
Ota yhteyttä ja sovi helppo etätapaaminen. Katsotaan yrityksesi tilannetta ja tapaa toimia = pohditaan, minkälainen ratkaisu voisi soveltua teille.
Sam-Patrik Öhman
sam-patrik.ohman@systemsgarden.com
+358 40 758 4551
