Elämme digitaalisen tiedon ympäröimänä. Digitaalisuus on jokapäiväistä kaikille Suomessa älypuhelimien kautta ahkerasti tietoa välittäessämme – hyöty tai hupi edellä.  Iso osa elämäämme on jo jossain muodossa bitteinä. Miksi nyt sitten kaikki hälinä digitalisaatiosta?

Tehtyäni töitä 20 vuotta IT-alalla on oma kiinnostukseni kohdistunut ensisijaisesti auttamaan asiakkaitamme tekemään fiksuja päätöksiä kehittäessään liiketoimintaympäristöään. Kaikkialla vaaditaan enemmän nopeutta, tehokkuutta, ja näiden mahdollistajaksi kaiken tarvittavan tiedon saatavuutta kaikkien ulottuville välittömästi. Pienemmillä investoinneilla työvoimaan ja tietotekniikkaan pitäisi säilyttää kilpailukyky tekemällä asiat paremmin kuin kilpailijat.

Lomakkeiden täyttäminen muuten kuin kynää ja paperia hyödyntäen on toki edistystä, mutta jättää kuitenkin kysymyksen siitä kuinka tehokasta on vain kerätä lomakkeet sähköiseen muotoon keskitetysti arkistoitaviksi tai tulostettaviksi? Missä sijaitsee merkityksellinen tieto? Usein kerätty tieto on osa prosessia, joka juontaa juurensa byrokraattisista käytännöistä ajalta, jolloin muita vaihtoehtoja ei ollut.

Otetaanpa esimerkki: Työntekijä tarvitsee luvan suorittaakseen riskialtista työtä teollisessa ympäristössä ja anoo lupaa turvallisuuspäälliköltä. Kyseinen päällikkö vastaa lupien myöntämisestä ja joutuu raportoimaan edelleen yksityiskohtaiset tiedot siitä kenelle on myöntänyt luvan suorittaa kyseistä työtä sekä missä ja milloin. Kun lupa anotaan digitaalisesti vähennämme paperin kulutusta ja kaikki tieto tallennetaan keskitetysti. Perinteinen malli ratkaista asia on dokumentinhallinnan, työnkulkujen ja arkistojen kautta.

Pitäisikö asiaa katsoa laajemmin?

Tyytyväinen työntekijä säästyy jonottamiselta kun voi anoa luvan mobiililaitteella, hänellä on perustiedot valmiiksi täytettynä seuraavan luvan hakemista varten ja hän pääsee nopeammin kiinni itse työn suoritukseen.

Turvallisuuspäällikkö säästää lupien myöntämiseen kuluvaa aikaa. Hän voi myös delegoida lupien hyväksynnän vaikkapa ryhmäesimiehille sen sijaan, että tekee kaiken itse. Hänelle jää paremmin aikaa olla suorittaa paikan päällä, tehdä seurantaa ja turvakierroksia. Kyttäämisen sijaan hän voi nähdä välittömästi mobiililaitteeltaan suoritetaanko riskialtista työtä ohjeistuksen ja säännösten mukaisesti.

Ryhmän esimies – tai kuka tahansa muu – voi monitoroida ajantasaista tilannetta käynnissä olevien töiden osalta – missä tapahtuu, minkälaisia riskejä juuri tällä hetkellä tontilta löytyy. Kuka on töissä ja minkä takia – kauanko työt vielä kestävät.

Tärkeintä on sisäistää, että iso osa työstä voidaan tehdä nyt toisin. Eikä ehkä edes automatisoimalla niitä vaan jopa skippaamalla tietyt vaiheet kokonaan.  Koko prosessi voidaan suunnitella tehokkaammaksi ja nopeammaksi digitaalisten työkalujen avulla.

Ja sokerina pohjalla – joskus jopa prosessin muutoksen oheistuotteena – valtava parannus ympäristön turvallisuudessa. Digitaaliset työkalut auttavat meitä olemaan fiksumpia – meidän on kuitenkin itse saatava aikaiseksi muutos niitä järkevästi hyödyntämällä.

Pirkka Paronen, toimitusjohtaja