Erityisesti työkäyttöön suunniteltu tekoälyavustaja Copilot on viime vuosien puhutuimpia uutuuksia. Suoraan SharePointista tai OneDriveltä tietoa hakeva assistentti auttaa monissa arkisissa työtehtävissä. Copilot toimii samoilla toimintaperiaatteilla kuin muutkin generatiiviset tekoälytyökalut, mutta sen vahvuus piilee tietoturvassa. Copilot ei esimerkiksi tallenna viestejä työkalun kehittämiseen ja on muutenkin GDPR-yhteensopiva vaihtoehto.

Microsoft Copilot tuo näppärästi tekoälyn osaksi arjen työskentelyä, mutta sen täysi potentiaali avautuu vasta, kun käyttöönotto ja koulutus tehdään huolella. Agenttien avulla tekoäly voidaan valjastaa juuri sinun organisaatiosi tarpeisiin, ja nykyiset kehitystyökalut tekevät räätälöinnistä huomattavasti aiempaa edullisempaa ja nopeampaa. Ennen Copilotin käyttöönottoa on kuitenkin tärkeää huomioida muutama askel.

Tietoturva ja -hallinta kuntoon ensimmäisenä

Copilot ei lisää tietoturvariskiä, vaan se paljastaa olemassa olevat puutteet — ja siksi käyttöönotto kannattaa aloittaa hallitulla auditoinnilla ja korjauksilla.  Ennen Copilotin käyttöönottoa on varmistettava, että datanhallinta ja tietoturva ovat kunnossa.

• Sisäinen tietoturva kuntoon ensin. Monessa organisaatiossa ulkoinen suojaus on kunnossa, mutta sisäinen jakaminen (kuten johtoryhmän dokumentit) vuotaa. Copilot pakottaa katsomaan tämän kuntoon, sillä muutoin kuka tahansa yrityksen henkilöstöstä voi päätyä Copilotin ohjauksella lukemaan vain johtoryhmän silmille tarkoitettuja tiedostoja.

• Luokittelut ja DLP. Määritä labelit (esimerkiksi ”salainen” tai ”julkinen”) ja valvonta: kuka saa nähdä, mitä saa jakaa ja minne. Määrittele myös käyttöoikeudet huolella; Copilot saattaa ”paljastaa” liikaa, jos data ei ole suojattu oikein.

• Datanhallinta. Joillakin toimialoilla tiedon salaus on muita tärkeämpää. Kuka saa lähettää sopimuksia, ja saako ne lähettää ilman suojausta? Copilot mahdollistaa erittäin laajan datanhallinnan, eli se voi esimerkiksi raportoida ja lähettää hälytyksiä kyseenalaisista pyynnöistä.

• Sijainti ja suvereniteetti. Copilotia käyttäessä data jää automaattisesti EU-alueelle. Kun tulevaisuudessa suomalaiset datakeskukset tulevat vaihtoehdoksi, voi tietojen siirtäminen Suomeen tulla monelle toimialalle keskeiseksi vaatimukseksi.

Copilotin käyttöönotto — mitä muuta tulee huomioida?

Datan ja rakenteen laitto kuntoon

Turvallisuuden lisäksi ennen Copilotin käyttöönottoa on myös tarkistettava, ettei kansioiden uumenista nouse esille vanhentunutta tietoa. Jos yrityksen data pitää sisällään vanhentunutta tietoa, voi Copilot tietysti nostaa sitä vastauksissaan esille. Siivoa vanhentunut sisältö ja päätä säilytys- ja arkistointiperiaatteet. Vakiintunut tietorakenne eli selkeät sivustot, kirjastot ja metatiedot helpottaa datanhallintaa. Kun Copilotilla on käytössään validi ja ajantasainen lähdeaineisto, vastauksista tulee tarkkoja.

Käyttöönoton malli ja osaaminen

Käyttöönoton alussa kannattaa nimetä henkilöstöstä “Copilot-vastaava” tai -päällikkö, sillä etenkin isommissa organisaatioissa iso osa työajasta saattaa kulua alkuvaiheessa henkilöstön kysymyksiin ja sparraukseen. Henkilöstö kannattaa kouluttaa Copilotin käyttöön roolikohtaisesti, jotta uuden työkalun mahdollisuudet saadaan parhaiten hyödynnettyä ja toisaalta ongelmakohtiin osataan tarttua helpommin.

Kuukausilisenssin ohella Copilotia voi hyödyntää myös pay-as-you-go-mallin avulla. Mallin avulla organisaatio voi ottaa käyttöön Copilot- ja SharePoint-agentteja käyttäjille, joilta muuten puuttuu kuukausimaksullinen lisenssi. Pay-as-you-go-mallilla ei kuitenkaan saa käyttöön Copilot Chat-sovellukseen work-puolta, joka nojaa vastauksissa organisaation dataan. Täten Copilotin hyödyntäminen Office-ympäristössä on huomattavasti rajoitetumpaa ilman kuukausimaksullista lisenssiä.

Kuvasta näet erot: oikealla kuukausilisenssillä Copilotia käyttävän näkymä on monipuolisempi:

Tarvitsetko apua Copilotin käyttöönotossa yrityksellesi?

Suurin osa yritysten tiedosta elää SharePointissa, ja Systems Gardenin ydinosaaminen on juuri dokumentinhallinnassa ja intranet-toteutuksissa. Aloitamme Copilotin käyttöönoton pikakartoituksella (mm. rakenne, käyttöoikeudet, metatiedot, vanhan aineiston arkistointi) ja varmistamme, että Copilot saa järkevää dataa lähdeaineistoksi. Autamme myös datanhallinnan ja muun teknisen puolen osalta.

Kun perusta on kunnossa, voimme suunnitella agentteja (esim. HR- tai markkinointiagentti), jotka hyödyntävät vain organisaation omaa dataa ja yhdistävät tarvittaessa useiden pilvien sisältöä. Aloitamme kohdennetuilla, liiketoimintahyötyyn kytketyillä kokeiluilla. Tarvittaessa voimme myös kouluttaa ja sparrata henkilöstöä Copilotin käyttöönotossa.

Copilotin hyödyt realisoituvat parhaiten, kun sisältö on siistitty, oikeudet ja luokittelut ovat kohdallaan ja käyttäjät tietävät miten kysyä. Kysy lisää — autamme organisaatiotasi ottamaan tekoälyn haltuun järkevästi ja vaikuttavasti.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Onnistunut ohjelmistokehitys ei etene sattumanvaraisesti, vaan taustalla on aina harkittu ja vaiheittain rakentuva menetelmä. Meillä Systems Gardenilla jokainen ohjelmistoprojekti kulkee läpi selkeän ja asiakaslähtöisen prosessin, jonka tavoitteena on luoda liiketoimintaa aidosti hyödyttävä ratkaisu. Hyvin suunnitellut ohjelmistokehityksen vaiheet muodostavat rungon, jonka varaan rakennetaan toimiva ja käyttäjäystävällinen järjestelmä.

Mistä vaiheista ohjelmistokehitysprojekti koostuu?

1. Tarvekartoitus ja vaatimusmäärittely

Kaikki alkaa asiakkaan tarpeiden ymmärtämisestä. Keskustelemme tavoitteista, nykyisistä haasteista ja siitä, millaisia hyötyjä järjestelmällä halutaan saavuttaa. Tämän pohjalta laaditaan vaatimusmäärittely, jossa kirkastetaan, mitä järjestelmän on tarkoitus tehdä, ja ennen kaikkea miksi.

2. Suunnittelu ja arkkitehtuurivalinnat

Kun tavoitteet ovat selvillä, siirrytään suunnitteluun. Tässä vaiheessa määritellään järjestelmän rakenne, käyttöliittymän luonnokset ja valitaan sopivat teknologiat. Ohjelmistosuunnittelu tehdään yhteistyössä asiakkaan kanssa, jotta ratkaisu tukee liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.

3. Toteutus

Kun varsinainen ohjelmistokehitys alkaa, työ etenee ketterästi sprinteissä, joihin sisältyy säännöllisiä välikatselmuksia ja demoja. Näin varmistetaan, että suunta on oikea ja mahdolliset muutokset voidaan huomioida ajoissa.

4. Testaus ja käyttöönotto

Ennen julkaisua järjestelmä testataan huolellisesti, jotta käyttöön saadaan virheettömästi toimiva ratkaisu. Käyttöönotto suunnitellaan siten, että se aiheuttaa mahdollisimman vähän häiriötä loppukäyttäjille.

5. Ylläpito ja jatkokehitys

Ohjelmistokehitys ei pääty käyttöönottoon. Tarjoamme tukea, päivityksiä ja mahdollisuuden jatkokehittää ratkaisua liiketoiminnan kasvaessa tai tarpeiden muuttuessa.

Systems Gardenilla ohjelmistokehitys on jatkuva, yhteistyöhön perustuva prosessi. Jokainen vaihe rakentuu edellisen varaan ja tavoitteena on aina tuottaa arvoa niin asiakkaalle kuin loppukäyttäjälle.

Tutustu tarkemmin referensseihimme:

Miksi valita Systems Garden kumppaniksi ohjelmistoprojektiin?

Kaikki ohjelmistokehityksen vaiheet ovat meille arkipäivää, olemmehan olleet olemassa jo vuodesta 2002. Vahvuutenamme on yhdistää liiketoiminnan ymmärrys, tekninen osaaminen ja ketterä kehitysmalli. Saamme kiitosta etenkin käyttäjäystävällisistä ratkaisuista, innovatiivisesta ajattelusta sekä “kädet saveen” -asenteestamme, joka ei ole vain kauniita visioita, vaan konkreettisia ja toimivia lopputuloksia.

Me emme myy pelkkää koodia, vaan kokonaisratkaisun, joka tukee asiakkaan liiketoimintaa aidosti ja pitkäjänteisesti. Käytämme juuri sitä teknologiaa, joka parhaiten palvelee projektin tavoitteita, oli kyse sitten nopeasti käyttöön otettavasta low-code -ratkaisusta tai räätälöidystä järjestelmästä. Työskentelemme ketterästi, pidämme asiakkaan ajan tasalla ja kannamme vastuun projektin onnistumisesta aina alusta loppuun saakka.

Asiakkaan rooli ohjelmistokehityksen eri vaiheissa

Ohjelmistoprojekti on aina yhteispeliä. Asiakkaan osallistuminen on tärkeää erityisesti ohjelmistokehityksen alkuvaiheessa, kun kartoitetaan tarpeita ja määritellään tavoitteet. Myös suunnittelussa ja välikatselmuksissa asiakkaan näkemykset auttavat ohjaamaan kehitystä oikeaan suuntaan. Emme kuitenkaan kuormita asiakasta teknisillä yksityiskohdilla, vaan johdamme prosessia niin, että asiakkaan rooli on selkeä ja mielekäs.

Alkuvaiheessa tarvitsemme tietoa liiketoimintatarpeista, prosesseista ja järjestelmien nykytilasta. Keskustelut, käytännön esimerkit ja kipupisteet auttavat meitä hahmottamaan, millainen kokonaisuus tarvitaan ja millä prioriteetilla. Ohjelmistokehityksen suunnitteluvaiheessa asiakkaan rooli korostuu tavoitteiden ja toivottujen toimintojen tarkentamisessa. Näin löydämme ratkaisut, jotka vastaavat aidosti käyttäjien tarpeisiin.

Kehitystyön aikana pidämme säännöllisesti välikatselmuksia ja demoja, joissa esitellään työn etenemistä. Asiakkaalta toivomme tässä kohtaa palautetta ja keskustelua: onko suunta oikea, nouseeko uusia toiveita tai onko jotain, mikä kaipaa tarkennusta. Tällainen vuoropuhelu auttaa meitä säilyttämään ketteryyden ja välttämään turhaa kehitystyötä.

Käyttöönotossa asiakkaan vastuulla on lähinnä loppukäyttäjien informointi ja mahdolliseen pilottikäyttöön osallistuminen. Me huolehdimme käyttöönoton teknisestä sujuvuudesta ja kaiken kaikkiaan asiakkaalta ei vaadita teknistä osaamista. Riittää, että tuo esiin tavoitteet, toiveet ja arjen haasteet. Me pidämme projektin hallinnassa ja rakennamme ratkaisun niiden pohjalta.

Riskienhallinta – mitä voi mennä pieleen?

Ohjelmistoprojektiin liittyy aina mahdollisia riskejä, kuten epäselvät toiveet ja vaatimukset, budjetin ylittyminen, viivästykset tai se, ettei järjestelmää lopulta otetakaan kunnolla käyttöön. Me tunnistamme nämä riskit jo etukäteen ja rakennamme projektin niin, että ne voidaan ehkäistä ajoissa.

Systems Gardenilla riskienhallinta alkaa selkeästä tarvekartoituksesta ja liiketoimintalähtöisestä suunnittelusta. Käytämme aikaa siihen, että ymmärrämme asiakkaan arjen, prosessit ja tavoitteet ennen kuin ensimmäistäkään riviä koodia kirjoitetaan. Tällä varmistetaan, että kehitystyö ei lähde harhapoluille, eikä tulevaisuudessa tarvitse korjata vääriä oletuksia.

Koko projektin ajan etenemme vaiheittain, 2–4 viikon sprinteissä. Jokaisen vaiheen jälkeen pidetään katselmus, jossa esitellään valmiit osiot ja varmistetaan yhdessä, että suunta on oikea. Tämä vähentää riskejä merkittävästi, eikä virheitä ehdi kasaantua, vaan ne huomataan ja korjataan jo varhaisessa ohjelmistokehityksen vaiheessa.

Lisäksi panostamme pilotointiin ja käyttöönoton huolelliseen suunnitteluun, jotta järjestelmä ei jää “hyllylle”, vaan päätyy aidosti käyttöön. Asiakkaan ei tarvitse pelätä epäonnistumista, sillä pitkän kokemuksemme ansiosta tiedämme, miten haasteet vältetään jo ennen kuin ne ehtivät syntyä.

Hyvin suunniteltu ohjelmistoprojekti kantaa pitkälle

Kun ohjelmistokehityksen vaiheet suunnitellaan huolellisesti ja toteutetaan yhteistyössä, lopputuloksena on ratkaisu, joka palvelee aidosti liiketoimintaa ja käyttäjiä. Systems Gardenilla jokainen vaihe rakentuu asiakaslähtöisesti ja riskit ennakoiden, alusta loppuun saakka. Selkeä etenemismalli, ketterä kehitys ja käytännönläheinen kumppanuus tekevät ohjelmistoprojektista hallittavan, tehokkaan ja ennen kaikkea onnistuneen.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Ohjelmistokehitys on monivaiheinen prosessi, jossa suunnitellaan, toteutetaan, testataan ja ylläpidetään digitaalisia ratkaisuja, kuten esimerkiksi verkkopalveluita, mobiilisovelluksia tai yrityksen sisäisiä järjestelmiä. Se ei kuitenkaan ole vain koodin kirjoittamista, vaan kokonaisvaltainen palvelu, jolla ratkaistaan konkreettisia liiketoiminnan haasteita aina prosessien automatisoinnista tehokkuuden parantamiseen.

Ohjelmistokehitys yhdistää liiketoimintaymmärryksen, teknologian ja käyttäjälähtöisen suunnittelun tavoitteena luoda ratkaisuja, jotka aidosti tukevat organisaation toimintaa ja tuovat lisäarvoa loppukäyttäjille.

Miksi ohjelmistokehitykseen kannattaa investoida?

Yritykset investoivat ohjelmistokehitykseen, koska hyvin suunnitellut ja toteutetut digitaaliset ratkaisut mahdollistavat muun muassa:

Prosessien automatisoinnin

Manuaaliset ja toistuvat tehtävät voidaan automatisoida, mikä säästää aikaa ja vähentää virheiden riskiä. Esimerkiksi asiakaspalveluprosessi voidaan virtaviivaistaa automatisoidulla lomakekäsittelyllä tai integraatioilla taustajärjestelmiin.

Tehokkuuden parantamisen

Digitaaliset työkalut voivat tehostaa työntekoa ja tiedonhallintaa. Esimerkiksi räätälöidyt raportointiratkaisut nopeuttavat päätöksentekoa ja vähentävät hallinnollista kuormaa.

Asiakaskokemuksen kehittämisen

Modernit ja käyttäjäystävälliset järjestelmät parantavat asiakaskokemusta ja luovat kilpailuetua. Esimerkiksi itsepalveluportaalit tai mobiilisovellukset lisäävät asiakkaan sitoutumista ja helpottavat asiointia.

Lue, millaisia liiketoimintahyötyjä asiakkaamme saivat:

Ohjelmistokehityksen vaiheet Systems Gardenilla

Meillä Systems Gardenilla ohjelmistokehitys etenee vaiheittain ja asiakaslähtöisesti. Jokainen projekti alkaa tarpeiden kartoittamisella ja päättyy ylläpitoon ja jatkokehitykseen.

Lyhyesti kerrottuna tyypillinen kehitysprojekti sisältää nämä vaiheet:

1. Tarvekartoitus ja vaatimusmäärittely
2. Suunnittelu ja arkkitehtuurivalinnat
3. Toteutus
4. Testaus ja käyttöönotto
5. Ylläpito ja jatkokehitys

Olemme avanneet tarkemmin ylläolevia ohjelmistokehityksen vaiheita blogiartikkelissamme.

Systems Gardenilla ohjelmistokehitys tarkoittaa asiakaslähtöistä, joustavaa ja jatkuvaan kehittämiseen tähtäävää toimintaa. Tavoitteena on aina luoda ratkaisu, joka aidosti tukee asiakkaan liiketoimintaa ja tuo arvoa loppukäyttäjälle.

Uuden ohjelmiston kehitys alkaa ymmärryksestä

Uuden sovelluksen kehittäminen lähtee liikkeelle peruskysymyksistä: mitä ollaan tekemässä, kenelle ja miksi. Ennen kuin ensimmäistäkään koodiriviä kirjoitetaan, on tärkeää luoda yhteinen näkemys tavoitteista, käyttäjistä ja teknisistä reunaehdoista. Määrittely ja suunnittelu sisältää neljä vaihetta:

1. Liiketoimintavaatimukset

Kartoitamme liiketoiminnan tavoitteet ja keräämme onnistumisen mittarit. Kartoitus vastaa kysymykseen ”Miksi?” Jatkamme projektia vain, mikäli vastaus kysymykseen tyydyttää kaikkia osapuolia.

2. Käyttäjät ja käyttötapaukset

Ketkä ratkaisua käyttävät? Minkälaisia toiminnallisuuksia tarvitaan? Mistä raakadata tulee, ketkä ja kuinka sitä käsitellään? Millaista raportointia edellytetään? Käyttäjätarinat ja käyttötapaukset hahmotellaan työpajojen avulla yhdessä asiakkaan kanssa.

3. Rautalangat ja käyttöliittymäsuunnittelu

Kun käyttötapaukset on kuvattu, niistä voidaan seuraavaksi piirtää käyttöliittymäluonnokset eli rautalankamallit, jotka auttavat hahmottamaan miltä ohjelmisto näyttää ja tuntuu käytännössä. Rautalankamallien lisäksi teemme tarvittaessa visuaalisen suunnittelun tai prototyypin.

4. Teknologia ja datamallit

Valitsemme sopivat teknologiat, mallinnamme tiedot ja määrittelemme tarvittavat integraatiot varmistaen, että ohjelmisto rakentuu kestävälle ja yhteensopivalle perustalle.

Lopputuloksena syntyy selkeä, toteuttamiskelpoinen suunnitelma ja realistinen työmääräarvio. Tämän perusteella voidaan halutessa kilpailuttaa eri toteuttajat ja teknologiat.

Sovelluksen modernisointi — kaikkea ei tarvitse aloittaa alusta

Kaikki ohjelmistot vanhenevat, mutta se ei aina tarkoita, että pitäisi rakentaa kokonaan uutta. Usein vanhan ohjelmiston ympärille voidaan kehittää uutta toiminnallisuutta, uudistaa käyttöliittymä tai tuoda järjestelmä nykyaikaiselle alustalle kustannustehokkaasti. Modernisointiprosessi tiivistetysti:

1. Liiketoimintavaatimukset

Käymme läpi nykytilan, datan ja tavoitteet. Teemme kannattavuusanalyysin – mitä kannattaa säilyttää, mitä uudistaa?

2. Järjestelmäanalyysi

Selvitämme nykyisen järjestelmän rakenteet, rajapinnat ja datan. Laadimme integraatiosuunnitelman, joka mahdollistaa modernin arkkitehtuurin hyödyntämisen.

3. Sovelluskehitys

Toteutamme modernisoinnin ketterästi tai avaimet käteen -ratkaisuna tarpeen ja resurssien mukaan.

4. Ylläpito ja jatkokehitys

Projektin jälkeen emme katoa minnekään. Tarjoamme tarvittaessa jatkuvaa tukea, valvontaa ja jatkokehitystä.

Modernit alustat tekevät sovelluskehityksestä joustavaa ja monipuolista. Me rakennamme sovelluksia erityisesti Microsoftin ympäristöihin, kuten Azureen, Microsoft 365:een ja Teamsiin. Tarvitsetpa sitten pienen lisäosan tai kokonaisen järjestelmän, Azure taipuu moneen – se voi yhdistää eri järjestelmät toisiinsa, toimia tietojen tallennuspaikkana tai tuoda vanhalle järjestelmälle modernin käyttöliittymän.

Ohjelmistokehitysmenetelmät

Ohjelmistokehityksessä voidaan hyödyntää erilaisia menetelmiä projektin koon, tavoitteiden ja tiimin mukaan.

Ketterät menetelmät ohjelmistokehityksessä

Ketterät ohjelmistokehitysmenetelmät ovat yleisimpiä lähestymistapoja ohjelmistokehityksessä. Ketterissä menetelmissä työtä tehdään vaiheittain ja palautteen perusteella kehitystä ohjataan iteratiivisesti. Tämä takaa joustavan ja asiakaslähtöisen kehityksen.

Ketterissä ohjelmistokehitysprojekteissamme työ etenee hallitusti vaiheittain, tyypillisesti 2–4 viikon sprinteissä. Kehitystä ohjaavat selkeästi määritellyt tavoitteet, säännölliset demot ja välikatselmukset. Näin varmistamme, että suunta pysyy oikeana ja lopputulos kehittyy parhaaksi mahdolliseksi. Useimmiten palvelumme toteutetaan aika- tai työmääräperusteisesti, mutta halutessasi voimme vastata koko projektista alusta loppuun aina suunnittelusta käyttöönottoon ja jatkuvaan ylläpitoon saakka.

Ohjelmistoprojektin kustannukset

Ohjelmistokehityksen hinta riippuu projektin laajuudesta, teknologioista, tiimin koosta ja kehityksen kestosta. Systems Gardenilla tarjoamme sekä kiinteähintaisia että tuntiperusteisia ratkaisuja.

Ohjelmistoprojektin hinta voi vaihdella paljon. Tyypillisesti se sijoittuu noin 30 000 ja 150 000 euron välille. Tarkka kustannus selviää kuitenkin vasta, kun keskustellaan tarpeistasi. Älä jää arvailemaan vaan ota rohkeasti yhteyttä, niin suunnitellaan juuri sinulle sopiva ratkaisu budjettisi ja tavoitteidesi pohjalta!

Ohjelmistokehityksen teknologiat Systems Gardenilla

Valitsemme projektikohtaisesti oikeat teknologiat asiakkaan tarpeen ja ympäristön mukaan. Asiantuntijoillamme on laaja osaaminen eri teknologioista, ja valitsemme jokaiselle asiakkaalle juuri heidän tarpeisiinsa parhaiten sopivan kokonaisuuden. Vaikka toimimme vahvasti Microsoftin maailmassa erityisesti Azuren, Microsoft 365:n ja Power Platformin parissa, emme lähde liikkeelle teknologiasta, vaan asiakkaan tavoitteista. Esimerkiksi low-code-kehittäminen toimii nopeaan ja kustannustehokkaaseen toteutukseen, kun taas custom code menetelmin voidaan luoda täysin räätälöityjä ohjelmistoja ilman rajoja.

Vinkit onnistuneeseen ohjelmistoprojektiin

Ohjelmistoprojektin onnistuminen ei ole sattumaa. Tässä muutamia käytännön vinkkejä:

1. Tunnista tarpeesi tarkasti

Vältä epämääräisyyttä. Kirkas tavoite helpottaa oikeiden ratkaisujen löytämistä.

2. Valitse oikea kumppani

Hyvä kumppani ymmärtää liiketoimintasi ja osaa ehdottaa kestäviä ratkaisuja.

3. Määritelkää budjetti ja aikataulu realistisesti

Avoin keskustelu resursseista auttaa pitämään projektin hallinnassa.

4. Suunnittele jatkokehitys jo alussa

Ohjelmisto elää ja kehittyy, valmistaudu jatkuvaan parantamiseen ja ylläpitoon.

Paranna tehokkuutta ohjelmistokehityksen avulla

Ohjelmistokehitys on paljon enemmän kuin teknologiaa – se on liiketoiminnan kehittämistä digitaalisin keinoin. Oikein toteutettu ohjelmisto parantaa tehokkuutta, asiakaskokemusta ja kilpailukykyä.

Systems Gardenin asiantuntijat auttavat sinua kaikissa kehityksen vaiheissa ideasta käyttöönottoon ja jatkokehitykseen. Asiakkaamme ovat arvostaneet erityisesti kykyämme yhdistää teknologia liiketoiminnan tarpeisiin ymmärrettävästi ja käytännönläheisesti. Meidät tunnetaan luovasta ajattelutavasta, käyttäjäystävällisistä käyttöliittymistä ja siitä, että osaamme liittää ratkaisumme saumattomasti osaksi laajempia järjestelmäkokonaisuuksia.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Kun yrityksessä herää tarve uudelle digitaaliselle työkalulle tai liiketoimintaprosessien automatisoinnille, ensimmäinen kysymys liittyy usein siihen, miten se kannattaa toteuttaa? Nopeasti, joustavasti ja kustannustehokkaasti — vai täydellisesti yrityksen näköiseksi räätälöiden?

Modernissa ohjelmistokehityksessä valittavana on kaksi pääsuuntaa: low-code ja custom code. Mutta mitä ne tarkoittavat käytännössä ja miten sopiva vaihtoehto valitaan?

Low-code-ohjelmointi on visuaalinen ja kustannustehokas ratkaisu

Low-code-ohjelmoinnissa rakennetaan sovelluksia visuaalisilla työkaluilla ja valmiilla komponenteilla. Systems Garden hyödyntää Microsoft Power Platformia ja erityisesti sen Canvas PowerApps -ratkaisuja, joita voidaan rakentaa esimerkiksi SharePointin päälle. PowerAppsilla tehdyt sovellukset soveltuvat hyvin palvelemaan sisäisiä liiketoiminnan tarpeita, kuten projektinseurantaa, dokumenttien hallintaa tai työhyvinvoinnin tukemista.

Tyypillinen PowerApps-projekti maksaa yleensä vain joitakin tuhansia kymppitonnien sijaan. Sovelluksia voidaan myös monistaa helposti, mikä säästää aikaa ja rahaa tulevissa projekteissa. Ylimääräisiä lisenssi- tai ylläpitokustannuksia ei synny, asiakkaalle jää vain kertaluonteinen projektikustannus. Low-code ohjelmointi on myös suhteellisen nopeaa.

”Low-code-kehittäminen mahdollistaa kustannustehokkaat projektit.”

Low-code on erinomainen valinta, kun halutaan nopeasti käyttöönotettava, sisäiseen käyttöön suunnattu sovellus, joka parantaa prosessien tehokkuutta ilman suuria investointeja. Systems Gardenin kokemus esimerkiksi hankeseuranta- ja dokumentinhallintasovellusten toteutuksissa osoittaa, että hyvin suunniteltu low-code-ratkaisu maksaa itsensä usein takaisin jo muutamassa kuukaudessa.

Haasteita syntyy silloin, kun tarvitaan sovelluksia ulkopuolisille käyttäjille: esimerkiksi PowerAppsissa yhden ulkoisen kirjautumisen hinta voi olla noin yksi dollari, mikä nostaa käyttökustannuksia nopeasti. Lisäksi alustaan sidottu kehitysmalli voi rajoittaa sovelluksen räätälöitävyyttä ja integraatiomahdollisuuksia, jos liiketoimintaprosessit edellyttävät hyvin erityisiä ratkaisuja. Näissä tapauksissa custom code voi olla pitkän aikavälin kannalta kustannustehokkaampi ja joustavampi vaihtoehto.

Custom code ohjelmoinnilla täydellinen joustavuus ilman rajoitteita

Custom code -ratkaisujen vahvuus on niiden täydellinen räätälöitävyys: kaikki logiikka, käyttöliittymät ja integraatiot voidaan suunnitella ja rakentaa alusta asti juuri asiakkaan liiketoimintaprosesseja tukemaan. Lisäksi tekninen arkkitehtuuri on täysin yrityksen hallinnassa, mikä mahdollistaa esimerkiksi pitkäikäisemmän ohjelmiston rakentamisen ilman sidonnaisuuksia yksittäiseen alustaan tai ekosysteemiin.

Haasteena custom codessa on kehitysnopeus ja kustannukset. Koska sovellus rakennetaan tyhjästä, kehitys vie enemmän aikaa ja vaatii laajempaa teknistä työtä. Lisäksi projektin aikana asiakkaalta vaaditaan usein enemmän osallistumista: määrittelyt, testaus ja iterointi ovat osa prosessia, joka muistuttaa perinteistä ohjelmistokehitystä alusta loppuun.

Systems Gardenin kehittäjät auttavat arvioimaan, milloin custom code on aidosti paras ja kustannustehokkain vaihtoehto. Usein custom code astuu kuvaan silloin, kun low-code ei enää taivu asiakkaan liiketoiminnan tarpeisiin – ja silloin on tärkeää, että kumppani tuntee molemmat maailmat.

Low code vs. custom code — milloin valita low-code-kehittäminen, milloin custom code?

Low-code-ohjelmointi toimii erinomaisesti sisäisiin prosesseihin, kuten varastonhallintaan, kun halutaan vähentää manuaalista työtä tai mahdollistaa mobiilikäyttö. Custom code taas kannattaa valita, jos sovelluksen on palveltava ulkopuolisia käyttäjiä – esimerkiksi asiakkaiden kirjautumiset PowerAppsin kautta maksavat lisenssinä n. dollarin per kirjautuminen. Tällöin oma, räätälöity ohjelmisto voi tulla pidemmän päälle edullisemmaksi.

Aloita projekti low codella, siirry tarvittaessa custom codeen

Vaikka low-code ei ole aina lopullinen ratkaisu, se on usein erinomainen lähtökohta ohjelmistokehitykselle. Syy on yksinkertainen: low-code-ohjelmointi mahdollistaa nopean kokeilun, testaamisen ja oppimisen ilman suuria investointeja. Kun tarpeet ovat vielä osittain hahmottumattomia tai prosessia halutaan ensin pilotoida pienessä mittakaavassa, low-code-kehittäminen tarjoaa kevyen ja kustannustehokkaan tavan lähteä liikkeelle. Siksi usein kannattaakin käyttää hieman aikaa low code -ohjelmointimahdollisuuksien kokeiluun, ja siirtyä vasta tarpeiden niin pakottaessa hyödyntämään custom code-kehitystä.

Systems Garden on molempien reittien asiantuntija

Systems Garden toteuttaa sekä low-code- että custom code-ratkaisuja asiakkaan tarpeen mukaan. PowerAppsin käyttö sopii erityisesti pienempiin ja nopeasti toteutettaviin projekteihin, kun taas räätälöity ohjelmistokehitys tulee mukaan kuvioihin, kun valmiit ratkaisut eivät riitä.

Jokainen projekti alkaa asiakkaan tarpeiden kartoittamisesta. Käymme läpi mahdolliset vaihtoehdot, arvioimme toteutustavan ja ohjaamme oikealle kehityspolulle. Tavoitteena on aina kustannustehokas, helppokäyttöinen ja liiketoimintaa tukeva ratkaisu, teknisestä toteutustavasta riippumatta.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515

Ensinnäkin se on termihirviö. Toisekseen sillä on ensiarvoinen rooli siinä, että sovelluskehitys käynnistyy sujuvasti, toteutuu sovitussa ajassa ja budjetissa sekä vastaa vieläpä tarkoitustaan. Toisin sanottuna liiketoiminnan vaatimusmäärittelyn merkitys jatkuu projektin alkumetreiltä pitkälle sovelluksen elinkaarta.

Systems Gardenin sovelluskehittäjät Sanna ja Jouni kertovat, että liiketoiminnan vaatimusten määrittely tarkoittaa sitä,

• minkälaisia asioita asiakkaan liiketoiminnassa tulee ottaa huomioon sovellusta kehitettäessä ja
• mitä sovelluksen tulee tehdä palvellakseen liiketoimintaa.

Vaatimusten määrittely käynnistyy peruskysymyksillä

Sovellus- tai ohjelmistoprojekti alkaa siis siitä, että vaatimusmäärittelyssä laaditaan lyhyet kuvaukset sekä asiakkaan liiketoimintaympäristöstä että sovelluksen tarkoituksesta ja kirjataan projektin tavoitteet. Alussa selvitetään, mitä asiakas haluaa heille rakennettavan ja miksi, Jouni muotoilee.

”Jos alussa ei ole selvää, mitä projektin aikana tehdään, on vaikea varmistua siitä, että lopputulos on sitä mitä piti” – Systems Gardenin sovelluskehittäjä Sanna

Vaatimusmäärittely varmistaa, että sovelluskehityksessä puhutaan samaa kieltä

Systems Gardenin asiantuntijat kertovat, että asiakkaille itselleen sovellukselta toivottavat ominaisuudet voivat olla niin itsestään selviä, että kaikkea ei välttämättä huomata kertoa. Toisaalta asiakkaat eivät aina itsekään tarkkaan tiedä, mitä sovellukselta tarvitsevat.

Koska molemmissa tapauksissa vaatimukset tulisi kuitenkin onnistua kommunikoimaan sovelluksen toteuttajille, oikea terminologia nousee suureen rooliin.

– Joskus ei ymmärretä sitä, mistä sovellus koostuu. Toisaalta saatetaan luulla puhuttavan samasta asiasta, vaikka näin ei todellisuudessa olekaan. Molemmissa tilanteissa syntyy projektin aikana helposti väärinkäsityksiä, ja siksi yhteisen kielen löytäminen on todella tärkeää, Sanna teroittaa.

Vaatimusten määrittelyn edetessä tarkennetaan sitä, miksi sovellus on tarpeellinen organisaatiolle ja minkälaisiin haasteisiin sen tulisi vastata. Lisäksi käydään läpi sitä, mihin osaan asiakkaan prosessia ja mihin muihin asiakkaan käytössä oleviin ohjelmistoihin sovelluksen tulisi liittyä.

– Esimerkkinä toimii vaikkapa sellainen liiketoiminta, jossa tallentuu paljon puheluita, sähköposteja, lomakkeita tai kohdekäyntejä tietokantaan, jossa niitä täytyisi päästä tilastoimaan, raportoimaan tai ihan vain tarkastelemaan, Jouni listaa.

Liiketoiminnan vaatimusmäärittelyllä vastataan käyttäjän tarpeisiin

Jouni kertoo, että sovellus- ja ohjelmistokehityksessä puhutaan toiminnallisista ja ei-toiminnallisista vaatimuksista.

Toiminnalliset vaatimukset ovat kuvauksia siitä, miten sovellus toimii ja mitä se tekee. Toiminnalliset vaatimukset määritellään usein erikseen, mutta yksi vaatimusmäärittelyn esimerkki on vaikkapa eri käyttäjäryhmien määrittely, eli minkälaisilla rooleilla sovellusta käytetään.

Raportointisovelluksessa kyseessä on asiakkaan asiakas. Oman organisaation sisällä se voi vaihdella esimerkiksi pelkästä lukuoikeudesta jonkin rajatun tiedon muokkaamiseen, toimitusjohtajan pääsyyn tai ylläpito-oikeuksiin.

Ei-toiminnalliset vaatimukset puolestaan tarkoittavat Jounin mukaan sellaisia rajoituksia ja laatuominaisuuksia, joilla varmistetaan, että järjestelmä vastaa käyttäjän tarpeita. Siksi ne liitetään usein vahvemmin juuri liiketoimintavaatimusten määrittelyyn.

Esimerkkejä vaatimusmäärittelyssä käsiteltävistä ei-toiminnallisista vaatimuksista:

• Potentiaalinen käyttäjien määrä. Kuinka sovellus skaalautuu, mikäli määrä kasvaa vaikkapa 10 000 käyttäjästä 100 000 käyttäjään?
• Käsiteltävän datamassan suuruus ja kyky suoriutua siitä.
• Kriittisyys liiketoiminnan kannalta. Tuleeko sovelluksen toimia yhtä nopeasti kaikille? Pysäyttääkö sen kaatuminen liiketoiminnan?
• Lokalisointi. Tukeeko sovellus esimerkiksi eri kieliä eri maissa?
• Infrastruktuuri. Tuleeko sovelluksen toimia yhteen jonkin muun järjestelmän kanssa?
• Tietoturva, datan yksityisyys, varmuuskopiointi

Muista myös nämä asiat ohjelmiston vaatimusmäärittelyssä

Sanna ja Jouni huomauttavat, että ohjelmiston vaatimusmäärittelyssä kannattaa toteuttaa SWOT- tai riskianalyysi, jotta se mikä projektissa voi mennä pieleen on mahdollisimman hyvin huomioitu etukäteen.
Samalla on hyvä määritellä se, minkälaisessa aikataulussa projekti tulisi pystyä viemään läpi ja minkä suuruisessa budjetissa.

– Ohjelmistosuunnittelu on enemmän taidetta kuin tiedettä. Vaikka kyseessä olisi kuinka pieni sovellus tahansa, jos ei ole määritelty sitä, milloin se on valmis, kehitystä voidaan jatkaa loputtomiin, Jouni toteaa.

Sanna mainitsee, että liiketoiminnan vaatimusmäärittelyn yhteydessä voi toisinaan ilmetä muutakin huomionarvoista.

– Jos ohjelmiston vaatimusmäärittelyssä tunnistetaan esimerkiksi jokin tietty kehitystarve, joka ei kuitenkaan tule kuulumaan kyseiseen sovellusprojektiin, se on hyvä kirjata ylös. Näin sen pariin muistaa paremmin palata ja liikkeelle lähtö on sujuvampaa.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515