Vantaan Energia – Kaikki saman pöydän ääreen

Vantaan Energia on yli 100-vuotias energiayhtiö, joka tuottaa ja myy sähköä ja kaukolämpöä. Vantaalla yritys vastaa myös kaukolämpöverkostojen ja sähköverkkojen rakentamisesta ja huollosta.

Noin 350 ammattitaitoista henkilöä asiantuntijoista asentajiin työllistävä Vantaan Energia painottaa tiedonkulun esteettömyyttä ja digitaalisten työkalujen toimivuutta jokapäiväisessä työssä. Tärkeässä roolissa ovat muun muassa jaetut sähköiset työtilat.

Vantaan Energian projektipäällikkö Heidi Itkonen kertoo, että aikaisempien työryhmäsivustojen käyttö ei kuitenkaan ollut kovin systemaattista.

“Aiemmin kaikilla Vantaan Energian työntekijöillä ei ollut lainkaan työryhmäsivustoja käytössä. Ja käytössä olevat työtilat olivat pitkälti sen näköiset, miltä käyttäjät itse halusivat niiden näyttävän. Rakenne oli kaikilla hyvin erilainen ja käyttötavat sen mukaista.”

Systems Gardenin toteuttama SharePoint 2013:sta perustuva työtilaratkaisu toi koko Vantaan Energian monipolvisen organisaation saman pöydän äärelle. Nyt yhteistä tiedonhallintajärjestelmää käyttävät kaikki, asiantuntijoista asentajiin ja suunnitteluväestä työnjohtoon.

Dokumentinhallintaratkaisu toi selkeyttä ja helppokäyttöisyyttä Vantaan Energian työntekijöiden päivittäin käyttämään työkaluun.

Uusissa sähköisissä työtiloissa keskeisiä toiminnallisuuksia ovat dokumentinhallinta ja arkistointi.

“Nyt voimme luokitella dokumentit ja tiedostot metatietojen mukaan. Tältä pohjalta voidaan täsmällisesti määritellä muun muassa niiden säilytysajat arkistossa. Tästäkin syystä dokumentinhallinnan käyttöönotto on ollut meille iso juttu.”

Uudistuksen myötä tiedonkulkua jouhevoitettiin ja poistettiin tarpeettomia pullonkauloja. Vantaan Energia luokittelee dokumentit neljään ryhmään: julkisiin, sisäisiin, luottamuksellisiin ja salaisiin.

“Dokumentteihin pääsy oli rajattu tiukasti eri yksiköiden perusteella. Lisäsimme uudistuksessa olennaisesti avoimuutta, mikä on selvästi tätä päivää. Työryhmäsivuilla julkiset ja sisäiset dokumentit ovat nyt pääsääntöisesti kaikkien luettavissa.”

Lue lisää Vantaan Energian ja Systems Gardenin pitkästä yhteistyöstä täältä.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Ota yhteyttä ja sovi etätapaaminen. Katsotaan minkälainen ratkaisu juuri sinun yrityksellesi sopisi.