Microsoft 365 -työkalut tarjoavat hyvän alustan aidolle yhteistyölle ja dokumentinhallintaympäristön toteutukseen; sujuva käyttö edellyttää vain niiden käyttöä yhdessä sovittujen sääntöjen mukaan.

Aseta tavoite

Ensin on hyvä kuvata asiat, jotka halutaan nykyisessä toimintaympäristössä muuttaa. Onko tiimi- tai projektityöskentely saumatonta? Halutaanko dokumenttikaaokseen helpotusta, intranet selkeämmäksi, sopimukset ojennukseen, nojaako sisäinen ja ulkoinen viestintä liiaksi sähköpostiin?

Pelkkä työkalu ratkaisee harvoin ongelman juurisyytä. Tiedostojen vieminen SharePoint -kirjastoon metatietoineen on helppoa. Oleellista onkin ensin tunnistaa erilaiset käyttötapaukset esimerkiksi tallennussääntöjen, käyttöoikeuksien, hyväksymis- ja allekirjoituskäytäntöjen ja säilytyksen kannalta, ja luoda niille omat automaatio- ja käsittelytavat.

Määrittele uudet toimintatavat

Sujuvaan työskentelyyn tarvitaan yhteisiä sääntöjä ja toimintatapoja. Kun tiedostoja lähdetään työstämään, on yhdessä päätettävä, tallennetaanko ne ensin työpöydälle, OneDriveen, Teamsiin vai SharePointiin. Seuraavaksi on pohdittava, miten dokumentit siirtyvät kollegoille työstettäväksi ja kommentoitavaksi, esimiehelle hyväksyttäväksi, ja sen jälkeen yhteistyökumppanille allekirjoitettavaksi tai intraan yleisohjeeksi.

Uudet toimintatavat voidaan tarvittaessa dokumentoida yhteiseksi pelikirjaksi, jotta vanha kaaos ei palaa.

Ota uudet välineet käyttöön

Välineet – eli pilvipalvelut – ovat yleensä jo olemassa. SharePoint voi vaatia ensin pientä ruuvausta, jotta se taipuu dokumenttisäilöksi, sopimuskirjastoksi, kuvapankiksi tai intranetiksi. Power Automatella saadaan hyväksymismenettelyyn automatiikka, ja Power BI:llä bisneskriittinen tieto visualisoitua.

Microsoft 365-palvelut ovat kytköksissä toisiinsa, ja samoja asioita voi tehdä monella eri tavalla. Yhdessä sovitut säännöt ja toimintatavat ratkaisevat varsinaisen ongelman; työkalujen rooli on toteuttaa yhteinen tahtotila.

Meiltä saat muun muassa seuraavat työvälineet sujuvaan yhteistyöhön:

• Intranet (SharePoint)
• Sopimusten hallinta (SharePoint)
• Dokumenttien hallinta (SharePoint & Teams)
• Sujuva yhteistyö (Teams)
• Pelikirja uusien toimintatapojen kuvaamiseen (Teams, SharePoint tai Stream)

Lue lisää referensseistämme, kuinka Microsoft 365-palvelut ja digitaaliset työvälineet ovat edistäneet asiakkaidemme sujuvaa yhteistyötä.