Otatko M365-lisenssistä täyden hyödyn irti?
Systems Gardenin M365-asiantuntijat Miia, Samppa ja Satu kertovat, että Microsoft 365 -lisenssi tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet keskittää ohjelmistotarpeita sekä karsia päällekkäisiä järjestelmiä ja turhia kustannuksia. Ennen kaikkea se luo säästöä arjen helpottumisen ja sujuvoitumisen kautta.
SG:n asiantuntijat toteavat Microsoftin saavuttaneen 365-lisenssillään laajan käyttäjäkunnan, minkä ansiosta myös käyttäjien ja organisaatioiden ymmärrys sen tarjoamista mahdollisuuksista paranee kaiken aikaa. Lisensseistä jää kuitenkin edelleen paljon hyödyntämättä.
– Käyttäjät tiedostavat koko ajan paremmin, että M365-ympäristöön kuuluu paljon muutakin kuin Outlook. Samalla lisenssillä pyörivät esimerkiksi intranet, dokumentinhallinta, sopimushallinta, Teams sekä lomakkeet. Kun dataa kertyy paljon, myös raporttien laadinta onnistuu kätevästi. Tietoisuudella olisi kuitenkin vielä runsaasti varaa parantua, Samppa tuumii.
M365-lisenssi karsii päällekkäisyyksiä ja tuo säästöä
Mitä M365-ympäristön keskeiset hyödyt sitten ovat? Satun mukaan ensinnäkin se, että vaikka M365-ympäristö avaa käyttäjälleen erilaisia työkaluja kuin linkkuveitsi, tarjoaa se toisaalta myös hyvät mahdollisuudet karsia päällekkäisyyksiä.
– Kun aletaan pohtia lisenssin laajempaa hyödyntämistä ja sitä, mitä kaikkia ohjelmistotarpeita asiakkaalla oikeastaan on, voidaan M365-ratkaisujen käyttöönotossa usein poistaa niiden vastineita. Kun asiat tapahtuvat samassa ympäristössä, ei useita eri ohjelmistoja tarvita.
Miia nostaa tästä esimerkiksi Microsoftin kanssa kilpailevat intraratkaisut. Hän kertoo, että M365-lisenssiin kuuluvaan SharePointiin voidaan rakentaa sujuva ja helppokäyttöinen intra, mutta todella moni ei sitä tiedä. Tai jos ratkaisu onkin käytössä, niin tiedossa ei välttämättä ole se, kuinka hyvin tiedonhallinta SharePointin avulla mahdollistuu.
– Perinteisesti tiedostoja on jouduttu tallentamaan yksi kerrallaan niille määrättyihin paikkoihin, ja vaikka osa yrityksistä onkin siirtänyt ohjelmistotarpeensa pilveen, saattaa käytössä olla edelleen sama kansiorakenne kuin verkkolevyllä. Silloin vaikkapa jonkin yksittäisen sopimuksen löytäminen voi olla yllättävän hankalaa.
– Pilvessä se onnistuu huomattavasti vaivattomammin metatietojen avulla. Ne vaativat jonkin verran hallinnointia ja yritykseltä muutoksen johtamista, mutta niiden avulla tiedot kuitenkin ohjautuvat aina oikeaan paikkaan ja löytyvät etsimättä. Säästö muodostuu käyttäjän arjessa, kun tietojen käsittely selkeytyy ja helpottuu.
Eroon verkkolevyistä
Työn helpottamisen ja sujuvoittamisen sekä päällekkäisten ohjelmistojen karsinnan ohella M365-ympäristö mahdollistaa kustannussäästön kolmannellakin tavalla. Sampan mukaan se on nostanut ilmiönä päätään jo jonkin aikaa.
– Nykyisin hankkiudutaan yhä enemmän eroon vanhoista verkkolevyistä, jolloin päästään samalla eroon palvelimen ylläpito- ja konesalikuluista. Jokainen lisenssi antaa pilveen paljon tilaa, johon mahtuu suuri määrä dataa. Sopimukset, dokumentit, intra yms. voidaan viedä M365-ympäristöön ja paikallinen palvelin sammuttaa.
– Sen jälkeen käytettävissä on versionhallinta, VPN:ää ei tarvita ja kaikki on saavutettavissa mistä vain – voit selata tietoja vaikka kännykällä, Samppa vinkkaa.
Monipuolinen M365-lisenssi helpottaa ja sujuvoittaa arjen työtä
Päätös M365-ympäristön laaja-alaisemmasta valjastamisesta tehdään Sampan mukaan harvoin organisaation ylätasolla. Tyypillisemmin tarve havaitaan osastokohtaisesti, kun vaikkapa sopimuskatkon tai liittymätarpeen yhteydessä ryhdytään pohtimaan vaihtoehtoja dokumentinhallinnan tai sopimushallinnan ratkaisuille.
– Se kirpoaa yleensä jostain tietystä kokonaisuuden nurkasta, ja siinä vaiheessa meihin on yhteydessä esimerkiksi viestinnästä tai it-asioista vastaava henkilö. Sellainen avaus, että ”Tiedämme, mitä kaikkea lisenssillä voi tehdä, mutta voisitteko auttaa siinä?” on aika harvinainen. Tyypillisempää on, että asiakas ymmärtää tarvitsevansa apua, mutta ei oikein itsekään tiedä, missä ongelmat piilevät. Niissäkin tapauksissa toki tiedostetaan, että sen hetkisiin ratkaisuihin menee paljon rahaa, Samppa toteaa.
– Joskus M365-ympäristön laajempi haltuunotto käynnistyy jonkin muun projektin, kuten Teams-käyttöönoton johdannaisena, tai koulutuksen yhteydessä, kun huomio kiinnittyy siihen, mihin yhdessä tehdyt työt tallennetaan, Satu lisää.
M365-lisenssistä saa parhaan hyödyn kokonaisvaltaisella käytöllä
Systems Gardenin ammattilaiset auttavat mielellään yksittäisten M365-ratkaisujen parissa ja painottavat yhteistyön merkitystä, mutta huomauttavat samalla, että paras hyöty lisenssistä saadaan keskittämällä työskentely yhteen ympäristöön.
– Asiakkaalla on paras tieto siitä, miten he tekevät asioita ja kuinka eri osastot työskentelevät ja pelaavat yhteen. Meidän ammattilaisemme voivat kuitenkin vinkata, missä nykyään kannattaa olla ja minkälaisia automaatioita rakentaa. Autamme konsultoinnista toteutuksen siinä laajuudessa kuin asiakas haluaa, Satu lupaa.
Tarvittaessa Systems Gardenin asiantuntijat laativat yhdessä asiakkaan kanssa kartoituksen ja roadmapin, jonka pohjalta ohjelmistokokonaisuuden sujuvoittamista ja mahdollista karsintaa voidaan toteuttaa.
Optimaalisinta olisi päästä kiinni asiakkaan kokonaiskuvaan, sillä niin monet asiat liittyvät toisiinsa. On aina ihanaa päästä sanomaan asiakkaalle, miten jokin kannattaa tehdä ja että meillä on siihen kaikki ratkaisut, koska silloin päästään tehostamaan asiakkaan työskentelyä niin positiivisessa mielessä – helpottamisen ja mukavoittamisen kautta, Samppa summaa.