Teknologian nopea kehitys tuo jatkuvasti uusia työkaluja, jotka voivat parantaa esimerkiksi liiketoimintaprosesseja ja ohjelmistokehitystä. Yksi merkittävimmistä uusista tulokkaista on Microsoftin Copilot, joka on tekoälyyn pohjautuva työkalu tai apuväline.

Excel onnistui mullistamaan toimistotyön 1980-luvulla, mutta onnistuuko Microsoft Copilot tuomaan tekoälyn voiman samaan työkalupakkiin? Viime vuosien puhutuin jättiläinen Copilot on nyt saatavilla suomeksi — mutta kannattaako sitä ottaa käyttöön vai ei?

Tutustu tarkemmin siihen, mikä on Micosoftin Copilot ja kuinka se voi olla hyödyksi organisaatiossanne.

Microsoft Copilot: ominaisuudet ja hyödyt

Microsoftin Copilot on tekoälypohjainen työkalu, joka hyödyntää koneoppimista ja luonnollisen kielen käsittelyä. Käytännössä se tarjoaa käyttäjille henkilökohtaisia suosituksia, automaattisia tekstin ja datan käsittelytoimintoja sekä muita tekoälyn mahdollistamia ominaisuuksia.

Copilotin avulla käyttäjät voivat esimerkiksi laatia raportteja, analysoida dataa ja luoda esityksiä huomattavasti nopeammin ja tehokkaammin kuin perinteisin menetelmin.

Copilot voi olla hyvä työkalu varsinkin suurten bulkkitöiden automatisoinnissa. Microsoftin mukaan käyttäjät säästävät viikossa keskimäärin 1,2 tuntia tai jopa 30 minuuttia päivässä.

Näin käytät Copilotia yrityksesi Microsoft 365-ympäristössä

Löytyykö teiltä jo Microsoftin lisenssi? Copilot yhdistyy saumattomasti M365-tuotteiden, kuten Wordin, Excelin ja Outlookin kanssa.

Kirjoita Copilotin avulla tehokkaasti Wordissä

• Copilot auttaa kirjoittamaan, tiivistämään ja muokkaamaan tekstejä.
• Tekoäly myös nopeuttaa raporttien ja asiakirjojen tekoa Wordissä laatimalla sinulle valmiin pohjan annetusta syötteestä. Tämä vähentää manuaalista työtä ja tukee laajempaa dokumentinhallintaa.
• Copilot paitsi muistuttaa kirjoitusvirheistäsi, myös korjaa ne puolestasi.

Hyödynnä Copilotia Teams-kokouksissa

• Copilot voi toimia Teams-palavereissa sihteerinä: se osaa tehdä näppärästi tiivistelmän kokouksesta ja siitä, mitä ja miten on sovittu.
• Copilot Teams kirjaa tapaamisen pääkohdat ja päätökset ylös automaattisesti, jolloin myös muut tiimin jäsenet saavat tärkeimmät tiedot ylös ilman pitkän kokoustallenteen katsomista.
• Lisäksi voit kysyä tekoälyltä lisätietoja menneestä kokouksesta, kuten mitä osallistujat ovat sanoneet, mitä linkkejä on jaettu tai mitkä olivat tärkeimmät pääkohdat kuluneelta viikolta.

Määritä Copilot vastaamaan Outlook-sähköpostiviesteihin

• Toimistotyöntekijöille on varmasti tuttua, kun aamulla töissä odottaa kymmeniä lukemattomia sähköposteja. Nyt Copilotin voi määrittää vastaamaan puolestasi joihinkin sähköpostiviesteihin.
• Voit vaihtoehtoisesti pyytää Copilotia luonnostelemaan sähköpostit sinulle valmiiksi.
• Copilotin avulla voit myös tiivistää pitkät sähköpostikeskustelut yhteenvedoiksi esimerkiksi luodaksesi tehdyistä päätöksistä muistiinpanoja.

Tulkitse Copilotin avulla nopeammin Excel-taulukkoja

• Kuva (tai kaavio) kertoo enemmän kuin tuhat Excel-riviä. Copilot muuttaa Excelin tiedot visuaalisempaan ja helpommin luettavaan muotoon nopeasti annettujen käskyjen mukaan.
• Copilot myös helpottaa oikeiden tietojen löytämistä rivien viidakosta, luo sinulle analyyseja ja helpottaa suurien tietomäärien hallintaa.
• Lisäksi tekoäly voi auttaa dokumenttien ja raporttien luonnissa, ennustamaan projektin aikatauluja ja resursseja sekä antaa suosituksia tehtävien priorisoinnissa.

Muut M365-sovellukset

• Microsoftin tuoteperheeseen kuuluvat myös OneNote, PowerPoint, PowerAutomate ja muut Power-työkalut.
• Copilotia on mahdollista hyödyntää myös näissä sovelluksissa, mikä vähentää käyttäjien tarvetta syvällisemmälle osaamiselle.

Miten aloittaa Copilotin käyttö?

Microsoft Copilot on saatavilla sekä kuluttajille että yrityksille, mutta näiden kahden käyttötavan välillä on merkittäviä eroja. Yrityskäytössä korostuvat etenkin tietoturva ja hallittavuus.

Kokeile Copilotia heti – mutta muista harkinta

Pääset testaamaan ilmaiseksi mistä Copilotissa on kyse, mutta huomioi, että sen avoimessa versiossa ei ole yritystason suojausta. Sinne ei tule syöttää arkaluonteisia, henkilökohtaisia tai luottamuksellisia tietoja. Kyseessä on julkinen käyttöympäristö, eikä sitä ole tarkoitettu liiketoimintaan liittyvien tiedostojen ja asioiden käsittelyyn.

Avoin versio sopii mainiosti luovaan ideointiin, sisällöntuotantoon tai vaikkapa tiedonhaun tehostamiseen. Käyttöön ei tarvita edes kirjautumista ja mukaan pääsee saman tien. Copilotin avoin versio löytyy osoitteesta copilot.microsoft.com.

Avoimesta versiosta on saatavilla myös maksullinen versio, Copilot Pro, joka tarjoaa etuoikeutetun pääsyn nopeampiin kielimalleihin ja tekoälyn yhdistämisen joihinkin Microsoftin sovelluksiin. Maksuton versio ja Copilot Pro- versio ovat molemmat tarkoitettu yksityishenkilöille.

Copilot yritykselle

Yrityskäytössä Copilot avaa aivan erilaiset mahdollisuudet – etenkin kun se toimii osana Microsoft 365 -ympäristöä ja organisaation omien suojausten sisällä. Näin varmistetaan, että tekoäly oikeasti palvelee liiketoimintaa eikä tuo mukanaan turhia riskejä.

• Yrityksen tiedot pysyvät yrityksellä:
  Copilot voi hyödyntää yrityksessä jo olemassa olevia dokumentteja, sähköposteja ja kalenteritietoja – mutta vain siinä laajuudessa, mihin käyttäjällä on valmiiksi pääsy. Esimerkiksi työntekijä ei näe toisen tiimin tai johdon asiakirjoja, ellei niitä ole hänelle jaettu. Copilot toimii samoilla säännöillä kuin yrityksen tiedostot muutenkin.
• Tietoturva ja hallinta IT:n käsissä:
  Yrityksen IT-osasto voi päättää, mihin Copilotilla on pääsy, mitä toimintoja se saa käyttää ja miten sen käyttöä seurataan. Tämä tarkoittaa, että tekoäly ei toimi “vapaasti” vaan se tottelee samoja käyttöoikeuksia ja tietoturvakäytäntöjä kuin muutkin työkalut yrityksessä.
• Toimii suoraan tutussa Microsoft-ympäristössä:
  Copilot sulautuu suoraan Wordin, Outlookin, Teamsin ja muiden tuttujen sovellusten sisään ilman erillisiä asennuksia, kunhan yrityksellä on oikeat lisenssit kunnossa. Käyttöönotto on usein teknisesti nopea – mutta tärkeintä on huolehtia, että henkilöstö osaa hyödyntää työkalua turvallisesti ja tehokkaasti. Ja siinä me voimme auttaa.

Copilotin käyttöönottaminen yrityksessä ei ole pelkästään IT-projekti, vaan strateginen päätös, joka voi parhaimmillaan muuttaa koko työnteon tapaa.

Kun tekoäly toimii organisaation omien tietojen kanssa, sillä voidaan aidosti tehostaa päätöksentekoa, parantaa asiakaskokemusta ja vapauttaa työntekijöiden aikaa olennaisempiin tehtäviin. Mutta kuten kaikessa uudessa teknologiassa, niin myös tässäkin kannattaa lähteä liikkeelle harkiten ja suunnitelmallisesti.

Copilotin hinta määräytyy käyttäjämäärän mukaan

Monilla yrityksillä on jo käytössä jonkinlainen M365-lisenssi, johon Copilot on helppo lisätä. Vaikka tekoälyapurin käytön aloitus ei siis juuri nyt tuntuisi ajankohtaiselta, saattaa Microsoftin käyttöön tottuneelle henkilöstölle olla kevyempi askel omaksua Copilotin käyttöönotto, kuin vaikkapa jokin kilpailijan tuote.

Copilot-lisenssi voidaan ostaa joko yksittäiselle käyttäjälle tai useamman henkilön käyttöön yrityksessä. Tämä tarjoaa joustavuutta erikokoisten tiimien tarpeisiin. Tyypillisesti lisenssi on yhdistetty muihin Microsoft 365 -paketteihin, kuten E3-, E5- ja Business Premium -tilauksiin. Joissakin tapauksissa Copilot-lisenssi voi jo sisältyä tilaukseen, mutta usein se vaatii lisäinvestoinnin, jos halutaan hyödyntää Copilotin kaikkia edistyneitä ominaisuuksia.

Copilotin hinta vaihtelee suuresti, mutta halvimmillaan se voi olla noin 30 euron luokkaa kuussa per käyttäjä. Lisenssejä voi ostaa joustavasti esimerkiksi ensin vain muutamalle työntekijälle, ja myöhemmin koko tiimin käyttöön skaalaten.

Kiinnostaako toiminnan tehostaminen?

Vaikka tekoälyn lisääminen liiketoimintaan onkin tämän hetken kuuma peruna, voi joskus uusien investointien kanssa jarruttelu olla hyvä valinta.

”Hienolta kuulostavat ominaisuudet eivät hyödytä ketään, jos niitä ei saada jalkautettua osaksi työpaikan arkea”.

Jos viikoittaisissa palavereissa kerätään muutenkin reaaliajassa muistiinpanoja, ei tekoälyn generoimalle muistiolle ole välttämättä käyttöä.

Kuten kaiken uuden teknologian kanssa, myös Copilotin kanssa voi helposti mennä sormi suuhun tai tekeminen saattaa jäädä tehottomaksi. Me haluamme Systems Gardenilla vielä odotella työkalun kehittymistä aidosti liiketoimintaa tehostavaksi ennen varsinaisen Copilot-koulutuksen lisäämistä palveluvalikoimaamme, mutta keskustelemme mielellämme työkalun mahdollisuuksista asiakkaittemme kanssa.

Uusien tekoälysovellusten sijaan toimintaa voi tehostaa myös monin muin keinoin. Kokonaisvaltainen liiketoiminnan digitalisointi on hyvä ensimmäinen askel modernimpaan työntekoon. Siirry sähköiseen sopimustenhallintaan tai tuo yrityksen intranet tähän päivään — vaihtoehtoja on monia.

Jussi Rautjärvi
jussi.rautjarvi@systemsgarden.com
+358 50 306 2515